Projektmanagement-Rahmenwerke

B. Was haben agile Rahmenwerke gemeinsam?

Beim agilen Projektmanagement baut die Organisation von Projekten auf vier zentralen Werten und zwölf Prinzipien auf. Alle agilen Rahmenwerke sind so konzipiert, dass sie die Umsetzung dieser Werte und Prinzipien unterstützen. 

Ganz besonders unterscheidet sich der agile Prozessfluss durch seinen Fokus auf iterative Entwicklung, Flexibilität, kontinuierliches Feedback und die Priorisierung von Individuen gegenüber Prozessen. Diese zentralen Werte sind daher auch unerlässliches Fundament für alle agilen Rahmenwerke. 

Jedes Rahmenwerk besitzt ganz eigene, einzigartige Merkmale, allen gemein ist aber das Ziel, die Grundlagen des Projektmanagements konsequent umzusetzen und Projekte erfolgreich abzuschließen. Agile Rahmenwerke gelten im Vergleich zu konventionellen Pendants als schlanke Konzepte, da sich bei ihnen Dokumentation und Vorgaben üblicherweise auf ein Minimum beschränken. Dennoch muss auch jedes agile Projektmanagement-Rahmenwerk alle wichtigen Projektprozesse und -phasen wie Initialisierung und Planung enthalten. 

C. Das Scrum-Rahmenwerk

Im agilen Projektmanagement bevorzugen nicht wenige das Scrum-Rahmenwerk. 

Entwickelt wurde die Scrum-Methodik in den 1990er Jahren auf Grundlage des Artikels The New New Product Development Game in der Publikation Harvard Business Review der gleichnamigen Elite-Universität.

So wie andere agile Rahmenwerke beruht Scrum auf einem iterativen Vorgehen. Nach der Scrum-Methodik werden Projekte in sogenannte Sprints mit einer Länge von typischerweise nur je ein bis vier Wochen aufgeschlüsselt. Am Ende jedes Sprints soll dann eine funktionsfähige Version oder ein Entwurf des angestrebten Projektergebnisses stehen. 

Dank den kurzen Iterationen kann Ihr Team mit dem Scrum-Ansatz regelmäßig eine aktualisierte funktionierende Version des Endprodukts erstellen. 

Scrum wurde ursprünglich als Modell für Software-Projekte mit speziellen Rollen, Verantwortlichkeiten und Meetings entwickelt, ist jedoch auch flexibel genug für komplexe Projekte in jeder Branche. Allerdings eignet es sich am besten für Projekte, deren Ziel ein konkretes Produkt und keine Dienstleistung ist.

Scrum gilt als schlanker und flexibler, aber schwierig umzusetzender Ansatz. Das Rahmenwerk baut auf drei Säulen auf:

1. Transparenz. Es müssen eine einheitliche Sprache und einheitliche Definitionen verwendet werden.
2. Überprüfung. Scrum-„Artefakte“ und Produkte müssen zur Qualitätssicherung regelmäßig und sorgfältig überprüft werden.
3. Anpassung. Wenn bei einer Überprüfung festgestellt wird, dass die Qualität nicht dem erforderlichen Standard entspricht, müssen so bald wie möglich Anpassungen oder Korrekturen vorgenommen werden können. 

Beim agilen Projektmanagement nach der Scrum-Methode werden unter anderem die folgenden Rollen und Aufgabenbereiche zugewiesen:

• Product Owner. Der Product Owner ist im Rahmen eines Projekts dafür verantwortlich, die Interessen des Kunden zu vertreten. Die letztendliche Entscheidung darüber, wie das Produkt aussehen wird, liegt bei ihm. Er muss dafür sorgen, dass die Produktanforderungen, Funktionen und Prioritäten verstanden und erfüllt bzw. umgesetzt werden.
• Scrum Master. Der Scrum Master ist vor allem Vermittler und Projektbegleiter. Er arrangiert etwa die täglichen Meetings, fördert die Zusammenarbeit im Team und hilft, bestmögliche Produktivität sicherzustellen. Seine Aufgaben unterscheiden sich von denen des Projektmanagers insbesondere dadurch, dass sich der Scrum Master ganz darauf fokussiert, eine führende Rolle im Dienst des Teams zu übernehmen (Prinzip „Führen durch Dienen“ alias „Servant Leadership“). Die Position des Scrum Master ist nicht selten auch in die Rollen und Aufgabenbereiche des agilen Projektmanagers integriert, kann aber auch einem anderen Teammitglied zugewiesen werden, das Scrum-Experte und kompetenter Vermittler und Mediator ist. 
• Entwicklungsteam. Das Entwicklungsteam ist Ihr Scrum-Projektteam. Es organisiert sich für gewöhnlich selbst und setzt sich aus Mitgliedern verschiedener Fachbereiche zusammen. Vertreten sein sollten ausnahmslos all diejenigen, die für die Entwicklung und Produktion, Testing und Veröffentlichung des Endprodukts benötigt werden.
• Scrum-Team. Zum Scrum-Team gehören Ihr Entwicklungsteam, Ihr Scrum Master und Ihr Product Owner. 

Die Scrum-Methode hat ihre ganz eigene Terminologie. Im Folgenden finden Sie wichtige Begriffe, die im Scrum-Rahmenwerk häufig verwendet werden: 

• Produkt-Backlog. Der Backlog ist eine Liste der Aufgaben und Anforderungen für die Entwicklung des Endprodukts. Für die Erstellung und Verwaltung des Backlog ist der Product Owner zuständig. 
• Sprint. Ein Sprint ist ein festgelegter Zeitraum, in dem die einzelnen Aufgabengruppen aus dem Backlog abgearbeitet werden. Jeder Sprint sollte gleich lang sein. Für gewöhnlich dauern Sprints zwei Wochen, je nach den spezifischen Team- oder Projekt-Anforderungen aber generell zwischen einer und vier Wochen. 
• Backlog-Planung. Dies beschreibt den Prozess, mit dem bestimmt wird, welche Aufgaben aus der Backlog-Liste in jeden Sprint aufgenommen werden. Bisweilen wird dieser Prozess auch als agile Sprint-Planung bezeichnet.  
• Sprint-Backlog. Der Teil des Backlog, der dem aktuellen Sprint zugewiesen wurde. 
• Daily Scrum. Ein Scrum-Projektteam sollte jeden Tag zusammentreffen, um den Fortschritt der letzten 24 Stunden, den voraussichtlichen Fortschritt der nächsten 24 Stunden und etwaige neue Probleme zu besprechen. Diese Meetings werden normalerweise als Daily Scrums oder tägliche Standup-Meetings bezeichnet und dauern im Allgemeinen nur etwa 15 Minuten.
• Retrospektive. Am Ende jedes Sprints sollte eine Nachbesprechung erfolgen, die Retrospektive. Bei diesem Meeting evaluiert das Team die bisherigen Fortschritte und bespricht, welche Verbesserungen beim nächsten Sprint vorgenommen werden können.
• Scrum Board. Ein Scrum Board ist ein Tool, das Ihrem Team hilft, den Sprint-Backlog darzustellen und zu verwalten. Es kann sich dabei um eine physische Tafel wie ein Whiteboard oder um eine virtuelle Übersicht in einem Projektmanagement-Tool handeln. Das Board enthält für gewöhnlich die drei Spalten „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Sobald ein Element des Backlog erledigt ist, wird es von einer Spalte in die nächste verschoben. So kann jeder schnell erkennen, was im aktuellen Sprint bearbeitet werden muss und wie die Arbeit vorangeht. 
• Artefakt. Der Produkt-Backlog, der Sprint-Backlog und das Product Increment sind die drei Scrum-Artefakte eines Projekts. Der Produkt-Backlog und der Sprint-Backlog enthalten Aufgaben, die noch zu erledigen sind, und das Product Increment ist der Teil des Produkts, der im aktuellen Sprint bereits fertiggestellt wurde.

D. Weitere beliebte agile Projektmanagement-Methoden

Scrum mag eine der beliebtesten Methoden für agiles Projektmanagement sein, die einzige ist sie aber beileibe nicht. Wer agile Planung interessant findet, der sollte sich noch mit weiteren Methoden beschäftigen, von denen wir im Folgenden fünf vorstellen:

1. Kanban

Kanban ist eine einfache Methode zur Verwaltung von Projekten, bei der die visuelle Darstellung im Vordergrund steht. Ursprünglich wurde dieser Ansatz als Methode für die Zeitplanung entwickelt. Er unterstützt Teams bei der Just-in-Time-Produktion, da jeder sehen kann, wo genau man im Projekt steht und welche Schritte als nächste folgen. 

Im Mittelpunkt von Kanban steht ein visualisierter Arbeitsablauf, der die Aufgaben in kleine Teile aufschlüsselt. Das Kanban-Rahmenwerk ähnelt der Scrum-Methode dabei in vielerlei Hinsicht. So greift Kanban zum Beispiel ebenfalls auf ein Board zurück, um Arbeitsfortschritt für alle transparent abzubilden. Projektaufgaben werden in die folgenden drei Hauptspalten eingeordnet: „Zu erledigen“, „Wird erledigt“ und „Erledigt“. Im Gegensatz zu Scrum werden mit dem Kanban-Board zwar alle Arbeitsschritte dargestellt, aber nicht in Sprints unterteilt. 

Zu den Vorteilen von Kanban zählen, dass sich Engpässe und Überschüsse einfach erkennen lassen und die Wartezeiten verkürzt werden.

2. Extremprogrammierung (XP)

Die Extremprogrammierung (XP) ist ein agiles Rahmenwerk, das ursprünglich für die agile Softwareentwicklung erarbeitet wurde. Wie bei Scrum liegt der Fokus auf der kontinuierlichen Entwicklung und der Lieferung an den Kunden. XP setzt ähnlich wie die Scrum-Methode Intervalle bzw. Sprints ein. 

Allerdings baut das XP-Rahmenwerk auf Engineering-Grundsätzen auf und beinhaltet zwölf unterstützende Prozesse, die speziell auf die Softwareentwicklung ausgerichtet sind:

1. Planungsspiel
2. Kurze Iterationen
3. Kundenakzeptanztests
4. Einfaches Design
5. Programmieren in Paaren
6. Testgetriebene Entwicklung
7. Refactoring
8. Kontinuierliche Integration
9. Gemeinsame Code-Verantwortung
10. Programmierstandards
11. Metapher
12. Nachhaltiges Tempo

3. Feature-Driven Development (FDD)

Feature-Driven Development ist ein weiteres agiles Rahmenwerk aus der Softwareentwicklung mit dem Grundgedanken, dass Softwaremodelle in maximal zwei Wochen erstellt werden. Hierbei wird für jedes „Feature“ des Softwaremodells ein eigener Entwicklungs- und Designplan erstellt, wodurch mehr Dokumentation anfällt als bei anderen agilen Rahmenwerken. Aufgrund der rigorosen Dokumentationsanforderungen eignet sich FDD normalerweise besser für Teams mit starken Design- und Planungskompetenzen. 

Das FDD-Rahmenwerk unterteilt Projekte in fünf einfache, wiederholbare Aktivitäten:

1. Entwicklung eines Gesamtmodells
2. Erstellung einer Feature-Liste
3. Planung je Feature
4. Entwurf je Feature
5. Konstruktion je Feature

4. Dynamic Systems Development Method (DSDM)

Die Dynamic Systems Development Method (DSDM) erwuchs aus dem Wunsch nach einem branchenweit einheitlichen Rahmenwerk für schnelle Softwareentwicklung. Bei der DSDM wird vorausgesetzt, dass eine Überarbeitung erforderlich ist, Entwicklungsänderungen müssen dabei umkehrbar sein. So wie Scrum, XP und FDD teilt das DSDM-Rahmenwerk Projekte in kleinere Sprints auf. 

Dieses Rahmenwerk basiert auf den folgenden acht Schlüsselprinzipien:

1. Auf die Geschäftsanforderungen fokussieren
2. Rechtzeitig liefern
3. Zusammenarbeiten
4. Nie Kompromisse bei der Qualität eingehen
5. Schrittweise auf soliden Grundlagen aufbauend entwickeln
6. Iterativ entwickeln
7. Konstant und klar kommunizieren
8. Kontrolle beweisen

5. Crystal

Crystal bezieht sich eigentlich auf eine Familie agiler Methoden, so unter anderem Crystal Clear, Crystal Yellow, Crystal Orange und Crystal Red. Für jede Crystal-Methode gibt es ein eigenes Rahmenwerk. Die Wahl der jeweils besten Methode hängt von verschiedenen Projektfaktoren ab, zu denen beispielsweise Teamgröße, Prioritäten und Projektbedeutung im Gesamtkontext gehören. Bei der Entscheidung darüber, wie Sie agile Konzepte in Ihrem Projekt umsetzen, müssen Sie unbedingt berücksichtigen, dass jedes Projekt ganz individuelle Merkmale aufweist und deshalb auch leicht unterschiedliche Richtlinien, Verfahren und Prozesse erfordert. 

Was ist ein Lean-Projekt?

Der Lean-Ansatz und der agile Ansatz sind zwei ganz unterschiedliche Methoden, werden aber oft in einen Topf geworfen, da sie viele gemeinsame Werte aufweisen. Beide stellen zum Beispiel die Anpassungsfähigkeit an Veränderungen in den Mittelpunkt. 

Dies sind die wichtigsten Prinzipien des Lean-Ansatzes:

1. Verschwendung eliminieren
2. Qualität einbauen
3. Wissen schaffen
4. Genaue Spezifikation verschieben
5. Schnell liefern
6. Menschen respektieren
7. Das Ganze optimieren

E. Definition Agile-Epics

Die einfache Definition von Agile Epics lautet schlicht „lange User Storys“. Das mag einigermaßen vage sein und zu Missverständnissen führen, die Definition wurde jedoch absichtlich so gehalten, damit mehr Flexibilität für Projekte und Projektmanager bleibt.   

Um uns dem Begriff „Epic“ anzunähern, werden wir zuerst klären, was sich hinter der User Story versteckt: Eine User Story ist einfach etwas, das sich ein Nutzer wünscht, beschreibt somit die Ergebnisse, die Ihr Kunde fordert. Im Idealfall ist eine User Story so kurz, dass sie sich in einem Projekt-Sprint erledigen lässt. Wenn Sie zum Beispiel ein Buch schreiben und jedes Kapitel in einem Sprint fertigstellen könnten, dann wäre jedes Kapitel eine User Story. 

Doch was, wenn die Fertigstellung eines Kapitels acht Wochen dauert? Dann könnte die User Story nicht im Rahmen eines Sprints abgeschlossen werden. Sie wäre eine lange User Story – ein Epic. 

Die Länge von Epics ist nicht genau vorgeschrieben; sie hängt davon ab, wie lange die Sprints Ihres Teams dauern und wie die Projektanforderungen aussehen. 

Ein weiterer wichtiger Begriff ist das „Theme“. Ein Theme ist eine Sammlung von User Storys, die miteinander verbunden sind oder einfach zusammengefasst werden können. Bei der Planung eines Hausbaus würden Sie zum Beispiel alle elektrischen Anforderungen unter einem Theme zusammenfassen und alle strukturellen Anforderungen unter einem anderen. 

Story, Epic und Theme sind Begriffe, die viele agile Teams verwenden, um die Besprechung und Planung von Produkt-Backlogs zu vereinfachen. So kann es zum Beispiel vorkommen, dass eine Anforderung in Ihrem Produkt-Backlog zu umfassend für einen einzigen Sprint ist. Wenn Sie sie als Epic bezeichnen, weiß jeder, dass sie aufgeschlüsselt werden muss, bevor sie Teil eines Sprint-Backlog werden kann.

Genauso kann es die Sprint-Backlog-Planung erleichtern, wenn Sie Anforderungen unter Themes zusammenfassen und vielleicht im selben Sprint bearbeiten. 

Beim Epic-Projektmanagement geht es vor allem darum, die Ausführbarkeit des Backlog sicherzustellen. Die Anforderungen werden knapp genug formuliert, um in einem ein- bis vierwöchigen Zeitraum erfüllt werden zu können.  

Zwei wichtige Vorteile von Epics: 

• Mit Epics können Sie große, vage formulierte Ideen in Ihrem Backlog verfolgen. Sie können eine Anforderung als Epic festhalten und sie dann im weiteren Verlauf des Projekts genauer definieren. 
• Mit Epics können Sie eine Hierarchie für Ihre Backlog-Elemente festlegen. Ein Epic bleibt dann als ursprüngliche Idee oder Anforderung im Backlog. Die damit verbundenen User Storys beziehen sich auf die Aspekte des Produkts, mit denen Sie die Anforderung erfüllen können. 

Eines der größten Probleme bei Epics ist, dass Teams sich allzu leicht von der genauen Unterscheidung zwischen Epics und Storys ablenken lassen. Wenig zielführend wird es zudem, wenn Teams sich zu stark auf die separate Verfolgung von Epics und Storys konzentrieren – oder zu viel Zeit darauf verwenden, Epics vor der Aufteilung in Storys genauer zu definieren. 

Entscheidend ist, dass Epics die Zusammenfassung von Elementen für Ihren Backlog vereinfachen sollen. Wenn sie stattdessen Probleme verursachen und Ihrem Projektteam Kopfschmerzen bereiten, dann muss ihre Verwendung überdacht werden.

In diesem Video von Knowledge Hut werden die Definition und die Bedeutung von Agile Epics ausführlicher erläutert.

F. Erfolgsmethoden für Projektmanager, um das richtige Rahmenwerk aufzustellen

Wir haben Ihnen nun also sechs beliebte Rahmenwerke für agile Projekte vorgestellt – aber wie entscheiden Sie, welches das richtige für Ihr Projekt ist? 

Eines steht fest: Das eine Rahmenwerk, das für jedes Projekt die beste Wahl ist, gibt es einfach nicht. Deshalb sollten Sie unbedingt die Anforderungen Ihres individuellen Projekts und Teams evaluieren, bevor Sie sich für eines entscheiden. 

Hier sind sieben Best Practices für Projektmanager, die auf dem Organizational Project Management Maturity Model (OPM3) und dem Implementing Organizational Project Management Guide des Project Management Institute aufbauen.  

1. Größe und Umfang des Projekts abschätzen. Falls es sich um ein großes, langwieriges Projekt handelt, lässt es sich möglicherweise nur schwer in zweiwöchige Sprints aufteilen. Wenn sich der Umfang allerdings nicht leicht bestimmen lässt und er sich voraussichtlich im Laufe der Zeit ändern wird, dann ist ein agiles Rahmenwerk wahrscheinlich besser geeignet als ein konventionelleres. 
2. Projekttreiber ermitteln. Bevor Sie ein Projekt in die Wege leiten, müssen Sie unbedingt seinen geschäftlichen Kontext und Wert für das Unternehmen erfassen. Welche Vorteile bringt Ihrem Unternehmen dieses Projekt?  
3. Kundenkernziele und -prioritäten sowie erwünschte Ergebnisse identifizieren.
4. Auswirkungen der unterschiedlichen Methoden auf Projekttreiber, Ziele, Ergebnisse und Prioritäten evaluieren. Soll ein Projekt zum Beispiel möglichst kosteneffizient durchgeführt werden, kann sich eine Lean-Methodik am effektivsten erweisen. Erwartet ein Kunde hingegen eine detaillierte Dokumentation der Features, ist FDD womöglich die beste Wahl. 
5. Anhand der im letzten Schritt beschriebenen Kriterien eine Rangliste der möglichen Methoden erstellen. Hierzu eignet sich beispielsweise eine einfache Tabelle mit den agilen Rahmenwerken als Spaltenüberschriften und den zentralen Treibern, Zielen etc. als Zeilenüberschriften. Dann können Sie die Rahmenwerke einzeln durchgehen und feststellen, ob sie die Treiber unterstützen. 
6. Anschließend sollten Sie jenes Rahmenwerk auswählen, das die meisten Treiber, Ziele, Ergebnisse und Prioritäten unterstützt. Beachten Sie, dass manche Ergebnisse eventuell wichtiger sind als andere. Berücksichtigen Sie dies bei Ihrer Analyse und wägen Sie entsprechend ab. Sie sollten sich für das Rahmenwerk entscheiden, das die besten Ergebnisse mit den geringsten Risiken ermöglicht. 
7. Beobachten Sie nach der Auswahl eines Rahmenwerks, wie gut es funktioniert. Denken Sie daran, dass Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zentrale Aspekte agiler Arbeitsmethoden sind. Wenn die ausgewählte Projektmethode nicht zu den gewünschten Ergebnissen führt, müssen Sie sie möglicherweise ändern oder sogar auf ein anderes Rahmenwerk umsteigen. 

G. Gratis agile Projektmanagement-Tools

Als agile Projektmanagement-Tools können prinzipiell alle Instrumente gelten, die Sie für das Management eines agilen Projekts einsetzen. Im einfachsten Sinne kann man zum Beispiel Whiteboards und Haftzettel durchaus als agile Projektmanagement-Tools betrachten. 

Es steht jedoch auch eine Vielzahl komplexerer digitaler Tools zur Auswahl. Der größte Unterschied zwischen agilen und anderen Projektmanagement-Tools ist, dass sie sich für agile Rahmenwerke wie Scrum und Kanban eignen. 

Im Folgenden stellen wir fünf kostenlose agile Projektmanagement-Tools vor:

1. KanbanTool KanbanTool ist ein Online-Kanban-Board. Es umfasst Kanban-Karten, Swimlanes, Farben und weitere Funktionen, mit denen Sie ein Projekt übersichtlich darstellen können. Die Basisversion des Tools ist für bis zu zwei Nutzer und zwei Boards kostenlos.
2. PipefyPipefy ist ein Tool, mit dem Sie Arbeitsabläufe im Kanban-Stil entwickeln und ausführen können. Es bietet keine vorkonfigurierten Prozessvorlagen, aber Sie können damit Ihre eigenen Arbeitsabläufe erstellen und auf Ihre individuellen Anforderungen abstimmen. Kostenlos für Teams mit bis zu fünf Personen. 
3. Wrike Wrike ist ein cloudbasiertes Projektmanagement-Tool, das sowohl agile als auch konventionellere Projektmanagement-Rahmenwerke unterstützt. Eine kostenlose Basisversion des Tools ist erhältlich für bis zu fünf Teammitglieder. 
4. YodizYodiz ist eine agile All-in-One-Plattform, die sich komplett an individuelle Anforderungen anpassen lässt. Sie können mit ihr individuelle Felder, Board-Layouts und -Farben sowie vieles mehr einrichten. Für bis zu drei Nutzer ist das Tool kostenlos.
5. Zoho SprintsZoho Sprints ist ein cloudbasiertes Tool für agile Teams. Es bietet eine Vielzahl agiler Projektmanagement-Funktionen, unter anderem Scrum Boards. Für bis zu fünf Projekte und fünf Nutzer ist die Software kostenlos.