Schritt für Schritt: So erstellen Sie ein Wrike-Anfrageformular
Arbeitsanfragen können groß oder klein sein und per E-Mail, Direktnachricht, Telefonkonferenz und, natürlich die am meisten gefürchtete Anfrage — die „Pop-In“ -Anfrage — eingehen. Bei einer Vielzahl von Kanälen kann es chaotisch und schwierig sein, den Überblick über alles zu behalten und zu wissen, welche Projekte hohe Priorität haben. Nicht mehr mit Wrikes benutzerdefinierten Anfrageformularen.. Was sind Wrike-Anfrageformulare? Die Anfrageformulare von Wrike helfen Ihnen dabei, Ihren Arbeitseingang zu automatisieren, alle Anfragen von internen und externen Kunden an einen Ort weiterzuleiten und sicherzustellen, dass die Anfragenden die Informationen bereitstellen, die Sie benötigen. Übersetzung: Sie haben mehr Kontrolle und können sofort mit der Arbeit beginnen. Anfrageformulare optimieren nicht nur den Arbeitsaufwand, sie ermöglichen es Ihnen auch, Aufgaben, Workflows und ganze Projekte automatisch zu erstellen — das spart Ihnen und Ihrem Team Stunden an Zeit. Wrike-Anfrageformulare können auch Entwürfe starten, bei denen es sich um Vorlagen für neue Arbeitselemente handelt, mit denen wiederkehrende Aufgaben wie das Schreiben eines neuen Blogbeitrags oder einer Pressemitteilung repliziert werden können. Während dieses Vorgangs werden auch alle erforderlichen Aufgaben, Eigentümer und Fälligkeitsdaten automatisch erstellt. Wenn Sie über das Anfrageformular ein Projekt aus einem Blueprint erstellen, werden die Einstellungen für den Projektfortschritt beibehalten, zusammen mit den Rollup-Einstellungen für Datum und benutzerdefiniertes Feld sowie dem Status aller Unterelemente. Im Endeffekt erhöhen sowohl Anfrageformulare als auch Blueprints die Effizienz und helfen Ihnen, Zeit zu sparen und Verwaltungsarbeit zu vermeiden, sodass Sie sich sofort auf wirkungsvollere Arbeit konzentrieren können. So erstellen Sie Anfrageformulare in Wrike Schritt 1: Navigieren Sie zu dem Bereich, in dem Sie ein Anfrageformular erstellen möchten Schritt 2: Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke Testen Sie Wrike kostenlos Schritt 3: Wählen Sie Anfrageformulare Schritt 4: Klicken Sie auf „Anfrageformular erstellen“, wenn es sich um das erste Anfrageformular in dem Bereich handelt, oder auf + Formular, wenn der Bereich bereits vorhandene Formulare enthält. Schritt 5: Formularinformationen einfügen Geben Sie einen Namen für Ihr Anfrageformular ein (Optional) Geben Sie eine Beschreibung für das Formular an, damit die Benutzer wissen, wofür es gedacht ist und wann es eingereicht werden muss. Gehen Sie zum rechten Bereich und geben Sie Folgendes an: Der Bereich, zu dem Ihr Formular gehören sollte Wer sollte das Formular sehen können (jeder in Ihrem Wrike-Konto, bestimmte Benutzer und Gruppen oder niemand in Ihrem Account) Wenn das Formular eine neue Aufgabe oder ein neues Projekt erstellen, eine Aufgabe oder ein Projekt duplizieren oder ein Element aus einem Blueprint erstellen soll Hinweis: Um ein Element aus einem Blueprint zu erstellen, wählen Sie zuerst „Aufgabe duplizieren“ oder „Projekt duplizieren“ aus dieser Dropdownliste, wählen Sie dann „Vorlagenaufgabe“ und schließlich den Tab „Blueprint“. (Optional) Geben Sie an, ob Sie einen öffentlicher Link zum Formular aktivieren möchten (für Nicht-Wrike-Benutzer) und ob es E-Mail-Benachrichtigungen auslösen oder eine CAPTCHA-Sicherheitsfunktion enthalten soll (Optional) Wählen Sie den Ordner, das Projekt oder den Bereich aus, in dem die über das Formular erstellten Elemente platziert werden sollen Hinweis: Wenn Sie in diesem Schritt nichts auswählen, wird der per Formularübermittlung erstellte Artikel in den Ordner „Mit mir geteilt“ verschoben (Optional) Wählen Sie einen Status für die Aufgabe oder den Ordner aus, der nach dem Absenden des Formulars erstellt wird. Wenn Sie keinen Status auswählen, erhalten Aufgaben und Projekte, die über die Anfrageübermittlung erstellt wurden, den ersten aktiven Status des Workflows, der auf den Ordner, das Projekt oder den Bereich angewendet wird, in dem sie erstellt wurden. (Optional) Wählen Sie einen Nutzer aus, um die erstellte Aufgabe oder das erstellte Projekt zuweisen (Optional) Richten Sie eine Freigabe ein, die über das Antragsformular erstellt werden soll (Optional) Fügen Sie ein Präfix hinzu. Sie können ein Präfix für Aufgaben und Projekte festlegen, die über eine Anfrage dupliziert wurden. Das Präfix ist eine angegebene Antwort und wird bei der Einreichung allen zugehörigen Unterordnern, Unterprojekten, Aufgaben und Unteraufgaben hinzugefügt. Schritt 6: Formulareingaben anpassen Nachdem Sie die obigen Schritte abgeschlossen haben, klicken Sie auf + Frage hinzufügen Wählen Sie im Drop-down-Menü den Fragetyp aus, den Sie hinzufügen möchten Testen Sie Wrike kostenlos Schritt 7: Fortsetzung der Anpassung Geben Sie Ihre Frage und die verfügbaren Antworten ein (abhängig vom Fragetyp) (Optional) Geben Sie „Helfer“-Text ein, um zusätzliche Informationen zur Frage hinzuzufügen. Diese Informationen sind für Anfragende sichtbar, werden aber nicht in der resultierenden Aufgabe oder dem Projekt angezeigt. Klicken Sie auf „Erforderlich“, um eine bestimmte Frage zum Ausfüllen und Absenden des Formulars zu einer Pflichtfrage zu machen. Sie können Fragen und Antworten in Ihrem Anfrageformular auch an Bedingungen knüpfen, sodass Anfragende auf der Grundlage ihrer Formulareingaben zu verschiedenen Fragen weitergeleitet werden. Sie können auch Antworten zuordnen und Wrike mitteilen, wie bestimmte Antworten in der erstellten Aufgabe oder dem Projekt verwendet werden sollen. Veröffentlichen oder speichern Sie Ihr neues Anfrageformular Wie werden Sie Wrike-Anfrageformulare verwenden, um die Arbeit zu organisieren? Für weitere Details und um mehr über Wrikes Anfrageformulare zu erfahren, besuchen Sie unser Hilfe-Center. Um einen Genehmigungsprozess in Wrike einzurichten, werfen Sie bitte einen Blick auf diesen How-to-Artikel.
Wrike in Aktion: Wie Wrike Professional Services unsere Marketingteams verbessert hat
Erfahren Sie, wie das professionelle Serviceteam von Wrike unsere Marketingaktivitäten verbessert hat, die Produktivität gesteigert, die Effizienz gesteigert und uns dabei geholfen hat, die beste Arbeit unseres Lebens zu leisten.
Die Umstellung auf effizientes Marketing: Nutzen Sie Wrike für maximale Ergebnisse
Nach einer Ära des „Wachstums um jeden Preis“ ziehen sich viele Unternehmen aufgrund des unsicheren Wirtschaftsklimas zurück, und Effizienz ist heute das Gebot der Stunde. Um die Effizienz zu steigern, kürzen Marketingteams ihre Budgets und konzentrieren sich auf Kampagnen, die maximale Ergebnisse erzielen. Es ist wichtiger denn je, Kunden und Stakeholdern einen Mehrwert zu bieten, und ein durchgängiger Überblick über die Kampagnenleistung in Echtzeit ist entscheidend für den Marketingerfolg. Um dies zu erreichen, müssen Teams effizient wirkungsvolle Multi-Channel-Kampagnen durchführen und deren Ergebnisse messen. Leicht verdauliche Daten sind unerlässlich, um die Auswirkungen des Marketings zu verstehen und mit den Stakeholdern zu teilen. Die begrenzte Sichtbarkeit über Kampagnen und Kanäle hinweg macht dies jedoch zu einer Herausforderung. Oft verwalten verschiedene Teams Kanäle und erstellen separate Reports, was dazu führt, dass Zeit für die Konsolidierung von Ressourcen und Ergebnissen verschwendet wird. An dieser Stelle kommt Wrike ins Spiel und bietet beispiellose Unterstützung als umfassende Arbeitsmanagement-Plattform für Marketing- und Kreativteams. Die Notwendigkeit einer einzigen Informationsquelle Marketingteams stehen unter dem Druck, zu beweisen, dass ihre Strategien zu Ergebnissen führen, obwohl sie weniger Ressourcen für die Ausführung ihrer Arbeit haben. Die Identifizierung und Umsetzung wirkungsvoller Kampagnen über mehrere Kanäle hinweg und die Messung des Erfolgs ist eine Herausforderung, wenn Sie nicht für jedes Projekt und jede Kampagne Echtzeit-Transparenz haben. Und was behindert diese Sichtbarkeit? Zu viele nicht verbundene Apps. Infolge der mobilen und hybriden Arbeit stellten Unternehmen mehr Anwendungen zur Unterstützung unterschiedlicher Teams bereit, und Marketer verwenden heute durchschnittlich 15 Apps pro Tag, um ihre Arbeit zu erledigen. Aufgrund dieser Flut von Bewerbungen fällt es Mitarbeitern und Abteilungsleitern zunehmend schwer, genau zu verstehen, welche Arbeiten gerade laufen und welche Fortschritte sie haben, was abgeschlossen wurde und wie diese Arbeit mit strategischen Initiativen und Unternehmenszielen zusammenhängt, diese unterstützt oder ihnen sogar entgegenwirkt. Das Ergebnis ist Dunkle Materie der Arbeit. So wie das CERN Dunkle Materie als den „unsichtbaren“ Inhalt identifizierte, der 95% der Masse des Universums ausmacht, steht die Dunkle Materie der Arbeit für Aktivität und Information, die wir nicht sofort sehen können, die aber einen starken Einfluss auf alles um sie herum haben. Dunkle Materie kommt in Texten, Apps, Videoanrufen, Tabellen und Konversationen vor und hat eine Gravitationsmasse, die Unternehmen und Projekte leicht in die falsche Richtung lenken kann. Die meisten Leiter von Geschäftsfunktionen haben nur einen Einblick in 55% der Arbeit, die in ihren Abteilungen stattfindet. Und nur 37 Prozent der Führungskräfte wissen, wie ihre Teams im Hinblick auf Ziele und Vorgaben abschneiden. Marketer benötigen eine integrierte Plattform, um einfach auf Leistungskennzahlen zugreifen und diese präsentieren und die Auswirkungen aussagekräftiger kommunizieren zu können. Hier zeichnet sich Wrike aus. Wrike kostenlos testen Einführung verbesserter Wrike Marketing Insights: Der Game Changer für Marketingteams Wrike ist die einzige Work-Management-Lösung, mit der Marketer den kanalübergreifenden ROI und die Werbeausgaben optimieren können, um durchgängige Prozesse miteinander zu verbinden und Kampagnenmanagement, Asset-Produktion und Leistungseinblicke auf einer einzigen Plattform zusammenzuführen, sodass Marketingteams mit der Geschwindigkeit der Digitalisierung Schritt halten können. Mit Wrike Marketing Insights können Marketer 15 beliebte digitale Tools in den Bereichen Werbung, soziale Medien und Marketingautomatisierung integrieren und beobachten, wie ihre Daten einfließen, wodurch sie automatisch einen 360-Grad-Einblick in die gesamten Full-Funnel-Performance-Insights erhalten. Auf diese Weise können Teams auf einfache Weise leistungsstarke Initiativen identifizieren und gleichzeitig diejenigen kennzeichnen, die unterdurchschnittlich abschneiden, und sie nach Bedarf innerhalb ihres Arbeitsablaufs zur Optimierung anpassen. Wrike Marketing Insights bietet auch sofortigen Zugriff auf den Projektstatus, die Kampagnenleistung und die Ressourceninvestitionen. Indem Wrike Metriken für alle zugänglich macht und Teamsilos aufbricht, steigert Wrike die operative Effizienz im gesamten Unternehmen und ermöglicht es den Marketingteams, viel schneller und erfolgreicher zu arbeiten. Hier sind nur ein paar Möglichkeiten, wie Marketingteams Wrike Marketing Insights nutzen können: Kreativ: Wrike ermöglicht es kreativen Teams, vernetzt an einem zentralen Ort zu arbeiten. Von der Erstellung, Prüfung und Genehmigung bis hin zur Veröffentlichung und Nachverfolgung von Assets. Kreativteams können die Kapitalrendite sehen und zeigen, welche Wirkung sie erzielen. Digital: Kampagnen, die über verschiedene Kanäle integriert werden, haben viele Berührungspunkte und Wrike ermöglicht ihnen die notwendige Sichtbarkeit und Einblicke, die sie benötigen, um die wirkungsvollen Kampagnen zu identifizieren. Mit Wrike können sie einen vollständigen Einblick in ihre Leistung erhalten und über eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche laufend Innovationen vornehmen. Marketing Ops/Projektmanagement: Stimmen Sie alle Marketingteams aufeinander ab und verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, wie sich Bemühungen in Erfolgskennzahlen für Kampagnen niederschlagen. Wrike ermöglicht es ihnen, sich auf Initiativen zu konzentrieren, die die größte Wirkung erzielen, und Problembereiche schnell zu identifizieren. Wrike kostenlos testen Wrike hebt sich von den anderen ab Die Herausforderungen im Marketing nach der Pandemie erfordern eine robuste und umfassende Lösung, die es Teams ermöglicht, mit der Geschwindigkeit der Digitalisierung Schritt zu halten. Wrike bietet die Tools und die Plattform zur Optimierung der Werbeausgaben, zur effektiven Verwaltung von Ressourcen und zur Demonstration der Marketingwirkung auf granularer Ebene. Durch die Vereinheitlichung der Teamarbeit, die Wahrung der Transparenz und die Förderung einer effizienteren Zusammenarbeit ist Wrike die ideale Plattform für erfolgreiche Marketingkampagnen in den heutigen unsicheren Zeiten.
Wie Wrike Strategie, Ziele und Sprints synchronisiert
Ein Unternehmen mit einem großen Produkt- oder Produktportfolio muss daran Arbeit, die Strategie mit den täglichen Bemühungen jedes Mitarbeiters zu synchronisieren. Wenn Teams nicht in der richtigen Reihenfolge agieren, bleibt die Strategie nur ein schönes Dokument. In diesem Artikel werden wir erläutern, wie unser Unternehmen Ziele auf verschiedenen Ebenen anordnet, welche Ziele in den verschiedenen Planungsphasen festgelegt werden und wer an der Planung beteiligt ist. Wrike hat drei Ebenen von Produktzielen: Jährlich Vierteljährlich Teamspezifische Sprintziele Auf jeder Ebene gibt es Mitarbeiter, die Prozesse aufbauen und für das Erreichen der Ziele verantwortlich sind. Strategie und Jahresziele Wrike hat eine Unternehmensstrategie und eine Produktstrategie, die diese unterstützen. Schauen wir uns ein Beispiel an, um zu verstehen, wie sie zusammenhängen. Wenn ein Unternehmen stärker im Unternehmenssegment agieren möchte, sollten bestimmte Produktänderungen folgen — das ist die Produktstrategie. Die Unternehmensstrategie ist viel umfassender. Neben Produktänderungen müssen wir beispielsweise die Art und Weise ändern, wie wir Mitarbeiter in der Vertriebsabteilung einstellen, das Marketing umstrukturieren usw. Bei der Unternehmensstrategie geht es darum, in welche Marktsegmente wir vordringen wollen, während es bei der Produktstrategie darum geht, wie das Produkt geändert werden muss, um effektiv in diese Segmente vorzudringen. Da Produktstrategie und Unternehmensstrategie eng miteinander verknüpft sind, erfolgen ihre Aktualisierungen synchron. Wir überprüfen die Strategie in der Regel einmal im Jahr. Die Unternehmensstrategie liegt in der Verantwortung des Führungsteams, in dem die Produktorganisation durch den VP of Product vertreten wird. Das Führungsteam trifft sich regelmäßig und definiert daraufhin die Gesamtstrategie des Unternehmens. So wird deutlich, was wir als Unternehmen erreichen wollen. Das Produktteam ist weniger in diesen Prozess involviert: Der VP of Product kann beispielsweise jemanden bitten, an einem bestimmten Problem zu arbeiten oder die erforderlichen Daten vorzubereiten. Das Produktteam ist viel stärker in die Produktstrategie eingebunden. Der VP of Product ist für diesen Prozess verantwortlich und alle Produktteams sind eingebunden. Um den Produktstrategieprozess besser zu verstehen, ist es wichtig zu verstehen, wie unser Produktteam strukturiert ist. Es besteht aus getrennten Abteilungen (Einheiten). Jede Einheit hat ihren eigenen Anführer. In diesem Artikel nennen wir sie Lead Product Manager, es kann sich aber auch um den Produktdirektor oder den Senior Product Manager handeln. Innerhalb der Einheiten gibt es Produktteams, die jeweils von einem Produktmanager geleitet werden. Die Gestaltung der Produktstrategie erfolgt in zwei Richtungen: von oben nach unten und von unten nach oben. Von oben nach unten ist der allgemeine Vektor der Produktentwicklung, der vom VP of Product gebildet wird. Dazu verwenden sie verschiedene Eingabedaten: Unternehmensstrategie, allgemeine Markttrends, Wettbewerbsforschung, Berichte von Analyseagenturen wie Gartner, Produktverkaufsanalysen (z.B. stärkere Segmente, wachsende Segmente usw.). All diese Informationen helfen uns zu verstehen, worauf wir uns konzentrieren müssen. Darüber hinaus ermöglicht es uns, unsere Grenzen zu verstehen. Welche Ressourcen können wir in diesem Jahr in die Produktentwicklung investieren? Wie viel Prozent müssen wir für obligatorische Supportprozesse wie die Verbesserung der technischen Plattform und die Behebung von Fehlern ausgeben? Die Ausrichtung von oben nach unten bildet den Rahmen, innerhalb dessen konkrete Vorschläge für strategische Initiativen formuliert werden müssen. Von unten nach oben sind Ideen für strategische Initiativen des Produktteams. Sie werden von leitenden Produktmanagern formuliert, aber in der Regel beraten sie sich zunächst mit den Produktmanagern ihrer Abteilung. Dies ist eine Gelegenheit für PMs, ihre Ideen einzureichen und an der Gestaltung der Produktstrategie teilzunehmen. Wenn alle Vorschläge gesammelt sind, werden sie in einer Reihe von Sitzungen der Referatsleiter erörtert, bei denen jede Idee bewertet wird. Anlagebereiche, die später in die Produktstrategie aufgenommen werden, betrachten wir nach verschiedenen Kriterien. Die Priorisierungsprozesse werden ständig verfeinert und verbessert. Wir können zum Beispiel den möglichen ROI berechnen, der sich aus der Umsetzung einer Idee ergibt, sehen, wie sie in die Unternehmensstrategie passt, und jede Idee anhand von ICE bewerten. Nach Diskussionen und Priorisierung analysiert der VP of Product die Ergebnisse und erstellt die Produktstrategie für das nächste Jahr. Die erarbeitete Strategie durchläuft zunächst eine Rückkopplungsschleife. Leitende Produktmanager studieren und besprechen sie sorgfältig und bringen sie dann zu einem Meeting mit allen Produktmanagern. Das Ergebnis ist eine verfeinerte Produktstrategie: Anlagemix: Dazu gehört, wo und wie viel Prozent wir in diesem Jahr investieren werden. Hochrangige Produktziele des Jahres: Ein Beispiel für ein solches Ziel könnte darin bestehen, eine Lösung für ein neues Marktsegment herauszubringen oder das Produkt so zu gestalten, dass es einige neue wichtige Geschäftsanforderungen abdeckt. Hochrangige Ziele dienen als Inspiration und erweisen sich in der Regel als recht abstrakt in dem Sinne, dass es gar nicht offensichtlich ist, wie genau diese Ziele erreicht werden können. Es sollte einige solcher Ziele geben. In diesem Jahr haben wir drei davon. Für jedes Ziel definieren wir eine zentrale Kennzahl, anhand derer wir den Erfolg messen werden. Spezifische Unterziele für jedes Ziel: Diese zeigen den Weg zu den übergeordneten Zielen, an die wir als Team alle glauben. Gleichzeitig ist dieser Weg auf der Ebene der Zwischenziele, die wir erreichen wollen, immer noch ziemlich abstrakt formuliert, nicht auf der Ebene spezifischer Merkmale. Zum Beispiel bin ich derzeit für ein Ziel namens „Verbesserung der Konfigurierbarkeit der Plattform“ verantwortlich. Ein spezifischer Lead Product Manager ist für jedes seiner Teilziele verantwortlich. Ihre Aufgabe in der Planungsphase besteht darin, die Teilziele zu klären und zusammen mit dem Produktanalysten die Kennzahlen dafür festzulegen. Wir werden das ganze Jahr über an der Zielmetrik arbeiten, sodass wir für die Metriken auf der Ebene der Unterziele vierteljährliche Ziele festlegen. Vierteljährliche Ziele Quartalsziele ergeben sich aus den im Rahmen der Jahresplanung definierten Teilzielen und können sich in begrenztem Umfang mit diesen überschneiden. Zu Beginn der Quartalsplanung verfügen wir in erster Näherung bereits über Ziele (Unterziele für die jährlichen Ziele auf oberster Ebene) und wichtige Ergebnisse (Ziele für die Kennzahlen, die wir für jedes Quartal definiert haben). Seit Jahresbeginn könnten sich jedoch einige Änderungen ergeben, sodass einige der Ziele möglicherweise überarbeitet werden. Wir könnten beschließen, im nächsten Quartal an einigen Zielen nicht zu arbeiten und uns stattdessen nur auf einen Teil der Ziele zu konzentrieren. In einem bestimmten Quartal kann es auch zusätzliche neue Ziele geben. Wie die Jahresziele werden auch die Quartalsziele zunächst zwischen dem VP of Product und den leitenden Produktmanagern (die sich mit ihrem Produktmanagementteam beraten) besprochen. Nach der Erörterung der Quartalsziele mit den Abteilungsleitern stellt der VP of Product die Quartalsziele während eines Meeting aller Produktmanager vor, beantwortet Fragen und sammelt Feedback. Die nächste Aufgabe für Produktmanager besteht darin, konkrete Initiativen vorzuschlagen, die dazu beitragen, dieses Ziel und die gewünschte Änderung der Metrik zu erreichen. Ideen für Initiativen werden innerhalb der Einheit mit allen Produkt- und Entwicklungsmanagern besprochen (Initiativen müssen schließlich realistisch sein). Wir haben in unserem Unternehmen Abteilungsleiter eingestellt, die für die Entwicklung innerhalb der Einheiten verantwortlich sind. Sie helfen bei der Planung, wie, wo und welche Teams zugewiesen werden sollen. Außerdem können die Teams selbst ihre Fähigkeiten einschätzen und verstehen, welche Initiativen sie bereit sind, im nächsten Quartal zu ergreifen und welche nicht. Ideen erfordern möglicherweise auch eine Diskussion mit anderen Teams und Einheiten. Wrike ist ein großes und komplexes Produkt und Sie benötigen oft die Hilfe anderer Teams, um ein Ziel zu erreichen. Um Quartalspläne richtig zu formulieren, ist es notwendig, alle diese Abhängigkeiten zu berücksichtigen und zu berechnen und sich darauf zu einigen, wie wir das Gesamtergebnis erzielen werden. Nach allen Diskussionen werden die Pläne in die Wrike-App übertragen, die unser Hauptverwaltungstool ist. Um sicherzustellen, dass wir das gleiche Verständnis darüber haben, wie die Pläne aussehen und warum, findet ein Meeting statt, auf der die Lead Product Manager die Pläne der Einheit vorstellen. An dem Meeting nehmen alle Produkt- und Entwicklungsmanager sowie alle, die dies möchten, teil. Sprintziele Ein bestimmtes Team ist für die Sprintziele verantwortlich, einschließlich seines Produktmanagers. Alle Teams bei Wrike Arbeit nach Scrum mit einer zweiwöchigen Iteration (sehr praktisch, wenn der Planungszyklus auf das gesamte Unternehmen abgestimmt ist). Spezifische Prozesse können sich von Team zu Team stark unterscheiden. Es muss für das Team praktisch sein, und das Unternehmen verlangt lediglich, dass jedes Team mindestens alle zwei Wochen eine Produktverbesserung vornimmt, um dem gemeinsamen Ziel näherzukommen. Das gesamte Team erstellt Sprintziele, um die Quartalsziele zu erreichen, die wir gemeinsam für das Quartal formuliert haben. Normalerweise hebt das Team die Fortschritte gegenüber den vierteljährlichen Zielen im Sprint Review hervor. Alle Teams versuchen, sich ehrgeizige Ziele zu setzen, sodass Sprintziele manchmal nicht erreicht werden. Wir glauben, dass dies keine große Sache ist, da das Team damit beauftragt ist, jeden Sprint so zu planen, dass die Einheit dem Quartalsziel näher kommt. Planungstools Wir versuchen, das Beste aus der Wrike-App herauszuholen, zumindest für Hundefutterzwecke. Sie können verschiedene Ebenen und Hierarchien von Zielen erstellen. Wir füttern es mit Jahreszielen, Teilzielen, vierteljährlichen Plänen mit Metriken und sogar Sprintzielen. Ziele können in verschiedenen Abschnitten eingesehen werden. Wenn ein Produktmanager beispielsweise Sprints plant, schaut er sich andere Zielhierarchien möglicherweise gar nicht an. Gleichzeitig bleibt die Verbindung zwischen den Ebenen erhalten und kann jederzeit nachvollzogen oder visualisiert werden. Wir verwenden Wrike hauptsächlich für die Implementierungsphase. Die Entwicklung verschiedener Optionen für Pläne und Brainstorming erfolgt oft in Excel oder Miro, da sich diese besser für die Arbeit mit unstrukturierten Daten eignen. Struktur der Ziele in Wrike Unternehmensstrategie (Führungsteam) — jährlich Produktstrategie — jährlich. Treiber — VP des Produkts Inputs: Strategie des Unternehmens Marktdaten (Trends, Analysten, Wettbewerber, Gewinn/Verlust usw.) Aktueller Anlagemix Vorgeschlagene Investitionsbereiche (Lead PMs in Zusammenarbeit mit PMs) -> Bewertung Ergebnis: Investitionsmix Jahresziele mit Kennzahlen (drei in diesem Jahr) Teilziele mit Metriken (z.B. Verbesserung der Konfigurierbarkeit der Plattform) Objektive Prioritäten Jedes Ziel hat einen verantwortlichen leitenden PM, der die Definition verfeinert und die Diskussion über die Metriken vorantreibt Feedback-Schleife Quartalsziele: Teilziele für dieses Quartal Vorgeschlagen von VP Product, Feedbackschleife Geklärte Metriken für das Quartal — Lead PM + Analyst Vorgeschlagene Initiativen — PMS+Teams, Diskussion mit Lead PM, Präsentation einer breiteren Gruppe Abteilungsübergreifende Abhängigkeiten lösen Sprintziel (vom PM + Team festgelegt) Dieser Artikel wurde von Anna Lopatuhina, Direktorin und Produktmanagerin bei Wrike, verfasst.
3 gute Gründe für die Integration von Miro mit Wrike (plus Tipps zur Umsetzung)
Wrike ist eine der besten Arbeitsplattformen auf dem Markt, mit einer reibungslosen Lernkurve, starken Projektverwaltungsleistungen und Funktionen, die alle Teams lieben. Aber selbst der Star-Spieler braucht gelegentlich ein wenig Unterstützung, und hier kommt Miro zum Einsatz. Miro ist ein großartiges Programm für Ihre Brainstorming-Sessions, Roadmap-Planung und Retrospektiven. Der Übergang von der Planung zur Umsetzung ist allerdings weniger einfach und fast immer mit endlosem, manuellem Kopieren verbunden. Doch das muss nicht so sein. Wenn Sie Ihre Miro-Boards mit Wrike integrieren, können Sie sehr viel schneller und müheloser zur Umsetzung übergehen. Erfahren Sie hier, warum das wichtig ist – und wie Sie es realisieren. Grund 1: Sie sollten stets das beste Werkzeug für die jeweilige Aufgabe wählen Miro ist kein Tool für das Projektmanagement – Sie würden ebenso wenig ein Projekt in Miro abwickeln wie Ihre neuen Möbel mit einem Schneebesen zusammenbauen. Miro dient als perfektes Werkzeug für einen sehr spezifischen Zweck, nicht mehr und nicht weniger. Ihr Team arbeitet mit Wrike, weil es eine erstklassige Lösung für das Projektmanagement braucht. Doch genauso, wie Miro nicht für das Projektmanagement ausgelegt ist, besitzt Wrike umgekehrt nicht all die Brainstorming-Funktionen von Miro. Jede App hat ihren vorgesehenen Zweck, und mit der richtigen Integrationslösung können Sie sicher sein, dass dies für alle Teams funktioniert. Versuchen Sie also nicht, Ihren Tools die falschen Aufgaben aufzuzwingen. Ihre Teams werden es Ihnen danken. Grund 2: Niemand sollte Brainstorming-Ergebnisse mühsam kopieren müssen Sie haben also Ihre Brainstorming-Session hinter sich. Alles passt zusammen, es gab gute Ideen und Sie freuen sich auf die nächsten Schritte. Aber haben Sie sich je das Brainstorming-Board nach Ende Ihres Gesprächs noch einmal angesehen? Ein wildes Durcheinander von Haftzetteln, hingekritzelten Notizen und merkwürdigen Anmerkungen, die keiner mehr versteht. Nun muss irgendjemand das Ganze in Form bringen und in Wrike kopieren – damit dort die eigentliche Arbeit beginnen kann. Würden Sie nicht lieber das Projekt anstoßen, statt mühsam Ihre Notizen zu übertragen? Sie könnten natürlich versuchen, Ihre Brainstorming-Sessions von Anfang an in einen starren Rahmen zu zwängen, aber dann würden Ihnen vielleicht einige der besten Ideen entgehen. Was tun? Die Antwort: Sie integrieren Miro mit Wrike. Auf diese Weise werden Ideen, die Sie zur Weiterverfolgung auswählen, automatisch mit Ihren Wrike-Projekten synchronisiert. Anschließend können Sie Ideen weiter ausarbeiten, Ihre Aufgabenhierarchie erstellen, den Projektrahmen abstecken und die Dinge anpacken. Mühsames Kopieren und Einfügen war gestern. Grund 3: Sie sparen Geld für Lizenzen Wie knapp ist Ihr Budget für Apps diese Tage? Gab es bereits Anweisungen, Ihre Ausgaben zu kürzen? Wenn Ihre Teams sowohl Wrike als auch Miro haben oder wenn Sie mit Beratern arbeiten, ist es gut möglich, dass Sie zu viel für Ihre Lizenzen bezahlen. Schließlich braucht nicht jeder, der in Wrike arbeitet, gleichzeitig eine Miro-Lizenz, vor allem, wenn er oder sie nur gelegentlich bei einem Brainstorming vorbeischaut. Das Gleiche gilt für externe Fachkräfte, die Ihr Brainstorming unterstützen. Brauchen sie eine Wrike-Lizenz? Sollten sie überhaupt Zugang zu Ihren Projekten in Wrike haben? Mit einer Integrationslösung können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten nur Zugriff auf die Tools haben, die sie wirklich brauchen, ohne dass ihnen die nötigen Kontextinformationen entgehen. So leistet jeder seine beste Arbeit, direkt im bevorzugten Programm. Nun brauchen Sie nur noch eine Integration. Aber wo finden? So funktioniert die Integration mit Wrike Sync von Unito Sie brauchen kein neues Tool, um Ihre Miro-Karten mit Wrike-Aufgaben zu synchronisieren. Für die nahtlose Synchronisierung von Wrike-Aufgaben mit Miro gibt es das Add-on Wrike Sync von Unito, verfügbar mit den Tarifen Wrike Business Plus, Enterprise Standard oder Enterprise Pinnacle. Wrike Sync von Unito ist eine Workflow-Management-Lösung, mit der Sie Tools wie Miro, Jira, BitBucket, Salesforce und mehr ohne Programmierungsaufwand mit Ihren Wrike-Projekten verbinden können. Sofern Sie Account-Inhaber sind, lässt sich Wrike Sync ganz einfach aktivieren: Besuchen Sie den Bereich Abonnement in Ihren Wrike-Einstellungen und aktivieren Sie die Testversion von Wrike Syncs. Klicken Sie auf Flow erstellen, um Ihre Projekte in Wrike mit Miro zu verknüpfen und das Potenzial beider Anwendungen voll auszuschöpfen. Hier erfahren Sie mehr. Erst Miro, dann Wrike Es sollte nicht nötig sein, nach Ihren Brainstorming-Sessions all Ihre Notizen in mühsamer Kleinarbeit in Wrike zu kopieren. Wenn Sie Wrike über Wrike Sync mit Ihren Miro-Boards verbinden, können Sie viel schneller und ganz automatisch von der Idee zum Projekt übergehen, ohne zwischen Tools zu wechseln. Beginnen Sie mit einer kostenlosen Testphase von Wrike Sync und befolgen Sie die zwei obigen Schritte. Sie werden schnell überzeugt sein.
Mit Wrike Lightspeed fängt effektives Arbeiten erst an
Wrike war schon immer ein Pionier für stabile Technologie. Dieses Jahr haben wir immer weiter an unserer sich ständig weiterentwickelnden und anpassbaren Technologie gearbeitet, doch jetzt bietet sie zusätzlich noch die modernste und anwenderfreundlichste Nutzererfahrung auf dem Markt. Mit Wrike Lightspeed ermöglicht Wrike seinen Kunden, sämtliche Arbeitsaufgaben vollständig an einem Ort erfüllen zu können. Wrike Lightspeed ist der schnellste Weg zur Produktivität und die einzige Arbeitsmanagement-Lösung ohne Kompromisse. Wrikes leichte Anwendbarkeit, Anpassbarkeit und Vielseitigkeit kann für den gesamten Arbeitsmanagementprozess des Kunden genutzt werden. Unsere Plattform ermöglicht Teams, als Einheit zusammenzuarbeiten, auf ihre eigene Weise. Das macht Wrike zur leistungsstärksten Lösung auf dem Markt für jedes Team und jeden Betrieb. Schauen wir uns an, wasWrike Lightspeed so einzigartig macht. Neue, anwenderfreundliche Nutzerschnittstelle Haben Sie je ein Tool verwendet, bei dem Sie mehr Zeit dafür brauchten, seine Anwendung zu lernen, als ein Projekt zu beenden? Die neue, anwenderfreundliche Nutzerschnittstelle von Wrike Lightspeed räumt mit Überflüssigem auf, sodass Sie Ihre eigentliche Arbeit tun können. Wrike hilft Ihrem Team dabei, schneller und effizienter zu arbeiten, indem es nur die wichtigsten Elemente zeigt. Doch ermöglicht es Ihnen auch, komplexere Funktionen einzuführen, wenn Sie eine Erweiterung benötigen. Neue Ansichten Wechseln Sie zwischen verschiedenen Ansichten, je nachdem, wer sich gerade welche benötigten Informationen anschaut. Vielleicht schaut sich Ihr Teamleiter die Kennzahlen in der Analytik-Ansicht an, Ihr Mitarbeiter sieht sich zu erledigende Aufgaben in vertrauter Tabellenform an, und Sie können in der Kalender-Ansicht Projekte verwalten. Jedes Team, das einen Agile-Rahmen verwendet, kann Projekte in der Kanban-Ansicht einsehen. Neue Tabellen-Ansicht Die neue Tabellen-Ansicht ermöglicht das Arbeitsmanagement im vertrauten Tabellenformat. Erstellen und verwalten Sie Arbeitselemente, blenden Sie die nächste Ebene von Unterelementen ein und aus. Navigieren Sie innerhalb der Tabelle, indem Sie in der rechten Leiste ein Element offen haben (d. h. eine Aufgabe oder ein Projekt) und leicht mit nur einem Klick zu einer anderen Aufgabe wechseln. Neue Board-Ansicht Die neue Board-Ansicht ermöglicht Ihnen, alle Aufgaben in einem Projekt, Ordner oder Space in einem einfachen Layout anzuzeigen, nach Status des Elements angeordnet. Mithilfe der neuen Ansicht können Sie jetzt Unteraufgaben anzeigen, die Reihenfolge der Spalten ändern, Arbeitsabläufe ändern und auswählen, welcher Arbeitsablauf die von Ihnen benötigte Information anzeigt. Kalender-Ansicht Dank der neuen Kalender-Ansicht können Sie Ihre Arbeitselemente, zum Beispiel Aufgaben, Projekte oder benutzerdefinierte Element-Typen wie Marketingkampagnen oder Produkt-Releases, schnell auf einer Zeitleiste anzeigen lassen, um verfolgen zu können, was wann bearbeitet werden muss. Sie können sich eine wöchentliche, monatliche, dreivierteljährliche oder jährliche Übersicht anzeigen lassen, um entscheiden zu können, was bei laufenden Projekten noch hinzugefügt oder neu geplant werden muss, um den Fortschritt Ihrer aktuellen Arbeit verfolgen und für die Zukunft vorausplanen zu können. Gantt-Ansicht Dank der erstklassigen Gantt-Ansicht versäumen Sie niemals eine Frist. Schreiben Sie Aufgabenlisten, fügen Sie Verantwortliche und Daten hinzu und sehen Sie, wie sich Aktualisierungen einer Aufgabe auf die übrige Zeitleiste auswirken – alles in Echtzeit. Erstellen Sie eine Zeitleiste für Ihr Projekt, passen Sie die Aufgaben an und sehen Sie dabei, wie sich Veränderungen auf die übrige Zeitleiste über mehrere Betriebsabläufe hinweg auswirken. Sie können mit externen Nutzern eine interaktive Snapshot-Ansicht teilen. Dank der Gantt-Ansicht können Sie Engpässe zeitig erkennen, schon im Vorfeld Gegenmaßnahmen ergreifen und so Verzögerungen vermeiden, um die Arbeit rechtzeitig abliefern zu können. Analytik-Ansicht Die Analytik-Ansicht bietet Ihnen in Sekundenschnelle einen Überblick über den Projektfortschritt; außerdem gibt es ein Berichte-Dashboard, in dem Sie einen Überblick über den Aufgaben-Status und -Fortschritt zu dem Projekt oder Ordner erhalten, in dem Sie sich gerade befinden. Verbesserte Leistung Wrike Lightspeed ist individuell anpassbar, einfach anzuwenden und erweiterbar, was den Kunden einen ganz neuen Grad an Produktivität über alle Betriebsprozesse hinweg ermöglicht. Das spiegelt sich in jedem Produkt wider, das auf unserer Plattform eingesetzt wird und die Arbeitsleistung aller Beteiligten verbessert. Personal Work Experience Personal Work Experience ist unsere neue Produkt-Startseite mit Dashboard-Widgets. Dort sehen Sie eingehende Nachrichten in Ihrem Posteingang sowie alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben und Projekte an einem einzigen Ort, nämlich in den Widgets mit der Überschrift "Mir zugewiesen". Nähere Informationen über Updates zu Personal Work Experience folgen in Kürze! Warum sollte man sich zwischen leichter Anwendbarkeit und Funktionalität entscheiden, wenn man genauso gut beides haben kann? Wrike Lightspeed ist die einzige Plattform, bei der die Kunden keine Kompromisse eingehen müssen und die einerseits Teams, Abteilungen und ganzen Unternehmen ermöglicht, als Einheit zusammenzuarbeiten, andererseits aber die Möglichkeit bietet, Anpassungen für die Arbeit des Einzelnen vorzunehmen, was die jeweils besonderen Bedürfnisse jedes Teams erfüllt. Sind Sie bereit, Ihre Arbeitsweise zu transformieren? Fangen Sie noch heute mit einer kostenlosen Testphase von Wrike an und beginnen Sie Ihre Reise mit Wrike Lightspeed.
Warum Ihre CWM-Lösung BI-Reporting-Tools und Funktionen zum Management der Arbeitsauslastung enthalten sollte
In dieser Blog-Reihe haben wir in kurzer Zeit sehr viel abgedeckt. So sind wir unter anderem schon auf Folgendes eingegangen: Nutzung einer gut strukturierten Methode für den Projekteingang statt der Verwaltung von Aufträgen in Tabellen Verbesserung der Zusammenarbeit im Team und Beschleunigung der Freigaben von Design-Assets Automatisierung repetitiver Aufgaben und Erzielung schneller Arbeitsfortschritte Erhöhung der Transparenz gegenüber Kunden, Teilen und Verfolgen von Projektfortschritten In unserem abschließenden Beitrag befassen wir uns damit, wie Sie Berichte zu digitaler Werbung erstellen, die Teamressourcen verwalten und sicher arbeiten können. Die Zusammenstellung von Daten zu digitalen Kampagnen ist aufwendig Experten für digitales Marketing stehen mehr Daten zur Verfügung, als sie verarbeiten können, und da die Werbeausgaben kontinuierlich zunehmen, steigt die Notwendigkeit zur Optimierung der Kampagnen. Durch die zunehmenden Ausgaben für digitale Werbung sammeln Marketingfachleute immer mehr Daten in Automatisierungs- und Analyseplattformen. Laut CMOs und anderen Marketingleitern gibt es zwei Hürden für die effektive Analyse dieser Daten: Nachweis, dass Analysen wertvoll für Marketingaktivitäten sind Darlegung der Auswirkungen, die die Investition in Daten insgesamt im Unternehmen haben wird Die Zusammenstellung aller verfügbaren Daten ist schwierig, weil auch technisch unversierte Teammitglieder in der Lage sein müssen, die Daten ohne externe Hilfe abzurufen, auszuwerten und in Echtzeit als Entscheidungsgrundlage zu verwenden. Natürlich gibt es zahlreiche BI-Reporting-Tools, die Informationen über digitale Marketingkanäle liefern können, aber die Daten sind oft so komplex, dass sie ein Analyst für die Mitglieder des Marketingteams interpretieren muss. Selbst wenn die Reporting-Tools Daten extrahieren, werden sie nicht in einer einheitlichen Ansicht standardisiert. Während YouTube zum Beispiel von „Abonnenten“ spricht, sind es bei LinkedIn „Follower“. Beide Kennzahlen beziehen sich auf das gleiche Konzept, werden jedoch normalerweise getrennt voneinander betrachtet. Ist die Standardisierung der Daten geschafft, stellt ihre aussagekräftige Präsentation eine weitere Herausforderung dar. Das digitale Marketing ist viel zu schnelllebig, als dass sich Teams lange mit der Auswertung von Ergebnissen herumschlagen könnten. Anzeigenauktionen dauern zum Beispiel nur 300 Millisekunden und werden jede Stunde millionenfach wiederholt. Da können Sie sich nicht mehrere Wochen oder Monate Zeit nehmen, um die Daten zu überprüfen und die Strategie anzupassen. Marketingleiter müssen einen kompletten Überblick erhalten und die Datenerfassung einfach automatisieren können, damit sie Iterationen in Echtzeit durchführen können, um die Ergebnisse zu optimieren. Die gleichmäßige Verteilung der Arbeitsauslastung ist ein anhaltendes Problem Falls Sie mit Freiberuflern, einer Agentur oder Dienstleistern zusammenarbeiten, wissen Sie, dass Sie die Arbeitsauslastung von Teams gut verwalten müssen, um Ihre Gewinne zu schützen. Ist die Arbeitsauslastung zu hoch, geraten Sie immer mehr in Rückstand. Ist die Arbeitsauslastung zu niedrig, können Sie nur schwer dafür sorgen, dass alle Teammitglieder ihre Arbeitskapazitäten voll ausschöpfen. In beiden Szenarien benötigen Sie ein Tool für das Management der Arbeitsauslastung, mit dem Sie Prioritäten ändern und Aufgaben sofort neu zuweisen können. Außerdem müssen Sie für ein ausgewogenes Verhältnis zwischen verrechenbarer und nicht verrechenbarer Arbeit sorgen. Wenn Sie die Anzahl der verrechenbaren Stunden nicht maximieren, öffnen Sie Tür und Tor für mehr nicht verrechenbare Aktivitäten, die den Gewinn nicht steigern. Doch wie sollen Sie die Arbeitsauslastung ausgewogen verteilen und die Profitabilität aufrechterhalten, wenn Sie nicht wissen, welche Kapazitäten die Teammitglieder haben und welche Aufträge in nächster Zeit eingehen werden? Um dieses Problem zu vermeiden, sollten Sie eine Lösung für das kollaborative Arbeitsmanagement bzw. eine CWM-Lösung (Collaborative Work Management) mit integrierten Funktionen für die Zeiterfassung und die Ressourcenverwaltung verwenden. Ihre Daten befinden sich nicht hinter Schloss und Riegel In Ihrem gesamten Unternehmen greifen Teams auf verschiedene sensible Informationen – wie Finanz- und Rechtsdokumente, Personalakten, anstehende Produktankündigungen – zu, die besonders gut geschützt werden müssen. Da wir uns gleichzeitig in der Ära der digitalen Transformation befinden und weltweit ein Umstieg auf Cloud Computing erfolgt, gestaltet sich der Schutz der Daten noch komplizierter. Aus Sicht der Unternehmen bringt die Cloud zwei wichtige Vorteile mit sich: enorme Einsparungen und die Verfügbarkeit von Ressourcen und Daten ohne Verwaltungsaufwand für Datenserver. Gleichzeitig möchten die Unternehmen auch die Vorteile kollaborativer Arbeitstechnologien nutzen, insbesondere in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen und dem Finanzdienstleistungssektor. Da diese Branchen äußerst strenge Regeln befolgen müssen, verzichten sie häufig auf die Verwendung von Cloud-Apps. Alle möchten sich darauf verlassen können, dass ihre Arbeit nur für berechtigte Personen zugänglich ist und nicht in die falschen Hände gerät. Ohne erstklassige Datensicherheit laufen Unternehmen Gefahr, gegen Vorschriften zu verstoßen und das Vertrauen ihrer Kunden zu verlieren. Doch wer ist für die Daten verantwortlich und wer hat Zugang? Falls Sie das nicht wissen oder diese Frage nicht zufriedenstellend beantworten können, sollten Sie eine CWM-Lösung auswählen, die eine erstklassige Datensicherheitssoftware mit Kodierungsschlüsseln bietet und digital protokolliert, wer wann auf die Daten zugreift. So löst Wrike jedes Problem Wrike Insights Wrikes erweiterte Reporting- und Business-Intelligence-Funktionen ermöglichen die Synchronisation mit über 50 Apps für den Abruf von Echtzeitdaten zur Performance digitaler Kampagnen, unter anderem für Google, Amazon, Facebook, LinkedIn, AdRoll, Microsoft Advertising, Yahoo, TikTok und mehr. Mit diesen kanalübergreifenden Analysen erhalten Nutzer einen 360-Grad-Überblick darüber, wie wirksam Kampagnen sind und wo Iterationen die besten Ergebnisse erzielen, ohne dass sie auf BI-Reporting-Tools oder Datenanalysten zurückgreifen müssen. Integrierte Datenvisualisierungen und Analyse-Dashboards helfen Ihrem Team, fundiertere Entscheidungen darüber zu treffen, wo Maßnahmen zur ROI-Maximierung getroffen werden müssen. Wrike Ressourcenverwaltung Wenn die Arbeitsauslastung zunimmt und Ihr Team wächst, können Sie mit der Wrike Ressourcenverwaltung auf einen Blick erkennen, welche Teammitglieder wann verfügbar sind. Mithilfe von geteilten Aufgaben, Ordnern und Projekten können Manager Aufgaben je nach Bedarf neu priorisieren und zuweisen und die Leistung optimieren. Alle Beteiligten – einschließlich externer Stakeholder – können von überall aus auf dieses zentralisierte Tool zum kollaborativen Arbeitsmanagement zugreifen. Hier können Sie den Ressourceneinsatz planen, einen Zeitplan erstellen und Ressourcen zuweisen, um Prioritäten festzulegen und Aufgaben zu verteilen. Mit dem integrierten Time-Tracker und detaillierten Arbeitszeitlisten können Sie den Aufwand messen und überprüfen, wie lange die Abwicklung von Projekten dauert. Gleichzeitig können Sie mit der Ansicht der Arbeitsauslastung die Leistung steigern und verhindern, dass Mitarbeiter ein Burnout erleiden, indem Sie Aufgaben je nach vorhandener Kapazität neu zuweisen und priorisieren. Dank der zusätzlichen Transparenz können Teamleiter Abhängigkeiten mit Gantt-Diagrammen verwalten und mithilfe der Tabellenansicht Engpässe verhindern. Insgesamt erhalten Sie mit der Lösung einen Überblick über den gesamten Prozess von der Angebotserstellung bis zur Bezahlung der Rechnung, können die Arbeitsauslastung Ihres Teams gleichmäßig verteilen und einen Beitrag zur Profitabilität leisten. Wrike Lock In der heutigen Zeit brauchen Sie mehr als einen Benutzernamen und ein Passwort, um Ihre Daten zu schützen. Deshalb bietet Wrike erstklassige Datensicherheit mit Kodierungsschlüsseln, die Nutzer selbst verwalten können. Für zusätzlichen Schutz werden diese Schlüssel ebenfalls verschlüsselt. Anders gesagt: Sie brauchen einen Geheimcode, um das Passwort zu erhalten, mit dem Sie den Safe öffnen können. Außerdem speichert Wrike Ihre Master-Kodierungsschlüssel nicht, damit nur Sie Zugang dazu haben. Feedback von Wrike-Kunden Derick Dahl, Director of Product bei Sonance, erläutert, wie sein Marketingteam von der Nutzung von Wrike Resource für das Management der Arbeitsauslastung profitiert hat: „Wrike Resource half uns, die Arbeit unseres stark beanspruchten Marketingteams besser zu verteilen. Wir erkannten, welche Mitarbeiter überlastet waren, entlasteten sie und reduzierten die durchschnittliche Anzahl aktiver Projekte pro Mitarbeiter von zwölf auf drei.“ Torsten Mühlhoff, Marketing Controlling & Corporate Projects bei ABUS, lobt die nützlichen Sicherheitsfunktionen von Wrike: „Man möchte meinen, dass eine vor Ort installierte und betriebene Lösung sicherer ist als die Cloud. Doch unser Anbieter und seine Partner sind viel besser in der Lage, für die nötige Sicherheit zu sorgen. Wir konnten auch unseren Verwaltungsaufwand reduzieren und unsere IT-Abteilung entlasten ... Wrike zählt zu den sichersten Plattformen für das kollaborative Arbeitsmanagement, die es gibt, und wir haben wirklich das Gefühl, in guten Händen zu sein.“ Wählen Sie die beste CWM-Lösung für Ihr Team aus In dieser Blogreihe sind nicht alle Probleme beschrieben, die Teams in großen und schnell wachsenden Unternehmen Kopfzerbrechen bereiten und mit einer CWM-Lösung behoben werden können. Wir wissen, dass auch die Auswahl eines Anbieters Kopfzerbrechen bereiten kann, weil Sie Funktionen direkt miteinander vergleichen und Bewertungen durchgehen müssen. Laden Sie deshalb kostenlos unser neues E-Book Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them herunter, in dem wir die 16 wichtigsten CWM-Funktionen zur Lösung der häufigsten Probleme beschreiben. Probieren Sie Wrike noch heute aus und finden Sie selbst heraus, warum mehr als 20.000 Kunden unsere Plattform für kollaboratives Arbeitsmanagement nutzen, um ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, Aufträge schneller zu erledigen und ihr Unternehmen zu skalieren.
Collaboration-Tools für Teams: Mit Wrike-Funktionen zur erfolgreichen Zusammenarbeit
Im Vergleich zu den Jahren vor der Pandemie arbeiten heute bei weitem mehr Teams von verteilten Standorten aus. Doch das bedeutet nicht, dass es weniger Arbeit zu erledigen gibt. Im Gegenteil, für viele Teams ist das Arbeitsvolumen gleich geblieben oder sogar gestiegen. Ein Mehr an Arbeit bedeutet häufig auch einen Zuwachs an Mitarbeitern – doch nicht immer sind diese im Unternehmen angestellt. Freiberufliche Mitarbeiter und externe Agenturen zählen ebenfalls zum Team und dürfen auf keinen Fall außer Acht gelassen werden, leisten sie doch auch einen wertvollen Beitrag zur Bewältigung der Arbeitslast. Je mehr Arbeit zu erledigen ist und je mehr Personen in den Arbeitsablauf involviert sind, desto schwieriger wird es, die Beteiligten – ob intern oder extern – stets auf dem Laufenden zu halten. Damit kommen wir zu den nächsten Problemen, die wir im Rahmen unserer Serie ansprechen wollen. Problem: Arbeitsabläufe sind nicht transparent genug Jedes Team benötigt einen guten Überblick über anstehende Projekte und muss in der Lage sein, entsprechende Übersichtsdarstellungen sicher mit externen Stakeholdern zu teilen. Können die Stakeholder den Projektfortschritt nicht auf einen Blick erfassen, besteht das Risiko, dass Updates und Fristen versäumt werden. Wird eine Abgabefrist geändert, müssen die davon abhängigen Termine ebenfalls dynamisch angepasst werden. Mit der richtigen Technologie können solche Änderungen automatisch vorgenommen werden, sodass kein manuelles Eingreifen erforderlich ist. So bleibt Ihr Team immer auf dem neuesten Stand. Ein Kalender, in dem die Arbeit des gesamten Teams dargestellt werden kann, ist ein nützliches Tool, um den Fortschritt der verschiedenen Projekte zu beobachten. Zusätzlich müssen einzelne Aufgaben und Projekte jedoch auch auf der Mikroebene überwacht werden. Dies trifft insbesondere dann zu, wenn mehrere Abteilungen beteiligt sind und unterschiedliche Arbeitsabläufe und Berichte berücksichtigt werden müssen. Die ideale Lösung für alle ist also ein System, in dem Arbeit für mehrere Teams eingetragen werden kann, ohne Aufgaben doppelt zu vergeben. Problem: Berichtswesen ist zu kompliziert und ohne Fachkräfte nicht zu bewältigen Kann Ihr Team mit den vorhandenen Collaboration-Tools in wenigen Klicks feststellen, wie viele Projekte neu, in Umsetzung, im Freigabeprozess, abgeschlossen, überfällig und abgebrochen sind? Können Sie Engpässe identifizieren und Probleme lösen, um Verzögerungen bestmöglich zu vermeiden? Wenn Sie eine dieser beiden Fragen mit „nein“ beantwortet haben, ist es an der Zeit, Ihr Reporting zu überarbeiten. Damit Ihr Team Höchstleistungen abrufen kann, benötigen Sie umfassende Transparenz. Doch nicht alle Berichte bieten den erforderlichen Einblick und nicht alle Mitarbeiter haben Zugriff auf separate Business-Intelligence-Tools. Oder beauftragen Sie einen Business-Analysten mit der Erhebung und Analyse Ihrer Daten? Wie dem auch sei, die wöchentliche oder monatliche Erfassung und Auswertung von Daten ist eine mühsame Aufgabe. Ihre Berichte müssen nicht nur die benötigten Informationen liefern, sondern sollten nach Möglichkeit auch visuell ansprechend gestaltet sein – etwa mit Pivot-Tabellen, Kalender-Heatmaps sowie Torten- oder Balkendiagrammen. Interaktivität, dynamische Updates und die Möglichkeit zur individuellen Anpassung sind weitere Pluspunkte, die Ihnen wertvolle Zeitersparnisse bringen und eine zielorientiertere Arbeitsweise ermöglichen. Die Wrike-Lösung In den geteilten Teamkalendern von Wrike werden die Prioritäten der verschiedenen Teammitglieder anschaulich visualisiert. Ist die Arbeit automatisch mit einem geteilten Kalender synchronisiert, können nahende Fristen und demnächst zu erledigende Arbeiten einfach im Blick behalten werden. Die im Online-Collaboration-Tool von Wrike integrierten Kalender lassen sich an die individuellen Bedürfnisse verschiedener Teams anpassen. So kann beispielsweise der Beginn des Wirtschaftsjahrs geändert und zwischen Tages-, Wochen-, Quartals- und Jahresübersichten gewechselt werden. Maximieren und minimieren Sie einzelne Bereiche, um sich einen Überblick über die Arbeitsauslastung verschiedener Abteilungen, Teams und Individuen zu machen, und passen Sie bei drohenden Risiken die Fristen je nach Bedarf an. Auf der Mikroebene steigern die Cross-Tagging-Funktionen in Wrike die teamübergreifende Transparenz, sodass der Fortschritt für alle Beteiligten nachverfolgbar wird. Diese Möglichkeit ist nicht nur auf Aufgaben begrenzt. Teilaufgaben, Ordner, Meilensteine, Phasen und ganze Projekte können mithilfe verschiedener Kategorien in einzelne Arbeitsabläufe aufgegliedert werden. Wollen Sie beispielsweise einen Ordner mit einem Cross-Tag versehen, müssen Sie den Space mit dem gewünschten Ordner auswählen und diese Schritte befolgen: Nutzen Sie das Ordnersymbol in der rechten oberen Ecke in der Listenansicht, um das Info-Panel zu öffnen. Die dem Ordner zugeordneten Tags sind unter dem Titel aufgelistet. Wählen Sie „+“, um einen Tag hinzuzufügen, und suchen Sie in der Dropdown-Liste nach dem gewünschten Ordner. Um einen Tag zu entfernen, klicken Sie auf das „x“ neben dem Tag. Cross-Tagging bringt einen erheblichen Nutzen für Teams und individuelle Mitarbeiter. Egal ob Sie Teil eines Marketingteams sind, das transparenter werden oder tägliche Standup-Meetings zum Status der aktuellen Aufgaben abhalten möchte, oder als Projektmanager in einem PMO damit betraut sind, die fristgerechte Erledigung aller Arbeiten zu überwachen: Mit Tags können Sie die Arbeit für die Projektbeteiligten leichter zugänglich machen. Für viele unserer Kunden hat sich diese Funktionalität als äußerst wertvoll erwiesen. Zwar bieten auch einige unserer Mitbewerber Cross-Tagging-Funktionen an, doch sind diese nur auf Aufgabenebene verfügbar und damit nur begrenzt wirksam einsetzbar. Mit Wrike Analyze erhält Ihr Team volle Visibilität und Zugang zu Business-Intelligence-Funktionen, ohne ein separates BI-Tool nutzen zu müssen. So kann der Projektfortschritt stets unkompliziert überwacht werden. Mit unserem Online-Collaboration-Tool können Sie an Ihre individuelle Situation angepasste Berichte erstellen und aus einer Reihe verschiedener Visualisierungsmöglichkeiten wählen, wie die Ergebnisse dargestellt werden sollen. Jedes Dashboard wird dynamisch aktualisiert, sodass Sie jederzeit Auskunft über die Leistungen Ihres Teams und mögliche Engpässe erhalten können. Topgolf nutzt Kalender und Berichte von Wrike Meredith Selden, Senior Marketing Project Manager bei Topgolf über die Kalender- und Berichtsfunktionen von Wrike: „Wrike ist ideal für komplexe, funktionsübergreifende Projekte, in denen anpassbare Kalender, Dashboards und Berichte benötigt werden, um Projekte und Ergebnisse automatisch in Daten abzubilden ... anwendbar in jeder Abteilung und sowohl im klassischen Wasserfall-Projektmanagement als auch in Kombination mit agilen Methoden.“ Alex Bacon, Assistant Communications Manager bei Moneytree über ihre Erfahrungen mit der Cross-Tagging-Funktion in Wrike: „Dank der Wrike-Plattform konnten wir in nur 2,5 Tagen einen neuen Bereich in unserem Blog erstellen und mit Content füllen. Mit Wrike blieb alles stets gut organisiert und transparent. So konnten wir zu jeder Zeit den Status der verschiedenen Elemente sehen, und mithilfe der Tagging-Funktion konnten wir das Projekt rasch vorantreiben ...“ Transparenz steigern und Aufgaben sicher teilen Ein größeres Arbeitsvolumen bedeutet nicht, dass Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Aufgaben vernachlässigt werden müssen. Ein gutes Collaboration-Tool ist beliebig skalierbar und lässt sich an die individuellen Bedürfnisse Ihres Teams anpassen. Alles andere ist unzufriedenstellend. Wir empfehlen unser neues E-Book Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them, in dem wir verraten, was die 16 wichtigsten Funktionen einer CWM-Lösung sind. Sie haben es bereits gelesen? Dann probieren Sie das Online-Collaboration-Tool von Wrike und sehen Sie selbst, warum bereits 20.000 Kunden unsere Plattform nutzen, um effizienter zu arbeiten, Aufgaben sicher zu teilen und Teammitglieder in Echtzeit über den Projektfortschritt zu informieren.
Zeit sparen durch Automatisierung von Arbeitsabläufen
In Teil 1 unserer Reihe zur Auswahl der besten CWM-Lösung haben wir festgestellt, dass eine zentralisierte Projekteingangsmethode und die übersichtliche Dokumentation von Arbeitsabläufen wesentlich zur Effizienzsteigerung Ihres Teams beitragen. Denn sind diese Voraussetzungen nicht gegeben, kann es schwierig werden, den Überblick zu behalten, Projekte über mehrere Systeme hinweg richtig zu verwalten und Stakeholder zu erreichen. In Teil 2 haben wir uns mit den negativen Auswirkungen von langsamen Freigabeprozessen und isolierten Teams auseinandergesetzt. Ergänzend zu diesen Inhalten wollen wir uns heute den Vorteilen der Prozessautomatisierung und des intelligenten Arbeitens widmen. Problem: Repetitive Aufgaben können nicht automatisiert werden Die meisten Projekte und Aufgaben durchlaufen eine vorhersehbare Abfolge von Phasen. Dabei fallen immer auch repetitive Arbeiten an – vom Zuweisen von Aufgaben an den richtigen Teamkollegen über das Verschieben von Elementen in die nächste Projektphase bis hin zum Abschließen und Archivieren von Projekten. Hoher administrativer Aufwand bedeutet, dass Zeit für produktive Aktivitäten wie das Durchführen von Kundenbefragungen und Fallstudien oder das Verfassen von Blogartikeln mit Produktankündigungen fehlt. Warum also nicht Software einsetzen, die Aufgaben direkt an die zuständige Person weiterleitet und automatisch entsprechende Benachrichtigungen versendet? Der Arbeitstag ist zeitlich begrenzt, und Teams sollten keine Sekunde mit administrativen Aufgaben verschwenden, die genauso gut auch automatisiert erledigt werden können. Problem: Die Skalierung erfolgt zu langsam Wachstum ist nicht selten Segen und Fluch zugleich. Zum einen wachsen mit den Teams auch die Umsätze, doch zum anderen steigt auch die Arbeitslast, was unter Umständen zu Engpässen und einer erschwerten Ressourceneinsatzplanung führen kann. Je größer der Druck, desto weniger Zeit können die Mitarbeiter dafür aufbringen, aus Unmengen von Daten die richtigen Insights für ihre Entscheidungsfindung herauszusuchen. Das Ergebnis: Die Zusammenarbeit wird komplizierter und die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben verschwimmen. Ein Mehr an Arbeit bedeutet, dass es für Projektverantwortliche und -manager schwieriger wird, die Fortschritte grob gefasster Initiativen und detailliert ausgearbeiteter Aufgaben manuell zu verfolgen und zu analysieren. Auch die Evaluierung des Risikos stellt eine Herausforderung dar. Die Beurteilung von Risiken allein anhand von Intuition und Erfahrung ist nicht sehr effektiv und bei umfassenden Projekten nahezu unmöglich. Projektverantwortliche und -manager benötigen eine effiziente Methode für die sofortige Erkennung und Priorisierung gefährdeter Initiativen, ohne Rücksprache mit Teammitgliedern halten und mehrere Projektebenen durchgehen zu müssen. Sobald ein potenzielles Risiko erkannt ist, brauchen sie Informationen, damit sie die Ursache präzise bestimmen und Entscheidungen über die nächsten Schritte treffen können, wie z. B. Benachrichtigung der Stakeholder, Beseitigung von Engpässen, Anpassung der Ressourcen oder Aktualisierung der Zeitleisten. Maschinelles Lernen und KI dringen immer stärker in unseren Alltag vor. Smarte Geräte helfen uns, den Überblick über unsere Termine zu behalten, und ermöglichen es, Erinnerungsnachrichten einzurichten. Im Kundendienst kommen häufig Hilfe-Bots zum Einsatz, und unsere meistgenutzten Anwendungen wie Gmail, LinkedIn oder Messaging-Apps verfügen über Funktionen zum Versenden von automatisch generierten Antworten. All diese Technologien unterstützen uns dabei, effizienter und besser vernetzt handeln zu können. Warum sollte das am Arbeitsplatz anders sein? Tools zur Automatisierung von Arbeitsabläufen ermöglichen Ihren Teams, Höchstleistungen abzurufen. Mitunter bringen steigende Arbeitslast und intensivere Zusammenarbeit auch eine wahre Flut an Benachrichtigungen mit sich, auf die es rasch zu reagieren gilt. Bemerkenswert ist dies nicht zuletzt deshalb, weil berufliche Kommunikation meist kurz ist und einfache Entscheidungen erfordert, aber dennoch viel Zeit und manuellen Aufwand beansprucht. Außerdem stehen die Empfänger unter großem Druck, schnell zu antworten, auch wenn sie nebenher an anderen Aufgaben arbeiten. Viele fühlen sich angesichts der großen Zahl an Benachrichtigungen überfordert. Sie benötigen eine Software, die es ermöglicht, Arbeitsabläufe zu automatisieren und Projekte mit möglichst geringem Aufwand voranzutreiben. Selbst in Zeiten der digitalen Transformation finden längst nicht alle arbeitsrelevanten Prozesse im digitalen Raum statt. Haben Sie auch immer wieder mit ausgedruckten Dokumenten oder handgeschriebenen Notizen von Kollegen zu tun, die Sie mit dem restlichen Team teilen müssen? Selbst wenn Sie die Datei digitalisieren und hochladen könnten, wäre die Bearbeitung sehr mühsam. In verteilten Teams ist eine solche physische Zusammenarbeit oft alleine deshalb schon nicht realistisch, weil die Mitglieder nicht über die technischen Mittel verfügen, um ausgedruckte Materialien zu digitalisieren. Wrike bietet Lösungen für gängige Probleme Wrike Integrate, unser Software-Add-on für die Automatisierung komplexer Arbeitsabläufe mit mehreren Apps, automatisiert zusammen mit unserer neuen Automation Engine wiederholbare Prozesse innerhalb von Wrike. Die Automation Engine kann ihre am häufigsten genutzten Arbeitsabläufe automatisieren und so den Zeitaufwand für Routinearbeiten minimieren. Basierend auf Wenn/dann-Logik können Account-Administratoren nun Automatisierungsregeln mit Triggern und Aktionen festlegen, um benutzerdefinierte Erinnerungen und Benachrichtigungen zu erstellen, Arbeit zu verschieben und zu organisieren, Arbeitsstatus und -zuweisungen zu aktualisieren, Freigabe-Arbeitsabläufe einzuleiten und Maßnahmen auf Grundlage von Projektrisiken zu ergreifen. Zum Erstellen der Automatisierungsregeln sind keine Programmierkenntnisse erforderlich. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Sie ermöglicht es, Teams von Routineaufgaben freizuspielen, Fehler zu minimieren, Prozesse zu optimieren und Jahr für Jahr hunderte Stunden pro Teammitglied einzusparen – eine äußerst wirksame Methode zur Steigerung der Produktivität. Projektrisiko-Prognose Die in Wrike integrierte Work Intelligence umfasst Projektrisikoprognosen, die es ermöglichen, mithilfe von maschinellem Lernen potenzielle Projektverzögerungen vorherzusagen und die Projektverantwortlichen und Teamleiter auf mögliche Ursachen hinzuweisen. Dadurch können sie schnell Maßnahmen einleiten, um Verzögerungen zu reduzieren oder zu vermeiden. Unsere Automatisierungssoftware nutzt Indikatoren wie Start- und Abschlussdaten, über Projektfristen hinausgehende Aufgaben sowie vorherige Ergebnisse ähnlicher Projekte, um mittlere und hohe Risiken zu evaluieren. Anschließend versendet sie E-Mail-Übersichten, um die Nutzer zu warnen. Die Prognosen können in die Automation Engine eingegeben werden, um je nach Projektrisiko automatisch unterschiedliche Szenarien zu aktivieren. Smarte Antworten Mit Smart Replies von Wrike können Nutzer ihre Projekte rasch vorantreiben, indem sie auf Benachrichtigungen mit automatisierten Antworten reagieren. Die mithilfe von maschinellem Lernen generierten Antworten basieren auf dem Kontext der Unterhaltung. Nutzer haben für jede @Erwähnung in ihrer Wrike Inbox die Wahl aus bis zu drei Antworten. Dokumentenverarbeitung Physische Dokumente können jetzt auf einfache Art und Weise mit dem Team geteilt werden. Die neue Wrike-Funktion für die Dokumentenverarbeitung verwandelt ausgedruckte Dokumente und handgeschriebene Notizen mittels optischer Zeichenerkennung in digitale, bearbeitbare Textdateien. Scannen Sie einfach den Text mit der Kamera Ihres Mobilgeräts, speichern Sie die Datei als Aufgaben-Anhang und laden Sie sie in Wrike hoch. House of Design automatisiert den Arbeitsablauf Ryan Okelberry, COO/Principal bei House of Design erklärt, wie die Automatisierung von Wrike die Arbeitsabläufe seines Teams beschleunigt: „… [Wrike] ist so einfach, dass wir auch ohne große Programmierkenntnisse schnell und einfach Lösungen erstellen können. Gerade die Möglichkeit, kleinere Abläufe zu automatisieren, macht die Wrike-Plattform so stark.“ Intelligenter arbeiten mit Automatisierung Arbeitsabläufe automatisieren, gefährdete Aufgaben identifizieren, Reaktionsschnelligkeit steigern und gemeinsam an physischen Dokumenten arbeiten – mit der Automation Engine und der leistungsstarken Work Intelligence von Wrike kein Problem. Probieren Sie Wrike und starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testphase. Außerdem empfehlen wir unser neues E-Book Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them, in dem Sie erfahren, welche vier Bereiche bei der Evaluierung von CWM-Lösungen beachtet werden müssen und welche 16 Funktionen Ihnen helfen, Ihre Wachstumsambitionen umzusetzen.
2 essenzielle Funktionen von CWM-Lösungen: Verbesserte Zusammenarbeit und beschleunigte Asset-Freigaben
Damit Teams schneller arbeiten und gute Ergebnisse abliefern können, müssen zwei grundlegende Voraussetzungen erfüllt sein: Erstens müssen die Teams in der Lage sein, asynchron miteinander zu kommunizieren. Ohne eine benutzerfreundliche, von der Führungsebene vorgegebene Kommunikationsmethode ist die Möglichkeit, effektiv zusammenzuarbeiten, stark eingeschränkt. (Ein besonders großer Produktivitätskiller ist die Zeit, die Mitarbeiter mit der Suche nach aktuellen Informationen in Slack, E-Mails und anderen Kanälen verbringen.) Zweitens müssen alle Beteiligten dieselbe kollaborative Arbeitsmanagementplattform nutzen, um möglichst unkompliziert Feedback geben und Freigaben erteilen zu können. Fehlt eine dieser beiden Komponenten (oder sogar beide), drohen Produktivitätseinbußen und der Zerfall des Teams. In Teil 1 unserer Serie zur Auswahl der besten CWM-Lösung haben wir uns mit den vier großen Problemen auseinandergesetzt, mit denen moderne, stark wachsende Unternehmen konfrontiert sind: Unklar definierte Prozesse erschweren die Annahme und Zuweisung von Arbeitsanfragen. Die Verwaltung von Arbeitsabläufen in Tabellen ist zeitaufwendig und ineffizient. Intransparente Projektfortschritte führen zur Isolation von Teams. Verwendung einer großen Zahl von Tools führt zu unterschiedlichen Informationsständen bei den Teammitgliedern. In Teil 2 beschäftigen wir uns damit, wie Teams ihre Zusammenarbeit verbessern und Freigabeprozesse beschleunigen können. Problem: Größere Zahl von Tools ist nicht die Lösung Gewisse Technologien wie Slack, Zoom, Microsoft Teams oder E-Mail werden in vielen Unternehmen von so gut wie allen Mitarbeitern genutzt. Daneben gibt es spezifische Software, die nur von einzelnen Teams mit Zugriffsrechten genutzt werden. So kommt es vor, dass Produktteams mit Atlassian und Miro arbeiten, während Kreativ-Teams ihre Zusammenarbeit in Adobe und Figma organisieren. Kundenbetreuer wiederum nutzen Totango, Accelo oder ChurnZero, um Kunden und eventuelle Abwanderungsbewegungen im Blick zu behalten und Möglichkeiten zum Upselling zu identifizieren. Wie soll angesichts dieser Vielfalt an Tools die teamübergreifende Transparenz gewährleistet werden, sodass alle Beteiligten den benötigten Zugriff auf Dateien, Aufgaben, Berichte und Projektfortschritte haben? Ohne eine zentrale Lösung für Projekt-Updates, das Management und die Freigabe von Assets und geteilte Teamkalender wird dies schnell zur Herausforderung. Eine Möglichkeit, die Transparenz zu erhöhen, ist der Einsatz von @Erwähnungen, mit denen einzelne Teammitglieder direkt angesprochen werden können. Kollaborative Arbeitsmanagement-Tools sollten standardmäßig über eine @Erwähnungsfunktion verfügen. Klar ist jedoch auch, dass dies nur ein Aspekt der Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern sein kann. Filesharing-Funktionalitäten und die Möglichkeit, in einer gemeinsamen Benutzeroberfläche Feedback zu HTML- und Design-Assets zu geben, sind ebenso unerlässliche Komponenten. Verfügt die Software Ihres Anbieters über keine derartigen Optionen, so müssen die entsprechenden Vorgänge in verschiedenen Plattformen erfolgen und es besteht das Risiko, dass wichtiges Feedback zwischen den Systemen verlorengeht. Problem: Freigabe von Design-Assets dauert zu lange Marketingkampagnen werden erst dann gestartet, wenn alle Assets in finaler Ausführung vorliegen, sodass ein einzelnes nicht freigegebenes Asset zur Verzögerung einer ganzen Kampagne führen kann. Sind die Assets auf verschiedene Systeme verteilt, kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten. Ein langwieriger Freigabeprozess ist die Folge, insbesondere dann, wenn mehrere Stakeholder ihre Genehmigung erteilen müssen und nicht alle Tools für alle Beteiligten zugänglich sind. Genehmiger müssen also Zugriff auf dieselbe Software haben und in der Lage sein, in Echtzeit miteinander zu kommunizieren. Im Idealfall ist auch die Versionsgeschichte für alle einsehbar, um Neuerungen auf einen Blick sichtbar zu machen. Für Design-Feedbacks ist es hilfreich, einzelne Bereiche hervorheben und direkt mit Verbesserungsvorschlägen versehen zu können, anstatt mit Screenshots arbeiten zu müssen. Zudem sollten in Ihrem CWM etablierte Arbeitsabläufe definiert sein, die es ermöglichen, Assets (und Projekte) automatisch an die nächste Person weiterzuleiten bzw. in die nächste Produktionsphase zu verschieben. Wrike: Zusammenarbeit liegt in unserer DNA Die @Erwähnungsfunktion bietet eine einfache Möglichkeit, einzelne Personen auf eine wichtige Unterhaltung oder Nachricht aufmerksam zu machen. Während manche kollaborativen Arbeitsmanagement-Tools @Erwähnungen von Kollegen nur in begrenzten Bereichen zulassen, ist in anderen die Zusammenarbeit auf Projekt- oder Ordnerebene keine Option. Rasch wachsende Unternehmen und Enterprise-Teams benötigen mehr. Selbstverständlich verfügt Wrike über eine @Erwähnungsfunktion, doch nicht nur das: Unterhaltungen werden auf Ordner-, Projekt-, Aufgaben- und Teilaufgabenebene organisiert. Beschreibungen werden über den jeweiligen Threads organisiert und unterstützen Echtzeitbearbeitung durch mehrere Nutzer. Darüber hinaus verfügen viele Teams auch über Dateien an separaten Speicherorten, die im Rahmen von Projekten mit anderen Stakeholdern geteilt werden müssen. Die Filesharing- und Uploading-Funktionen von Wrike nehmen Dateien von Ihrer Festplatte, Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft One Drive, SharePoint, YouTube und Website-Links ebenso an wie von den Digital-Asset-Management-Anbietern MediaValet und Bynder. Egal, welche Datenquelle Sie nutzen, mit Wrike ist der Upload kein Problem. Kampagnen zeitgerecht starten – mit beschleunigter Asset-Freigabe Nun, da Ihre Datei hochgeladen ist, muss Ihr Team das Asset gemeinsam finalisieren. Die Proofing-Funktionen in Wrike ermöglichen das visuelle Markieren und Vergleichen von Bildern, Videos, PDFs, Word-Dokumenten, PowerPoints und HTML-Inhalten. So werden Bearbeitungs- und Freigabeprozesse beschleunigt und die Produktivität sowie der kreative Output Ihres Teams gesteigert. Markieren Sie Text, klicken Sie auf Bilder oder wählen Sie Zeitmarken, um klare, kontextbezogene Kommentare abzugeben. Beantworten und diskutieren Sie Feedback direkt und schließen Sie Kommentare, wenn Bearbeitungen durchgeführt wurden. Besonders praktisch: Die Funktionen sind direkt in den Anwendungen der Adobe® Creative Cloud® verfügbar, sodass Sie Feedback berücksichtigen und Änderungen vornehmen können, ohne das Fenster oder die Anwendung wechseln zu müssen. Bei Bedarf können Sie auch externe Prüfer von außerhalb Ihres Unternehmens einladen. Ein Passwort gewährleistet den sicheren Zugriff. Aerotek beschleunigt Freigabeprozess mit Wrike Dank Wrike konnte Aerotek seine Planungsphasen um mehrere Wochen verkürzen. Matt Andrews, Marketing Campaign Manager bei Aerotek, über die Proofing-Funktionen: „Die Möglichkeit, Arbeiten im Tool zu prüfen, Anmerkungen zu machen und direkt an das Team zurückzusenden, spart uns viel Zeit … E-Mails können diese Funktionalität nicht bieten. Jetzt können wir einen Teil unserer Meetings ausfallen lassen, alles in einem System erledigen und gleichzeitig die verschiedenen Versionen mit allen Kommentaren und Änderungen festhalten.“ Entdecken Sie die Power von Wrike Zur Evaluierung von CWM-Softwarelösungen gehört mehr als nur das Lesen von Kundenbewertungen und der Vergleich von Funktionalitäten auf einer Preisliste. Es handelt sich um eine Entscheidung, die nicht auf die leichte Schulter genommen werden darf – denn schließlich hängt die Leistungsfähigkeit Ihres Teams davon ab, ob es über ein Tool verfügt, das seine Arbeitsprozesse voll unterstützt. Wir empfehlen unser neues E-Book Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them, in dem wir verraten, was die 16 wichtigsten CWM-Funktionen für schnell wachsende und Enterprise-Teams sind. Egal ob Remote-, hybrides oder Vollzeit im Büro anwesendes Team, eine Verbesserung der Zusammenarbeit und eine Beschleunigung der Freigabeprozesse ist immer ein Gewinn. Probieren Sie Wrike und starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testphase.
4 Möglichkeiten, mit Wrike Resource Mitarbeiter-Burnout zu verhindern
Um die Gefahr zu bannen, dass Mitarbeiter einen Burnout erleiden, braucht das Führungspersonal Tools, mit denen es die Mitarbeiter bei der Bewältigung ihrer Aufgaben unterstützen kann. Die Tools sollen aufzeigen, wie stark das Team ausgelastet ist, Voraussetzungen für optimale Teamleistung schaffen und die Ressourcennutzung verbessern. Wrike Resource ist eine Lösung, die all das möglich macht.
Die 8 besten Wrike-Apps und -Integrationen für die funktionsübergreifende Zusammenarbeit
Die Integrationen in Wrike helfen Teams, auch von verteilten Standorten aus effektiv zusammenzuarbeiten. Erfahren Sie mehr über die acht besten Wrike-Apps für die funktionsübergreifende Zusammenarbeit.
Sind die „7 Wege zur Effektivität″ noch aktuell?
Wir rezensieren und greifen Stephen Coveys "7 Wege zur Effektivität" noch einmal auf, um die Frage zu stellen: sind diese 7 Wege auch noch in einer rasanten Welt relevant, die eher zu viele Produktivitäts- und Führungsmantras kennt als zu wenige?
Wie sich Wrike als Ticketing-System einsetzen lässt
Kundenzufriedenheit, sowohl interne als auch externe, kann maßgeblich über den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden. Ein guter Kundenservice kann das Engagement verbessern, zu Empfehlungen führen und gute Beziehungen zu Kunden fördern.
Abhängigkeiten oder benutzerdefinierte Arbeitsabläufe: Wann Sie welche Funktion in Wrike nutzen sollten
Wrike ist ein unglaublich flexibles Tool: es bietet mehrere Möglichkeiten, um Projekte zu erstellen, den Aufgabenstatus zu verfolgen und Ihre Ziele zu erreichen. Wenn man Wrike benutzt, kann es einem so vorkommen, als ob man in einer Eisdiele vor 20 verschiedenen Eiscremesorten steht und alle probieren möchte. Nutzer von Wrike stehen oft vor der Entscheidung, ob sie benutzerdefinierte Arbeitsabläufe oder eine Kette von Abhängigkeiten für die Überprüfung ihrer Projekte anwenden wollen. Wir geben Ihnen einige hilfreiche Tipps, um Ihnen die Entscheidung leichter zu machen. Vergessen Sie nicht – es geht nicht um entweder/oder, da Sie beide Methoden kombinieren können, um Ihre Arbeit effizient zu organisieren. Wann bei Wrike die Nutzung einer Kette von Abhängigkeiten empfehlenswert ist Die Erstellung einer Kette von verknüpften Einzelaufgaben mit Hilfe von Abhängigkeiten ermöglicht Ihnen, sich einen klaren Überblick darüber zu verschaffen, welche Abläufe wann stattfinden, in welcher Reihenfolge und von wem sie ausgeführt werden. Abhängigkeiten sind von enormer Bedeutung und Wert für jedes projektbasierte Team, das bestimmte Ergebnisse zu festgelegten Terminen liefern muss. Es gibt zwei Gründe, warum Sie in Betracht ziehen sollten, ihre Arbeitsabläufe auf diese Art zu organisieren: 1. Zeitleisten, die sich automatisch aktualisieren Abhängigkeiten in Wrike geben an, in welcher Reihenfolge die Aufgaben ausgeführt werden müssen. Zum Beispiel: Sie haben 5 Aufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden sollen (Aufgabe 1 und dann Aufgabe 2 usw.). Zeitleisten, die sich automatisch anpassen, helfen Ihnen dabei, die Fristen von verknüpften Aufgaben zu ändern, wenn Ihre Pläne vorrücken oder sich verzögern. Falls bei Aufgabe 3 mehr Zeit beansprucht wurde, können Sie dort den Fertigstellungstermin ändern. Das Anfangsdatum und der Fertigstellungstermin von Aufgabe 4 und 5 werden automatisch dem neuen Terminplan angepasst. Das funktioniert auch andersherum: Wenn Sie feststellen, dass Aufgabe 2 schneller erledigt werden konnte, können Sie die Verkürzung der Dauer in der Aufgabe angeben, was automatisch den Fertigstellungstermin von Aufgabe 2 auf ein früheres Datum verschiebt und somit auch die Termine der Aufgaben 3 bis 5 – es wäre schließlich sinnlos, herumzusitzen und auf den nächsten Anfangstermin zu warten, um weiterarbeiten zu können. 2. E-Mail-Benachrichtungen, sobald Sie loslegen können Die größten Engpässe in einem Projekt entstehen, wenn Sie nicht merken, dass Sie anfangen können an dem Teil des Projektes zu arbeiten, der ihnen zugewiesen wurde. Im Normalfall müssen Sie entweder die Arbeitsvorgänge Ihrer Kollegen genau überwachen (was Ihren Kollegen ganz bestimmt auf die Nerven gehen wird, das können wir ihnen versichern) oder Ihre Kollegen müssen Ihnen sofort mitteilen, wenn sie ihre Aufgabe beendet haben (was sie garantiert nicht tun werden, großes Indianer-Ehrenwort), oder Sie müssen Sie auf das nächste Statusmeeting warten, um zu erfahren, dass Sie schon vor drei Tagen mit der Projektbearbeitung hätten anfangen können. Stattdessen können Sie eine Kette von verknüpften Aufgaben bei Wrike nutzen, um sofort per E-Mail benachrichtigt zu werden, wenn die Aufgabe, auf die Sie gewartet haben, erledigt wurde. Richten Sie Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben ein und versichern Sie sich, dass Sie der Aufgabe zugeordnet sind, für die Sie im Arbeitsablauf zuständig sind. Sobald Peter bei Aufgabe 1 auf “Erledigt” klickt, bekommt der Beauftragte für Aufgabe 2 eine E-Mail, die ihm mitteilt, dass es an der Zeit ist, mit der Arbeit loszulegen. Wrike bietet Ihnen hiermit die Möglichkeit, die Projektabläufe zu beschleunigen, weil Ihr Team keine Zeit mehr damit verschwendet, die einzelnen Aufgaben zu überwachen. Allerdings sollten Sie beachten, dass eine Kette von abhängigen Aufgaben eventuell zu unflexibel für Ihr Team ist. Wenn Sie nicht zu sehr an Ihren Zeitplan gebunden sind, ist es einfacher, ihren Arbeitsablauf zu ändern, wenn Sie benutzerdefinierte Status- und Arbeitsabläufe nutzen. Alles Ungeplante (z.B. eine weitere Zwischenaufgabe, unvorhergesehener Zeitmangel usw.) wird Ihre Zeitleiste beeinflussen und muss in Ihre Kette von Abhängigkeiten eingegliedert werden, was zusätzliche Arbeit bedeuten kann. Wir empfehlen, dass jemand, der Abhängigkeiten verwenden möchte, sich vorher unbedingt etwas Zeit nimmt und mindesten einen Grundkurs in Projektmanagement belegt, um sich mit Themen wie kritischer Pfad, Scope Creep und Risikomanagement vertraut zu machen. Vorteile von Abhängigkeiten: Präzise Zeitleisten mit übersichtlichen Fertigstellungs- und Meilensteinterminen Verantwortungen werden auf transparente Weise delegiert – jeder weiß, wer wann an was arbeitet und in welcher Reihenfolge Die Übersicht, in verschiedenen Schichten dargestellt, ermöglicht dem Projektmanager komplexe Initiativen zu überwachen, während Mitarbeiter sich nur auf das konzentrieren müssen, was sie gerade bearbeiten Anhand Ihres Basisplan-Diagramms können Sie überprüfen, wie die Aufgaben-Fertigstellung von Ihrem Team, im Vergleich zum ursprünglichen Plan, verlaufen ist. Sehr gut geeignet, wenn Sie nur zwei oder drei voneinander abhängige Aufgaben verknüpfen wollen, um die Sofort-loslege-E-Mails zu erhalten Nachteile von Abhängigkeiten: Die Methode basiert auf stark ausgeprägten Projektmanagement-Praktiken und Teamvereinbarungen über Fristen und Verantwortlichkeiten Erfordert die permanente Überwachung durch die Projektträger, um sicherzustellen, dass keine Planänderungen notwendig sind Nicht einfach bei Projekten einzusetzen, die viele nicht planbare, unvorhergesehene Elemente enthalten, wie zum Beispiel Freigaben, Bewertungen oder mehrfache Bearbeitungen Wann es sinnvoll ist, den benutzerdefinierten Arbeitsablauf von Wrike zu nutzen Wrike Enterprise ermöglicht Ihre Prozesse mit benutzerdefinierten Arbeitsabläufen flexibler zu machen. Es gibt zwei Gründe, um eine Aufgabe mit Hilfe von individuellen Status-Bezeichnungen in einem benutzerdefinierten Arbeitsablauf zu bewältigen: 1. Informationen erhalten Wenn Sie Inhalte erstellen, deren Ergebnis vom Beitrag von mehreren Personen abhängt, ist es ungünstig, Abhängigkeiten zu verwenden. Sie würden Ihre Version in einer Datei an die Aufgabe hängen, als erledigt markieren und die nächste Person in der Aufgabenkette benachrichtigen. Diese Person wäre gezwungen, erstmal zurück zu Ihrer Aufgabe zu gehen und Ihre Datei runterzuladen, um die Version zu bearbeiten. Danach müsste dieses Teammitglied seine Datei an die eigene Aufgabe hängen, als erledigt markieren und die nächste Person benachrichtigen usw. Stattdessen können Sie mit der Versionsverwaltungs-Funktion in Wrike den ganzen Arbeitsablauf Ihres Teams rationalisieren, indem Sie alle Ihre Dateien und Versionen an einem einzigen Ort speichern und dann nur noch den benutzerdefinierten Status und den Beauftragten innerhalb einer einzigen Aufgabe ändern müssen. Ebenso sind Notizen im Beschreibungsfeld, die von einer Person zu anderen weitergegeben werden müssen, wesentlich einfacher zu finden und zu bearbeiten. Sie sind besser für alle zugänglich, wenn sie in einer einzigen Aufgabe gespeichert werden, als wenn sie zwischen Aufgaben hin und her geschickt und mehrfach dupliziert werden. Indem Sie alles in einer einzigen Aufgabe abwickeln, können Sie vermeiden, dass Teammitglieder Ihre Zeit vergeuden müssen, um die aktuellste Information in verschiedenen Aufgaben ausfindig zu machen. 2. Nichtlineare Prozesse Wenn Sie von A bis Z gehen, fangen Sie manchmal bei A,B,C an und gehen alle 26 Buchstaben der Reihe nach durch, um Ihr Projekt zu beenden. Aber meistens verlaufen Projekte nicht so. Sie tanzen im Viereck, müssen zwischen den einzelnen Schritten und verschiedenen Personen hin und her, usw. bis Sie endlich bei Z angekommen sind. So etwas kann bei einem Arbeitsablauf vollkommen normal sein, allerdings könnte es ein Chaos auslösen, wenn sie eine Aufgabenkette, mit einem festgelegten Ablauf aufgestellt haben. Wenn Sie allerdings einen benutzerdefinierten Arbeitsablauf anwenden, können Sie sich frei zwischen den verschiedenen Status bewegen und den “Staffelstab” für die weitere Bearbeitung an jegliche Person je nach Bedarf weitergeben. Die Erstellung von Inhalten ist auch hier ein wunderbares Beispiel! Die Erstellung von Inhalten beginnt oft mit einer Idee, die dann verfasst, bearbeitet, formatiert, mit Grafiken versehen, freigegeben und veröffentlicht wird. Die Problematik besteht darin, dass ein Teil des Inhalts unzählige Male bearbeitet und entworfen werden kann, womit es quasi unmöglich ist, vorher festzulegen, wie viele “Überprüfungs-Schritte” notwendig sind. Wenn Sie einen benutzerdefinierten Arbeitsablauf verwenden, können Sie den Inhalt-Status ganz leicht von “Entwurf” auf “Überprüfen” ändern oder umgekehrt und das so oft Sie wollen. Das einzige was Sie tun müssen, ist angeben, wer für diese Phase verantwortlich ist. Vorteile von benutzerdefinierten Arbeitsabläufen: Große Flexibilität (wie oben dargestellt) Ausführliches Reporting, vor allem mit Dashboards. Es wird genau angegeben, in welchem Status sich eine bestimmte Aufgabe innerhalb des Prozesses befindet und Manager haben einen klaren Überblick darüber was noch „zu Überprüfen“ ist und wofür eine Freigabe gebraucht wird Farbcodierung ermöglicht den Fortschritt der verschiedenen Aufgaben auf einen Blick zu erfassen Verringert die Anzahl der Aufgaben und macht ihren Arbeitsbereich übersichtlicher Deutliche Fortschrittsanzeiger verringern die Notwendigkeit, zusätzliche Status-Update-Meetings zu organisieren Nachteile von benutzerdefinierten Arbeitsabläufen: Fertigstellungstermine sind nicht mit Statusänderungen verbunden. Was bedeutet, dass sie ständig den Fertigstellungstermin der Aufgabe ändern müssen, um anzugeben, wann der nächste Schritt eingeleitet werden soll Nicht sehr wichtig, aber erwähnenswert: Beauftragte sind nicht an einen Status gebunden, dementsprechend wenn eine Person für das Schreiben zuständig ist und eine andere für die Überprüfung, müssen entweder, (1) beide für diese Aufgabe zuständig sein und wissen wer für welchen Status verantwortlich ist oder (2) der Beauftragte muss jedes Mal gewechselt werden, wenn sich der Status ändert Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie benutzerdefinierte Arbeitsabläufe und Abhängigkeiten anwenden können Deswegen haben wir sie entwickelt! Sich nur auf eine lange Kette von Anordnungsbeziehungen zu verlassen, kann ohne die richtige Projektmanagement-Ausbildung sehr schwierig sein. Vergessen Sie nicht, dass diese zwei Methoden kombiniert werden können, um unglaublich effektive Collaboration zu erzielen! Einige Projektschritte innerhalb einer Zeitleiste brauchen eventuell einen besonderen Status, können aber ohne Weiteres in eine längere Aufgabenkette, die durch Abhängigkeiten verbunden sind, eingegliedert werden. Letztendlich haben unterschiedliche Projekte unterschiedliche Anforderungen und wir sind dafür da, Sie auf die Art und Weise zu unterstützen, wie Sie am besten arbeiten. Wenn Sie sich immer noch nicht ganz im Klaren darüber sind, wie Sie am besten benutzerdefinierte Arbeitsabläufe und Abhängigkeiten anwenden können und gerne mehr darüber erfahren möchten, dann setzen Sie sich bitte mit uns per E-Mail in Verbindung ([email protected]) oder reden Sie mit uns in den Kommentaren weiter unten. Wir beantworten Ihnen gerne alle Fragen!
Wie Sie feststellen können, ob Sie ein Workaholic sind (Infografik)
Arbeiten Sie immer bis spät in die Nacht? Oder arbeiten Sie hart, um ständige Anerkennung von Ihren Kollegen zu bekommen? Hat all dies einen negativen Einfluss auf Ihre persönlichen Beziehungen? Wenn ja, sind sie wahrscheinlich ein Workaholic. Laut Psychology Today ist Arbeitssucht “ein Leiden, das die Seele zerstört und die Persönlichkeit der Menschen und deren Wertvorstellungen ändert.” Bei Wrike nennen wir diese Krankheit “working dead”. Weil wir verhindern wollen, dass Sie wie ein Zombie mit gläsernen Augen und Karpaltunnelsyndrom durch die Büroflure schleichen, während Sie "brainsss“ stöhnen, haben wir diesen kleinen Test erstellt, damit Sie feststellen können, ob Sie Gefahr laufen, ein Workaholic zu werden. Finden Sie es jetzt heraus und treten Sie auf die Bremse, falls Sie auf dem falschen Weg sind! Teilen Sie diese Infografik mit Kollegen, die kurz davor stehen, sich in einen Workaholic zu verwandeln. Um die Infografik auf Ihrem Blog zu veröffentlichen, können Sie den Einbettungscode (s. unten) benutzen:
Zu viele Meetings? So können Sie sie durch Wrike ersetzen!
Wir alle kennen sie, die unproduktiven Tage. Manchmal, weil wir in ein großes Projekt vertieft sind, manchmal, weil wir uns mal wieder am Multitasking versuchen - das Sie absolut nicht produktiver macht. Und dann ist da noch ein anderer Schuldiger für Produktivitätsverlust: Meetings. . Meetings über Meetings sind der sicherste Weg, um der Produktivität in Ihrem Team endgültig den Garaus zu machen. Warum ist das so? . Obwohl es unabdingbar zu sein scheint, Meetings einzuberufen, um alle anderen über die laufenden Projekte zu informieren, lassen Sie uns mal ehrlich sein: Meetings sind oftmals überflüssig und verschwenden offen gesagt unser aller Zeit. . Laut unserer Arbeitsmanagement-Umfrage 2015 nehmen 34 % der Mitarbeiter jede Woche an mindestens 6 Meetings teil und 44 % von diesen Leuten sagen, dass die Teilnahme an zu vielen Meetings oder Telefon-Konferenzen ihr größtes Produktivitätshemmnis darstellt. . Wir bitten Sie nicht darum, alle Ihre geplanten Meetings abzusagen. Wir hoffen, Ihnen verstehen zu helfen, wann es wirklich notwendig ist, sich persönlich mit jemandem zu treffen, und wann nicht. Stellen Sie sich die Frage: Ist ein Meeting wirklich notwendig? Eigentlich sollte dies selbstverständlich sein, aber denken Sie doch mal darüber nach, an wie vielen Wochen- oder Monatsmeetings Sie teilnehmen, die kein genaues Ziel verfolgen und für die oftmals noch nicht einmal eine Agenda festgelegt wurde. . Manchmal, wenn wir regelmäßige Einzelgespräche oder Status-Meetings planen, dann tun wir dies, um auf dem Laufenden zu bleiben. Uns fällt aber gar nicht auf, wie wenig Nutzen alle davon haben. . Eine Möglichkeit, mit der Sie feststellen können, ob ein regelmäßig stattfindendes Meeting wirklich notwendig ist, wäre es, einen Fragenkatalog zur Hand zu haben, den Sie dann durchgehen können. Zum Beispiel: "Muss dieses Meeting unbedingt diese Woche stattfinden?" "Gibt es Neuigkeiten, von denen ich noch nichts weiß?" "Gibt es irgendwelche Anweisungen, die dem Team mitgeteilt werden müssen?" Um festzustellen, ob ein Meeting tatsächlich erforderlich ist, können Sie auch diesen Entscheidungsbaum nutzen: . Optimieren Sie erforderliche Meetings mit dem richtigen Tool Was ist mit den Meetings, die wirklich unerlässlich sind? An dieser Stelle kommt die Nutzung eines Collaboration-Tools wie Wrike ins Spiel. Sie können das Tool nutzen, um Brainstormings durchzuführen, Projektstände zu verfolgen und Leistungen auszuwerten. Sie können sogar das eigentliche Meeting dadurch ersetzen, dass Sie jedem Teammitglied Einblicke in den Projektstatus ermöglichen. . Eugene Dong von Procurify sagt: "Seit wir Wrike implementiert haben, spart jeder von uns mindestens 6 Stunden pro Woche, indem wir uns von all diesen zusätzlichen Koordinierungsmeetings verabschiedet haben, die wir immer abhielten." . Sie denken, das geht nicht? Dann denken Sie nochmal nach. Schauen wir uns einige Möglichkeiten an, wie Sie Meetings reduzieren können, indem Sie sie durch Wrike ersetzen. 1. Brainstorming-Meetings In einigen Fällen ist es wichtig, sich für das Sammeln von Ideen gemeinsam an einen Tisch zu setzen. Das ermöglicht Ihrem Team, gemeinschaftlich Ideen zu entwickeln und Fragen zu kurz- und langfristigen Zielen zu stellen. . Dieses gemeinsame Brainstorming kann jedoch auch Probleme mit sich bringen, die die Kreativität hemmen, wie Gruppendenken oder Angst vor Bloßstellung. Wenn Sie die Regeln für das Brainstorming nicht beachten, dann könnte es leichter und effektiver sein, alleine nach Ideen zu suchen. . In Wrike können Sie ein Projekt starten und die Ziele sofort mit Ihrem Team teilen. Weisen Sie den Teammitgliedern dann einzelne Aufgaben zu und bitten Sie sie, sich alleine so viele Ideen wie möglich auszudenken, ohne sich hierfür mit anderen auszutauschen. So können Ihre Mitarbeiter selbstständig nachdenken, ohne dass sie von anderen beeinflusst oder davon abgeschreckt werden, ihre Ideen zu teilen. . Einer unserer Kunden, Redfoo, nutzt Wrike, um Ideen rund um die Musik und Kleidung für seine vielen Unternehmen zu sammeln. Er hat in Wrike einen Ideen-Ordner erstellt, in dem er neue Konzepte aufschreiben und sie mit seinem Team teilen kann. So werden alle Ideen an einem zentralen Ort archiviert und können bequem wieder abgerufen werden. 2. Status-Meetings Ich hab schon verstanden, Sie wollen über die laufenden Projekte und Aufgaben informiert werden - und es gibt einfach zu viele, als dass dies über E-Mails oder einen Chat-Kanal erledigt werden könnte. Aber stellen Sie sich einmal vor, wie viel einfacher es wäre, wenn Sie alle Ihre laufenden Projekte UND deren Status mit einem einzigen Klick ansehen könnten. . Genau das ist mit Wrike möglich. Richten Sie einfach ein benutzerdefinierten Arbeitsabläufen kann Ihr Team eine Statuskategorie erstellen, dank der Sie schnell und einfach den Status jedes Projekts erkennen können. .. Sie können Ihr Dashboard auch so organisieren, dass die Projekte nach Status angeordnet angezeigt werden. Das eignet sich hervorragend für Teams, die viele ähnliche Projekte bearbeiten, die an die Freigaben und Deadlines von Kunden geknüpft sind. Auf diese Weise werden Ihnen an einem einzigen Ort alle laufenden Projekte und ihre jeweiligen Status "In Arbeit", "Freigabe ausstehend", "freigegeben" und "erledigt" angezeigt. . Das F&E-Team von Nanometrics konnte seine für Meetings aufgewendete Zeit um 30 Stunden pro Woche reduzieren und viel mehr Freiraum dafür schaffen, sich darauf zu konzentrieren, seine Arbeit zum Abschluss zu bringen. Da alle die aktualisierten Aufgaben-Daten in Wrike nachsehen können, drehen sich die Meetings vielmehr um Entscheidungsfindungen und das Lösen von Problemen als nur die Mitteilung von aktuellen Projektstatus. 3. Meetings über gewonnene Erkenntnisse Das ist von den drei genannten wahrscheinlich der unbeliebteste Kandidat. Diese Art von Meeting ist jedoch von entscheidender Wichtigkeit für den Lernprozess und die Verbesserung Ihrer Vorgehensweisen. Anstelle einer offenen Diskussion bitten Sie alle Mitarbeiter ihre Hindernisse und Probleme in einer Aufgabe aufzulisten, und dann teilen Sie die Aufgabe mit dem Team. Fordern Sie alle dazu auf, ihre gewonnen Erkenntnisse mit den anderen zu teilen und sich darüber zu äußern, an welcher Stelle Prozesse das nächste Mal verbessert werden können. Erkenntnisse bei einem Meeting zu besprechen ist sicherlich hilfreich, heißt aber nicht, dass diese immer umsetzbar sind. Sich daran zu erinnern, was zukünftig geändert werden muss, kann sich als schwierig erweisen, wenn jeder es auf andere Weise dokumentiert. Wenn Sie alles in Wrike notieren, können Sie eine allgemeingültige Methode finden, wie gewonnene Erkenntnisse archiviert und wie sie stets umsetzbar bleiben können, indem zukünftig schnell und einfach auf sie zugegriffen werden kann. Ersetzen Sie Ihr nächstes Meeting durch Wrike! Führen Sie mit Wrike einen Probelauf durch und sagen Sie Ihr nächstes regelmäßig stattfindendes Meeting ab. Lassen Sie uns im Kommentarbereich an Ihrer Erfolgsgeschichte teilhaben, wie Sie Ihre Meetings durch Wrike ersetzt haben!
Das Wrike Playbook: 11 einzigartige Möglichkeiten, wie Sie Wrike verwenden können
In seinem Kern ist Wrike ein einfach zu bedienendes Tool, mit dem das interne Projektmanagement und die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern optimiert werden können, egal ob diese im gleichen Büro sitzen oder auf verschiedene Kontinente verteilt sind. Doch obwohl Wrike als Projektmanagement-Tool begann, ist es heute so vielseitig und flexibel, dass unsere Kunden es mittlerweile dazu nutzen, Probleme in ganz anderen Arbeitsbereichen zu lösen. Wir möchten Ihnen einige dieser einzigartigen Gründe für die Nutzung von Wrike nicht vorenthalten, denn vielleicht trifft eine dieser Geschichten genau den Nerv Ihres Teams. Vielleicht entdecken Sie ja eine gute Lösungsmöglichkeit für ein Problem, dem Ihr Team gerade gegenübersteht. Nehmen Sie sich etwas Zeit und blättern Sie das Wrike Playbook durch, um zu erfahren, wie Wrike Ihrem Unternehmen helfen kann, Ihre Arbeitsweise zu verbessern: Das Wrike Playbook - 11 Möglichkeiten, wie Sie Arbeit mit Wrike noch besser erledigen können Hier nun 11 fantastische Gründe, die Kunden dazu bewogen haben, Wrike zu verwenden. Manchmal implementieren Wriker sogar mehrere dieser Arbeitsabläufe (oder alle) in ihrem Account, so können sie den Bedürfnissen verschiedener Teams entgegenkommen. Projektmanagement: Verwalten Sie Projekte - ob groß oder klein Zusammenarbeit im Team: Führen Sie Diskussionen direkt neben der zugehörigen Aufgabe durch Veröffentlichung von Inhalten: Erstellen Sie einen vollständigen Arbeitsablauf für das Veröffentlichen von Blogbeiträgen, Multimedia usw. Produktentwicklung: Entwerfen Sie einen Produktlebenszyklus Veranstaltungsmanagement: Planen und koordinieren Sie alle variablen Aspekte einer Veranstaltung Einarbeitung und Schulung: Ermöglichen Sie neuen Mitarbeitern einen schnellen Einstieg Einfache To-do-Liste: Listen Sie Ihre schnell und einfach zu erledigenden Aufgaben und Routinearbeiten auf Produktivitätshilfe: Sammeln Sie alle Ihre Gedanken und Ideen an einem einzigen Ort Ziele & Schlüsselergebnisse: Verfolgen Sie Ihre eigenen und die Ziele Ihres Unternehmens Referenzordner: Erstellen Sie Lesezeichen für alle Ihre Lieblingsseiten und teilen Sie diese Intranet/informeller Kaffeeklatsch: Chatten Sie über das Wetter oder neueste Katzenvideos Optimieren Sie Wrike für Ihre Bedürfnisse Hat dieser Beitrag Sie dazu inspiriert, Wrike noch umfassender an Ihre Bedürfnisse anzupassen? Dann müssen Sie unbedingt diesen Blog-Post mit noch mehr einzigartigen Anwendungsfällen lesen: 12 Möglichkeiten für die Nutzung von Wrike, auf die Sie selbst nie gekommen wären.
Wie Sie sinnvoll Prozesse für Ihr Team definieren
"Wenn du immer das tust, was du schon immer getan hast, wirst du immer nur das erreichen, was du schon immer erreicht hast."~ Unbekannt Obwohl Uneinigkeit darüber besteht, von wem dieses Zitat stammt (die Quellenangaben reichen von Henry Ford bis zu Tony Robbins), besteht kein Zweifel daran, dass es sich hierbei um eine bedeutungsvolle Aussage handelt. Viel zu oft weisen Teamleiter und Führungskräfte ihre Teams dazu an, an den gleichen überholten Prozessen festzuhalten - erwarten jedoch bessere Ergebnisse. Arbeitsprozesse sind die Knotenpunkte, die alles zusammenhalten und sicherstellen, dass Aufgaben auf systematische und organisierte Weise, mit so wenig Unterbrechungen wie möglich, erledigt werden. Fakt ist: Ihre Prozesse dürfen nicht einmal festgelegt und dann für alle Zeit als gültig erachtet werden. Sie müssen sie fortlaufend überdenken, um die Aspekte zu erkennen, die nicht gut funktionieren, und dann diese Informationen nutzen, um bessere Verfahrensweisen für Ihr Team einzuführen. Veränderung ist die einzige Konstante in Ihrem Team und Ihre Prozesse müssen genau das widerspiegeln. Wie gehen Sie bei der Bestimmung der Arbeitsprozesse Ihres Teams vor und optimieren sie dann entsprechend? Jetzt erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen: Was sind Arbeitsprozesse? Das Baldridge Glossary erklärt: "Der Begriff 'Arbeitsprozesse' bezieht sich auf Ihre wichtigsten internen Wertschöpfungsprozesse. Es sind die Prozesse, die die Mehrheit der Arbeitskräfte Ihres Unternehmens involvieren und einen Mehrwert für Kunden, Stakeholder und Shareholder produzieren." Reduzieren wir das auf eine unkompliziertere Definition: Ihre Arbeitsprozesse sind Standardverfahren, mit denen Sie Ihre wichtigen Aufgaben erledigen. Ob es darum geht, regelmäßig einen bestimmten Report zu erstellen oder ein komplett neues Produkt auf den Markt zu bringen - im Normalfall ist ein systematischer Informationsfluss und ein standardisierter Aufgabenblock vorhanden, der von Ihrem Team erledigt werden muss. Warum sind diese Prozesse wichtig? Sie sorgen dafür, dass Ihr gesamtes Team auf dem gleichen Stand ist und gewährleisten, dass alle eine klare Vorstellung davon haben, was erreicht werden muss und welche Rolle ihre Arbeit im Gesamtbild einnimmt. "Als Unterstützung für die Durchführung bestimmter Aufgaben brauchen Teams operative Anleitung. Das heißt, sie benötigen etwas oder jemanden, der ihnen sagt, was genau sie tun sollen und wann", erklärt Watts S. Humphrey in seinem Artikel für das Carnegie Mellon University Software Engineering Institute. "Das ist die Aufgabe eines operativen Prozesses. Er bietet eine einfache und kurze Beschreibung der Schritte, die für die Durchführung eines bestimmten Arbeitsauftrags erforderlich sind." Prozesse sind jedoch nicht dafür ausgelegt, zu stagnieren - sie sollten sich verändern, sobald sich Ihr Team, Ihre Ziele und Ressourcen verändern. Und um Ihre Arbeitsprozesse anpassen zu können, müssen Sie zuallererst Ihre aktuellen Prozesse ermitteln. Wie Sie Ihren derzeitigen Arbeitsprozess ermitteln Einige Menschen meinen, es sei ein einfaches Unterfangen, die genaue Arbeitsweise ihres Teams zu bestimmen. Sie könnten jedoch überrascht sein, wie viel ungesagt (und undokumentiert) bleibt - besonders wenn Sie langjährige Teammitglieder haben, die einfach wissen, wie sie vorgehen müssen, ob sie nun dementsprechende Anweisungen erhalten haben oder nicht. Möchten Sie Ihre aktuellen Prozesse also in den Mittelpunkt rücken, dann bedeutet das für Sie schon ein wenig Arbeit. So gehen Sie dabei vor: 1. Involvieren Sie Ihr Team Ihr hauptsächliches Ziel besteht nicht darin, sich von Ihrem Schreibtisch aus einen großflächigen Überblick zu verschaffen, sondern darin, tiefgehende Einblicke in den Aufgaben- und Informationsfluss in Ihrem Team zu erhalten. Das bedeutet, dass Sie eng mit Ihren Teammitgliedern zusammenarbeiten müssen, um deren Arbeitsweise wirklich zu verstehen. Schließlich sind sie diejenigen, die es Tag für Tag knietief mit Ihren Prozessen zu tun haben. "Beginnen Sie mit einem bekannten Geschäftsprozess wie 'Wir kassieren Geld von unseren Kunden und bezahlen dann die Rechnungen'", sagt Will Bachman, Mitbegründer von Umbrex und ein von McKinsey geschulter Experte für operative Prozesse. "Bitten Sie dann die Person, die für den Geldeingang verantwortlich ist: 'Führen Sie mich Schritt für Schritt durch Ihren Teil des Prozesses.' Sobald diese Person irgendwelche Informationen erwähnt, die sie von jemand anderem erhält, fragen Sie: 'Wie erhalten Sie diese Informationen? Von wem erhalten Sie sie?'" Dann wenden Sie sich an die erwähnte Person und wiederholen die gleichen Fragestellungen. "Verfolgen Sie die gesamte Kette zurück bis zu dem Verkaufsangestellten, der das Produkt zu Beginn verkauft hat", sagt Bachman. Dieser Ansatz scheint so offensichtlich zu sein, dass es schon fast wehtut. Sie wären jedoch überrascht, wie viele Manager Erkenntnisse über ihr Team nicht mit einbeziehen, wenn sie mit einem neuen Prozess vorandrängen. Nehmen Sie sich die Zeit, diesen Informationen nachzulaufen - es wird Ihnen definitiv dabei helfen, tief in Ihre aktuellen Prozesse einzutauchen. 2. Erstellen Sie ein Ablaufdiagramm Mit den Informationen, die Sie in diesem ersten Schritt entdeckt haben, erstellen Sie eine visuelle Darstellung des Prozesses, die Ihnen als Orientierungshilfe dient. "Beginnen Sie mit einem einfachen Ablaufdiagramm", erklärt Ilene Marcus, Gründerin und CEO von Aligned Workplace. "Die Art und Weise, wie Sie den Ablauf organisieren und konzipieren, ermöglicht es Ihnen, die Unterbrechungen zu erkennen und den Rahmen für die Umsetzung der Veränderung festzulegen." Die Erstellung eines Ablaufdiagramms (auch bekannt als Darstellung des Geschäftsprozesses) erfreut sich in der Geschäftswelt immer größerer Beliebtheit."Der Zweck besteht darin, ein tiefgehendes Verständnis der Prozesse, Mitarbeiter, Inputs, Kontrollen und Outputs zu erhalten und diese wenn möglich zu vereinfachen, effizienter zu gestalten und/oder die Prozessergebnisse zu verbessern", erklärt dieser Beitrag für LucidChart sehr eloquent. Scheuen Sie sich also nicht davor, kreativ zu werden und Ihre Prozesse künstlerisch in Szene zu setzen. Diese visuelle Darstellung wird Ihnen beim nachfolgenden Schritt von großer Hilfe sein. Sie sind von dem Nutzen einer bildlichen Darstellung noch nicht überzeugt? Sehen Sie, was herauskommt, wenn Tom Wujec Menschen darum bittet, den Vorgang aufzuzeichnen, wie man Brot toastet: 3. Decken Sie Probleme auf Denken Sie daran: das Ziel Ihrer Prozessermittlung lag nicht nur darin, die Abläufe zu erkennen, sondern auch wie sie verbessert werden können. Das heißt, abgesehen von der Klarstellung des Prozesses müssen Sie auch ermitteln, wo es zu Stolpersteinen kommen könnte. Die zwei vorgenannten Schritte, erleichtern es Ihnen, fehlende Aspekte oder nicht nach Plan laufende Bereiche zu entdecken. Nehmen wir wieder unser "Zahlungseingangs-Beispiel" von oben. Schnell stellen Sie fest, dass die Person, die dafür verantwortlich ist, mithilfe der erhaltenen Gelder Rechnungen zu bezahlen, Monat für Monat damit kämpft, hierfür grünes Licht von der Person zu erhalten, bei der das Geld von den Kunden eingeht - sie hat es fortlaufend mit diesem Hemmnis zu tun, das sie an ihrer Arbeit hindert. Dokumentieren Sie diese Schwierigkeiten (und alle sonstigen auftretenden Probleme!), so vergessen Sie nicht, sich damit zu befassen, wenn Sie den neuen Prozess erstellen. "Das Dokumentieren und Wissen, wo genau Krisenherde vorhanden sind, hilft Ihnen, diese zu umgehen und Bedenken von Mitarbeitern einzubeziehen, die bei der Einführung des neuen Prozesses wichtig sind", fügt Marcus hinzu. Die Aufstellung eines besseren Prozesses Jetzt wo Sie verstehen, wie Ihr aktueller Arbeitsprozess aussieht und welche Bereiche der Verbesserung bedürfen, ist es an der Zeit mit dem nächsten Schritt zu starten: der Aufbau eines Arbeitsablaufes, der besser für Ihr Team geeignet ist, und die Bewältigung von betrieblichen Problemen, die den Ablauf verlangsamen. 1. Stellen Sie Fragen Genauso wie bei der Ermittlung der aktuellen Prozesse, besteht Ihr erster Schritt bei der Festlegung eines neuen Prozesses darin, sich mit Ihren Teammitgliedern zusammenzusetzen. Führen Sie mit ihnen ein offenes und ehrliches Gespräch. Warum treten bestimmte Hindernisse auf? Gibt es etwas Bestimmtes, das sie für die reibungslose Erledigung ihrer Aufgaben benötigen, jedoch zurzeit nicht erhalten? Was würde ihnen ihre Arbeit erleichtern? Genau zu verstehen, welche Bedenken vorhanden sind, warum sie auftreten und wie sie behoben werden können, hilft Ihnen bei der Aufstellung und Implementierung eines neuen Prozesses, der diese Probleme wirklich löst und sie nicht nur verdeckt. 2. Erstellen Sie ein neues Ablaufdiagramm Beim Entwurf eines neuen Prozesses hilft Ihnen das Erstellen einer weiteren visuellen Darstellung dabei, zu gewährleisten, dass Sie alle Probleme berücksichtigen, auf die Sie während Ihrer Nachforschungen gestoßen sind. Sie brauchen jetzt jedoch nicht glauben, dass dieser Prozess übermäßig aufwendig oder formell gestaltet sein muss. Solange Sie den neuen Prozess auf eine Weise zu Papier bringen, dass Ihr Team ihn versteht, sind Sie auf dem richtigen Weg. Wenn Sie sich über die Erstellung des neuen Arbeitsablaufes Gedanken machen, dann "entwerfen Sie den Prozess so, als würden Sie ein neues Unternehmen aufbauen, für das Ihnen großartige Ressourcen zur Verfügung stehen", sagt Daniel Feiman, Geschäftsführer von Build it Backwards. Dies hilft Ihnen, irgendwelche in Ihrer Vorstellung existierenden Barrieren abzuschütteln, die Sie beim Entwurf Ihres Flussdiagramms einschränken. So gestalten Sie dann einen Prozess, der die Arbeitsweise Ihres Teams tatsächlich verbessern wird. 3. Starten Sie von hinten Wer einen komplett neuen Prozess aufstellen muss, kann sich leicht überfordert fühlen. Die beste Vorgehensweise ist es tatsächlich, von hinten an die Sache heranzugehen und sich rückwärts zu bewegen. "Beginnen Sie mit dem Ziel oder Ergebnis des Prozesses und fragen Sie: 'Was müssen wir tun, um dieses Resultat zu erreichen?'", sagt Michael Clingan, Gründer von The Claymore Group. "Gehen Sie bei jeder nachfolgenden Antwort genauso vor, bis der Prozess vollständig definiert ist. Das Team entwickelt den Prozess vom Endergebnis zurück bis zum ersten Schritt." Sagen wir, Sie möchten den Prozess darstellen, wie Ihr Content-Team einen Blogbeitrag erstellt. Statt zurück zum Anfang zu springen, beginnen Sie mit dem Endergebnis: ein Beitrag wird veröffentlicht. Welcher Schritt geht dem voraus? Der Veröffentlichungszeitpunkt wird geplant. Und davor? Er wird final gegengelesen. Und davor? Bilder werden hinzugefügt. Gehen Sie Schritt für Schritt zurück durch jedes kleinste Teil des Puzzles bis Sie den Anfangspunkt erreicht haben - die Auswahl einer Blogbeitrags-Idee. Clingan empfiehlt Folgendes: Sobald der Entwurf des neuen Prozesses abgeschlossen ist, sollten Sie diesen überprüfen und verbessern, indem Sie auf die folgenden drei Szenarien achten: Etwas könnte oder sollte geschehen, tut es aber nicht. Etwas sollte nicht geschehen, tut es aber doch. Sie wissen nicht, was geschieht. 4. Reduzieren Sie den Umfang Selbst mit den oben genannten Schritten können Sie immer noch mit einem aufgeblähten, viel zu komplizierten Prozess enden. "Die meisten Prozesse können in maximal sechs Schritte unterteilt werden - auch wenn wir wissen, dass dies viele Variablen und Teilschritte einschließt", sagt Marcus. Deshalb ist es wichtig zu versuchen, den Umfang Ihres Prozesses zu verringern und ihn so weit wie möglich zu vereinfachen. "Es ist immer besser, die Öffnungszeiten auf der Website anzugeben, als ein sehr effizientes Verfahren dafür auszuarbeiten, die Öffnungszeiten am Telefon ansagen zu lassen", gibt Bachman als Beispiel an. Tipp: Suchen Sie nach Bereichen, in denen Sie bestimmte Tätigkeiten nur durchführen, weil Sie das schon immer so getan haben - das könnten Aufgaben sein, die komplett weggelassen werden können. Tipp: Halten Sie die Augen offen nach Bereichen, in denen ein Bestandteil des Prozesses durch zu viele Hände läuft. Oftmals gilt: Je weniger Leute an der Bearbeitung einer bestimmten Aufgabe beteiligt sind, desto besser. Tipp: Stellen Sie sich immer wieder die Frage, ob die Arbeitsweise nicht noch verbessert werden könnte. Nur weil die Aufgaben immer vollständig erledigt werden, heißt das nicht, dass dies auf die effizienteste und effektivste Art und Weise geschieht. Regelmäßiges Überprüfen und Dazulernen ist die einzige Möglichkeit, Prozesse zukünftig zu verbessern. Den Übergang erleichtern: So führen Sie neue Prozesse ein Obwohl ein neuer Prozess dafür entwickelt wurde, Ihrem Team die Arbeit zu erleichtern und regelmäßig auftretende Probleme zu beheben, müssen Sie immer mit Widerstand gegen Veränderungen rechnen. Sie werden auf Unwillen oder Unentschlossenheit stoßen, wenn Sie einen neuen und verbesserten Prozess vorstellen. Aus diesem Grund müssen Sie offen mit Ihren Teammitgliedern kommunizieren und sie, wie bereits empfohlen, in den Veränderungsprozess involvieren. Noch bevor Sie diese neue Vorgehensweise implementieren, sollten Sie ein Meeting mit den Teammitgliedern durchführen, die von diesem neuen Prozess betroffen sind. Nehmen Sie sich die Zeit zu erklären, warum diese Veränderung notwendig war - sprechen Sie hierbei unbedingt die von Ihnen erkannten Herausforderungen und Probleme an - und bitten Sie dann um Fragen oder Vorschläge zu dem neuen Prozess. Je mehr Leute verstehen, warum die Änderung vorgenommen wurde und inwiefern sie ihnen hilft, desto entgegenkommender und engagierter werden sie sein. Fazit Ihre Arbeitsprozesse sind die Art und Weise, wie Sie Ihre Arbeit erledigen. Diese dürfen jedoch nicht unveränderlich sein, denn Veränderung ist die einzige wahre Konstante in Ihrem Team. Teammitglieder kommen und gehen. Neue Technologien und Tools werden eingeführt, während andere abgesetzt werden. Ziele ändern sich fortlaufend. Wenn Sie es verpassen, Ihre Prozesse an diese Veränderungen anzupassen und sie zu verbessern, dann hat dies zwangsweise Frustration, Unordnung und Auseinandersetzungen zur Folge. Anstatt einfach nur zu hoffen, dass sich Ihre Teammitglieder und somit auch Ihre Prozesse irgendwie von alleine an Veränderungen anpassen, müssen Sie proaktiv auf Veränderungen reagieren, indem Sie aktuelle Prozesse ermitteln und neue entwickeln, damit die Aufgaben Ihres Teams unkompliziert und vorhersehbar bleiben. Fassen wir noch einmal zusammen, wie Sie hierbei vorgehen: Ermitteln Sie Ihren aktuellen Arbeitsprozess: Nehmen Sie die Hilfe Ihres Teams in Anspruch, um ein umfassendes Verständnis zu erhalten. Erstellen Sie ein Ablaufdiagramm, um eine visuelle Darstellung Ihres Prozesses zu erhalten. Lokalisieren Sie Probleme und Stolpersteine in Ihrem aktuellen Prozess. Erstellen Sie einen besseren Prozess: Stellen Sie Fragen, nicht nur, um zu verstehen, welche Probleme mit einem Prozess behoben werden müssen, sondern auch, warum diese überhaupt erst entstehen. Erstellen Sie ein neues Ablaufdiagramm, um eine bildliche Darstellung Ihres neuen Prozesses zu erhalten. Gehen Sie rückwärts durch Ihren neuen Prozess und verfolgen Sie alle Schritte vom Endergebnis zurück bis zum Anfangspunkt. Reduzieren Sie den Umfang, damit Sie nicht mit einem zu komplexen oder komplizierten Prozess enden. Nutzen Sie diese Informationen, um Ihre aktuellen Prozesse zu bestimmen und die erforderlichen Anpassungen vorzunehmen. So können Ihre Teammitglieder effektiv, effizient und organisiert arbeiten, egal was zukünftig noch auf sie zukommt! Biografie der Autorin: Kat Boogaard (@kat_boogaard) ist ein Autorin bei Midwest und schreibt über Themen wie Karriere, Selbstentwicklung und Freelancer. Außerdem ist sie Kolumnistin bei Inc.com, schreibt für The Muse, ist Karriere-Redakteurin bei The Everygirl und überall im Web mit ihren Beiträgen vertreten.
So entwickeln Sie sich von prähistorischen Tools zur Nutzung von Wrike weiter
Vor Kurzem haben wir über die zwangsläufig in jedem Büro anzutreffenden "Arbeits-Dinosaurier" gesprochen - diese von uns genutzten überholten Tools und Prozesse, die längst nicht mehr so effektiv sind, wie sie es früher einmal waren. Hierzu gehören die Verwendung von E-Mails für das Verwalten von Projekten oder das Nutzen von Tabellen für die Nachverfolgung von Aufgabenstatus und das Abhalten von allwöchentlichen oder sogar täglichen Status-Meetings, um Projektfortschritte von Angesicht zu Angesicht zu besprechen.