Zeit sparen durch Automatisierung von Arbeitsabläufen

18. November 2021 - 10 Min. Lesezeit

Brandon Weaver

In Teil 1 unserer Reihe zur Auswahl der besten CWM-Lösung haben wir festgestellt, dass eine zentralisierte Projekteingangsmethode und die übersichtliche Dokumentation von Arbeitsabläufen wesentlich zur Effizienzsteigerung Ihres Teams beitragen. Denn sind diese Voraussetzungen nicht gegeben, kann es schwierig werden, den Überblick zu behalten, Projekte über mehrere Systeme hinweg richtig zu verwalten und Stakeholder zu erreichen. In Teil 2 haben wir uns mit den negativen Auswirkungen von langsamen Freigabeprozessen und isolierten Teams auseinandergesetzt.

Ergänzend zu diesen Inhalten wollen wir uns heute den Vorteilen der Prozessautomatisierung und des intelligenten Arbeitens widmen.

Problem: Repetitive Aufgaben können nicht automatisiert werden

Die meisten Projekte und Aufgaben durchlaufen eine vorhersehbare Abfolge von Phasen. Dabei fallen immer auch repetitive Arbeiten an – vom Zuweisen von Aufgaben an den richtigen Teamkollegen über das Verschieben von Elementen in die nächste Projektphase bis hin zum Abschließen und Archivieren von Projekten. Hoher administrativer Aufwand bedeutet, dass Zeit für produktive Aktivitäten wie das Durchführen von Kundenbefragungen und Fallstudien oder das Verfassen von Blogartikeln mit Produktankündigungen fehlt. Warum also nicht Software einsetzen, die Aufgaben direkt an die zuständige Person weiterleitet und automatisch entsprechende Benachrichtigungen versendet? Der Arbeitstag ist zeitlich begrenzt, und Teams sollten keine Sekunde mit administrativen Aufgaben verschwenden, die genauso gut auch automatisiert erledigt werden können.

Problem: Die Skalierung erfolgt zu langsam

Wachstum ist nicht selten Segen und Fluch zugleich. Zum einen wachsen mit den Teams auch die Umsätze, doch zum anderen steigt auch die Arbeitslast, was unter Umständen zu Engpässen und einer erschwerten Ressourceneinsatzplanung führen kann. Je größer der Druck, desto weniger Zeit können die Mitarbeiter dafür aufbringen, aus Unmengen von Daten die richtigen Insights für ihre Entscheidungsfindung herauszusuchen. Das Ergebnis: Die Zusammenarbeit wird komplizierter und die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben verschwimmen.

Ein Mehr an Arbeit bedeutet, dass es für Projektverantwortliche und -manager schwieriger wird, die Fortschritte grob gefasster Initiativen und detailliert ausgearbeiteter Aufgaben manuell zu verfolgen und zu analysieren. Auch die Evaluierung des Risikos stellt eine Herausforderung dar. Die Beurteilung von Risiken allein anhand von Intuition und Erfahrung ist nicht sehr effektiv und bei umfassenden Projekten nahezu unmöglich.

Projektverantwortliche und -manager benötigen eine effiziente Methode für die sofortige Erkennung und Priorisierung gefährdeter Initiativen, ohne Rücksprache mit Teammitgliedern halten und mehrere Projektebenen durchgehen zu müssen. Sobald ein potenzielles Risiko erkannt ist, brauchen sie Informationen, damit sie die Ursache präzise bestimmen und Entscheidungen über die nächsten Schritte treffen können, wie z. B. Benachrichtigung der Stakeholder, Beseitigung von Engpässen, Anpassung der Ressourcen oder Aktualisierung der Zeitleisten.

Maschinelles Lernen und KI dringen immer stärker in unseren Alltag vor. Smarte Geräte helfen uns, den Überblick über unsere Termine zu behalten, und ermöglichen es, Erinnerungsnachrichten einzurichten. Im Kundendienst kommen häufig Hilfe-Bots zum Einsatz, und unsere meistgenutzten Anwendungen wie Gmail, LinkedIn oder Messaging-Apps verfügen über Funktionen zum Versenden von automatisch generierten Antworten. All diese Technologien unterstützen uns dabei, effizienter und besser vernetzt handeln zu können. Warum sollte das am Arbeitsplatz anders sein? Tools zur Automatisierung von Arbeitsabläufen ermöglichen Ihren Teams, Höchstleistungen abzurufen.

Mitunter bringen steigende Arbeitslast und intensivere Zusammenarbeit auch eine wahre Flut an Benachrichtigungen mit sich, auf die es rasch zu reagieren gilt. Bemerkenswert ist dies nicht zuletzt deshalb, weil berufliche Kommunikation meist kurz ist und einfache Entscheidungen erfordert, aber dennoch viel Zeit und manuellen Aufwand beansprucht. Außerdem stehen die Empfänger unter großem Druck, schnell zu antworten, auch wenn sie nebenher an anderen Aufgaben arbeiten. Viele fühlen sich angesichts der großen Zahl an Benachrichtigungen überfordert. Sie benötigen eine Software, die es ermöglicht, Arbeitsabläufe zu automatisieren und Projekte mit möglichst geringem Aufwand voranzutreiben.

Selbst in Zeiten der digitalen Transformation finden längst nicht alle arbeitsrelevanten Prozesse im digitalen Raum statt. Haben Sie auch immer wieder mit ausgedruckten Dokumenten oder handgeschriebenen Notizen von Kollegen zu tun, die Sie mit dem restlichen Team teilen müssen? Selbst wenn Sie die Datei digitalisieren und hochladen könnten, wäre die Bearbeitung sehr mühsam. In verteilten Teams ist eine solche physische Zusammenarbeit oft alleine deshalb schon nicht realistisch, weil die Mitglieder nicht über die technischen Mittel verfügen, um ausgedruckte Materialien zu digitalisieren.

Wrike bietet Lösungen für gängige Probleme

Wrike Integrate, unser Software-Add-on für die Automatisierung komplexer Arbeitsabläufe mit mehreren Apps, automatisiert zusammen mit unserer neuen Automation Engine wiederholbare Prozesse innerhalb von Wrike.

Die Automation Engine kann ihre am häufigsten genutzten Arbeitsabläufe automatisieren und so den Zeitaufwand für Routinearbeiten minimieren. Basierend auf Wenn/dann-Logik können Account-Administratoren nun Automatisierungsregeln mit Triggern und Aktionen festlegen, um benutzerdefinierte Erinnerungen und Benachrichtigungen zu erstellen, Arbeit zu verschieben und zu organisieren, Arbeitsstatus und -zuweisungen zu aktualisieren, Freigabe-Arbeitsabläufe einzuleiten und Maßnahmen auf Grundlage von Projektrisiken zu ergreifen. Zum Erstellen der Automatisierungsregeln sind keine Programmierkenntnisse erforderlich.

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Sie ermöglicht es, Teams von Routineaufgaben freizuspielen, Fehler zu minimieren, Prozesse zu optimieren und Jahr für Jahr hunderte Stunden pro Teammitglied einzusparen – eine äußerst wirksame Methode zur Steigerung der Produktivität.

Projektrisiko-Prognose

Die in Wrike integrierte Work Intelligence umfasst Projektrisikoprognosen, die es ermöglichen, mithilfe von maschinellem Lernen potenzielle Projektverzögerungen vorherzusagen und die Projektverantwortlichen und Teamleiter auf mögliche Ursachen hinzuweisen. Dadurch können sie schnell Maßnahmen einleiten, um Verzögerungen zu reduzieren oder zu vermeiden. Unsere Automatisierungssoftware nutzt Indikatoren wie Start- und Abschlussdaten, über Projektfristen hinausgehende Aufgaben sowie vorherige Ergebnisse ähnlicher Projekte, um mittlere und hohe Risiken zu evaluieren. Anschließend versendet sie E-Mail-Übersichten, um die Nutzer zu warnen. Die Prognosen können in die Automation Engine eingegeben werden, um je nach Projektrisiko automatisch unterschiedliche Szenarien zu aktivieren.

Smarte Antworten

Mit Smart Replies von Wrike können Nutzer ihre Projekte rasch vorantreiben, indem sie auf Benachrichtigungen mit automatisierten Antworten reagieren. Die mithilfe von maschinellem Lernen generierten Antworten basieren auf dem Kontext der Unterhaltung. Nutzer haben für jede @Erwähnung in ihrer Wrike Inbox die Wahl aus bis zu drei Antworten.

Dokumentenverarbeitung

Physische Dokumente können jetzt auf einfache Art und Weise mit dem Team geteilt werden. Die neue Wrike-Funktion für die Dokumentenverarbeitung verwandelt ausgedruckte Dokumente und handgeschriebene Notizen mittels optischer Zeichenerkennung in digitale, bearbeitbare Textdateien. Scannen Sie einfach den Text mit der Kamera Ihres Mobilgeräts, speichern Sie die Datei als Aufgaben-Anhang und laden Sie sie in Wrike hoch.

House of Design automatisiert den Arbeitsablauf

Ryan Okelberry, COO/Principal bei House of Design erklärt, wie die Automatisierung von Wrike die Arbeitsabläufe seines Teams beschleunigt:

„… [Wrike] ist so einfach, dass wir auch ohne große Programmierkenntnisse schnell und einfach Lösungen erstellen können. Gerade die Möglichkeit, kleinere Abläufe zu automatisieren, macht die Wrike-Plattform so stark.“

Intelligenter arbeiten mit Automatisierung

Arbeitsabläufe automatisieren, gefährdete Aufgaben identifizieren, Reaktionsschnelligkeit steigern und gemeinsam an physischen Dokumenten arbeiten – mit der Automation Engine und der leistungsstarken Work Intelligence von Wrike kein Problem. Probieren Sie Wrike und starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testphase. Außerdem empfehlen wir unser neues E-Book Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them, in dem Sie erfahren, welche vier Bereiche bei der Evaluierung von CWM-Lösungen beachtet werden müssen und welche 16 Funktionen Ihnen helfen, Ihre Wachstumsambitionen umzusetzen.

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Brandon Weaver

Brandon Weaver is a former Senior Content Marketing Manager of Wrike. Early in his professional career, he worked with Conan O’Brien and ate breakfast at his house. He shares a birthday with Elvis, loves traveling, appreciates a great tagline, has a healthy obsession with the Golden State Warriors, and his favorite quote is “Keep smiling, it looks good on you.” At Wrike, he wrote about collaboration, project management, and how automation makes work not only easier, but better. Isn’t that what we’re all here for?

#Arbeitsmanagement #Kommunikation #Wrike Funktionen

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2 essenzielle Funktionen von CWM-Lösungen: Verbesserte Zusammenarbeit und beschleunigte Asset-Freigaben

Damit Teams schneller arbeiten und gute Ergebnisse abliefern können, müssen zwei grundlegende Voraussetzungen erfüllt sein: Erstens müssen die Teams in der Lage sein, asynchron miteinander zu kommunizieren. Ohne eine benutzerfreundliche, von der Führungsebene vorgegebene Kommunikationsmethode ist die Möglichkeit, effektiv zusammenzuarbeiten, stark eingeschränkt. (Ein besonders großer Produktivitätskiller ist die Zeit, die Mitarbeiter mit der Suche nach aktuellen Informationen in Slack, E-Mails und anderen Kanälen verbringen.) Zweitens müssen alle Beteiligten dieselbe kollaborative Arbeitsmanagementplattform nutzen, um möglichst unkompliziert Feedback geben und Freigaben erteilen zu können. Fehlt eine dieser beiden Komponenten (oder sogar beide), drohen Produktivitätseinbußen und der Zerfall des Teams. In Teil 1 unserer Serie zur Auswahl der besten CWM-Lösung haben wir uns mit den vier großen Problemen auseinandergesetzt, mit denen moderne, stark wachsende Unternehmen konfrontiert sind: Unklar definierte Prozesse erschweren die Annahme und Zuweisung von Arbeitsanfragen. Die Verwaltung von Arbeitsabläufen in Tabellen ist zeitaufwendig und ineffizient. Intransparente Projektfortschritte führen zur Isolation von Teams. Verwendung einer großen Zahl von Tools führt zu unterschiedlichen Informationsständen bei den Teammitgliedern. In Teil 2 beschäftigen wir uns damit, wie Teams ihre Zusammenarbeit verbessern und Freigabeprozesse beschleunigen können. Problem: Größere Zahl von Tools ist nicht die Lösung Gewisse Technologien wie Slack, Zoom, Microsoft Teams oder E-Mail werden in vielen Unternehmen von so gut wie allen Mitarbeitern genutzt. Daneben gibt es spezifische Software, die nur von einzelnen Teams mit Zugriffsrechten genutzt werden. 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Klar ist jedoch auch, dass dies nur ein Aspekt der Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern sein kann. Filesharing-Funktionalitäten und die Möglichkeit, in einer gemeinsamen Benutzeroberfläche Feedback zu HTML- und Design-Assets zu geben, sind ebenso unerlässliche Komponenten. Verfügt die Software Ihres Anbieters über keine derartigen Optionen, so müssen die entsprechenden Vorgänge in verschiedenen Plattformen erfolgen und es besteht das Risiko, dass wichtiges Feedback zwischen den Systemen verlorengeht. Problem: Freigabe von Design-Assets dauert zu lange Marketingkampagnen werden erst dann gestartet, wenn alle Assets in finaler Ausführung vorliegen, sodass ein einzelnes nicht freigegebenes Asset zur Verzögerung einer ganzen Kampagne führen kann. Sind die Assets auf verschiedene Systeme verteilt, kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten. Ein langwieriger Freigabeprozess ist die Folge, insbesondere dann, wenn mehrere Stakeholder ihre Genehmigung erteilen müssen und nicht alle Tools für alle Beteiligten zugänglich sind. Genehmiger müssen also Zugriff auf dieselbe Software haben und in der Lage sein, in Echtzeit miteinander zu kommunizieren. Im Idealfall ist auch die Versionsgeschichte für alle einsehbar, um Neuerungen auf einen Blick sichtbar zu machen. Für Design-Feedbacks ist es hilfreich, einzelne Bereiche hervorheben und direkt mit Verbesserungsvorschlägen versehen zu können, anstatt mit Screenshots arbeiten zu müssen. Zudem sollten in Ihrem CWM etablierte Arbeitsabläufe definiert sein, die es ermöglichen, Assets (und Projekte) automatisch an die nächste Person weiterzuleiten bzw. in die nächste Produktionsphase zu verschieben. Wrike: Zusammenarbeit liegt in unserer DNA Die @Erwähnungsfunktion bietet eine einfache Möglichkeit, einzelne Personen auf eine wichtige Unterhaltung oder Nachricht aufmerksam zu machen. Während manche kollaborativen Arbeitsmanagement-Tools @Erwähnungen von Kollegen nur in begrenzten Bereichen zulassen, ist in anderen die Zusammenarbeit auf Projekt- oder Ordnerebene keine Option. Rasch wachsende Unternehmen und Enterprise-Teams benötigen mehr. Selbstverständlich verfügt Wrike über eine @Erwähnungsfunktion, doch nicht nur das: Unterhaltungen werden auf Ordner-, Projekt-, Aufgaben- und Teilaufgabenebene organisiert. Beschreibungen werden über den jeweiligen Threads organisiert und unterstützen Echtzeitbearbeitung durch mehrere Nutzer. Darüber hinaus verfügen viele Teams auch über Dateien an separaten Speicherorten, die im Rahmen von Projekten mit anderen Stakeholdern geteilt werden müssen. Die Filesharing- und Uploading-Funktionen von Wrike nehmen Dateien von Ihrer Festplatte, Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft One Drive, SharePoint, YouTube und Website-Links ebenso an wie von den Digital-Asset-Management-Anbietern MediaValet und Bynder. Egal, welche Datenquelle Sie nutzen, mit Wrike ist der Upload kein Problem. Kampagnen zeitgerecht starten – mit beschleunigter Asset-Freigabe Nun, da Ihre Datei hochgeladen ist, muss Ihr Team das Asset gemeinsam finalisieren. Die Proofing-Funktionen in Wrike ermöglichen das visuelle Markieren und Vergleichen von Bildern, Videos, PDFs, Word-Dokumenten, PowerPoints und HTML-Inhalten. So werden Bearbeitungs- und Freigabeprozesse beschleunigt und die Produktivität sowie der kreative Output Ihres Teams gesteigert. Markieren Sie Text, klicken Sie auf Bilder oder wählen Sie Zeitmarken, um klare, kontextbezogene Kommentare abzugeben. Beantworten und diskutieren Sie Feedback direkt und schließen Sie Kommentare, wenn Bearbeitungen durchgeführt wurden. Besonders praktisch: Die Funktionen sind direkt in den Anwendungen der Adobe® Creative Cloud® verfügbar, sodass Sie Feedback berücksichtigen und Änderungen vornehmen können, ohne das Fenster oder die Anwendung wechseln zu müssen. Bei Bedarf können Sie auch externe Prüfer von außerhalb Ihres Unternehmens einladen. Ein Passwort gewährleistet den sicheren Zugriff. Aerotek beschleunigt Freigabeprozess mit Wrike Dank Wrike konnte Aerotek seine Planungsphasen um mehrere Wochen verkürzen. Matt Andrews, Marketing Campaign Manager bei Aerotek, über die Proofing-Funktionen: „Die Möglichkeit, Arbeiten im Tool zu prüfen, Anmerkungen zu machen und direkt an das Team zurückzusenden, spart uns viel Zeit … E-Mails können diese Funktionalität nicht bieten. Jetzt können wir einen Teil unserer Meetings ausfallen lassen, alles in einem System erledigen und gleichzeitig die verschiedenen Versionen mit allen Kommentaren und Änderungen festhalten.“ Entdecken Sie die Power von Wrike Zur Evaluierung von CWM-Softwarelösungen gehört mehr als nur das Lesen von Kundenbewertungen und der Vergleich von Funktionalitäten auf einer Preisliste. Es handelt sich um eine Entscheidung, die nicht auf die leichte Schulter genommen werden darf – denn schließlich hängt die Leistungsfähigkeit Ihres Teams davon ab, ob es über ein Tool verfügt, das seine Arbeitsprozesse voll unterstützt. Wir empfehlen unser neues E-Book Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them, in dem wir verraten, was die 16 wichtigsten CWM-Funktionen für schnell wachsende und Enterprise-Teams sind. Egal ob Remote-, hybrides oder Vollzeit im Büro anwesendes Team, eine Verbesserung der Zusammenarbeit und eine Beschleunigung der Freigabeprozesse ist immer ein Gewinn. Probieren Sie Wrike und starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testphase.

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Collaboration-Tools für Teams: Mit Wrike-Funktionen zur erfolgreichen Zusammenarbeit

Im Vergleich zu den Jahren vor der Pandemie arbeiten heute bei weitem mehr Teams von verteilten Standorten aus. Doch das bedeutet nicht, dass es weniger Arbeit zu erledigen gibt. Im Gegenteil, für viele Teams ist das Arbeitsvolumen gleich geblieben oder sogar gestiegen. Ein Mehr an Arbeit bedeutet häufig auch einen Zuwachs an Mitarbeitern – doch nicht immer sind diese im Unternehmen angestellt. Freiberufliche Mitarbeiter und externe Agenturen zählen ebenfalls zum Team und dürfen auf keinen Fall außer Acht gelassen werden, leisten sie doch auch einen wertvollen Beitrag zur Bewältigung der Arbeitslast. Je mehr Arbeit zu erledigen ist und je mehr Personen in den Arbeitsablauf involviert sind, desto schwieriger wird es, die Beteiligten – ob intern oder extern – stets auf dem Laufenden zu halten. Damit kommen wir zu den nächsten Problemen, die wir im Rahmen unserer Serie ansprechen wollen. Problem: Arbeitsabläufe sind nicht transparent genug Jedes Team benötigt einen guten Überblick über anstehende Projekte und muss in der Lage sein, entsprechende Übersichtsdarstellungen sicher mit externen Stakeholdern zu teilen. Können die Stakeholder den Projektfortschritt nicht auf einen Blick erfassen, besteht das Risiko, dass Updates und Fristen versäumt werden. Wird eine Abgabefrist geändert, müssen die davon abhängigen Termine ebenfalls dynamisch angepasst werden. Mit der richtigen Technologie können solche Änderungen automatisch vorgenommen werden, sodass kein manuelles Eingreifen erforderlich ist. So bleibt Ihr Team immer auf dem neuesten Stand. Ein Kalender, in dem die Arbeit des gesamten Teams dargestellt werden kann, ist ein nützliches Tool, um den Fortschritt der verschiedenen Projekte zu beobachten. Zusätzlich müssen einzelne Aufgaben und Projekte jedoch auch auf der Mikroebene überwacht werden. Dies trifft insbesondere dann zu, wenn mehrere Abteilungen beteiligt sind und unterschiedliche Arbeitsabläufe und Berichte berücksichtigt werden müssen. Die ideale Lösung für alle ist also ein System, in dem Arbeit für mehrere Teams eingetragen werden kann, ohne Aufgaben doppelt zu vergeben. Problem: Berichtswesen ist zu kompliziert und ohne Fachkräfte nicht zu bewältigen Kann Ihr Team mit den vorhandenen Collaboration-Tools in wenigen Klicks feststellen, wie viele Projekte neu, in Umsetzung, im Freigabeprozess, abgeschlossen, überfällig und abgebrochen sind? Können Sie Engpässe identifizieren und Probleme lösen, um Verzögerungen bestmöglich zu vermeiden? Wenn Sie eine dieser beiden Fragen mit „nein“ beantwortet haben, ist es an der Zeit, Ihr Reporting zu überarbeiten. Damit Ihr Team Höchstleistungen abrufen kann, benötigen Sie umfassende Transparenz. Doch nicht alle Berichte bieten den erforderlichen Einblick und nicht alle Mitarbeiter haben Zugriff auf separate Business-Intelligence-Tools. Oder beauftragen Sie einen Business-Analysten mit der Erhebung und Analyse Ihrer Daten? Wie dem auch sei, die wöchentliche oder monatliche Erfassung und Auswertung von Daten ist eine mühsame Aufgabe. Ihre Berichte müssen nicht nur die benötigten Informationen liefern, sondern sollten nach Möglichkeit auch visuell ansprechend gestaltet sein – etwa mit Pivot-Tabellen, Kalender-Heatmaps sowie Torten- oder Balkendiagrammen. Interaktivität, dynamische Updates und die Möglichkeit zur individuellen Anpassung sind weitere Pluspunkte, die Ihnen wertvolle Zeitersparnisse bringen und eine zielorientiertere Arbeitsweise ermöglichen. Die Wrike-Lösung In den geteilten Teamkalendern von Wrike werden die Prioritäten der verschiedenen Teammitglieder anschaulich visualisiert. Ist die Arbeit automatisch mit einem geteilten Kalender synchronisiert, können nahende Fristen und demnächst zu erledigende Arbeiten einfach im Blick behalten werden. Die im Online-Collaboration-Tool von Wrike integrierten Kalender lassen sich an die individuellen Bedürfnisse verschiedener Teams anpassen. So kann beispielsweise der Beginn des Wirtschaftsjahrs geändert und zwischen Tages-, Wochen-, Quartals- und Jahresübersichten gewechselt werden. Maximieren und minimieren Sie einzelne Bereiche, um sich einen Überblick über die Arbeitsauslastung verschiedener Abteilungen, Teams und Individuen zu machen, und passen Sie bei drohenden Risiken die Fristen je nach Bedarf an. Auf der Mikroebene steigern die Cross-Tagging-Funktionen in Wrike die teamübergreifende Transparenz, sodass der Fortschritt für alle Beteiligten nachverfolgbar wird. Diese Möglichkeit ist nicht nur auf Aufgaben begrenzt. Teilaufgaben, Ordner, Meilensteine, Phasen und ganze Projekte können mithilfe verschiedener Kategorien in einzelne Arbeitsabläufe aufgegliedert werden. Wollen Sie beispielsweise einen Ordner mit einem Cross-Tag versehen, müssen Sie den Space mit dem gewünschten Ordner auswählen und diese Schritte befolgen: Nutzen Sie das Ordnersymbol in der rechten oberen Ecke in der Listenansicht, um das Info-Panel zu öffnen. Die dem Ordner zugeordneten Tags sind unter dem Titel aufgelistet. Wählen Sie „+“, um einen Tag hinzuzufügen, und suchen Sie in der Dropdown-Liste nach dem gewünschten Ordner. Um einen Tag zu entfernen, klicken Sie auf das „x“ neben dem Tag. Cross-Tagging bringt einen erheblichen Nutzen für Teams und individuelle Mitarbeiter. Egal ob Sie Teil eines Marketingteams sind, das transparenter werden oder tägliche Standup-Meetings zum Status der aktuellen Aufgaben abhalten möchte, oder als Projektmanager in einem PMO damit betraut sind, die fristgerechte Erledigung aller Arbeiten zu überwachen: Mit Tags können Sie die Arbeit für die Projektbeteiligten leichter zugänglich machen. Für viele unserer Kunden hat sich diese Funktionalität als äußerst wertvoll erwiesen. Zwar bieten auch einige unserer Mitbewerber Cross-Tagging-Funktionen an, doch sind diese nur auf Aufgabenebene verfügbar und damit nur begrenzt wirksam einsetzbar. Mit Wrike Analyze erhält Ihr Team volle Visibilität und Zugang zu Business-Intelligence-Funktionen, ohne ein separates BI-Tool nutzen zu müssen. So kann der Projektfortschritt stets unkompliziert überwacht werden. Mit unserem Online-Collaboration-Tool können Sie an Ihre individuelle Situation angepasste Berichte erstellen und aus einer Reihe verschiedener Visualisierungsmöglichkeiten wählen, wie die Ergebnisse dargestellt werden sollen. Jedes Dashboard wird dynamisch aktualisiert, sodass Sie jederzeit Auskunft über die Leistungen Ihres Teams und mögliche Engpässe erhalten können. Topgolf nutzt Kalender und Berichte von Wrike Meredith Selden, Senior Marketing Project Manager bei Topgolf über die Kalender- und Berichtsfunktionen von Wrike: „Wrike ist ideal für komplexe, funktionsübergreifende Projekte, in denen anpassbare Kalender, Dashboards und Berichte benötigt werden, um Projekte und Ergebnisse automatisch in Daten abzubilden ... anwendbar in jeder Abteilung und sowohl im klassischen Wasserfall-Projektmanagement als auch in Kombination mit agilen Methoden.“ Alex Bacon, Assistant Communications Manager bei Moneytree über ihre Erfahrungen mit der Cross-Tagging-Funktion in Wrike: „Dank der Wrike-Plattform konnten wir in nur 2,5 Tagen einen neuen Bereich in unserem Blog erstellen und mit Content füllen. Mit Wrike blieb alles stets gut organisiert und transparent. So konnten wir zu jeder Zeit den Status der verschiedenen Elemente sehen, und mithilfe der Tagging-Funktion konnten wir das Projekt rasch vorantreiben ...“ Transparenz steigern und Aufgaben sicher teilen Ein größeres Arbeitsvolumen bedeutet nicht, dass Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Aufgaben vernachlässigt werden müssen. Ein gutes Collaboration-Tool ist beliebig skalierbar und lässt sich an die individuellen Bedürfnisse Ihres Teams anpassen. Alles andere ist unzufriedenstellend. Wir empfehlen unser neues E-Book Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them, in dem wir verraten, was die 16 wichtigsten Funktionen einer CWM-Lösung sind. Sie haben es bereits gelesen? Dann probieren Sie das Online-Collaboration-Tool von Wrike und sehen Sie selbst, warum bereits 20.000 Kunden unsere Plattform nutzen, um effizienter zu arbeiten, Aufgaben sicher zu teilen und Teammitglieder in Echtzeit über den Projektfortschritt zu informieren.

Business-Tipps 7 Min. Lesezeit

Warum Ihre CWM-Lösung BI-Reporting-Tools und Funktionen zum Management der Arbeitsauslastung enthalten sollte

In dieser Blog-Reihe haben wir in kurzer Zeit sehr viel abgedeckt. So sind wir unter anderem schon auf Folgendes eingegangen: Nutzung einer gut strukturierten Methode für den Projekteingang statt der Verwaltung von Aufträgen in Tabellen Verbesserung der Zusammenarbeit im Team und Beschleunigung der Freigaben von Design-Assets Automatisierung repetitiver Aufgaben und Erzielung schneller Arbeitsfortschritte Erhöhung der Transparenz gegenüber Kunden, Teilen und Verfolgen von Projektfortschritten In unserem abschließenden Beitrag befassen wir uns damit, wie Sie Berichte zu digitaler Werbung erstellen, die Teamressourcen verwalten und sicher arbeiten können. Die Zusammenstellung von Daten zu digitalen Kampagnen ist aufwendig Experten für digitales Marketing stehen mehr Daten zur Verfügung, als sie verarbeiten können, und da die Werbeausgaben kontinuierlich zunehmen, steigt die Notwendigkeit zur Optimierung der Kampagnen. Durch die zunehmenden Ausgaben für digitale Werbung sammeln Marketingfachleute immer mehr Daten in Automatisierungs- und Analyseplattformen. Laut CMOs und anderen Marketingleitern gibt es zwei Hürden für die effektive Analyse dieser Daten: Nachweis, dass Analysen wertvoll für Marketingaktivitäten sind Darlegung der Auswirkungen, die die Investition in Daten insgesamt im Unternehmen haben wird Die Zusammenstellung aller verfügbaren Daten ist schwierig, weil auch technisch unversierte Teammitglieder in der Lage sein müssen, die Daten ohne externe Hilfe abzurufen, auszuwerten und in Echtzeit als Entscheidungsgrundlage zu verwenden. Natürlich gibt es zahlreiche BI-Reporting-Tools, die Informationen über digitale Marketingkanäle liefern können, aber die Daten sind oft so komplex, dass sie ein Analyst für die Mitglieder des Marketingteams interpretieren muss. Selbst wenn die Reporting-Tools Daten extrahieren, werden sie nicht in einer einheitlichen Ansicht standardisiert. Während YouTube zum Beispiel von „Abonnenten“ spricht, sind es bei LinkedIn „Follower“. Beide Kennzahlen beziehen sich auf das gleiche Konzept, werden jedoch normalerweise getrennt voneinander betrachtet. Ist die Standardisierung der Daten geschafft, stellt ihre aussagekräftige Präsentation eine weitere Herausforderung dar. Das digitale Marketing ist viel zu schnelllebig, als dass sich Teams lange mit der Auswertung von Ergebnissen herumschlagen könnten. Anzeigenauktionen dauern zum Beispiel nur 300 Millisekunden und werden jede Stunde millionenfach wiederholt. Da können Sie sich nicht mehrere Wochen oder Monate Zeit nehmen, um die Daten zu überprüfen und die Strategie anzupassen. Marketingleiter müssen einen kompletten Überblick erhalten und die Datenerfassung einfach automatisieren können, damit sie Iterationen in Echtzeit durchführen können, um die Ergebnisse zu optimieren. Die gleichmäßige Verteilung der Arbeitsauslastung ist ein anhaltendes Problem Falls Sie mit Freiberuflern, einer Agentur oder Dienstleistern zusammenarbeiten, wissen Sie, dass Sie die Arbeitsauslastung von Teams gut verwalten müssen, um Ihre Gewinne zu schützen. Ist die Arbeitsauslastung zu hoch, geraten Sie immer mehr in Rückstand. Ist die Arbeitsauslastung zu niedrig, können Sie nur schwer dafür sorgen, dass alle Teammitglieder ihre Arbeitskapazitäten voll ausschöpfen. In beiden Szenarien benötigen Sie ein Tool für das Management der Arbeitsauslastung, mit dem Sie Prioritäten ändern und Aufgaben sofort neu zuweisen können. Außerdem müssen Sie für ein ausgewogenes Verhältnis zwischen verrechenbarer und nicht verrechenbarer Arbeit sorgen. Wenn Sie die Anzahl der verrechenbaren Stunden nicht maximieren, öffnen Sie Tür und Tor für mehr nicht verrechenbare Aktivitäten, die den Gewinn nicht steigern. Doch wie sollen Sie die Arbeitsauslastung ausgewogen verteilen und die Profitabilität aufrechterhalten, wenn Sie nicht wissen, welche Kapazitäten die Teammitglieder haben und welche Aufträge in nächster Zeit eingehen werden? Um dieses Problem zu vermeiden, sollten Sie eine Lösung für das kollaborative Arbeitsmanagement bzw. eine CWM-Lösung (Collaborative Work Management) mit integrierten Funktionen für die Zeiterfassung und die Ressourcenverwaltung verwenden. Ihre Daten befinden sich nicht hinter Schloss und Riegel In Ihrem gesamten Unternehmen greifen Teams auf verschiedene sensible Informationen – wie Finanz- und Rechtsdokumente, Personalakten, anstehende Produktankündigungen – zu, die besonders gut geschützt werden müssen. Da wir uns gleichzeitig in der Ära der digitalen Transformation befinden und weltweit ein Umstieg auf Cloud Computing erfolgt, gestaltet sich der Schutz der Daten noch komplizierter. Aus Sicht der Unternehmen bringt die Cloud zwei wichtige Vorteile mit sich: enorme Einsparungen und die Verfügbarkeit von Ressourcen und Daten ohne Verwaltungsaufwand für Datenserver. Gleichzeitig möchten die Unternehmen auch die Vorteile kollaborativer Arbeitstechnologien nutzen, insbesondere in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen und dem Finanzdienstleistungssektor. Da diese Branchen äußerst strenge Regeln befolgen müssen, verzichten sie häufig auf die Verwendung von Cloud-Apps. Alle möchten sich darauf verlassen können, dass ihre Arbeit nur für berechtigte Personen zugänglich ist und nicht in die falschen Hände gerät. Ohne erstklassige Datensicherheit laufen Unternehmen Gefahr, gegen Vorschriften zu verstoßen und das Vertrauen ihrer Kunden zu verlieren. Doch wer ist für die Daten verantwortlich und wer hat Zugang? Falls Sie das nicht wissen oder diese Frage nicht zufriedenstellend beantworten können, sollten Sie eine CWM-Lösung auswählen, die eine erstklassige Datensicherheitssoftware mit Kodierungsschlüsseln bietet und digital protokolliert, wer wann auf die Daten zugreift. So löst Wrike jedes Problem Wrike Insights Wrikes erweiterte Reporting- und Business-Intelligence-Funktionen ermöglichen die Synchronisation mit über 50 Apps für den Abruf von Echtzeitdaten zur Performance digitaler Kampagnen, unter anderem für Google, Amazon, Facebook, LinkedIn, AdRoll, Microsoft Advertising, Yahoo, TikTok und mehr. Mit diesen kanalübergreifenden Analysen erhalten Nutzer einen 360-Grad-Überblick darüber, wie wirksam Kampagnen sind und wo Iterationen die besten Ergebnisse erzielen, ohne dass sie auf BI-Reporting-Tools oder Datenanalysten zurückgreifen müssen. Integrierte Datenvisualisierungen und Analyse-Dashboards helfen Ihrem Team, fundiertere Entscheidungen darüber zu treffen, wo Maßnahmen zur ROI-Maximierung getroffen werden müssen. Wrike Ressourcenverwaltung Wenn die Arbeitsauslastung zunimmt und Ihr Team wächst, können Sie mit der Wrike Ressourcenverwaltung auf einen Blick erkennen, welche Teammitglieder wann verfügbar sind. Mithilfe von geteilten Aufgaben, Ordnern und Projekten können Manager Aufgaben je nach Bedarf neu priorisieren und zuweisen und die Leistung optimieren. Alle Beteiligten – einschließlich externer Stakeholder – können von überall aus auf dieses zentralisierte Tool zum kollaborativen Arbeitsmanagement zugreifen. Hier können Sie den Ressourceneinsatz planen, einen Zeitplan erstellen und Ressourcen zuweisen, um Prioritäten festzulegen und Aufgaben zu verteilen. Mit dem integrierten Time-Tracker und detaillierten Arbeitszeitlisten können Sie den Aufwand messen und überprüfen, wie lange die Abwicklung von Projekten dauert. Gleichzeitig können Sie mit der Ansicht der Arbeitsauslastung die Leistung steigern und verhindern, dass Mitarbeiter ein Burnout erleiden, indem Sie Aufgaben je nach vorhandener Kapazität neu zuweisen und priorisieren. Dank der zusätzlichen Transparenz können Teamleiter Abhängigkeiten mit Gantt-Diagrammen verwalten und mithilfe der Tabellenansicht Engpässe verhindern. Insgesamt erhalten Sie mit der Lösung einen Überblick über den gesamten Prozess von der Angebotserstellung bis zur Bezahlung der Rechnung, können die Arbeitsauslastung Ihres Teams gleichmäßig verteilen und einen Beitrag zur Profitabilität leisten. Wrike Lock In der heutigen Zeit brauchen Sie mehr als einen Benutzernamen und ein Passwort, um Ihre Daten zu schützen. Deshalb bietet Wrike erstklassige Datensicherheit mit Kodierungsschlüsseln, die Nutzer selbst verwalten können. Für zusätzlichen Schutz werden diese Schlüssel ebenfalls verschlüsselt. Anders gesagt: Sie brauchen einen Geheimcode, um das Passwort zu erhalten, mit dem Sie den Safe öffnen können. Außerdem speichert Wrike Ihre Master-Kodierungsschlüssel nicht, damit nur Sie Zugang dazu haben. Feedback von Wrike-Kunden Derick Dahl, Director of Product bei Sonance, erläutert, wie sein Marketingteam von der Nutzung von Wrike Resource für das Management der Arbeitsauslastung profitiert hat: „Wrike Resource half uns, die Arbeit unseres stark beanspruchten Marketingteams besser zu verteilen. Wir erkannten, welche Mitarbeiter überlastet waren, entlasteten sie und reduzierten die durchschnittliche Anzahl aktiver Projekte pro Mitarbeiter von zwölf auf drei.“ Torsten Mühlhoff, Marketing Controlling & Corporate Projects bei ABUS, lobt die nützlichen Sicherheitsfunktionen von Wrike: „Man möchte meinen, dass eine vor Ort installierte und betriebene Lösung sicherer ist als die Cloud. Doch unser Anbieter und seine Partner sind viel besser in der Lage, für die nötige Sicherheit zu sorgen. Wir konnten auch unseren Verwaltungsaufwand reduzieren und unsere IT-Abteilung entlasten ... Wrike zählt zu den sichersten Plattformen für das kollaborative Arbeitsmanagement, die es gibt, und wir haben wirklich das Gefühl, in guten Händen zu sein.“ Wählen Sie die beste CWM-Lösung für Ihr Team aus In dieser Blogreihe sind nicht alle Probleme beschrieben, die Teams in großen und schnell wachsenden Unternehmen Kopfzerbrechen bereiten und mit einer CWM-Lösung behoben werden können. 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