Ressourcenplanung

Kapazitätsplanung

Projektmanager im Fachdienstleistungssektor sind erfolgreich, wenn sie vorausschauend planen und „das große Ganze“ sehen können. Mithilfe der Kapazitätsplanung können sie gewährleisten, dass der richtige Ressourcenkapazitätsplan für die künftige Nachfrage der Kunden zur Verfügung steht.

Mit der Kapazitätsplanung können Unternehmen auch besser bestimmen, wie hoch die künftigen Betriebskosten ausfallen werden, und sich entsprechend darauf vorbereiten. Dabei werden nämlich nicht nur die aktuell verfügbaren Ressourcen evaluiert.

Was ist die Kapazitätsplanung?

Die Kapazitätsplanung ist der Prozess, mit dem Projektmanager und Ressourcenplaner die zukünftigen Anforderungen ihres Unternehmens bewerten und erfüllen. Sie erfordert einen strategischen langfristigen Ansatz, der Faktoren wie die zukünftige Nachfrage, historische Daten, Trends, saisonabhängige Änderungen und auch außerordentliche Bedingungen berücksichtigt. Einsichten wie diese helfen Projektmanagern und Ressourcenplanern, Entscheidungen anhand aussagekräftiger Daten zu treffen.

Mit der Planung der Personalkapazität wird sichergestellt, dass ausreichend Arbeitskräfte mit den erforderlichen Kompetenzen für die Arbeit an bestimmten Projekten und Initiativen zur Verfügung stehen.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass ein Unternehmen seine Website in den nächsten sechs Monaten überarbeiten möchte. Ein Ressourcenplaner würde sicherstellen, dass genügend Copywriter, Designer und Programmierer verfügbar sind, damit das Projekt im vorgegebenen Zeitrahmen abgeschlossen werden kann.

Müssen mehr Mitarbeiter eingestellt werden? Mangelt es an bestimmten Fachkenntnissen? Werden Mitarbeiter Überstunden machen müssen oder wird ihre Arbeitsauslastung steigen? Müssen Freiberufler oder selbstständige Auftragnehmer beauftragt werden? Die Kapazitätsplanung kann ein schwieriger Balanceakt sein. Deshalb ist es möglicherweise nützlich, sich anzusehen, welche Ressourcen früher für ähnliche Projekte eingesetzt wurden. Daten aus der Vergangenheit geben nämlich wahrscheinlich mehr Aufschluss über den Zeitplan, den Personalbedarf und die Kosten.

Unternehmen legen ihre Budgets selten (wenn überhaupt) spontan fest und die Kapazitätsplanung hilft Unternehmen, die künftigen Betriebskosten Monate und manchmal sogar Jahre im Voraus vorherzusagen.

Herausforderungen der Kapazitätsplanung

Bei der Kapazitätsplanung können gewisse Herausforderungen und Hindernisse auftreten.

Bei einem Wechsel des Projektmanagers kann zum Beispiel nur schwer prognostiziert werden, welche Entscheidungen über Projekte oder Ressourcen getroffen werden sollten. Ein Projektmanager verfolgt möglicherweise einen ehrgeizigen Ansatz für die Umsetzung von Projekten, während ein anderer eine zurückhaltendere Herangehensweise bevorzugt. Wenn die zukünftigen Verantwortlichkeiten nicht geklärt sind, ist die Planung möglicherweise sehr schwierig.

Darüber hinaus können mangelnde Informationen über die Arbeitsauslastung eine effiziente Kapazitätsplanung unmöglich machen. Ohne diese Informationen kann nur schwer bestimmt werden, welche Ressourcen für welche Projekte verfügbar sind, welche Ressourcen unter- oder überlastet und welche Ressourcen ganz einfach nicht vorhanden sind.

Tipps für die Kapazitätsplanung

Mit folgenden Schritten können Sie die Kapazitätsplanung effizient gestalten: 

• Analyse des Bedarfs und der erforderlichen Kapazität Ein Ressourcenplaner kann anhand von Daten bestimmen, ob während einer bestimmten Jahreszeit oder für eine bestimmte Projektart mehr Ressourcen erforderlich sind oder die Auslastung vorhandener Ressourcen steigen wird. Deshalb sind Daten so wichtig!
• Bewertung der aktuellen und geplanten Kapazität Wird mehr Personal benötigt oder können einzelne Teammitglieder mehr Arbeit übernehmen? Mangelt es in Ihrem Team an irgendwelchen Kenntnissen, die für künftige Projekte benötigt werden?
• Abstimmung der Kapazität auf Nachfrage und künftige geschäftliche Ziele Im Allgemeinen haben Projektmanager und Ressourcenplaner zumindest eine grobe Vorstellung davon, welche Aufträge auf sie zukommen werden. Das ist wichtig, weil sie dadurch besser abschätzen können, welche Ressourcen verfügbar sind und welche Ressourcen für die Umsetzung wichtiger Ziele benötigt werden.

Softwarelösungen können Informationen über die Auslastung einzelner Mitarbeiter liefern und die Kapazitätsplanung dadurch vereinfachen. Mit dem Wrike-Tool für die Ansicht der Arbeitsauslastung können Ressourcenplaner die kurz- und langfristige Verfügbarkeit einzelner Teammitglieder überprüfen. Dies ist besonders nützlich, wenn Teams gleichzeitig an mehreren Projekten arbeiten.

Why is resource planning important?

Even before a project moves into the execution phase, it is important for project or resource managers to look ahead at what will be needed throughout the project’s life cycle. Based on the length and nature of a particular initiative, a project manager should have a good idea of who and what is required to accomplish critical tasks that will ultimately result in project completion. 

Resource planning is more effective when project managers have visibility into workloads and can forecast demand, review historical project data, and utilize team members based on skills, location, performance, and availability. Much of this can be accomplished with project management solutions such as Wrike.

Taking care not to overutilize resources in a project setting is one way to prevent productivity killers such as employee burnout. According to the Mayo Clinic, employee burnout can occur when a worker is experiencing stress in the workplace, work-life imbalance, or a lack of control over their workload. Business Insider notes that 40-50% of American workers experience burnout, meaning it is more critical than ever to have an effective resource planning process in place.  

Resource planning for professional services keeps projects running smoothly and sets the stage for on-time and on-budget project delivery. It also helps firms understand their ability to take on new work based on the future capacity of their workforce — otherwise known as capacity planning. 

Effective resource planning and allocation can be the difference between project failure and success.

What is a resource plan?

A resource plan is a guiding document that a manager uses to effectively identify, allocate, and monitor a project’s resources. It contains detailed information on all the available resources and how they will be used and managed. Think of it as a roadmap that can be consulted throughout a project to ensure it is on the right track. 

Typical components of a resource plan include:

• Resource list
• Team roles
• Resource location and contact information
• Equipment/material costs
• Vendor/freelancer contracts
• Overall budget
• Milestones and due dates
• Performance metrics
• Issue log

Resource plans are an essential document for any resource manager, so it’s vital to ensure they are accurate and do not omit any crucial details.

How to make a resource plan

There are four simple steps to creating a resource plan:

1. Make a list

List all the available resources for your project. This includes your finances, equipment and other materials, team members, and external contributors (e.g., freelancers). Add all the relevant information, including contact details and where your resources are located. Your list should be as detailed as possible, so you don’t have to waste time looking for information when you need it.

2. Schedule a meeting

Before you assign project roles and responsibilities, it’s a good idea to bring your team members together to discuss their personal abilities and capacity. Issues can crop up if a resource manager assigns a task to someone who does not have the required training or bandwidth to complete it. This is also an ideal opportunity for individuals to pair up with a similarly skilled colleague to split a task.

3. Add a calendar

Now you know who will be working on what tasks, you can create a resource calendar to monitor specified working hours, company holidays, and planned time off. Align this with key project milestones to ensure nothing gets missed. Your calendar should also track the timeframe of resource consumption — for example, a new shipment of project materials might last two weeks. 

4. Create a budget

Controlling costs is an integral part of resource planning. A detailed project budget will help you keep track of spending and ensure you don’t run out of resources before your project is completed. Match your resource costs to your available funds, adding a buffer for unexpected costs. If your team previously worked on a similar project, you can use this data to make your current budget. 

Once your resource plan is in place, you should consult it regularly as part of the monitoring process.

Resource planning tools

There are many different tools and features that can help with resource planning. It’s advisable to opt for a software solution that includes the following features:

• Templates: Save time with ready-made templates for each aspect of your resource planning and allocation. Complement your resource plan with a product roadmap, view team workloads at a glance with Kanban boards, and keep stakeholders in the loop with a solid communication plan.
• Calendars: As mentioned, calendars are an integral tool for resource planning. With shared calendars, you can keep track of multiple team schedules, spot potential bottlenecks early, and readjust deadlines if necessary.
• Time tracking: Encourage your teams to use a time tracker so you can quickly assess how long each task takes and allot resources accordingly. When you track time, you build up a valuable bank of data to use for future resource planning, improving your accuracy with each project.
• Reports: Monitor your resources on a daily or weekly basis with automated reporting tools. Regular insights will help you analyze your team’s performance, balance workloads, track billable hours, and stay within budget.

Choosing an all-in-one software platform such as Wrike means you can consolidate the above tools in one place, increasing efficiency and simplifying the resource planning process.