Die Grundlagen des Projektmanagements

Wie wird ein Projekt definiert?

Eigentlich beginnt die Arbeit mit Projekten ja schon in der Schulzeit, und auch im Berufsleben sind sie nie weit. Bevor wir uns aber eingehend mit dem Projektmanagement beschäftigen können, müssen wir zunächst definieren, was genau ein „Projekt“ überhaupt ist.

Das Project Management Institute definiert ein Projekt als „temporäres Unterfangen zur Bereitstellung eines einzigartigen Produkts, Services oder Ergebnisses“.

Bei dieser Definition sind einige wichtige Aspekte zu beachten:

• Das Element „temporär“ verdeutlicht direkt, dass Projekte naturgemäß über einen Anfang und ein Ende verfügen. Jedem Projekt müssen also eine Zeitleiste, ein klarer Umfang und eigene Ressourcen zugewiesen werden. Angesichts dieser temporären Dimension mit einem Anfang und einem Ende sind Projekte auch nicht Teil des laufenden Geschäftsbetriebs, stehen aber umso mehr im Zentrum unseres zweiten Punkts...
• Der Zweck eines Projekts soll ja nun einmal die „Bereitstellung eines einzigartigen Produkts, Services oder Ergebnisses“ sein. Es wird also aufgesetzt, um ein spezifisches Ziel zu erreichen, das normalerweise nicht zum gewöhnlichen Geschäftsalltag gehört. Zu einem Projektteam gehören daher mitunter auch Mitarbeiter, die ansonsten nicht zusammenarbeiten. Ebenso sind die verwendeten Ressourcen unter Umständen im Geschäftsalltag nicht im Einsatz.

Parallel hierzu ist die Definition von dictionary.com allerdings etwas allgemeiner gehalten. Laut ihr ist ein Projekt ein „großes oder maßgeblich wichtiges Unterfangen, insbesondere ein solches, für das eine erhebliche Menge an finanziellen Mitteln, Mitarbeitern und Geräten eingesetzt wird“.

In allen Fällen muss ein Projekt folgende Informationspunkte aufweisen:

• Ziel: Was soll erreicht werden?
• Zeitleiste: Bis wann soll es erreicht werden?
• Budget: Wie viel wird die Umsetzung kosten?
• Stakeholder: Welche wichtigen Akteure haben ein Interesse an diesem Projekt?
• Projektmanager: Wer sorgt dafür, dass alle Aufgaben tatsächlich erledigt werden?

Ein Projekt ist keine Routineaufgabe. Normale betriebliche Tätigkeiten oder Wartungsarbeiten gelten nicht als Projekte, denn für sie sind weder ein Anfang noch ein Ende festgelegt.

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement bezieht sich auf den Einsatz von Kenntnissen, Kompetenzen, Tools und Methoden zur Durchführung eines Projekts gemäß spezifischer Anforderungen. Im Grunde geht es darum, ein Problem zu identifizieren, einen Plan zur Lösung des Problems zu erstellen und diesen Plan dann auszuführen, bis das Problem gelöst ist. Das mag einfach klingen, aber in Wahrheit ist jeder Schritt eine Herausforderung für sich.

Die Wurzeln des Projektmanagements reichen weit zurück, bis zum Bau der Pyramiden von Gizeh und der Chinesischen Mauer. In seiner modernen Form nahm es im 19. Jahrhundert Gestalt an. Damals erwarben Eisenbahngesellschaften enorme Mengen an Rohstoffen, die anschließend von tausenden Menschen zu transkontinentalen Bahnverbindungen verbaut wurden.

Zu Beginn des 20. Jahrhunderts kamen Projektmanagement-Konzepte dann erstmals abstrahiert im Arbeitsalltag zum Einsatz: Der Ingenieur Frederick Taylor suchte so Geschäftsergebnisse anhand intelligenterer und effizienterer Arbeitsabläufe smarter zu verbessern, anstatt in seinem Betrieb wie allgemein üblich einfach nur härtere oder längere Arbeit zu instituieren. Henry Gantt, ein Betriebskollege Taylors, griff die Konzepte auf und veranschaulichte den Abschluss bestimmter Aufgaben oder Aufgabenketten mithilfe von Balken und Diagrammen. In diesem Zuge entwickelte er eine neue Methode zur Visualisierung des Projektmanagements.

Während des Zweiten Weltkriegs setzten Wirtschaft und Militär noch detailliertere Managementstrategien ein, was schließlich zu stärker standardisierten Prozessen führte, so etwa zur Methode des kritischen Pfades.

Diese Verfahren wurden in verschiedensten Branchen immer beliebter. Im Jahr 1965 entstand dann die International Project Management Association, 1969 schließlich das Project Management Institute. 2001 wurden die Methoden für agiles Projektmanagement im Agile Manifesto verankert.

Projektmanagement als Disziplin entwickelt sich ständig weiter. Katalysatoren sind hier verschiedenste rasante Veränderungen, zunehmender Wettbewerb sowie neue Technologien, unter anderem in den Bereichen Automatisierung und KI.

Was sind die verschiedenen Phasen von Projektmanagement?

Projektmanagements lässt sich in fünf Prozessgruppen aufschlüsseln:

• Initialisierung: Ziel dieser Phase ist die Definition des Projekts.
• Planung: Zu dieser Phase gehört die Entwicklung eines Plans für alle Teammitglieder.
• Ausführung und Kontrolle: In dieser Phase werden die Mitglieder des Projektteams zusammengestellt und die gewünschten Ergebnisse definiert. Damit das Projekt auf Kurs bleibt, beobachtet und misst der Projektmanager Status und Leistung konstant.
• Abschluss: Das Projekt wurde vollständig durchgeführt. Es erfolgen eine Post-mortem-Analyse sowie die Übergabe an ein anderes Team zur weiteren Verwaltung der Ergebnisse im Tagesgeschäft.

Warum ist Projektmanagement wichtig?

Projektmanager helfen Ihrem Unternehmen:

• einen besser vorhersehbaren Prozess für die Projektplanung und -ausführung zu definieren
• Projektbudgets und -termine einzuhalten und Richtlinien festzulegen
• Hürden für Projekte zu beseitigen und Probleme bei Bedarf schneller und einfacher zu eskalieren
• Projekte ohne relevanten geschäftlichen Mehrwert als solche zu erkennen und abzubrechen
• effizienter zu werden
• die Zusammenarbeit teamintern und -übergreifend zu verbessern
• Risiken zu erkennen und dafür zu planen

Was machen Projektmanager?

Im Kern sind Projektmanager für Planung, Ausführung, Überwachung, Kontrolle und Abschluss von Projekten verantwortlich. Hinter alldem verbergen sich jedoch verschiedenste anspruchsvolle Aufgaben, von den wir einige der wichtigsten im Folgenden auflisten:

• Erstellung des Projektplans: Projektmanagern obliegt die Verantwortung, einen realistischen Ablauf für das Projekt zu erarbeiten. Enthalten sein müssen dabei Umfang, Zeitleiste und Budget, auch können an dieser Stelle bereits die zum Einsatz kommenden Tools definiert werden.
• Zusammenstellung des Projektteams: Der Erfolg eines Projektteams –und dadurch des Gesamtprojekts – wird auch über die Summe seiner Einzelteile bestimmt. Jedes Projektteam wird anders aussehen, abhängig vom Umfang der Initiative und den hierfür notwendigen Kompetenzen. Idealerweise sind je Aufgabe entsprechende Spezialisten und Fachkräfte im Team vertreten.
• Zuweisung der Aufgaben: Projektmanager müssen ihrem Team klar strukturierte Aufgaben und Fristen für jede Projektphase kommunizieren. Zwar sind alle Mitglieder selbst für die Umsetzung ihrer Aufgaben verantwortlich, in vielen Fällen ist aber auch eine Zusammenarbeit mit internen oder externen Teamkollegen erforderlich.
• Leitung des Teams: Nachdem das Team zusammengestellt und die Aufgaben zugewiesen wurden, muss der Projektmanager für einen reibungslosen Ablauf sorgen. Hierzu müssen vom Team regelmäßig Status-Updates eingeholt, Projekthürden erkannt und beseitigt sowie Meinungsverschiedenheiten ausgeräumt werden. Zudem wollen Arbeitsmoral und Teamgeist gefördert, bei Bedarf auch Schulungen und Mentoring angeboten werden.
• Verwaltung des Budgets: Die meisten Projekten gehen mit finanziellen Aufwendungen einher. Für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts muss ein Projektmanager also wissen, wie man ein entsprechendes Budget erstellt und die Kosten kontrolliert steuert. Dabei sind die tatsächlichen Kosten mit den ursprünglichen Schätzungen zu vergleichen, um den Projektplan gegebenenfalls anpassen und nachjustieren zu können.
• Verwaltung der Zeitleisten: So wie beim Budget sind Projektmanager dafür verantwortlich, dass Zeitplan und vorgegebene Fristen vom Team eingehalten werden. Es gilt also, während des gesamten Projektlebenszyklus realistische Fristen und Termine festzulegen, regelmäßig Status-Updates einzuholen und einen Zeitplan mit hoher Detailgenauigkeit zu verfolgen.
• Einbindung von Stakeholdern: Stakeholder sind zumeist einflussreiche Personen, auf die das Projekt Auswirkungen in irgendeiner Form hat. Sie spielen also eine wichtige Rolle. Gerade auch mit diesen Stakeholdern müssen Projektmanager eine positive Beziehung und offene Kommunikationskanäle aufrechterhalten: Denn sie können nicht nur helfen, Hürden zu beseitigen, und dem Team Türen öffnen, sondern auch unnötige Engpässe verursachen und ein Projekt zum Scheitern bringen, wenn sie mit seiner Entwicklung nicht zufrieden sind.
• Übergabe des Projekts: Wurden die Projektziele erreicht, ist die Arbeit des Projektmanagers noch nicht abgeschlossen. Er muss es nun an das Team übergeben, das für die Integration und den Erhalt der Ergebnisse im Unternehmen sorgen wird. Erst dann gibt er seine Rolle als Ansprechpartner für das Projekt ab und kann nun ein neues übernehmen.
• Dokumentation der Projektverlaufs: Wichtige Erfahrungswerte aus dem Projekt sollten unbedingt erfasst und dokumentiert werden. Nicht nur im Sinne persönlicher Weiterentwicklung als Projektmanager, sondern auch, damit andere Teams im Unternehmen davon profitieren können, indem sie die gleichen Fehler vermeiden und stattdessen bereits erprobte Lösungen nutzen.

• Lead the team: Now that the team has been assembled and their tasks have been assigned, the project manager must keep the machine well-oiled, covering the basics and beyond. This will include checking in on individuals for status updates, identifying and clearing roadblocks, negotiating disagreements, keeping team morale high, and providing training and mentoring.
• Manage the budget: Most projects will require some expenses, which means understanding how to put together a project budget and manage cost is critical for success. This will involve comparing real-life expenditures to estimates, and adjusting the project plan if necessary.
• Manage timelines: As with the budget, project managers are tasked with keeping everything on schedule so the team is meeting their projected deadlines for completion. This will require setting realistic deadlines throughout the life cycle of the project, communicating consistently with the team for status updates, and maintaining a detailed schedule.

Projektmanagement-Zertifizierungen

Eine allgemeine Projektmanagement-Zertifizierung ist zwar nicht zwingend erforderlich, kann aber die Chancen am Arbeitsmarkt und in Gehaltsverhandlungen erhöhen. Der Project Management Professional (PMP) ist dabei die beliebteste Zertifizierung. Verliehen wird er vom Project Management Institute. Weitere Zertifizierungsoptionen sind unter anderem:

• Associate in Project Management
• Certified Associate in Project Management (CAPM)
• Certified Project Director (CPD)
• Certified Project Manager (IAPM)
• Certified ScrumMaster (CSM)
• CompTIA Project+
• PRINCE2 Foundation/PRINCE2 Practitioner
• Professional in Project Management (PPM)
• Master Project Manager (MPM)

Nachdem Sie nun die Grundlagen des Projektmanagements kennen, ist es an der Zeit, mehr über Projektmanagement-Methoden zu lernen. Jedes dieser Vorgehensmodelle hat seinen Sinn und Zweck. Es gilt jedoch, je nach Projektart die richtige Methode und das richtige Rahmenwerk zu wählen.

Im nächsten Abschnitt gehen wir auf alle Modelle im Detail ein.