Remote-Mitarbeiter und virtuelle Teams managen

Zukunftsthema virtuelle Zusammenarbeit

Remote-Arbeit ist nicht nur in der Zukunft ein großes Thema, sondern auch bereits in der Gegenwart. Als während der COVID-19-Pandemie ganze Teams von einem Tag auf den anderen ihre Büroräume verlassen mussten, erlebte die Telearbeit einen Boom. Gemäß einer Studie aus Stanford sind derzeit 42 % der erwerbstätigen Bevölkerung in den USA in Vollzeit im Homeoffice.

Doch auch vor der Pandemie war Remote-Arbeit bereits seit vielen Jahren ein hochaktuelles Thema. Laut dem Bericht „State of Remote Work“ von Buffer aus dem Jahr 2020 wünschten sich nicht weniger als 98 % der Arbeitnehmer, ihr restliches Arbeitsleben zumindest teilweise ortsunabhängig zu bestreiten.

Warum ist Telearbeit für Arbeitgeber und Arbeitnehmer so interessant? Das Arbeitsmodell bietet zahlreiche Vorteile, darunter:

• Höhere Produktivität: In einer Umfrage von FlexJobs gaben 66 % der Befragten an, im Homeoffice produktiver zu sein als in einem herkömmlichen Büro. Weniger Unterbrechungen von Kollegen, weniger Ablenkung und eine ruhigere Umgebung wurden als Gründe genannt, die das Abarbeiten von Aufgaben beschleunigen. 
• Bessere Work-Life-Balance: Remote-Teams profitieren in der Regel von einem ausgeglicheneren Verhältnis zwischen Arbeits- und Freizeit, und das ist für Arbeitnehmer aus verständlichen Gründen attraktiv. In einer Studie von Gallup gaben 53 % der befragten Arbeitnehmer an, großen Wert auf einen Arbeitsplatz mit guter Work-Life-Balance zu legen. 
• Größerer Talentepool: Einer der größten Vorteile für Manager und Arbeitgeber ist, dass sie bei der Suche nach geeignetem Personal nicht mehr örtlich gebunden sind. So können sie freie Stellen mit den am besten geeigneten Personen besetzen – unabhängig davon, wo diese wohnen.

All diese Vorteile tragen dazu bei, zufriedene und leistungsstarke virtuelle Teams hervorzubringen, zusammengesetzt aus Mitarbeitern, die auf der eigenen Couch oder im eigenen Arbeitszimmer großartige Arbeit leisten. 

Welche Herausforderungen bringt das Management von Remote-Teams mit sich?

Telearbeit bietet zahlreiche Vorteile, doch virtuelle Teams zu leiten ist nicht immer einfach. Wenn Sie und Ihre Teammitglieder an verschiedenen Orten arbeiten, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie sich mit einer Reihe von besonderen Herausforderungen konfrontiert sehen werden. Hier einige der häufigsten.

Transparenz und Visibilität 

Bestimmt kennen Sie die Redewendung „aus den Augen, aus dem Sinn“. In virtuellen Teams ist ein solcher Effekt häufig zu beobachten. Wenn Ihre Teammitglieder keinen Einblick in die Arbeit ihrer Kollegen haben, führt das mitunter zu einem Gefühl der Isolation. 

Zudem haben Remote-Mitarbeiter häufig den Eindruck, für ihre Vorgesetzten und Kollegen weniger sichtbar zu sein. Viele haben das Gefühl, in einem Vakuum zu arbeiten und keine Anerkennung für ihren Einsatz zu erhalten. Leider stimmt es auch, dass Telearbeiter, die sich nicht gesehen und wertgeschätztfühlen, weniger innovativ, kooperativ und hilfsbereit sind. 

Kommunikation und Zusammenarbeit

Effektive Kommunikation ist für jedes Team eine Herausforderung. Doch für Teams, die räumlich getrennt voneinander arbeiten, gilt das in besonderem Maße. 

Es gibt keine Gelegenheiten, im Vorbeigehen kurz zu plaudern oder Botschaften mitzubekommen, die vielleicht nicht zu hundert Prozent explizit mitgeteilt werden. Mitglieder von Remote-Teams müssen bewusst offen kommunizieren. 

Vielen Menschen fällt das schwer, und deshalb ist es nicht verwunderlich, dass laut dem „State of Remote Work“-Bericht 2020 von Buffer die Themen Kommunikation und Zusammenarbeit als die größten Herausforderungen für Remote-Teams genannt wurden. 

Positive Unternehmenskultur

Die Unternehmenskultur ist für Arbeitnehmer von großer Bedeutung. In einer Umfrage von Nulab gaben 83 % der Arbeitnehmer an, dass die Unternehmenskultur ein großer Faktor bei ihrer Entscheidung für einen Arbeitgeber ist. 

Doch wenn Ihr Team an unterschiedlichen Orten arbeitet, ist es schwierig, diese Unternehmenskultur zu pflegen und zu erhalten. Es gibt keine unterhaltsamen Team-Events, keine Happy Hours und keine gemeinsamen Mittagspausen. Auch in diesen Bereich muss also bewusst mehr Energie investiert werden.

Erfassung der Produktivität

Manager von Remote-Teams können nicht einfach durchs Büro spazieren und sich davon überzeugen, dass ihre Mitarbeiter mit vollem Elan bei der Arbeit sind. Ein solches Team zu managen erfordert also ein hohes Maß an Vertrauen sowie eine Reihe von Systemen zur Erfassung und Überwachung der Produktivität. 

Viele Manager nutzen spezielle Tools wie Zeiterfassungs-Apps, um zu überwachen, wie gut ihr Team mit der Abarbeitung der Aufgaben vorankommt. Das ist in der Regel auch für alle Beteiligten in Ordnung: In einer Studie gaben 79 % der befragten Teilnehmer an, mit der Überwachung ihrer arbeitsbezogenen Aktivitäten durch den Arbeitgeber einverstanden zu sein. 

Lösungen für das Management von Remote-Teams

Als Führungskraft mit Verantwortung für ein virtuelles Team stehen Sie vor einer Reihe von Herausforderungen. Doch die gute Nachricht ist: Sie alle lassen sich bewältigen. 

Und: Technologie kann dabei eine wertvolle Unterstützung sein. Mit den richtigen technischen Systemen bleibt Ihr Team auch in Zeiten der Telearbeit immer positiv und produktiv. Hier einige Lösungen, die in Ihrem Toolkit auf keinen Fall fehlen sollten: 

• Projektmanagement-Software: Eine Plattform für kollaboratives Arbeitsmanagement wie Wrike verschafft Ihrem Team den nötigen Überblick über Aufgaben, Fristen und Zuständigkeiten. So können Ihre Mitarbeiter schnell ihr eigenes Arbeitspensum erfassen, ohne den Blick auf das große Ganze zu verlieren. 
• Zeiterfassungslösung: Sie machen sich Sorgen, dass die Produktivität sinken könnte? Eine Zeiterfassungs-App kann das Verantwortungsgefühl Ihrer Mitarbeiter fördern und Ihrem Team wertvolle Echtzeit-Daten zur Optimierung der Effizienz liefern.
• Videokonferenz-Tool: Leider geben mehr als ein Drittel der Remote-Mitarbeiter an, ihre Teamkollegen nie wirklich zu Gesicht zu bekommen. Und das, obwohl 40 % der Meinung sind, dass ein solcher Kontakt hilfreich wäre, um die Beziehungen untereinander zu stärken. Unterschätzen Sie niemals die Bedeutung von persönlicher Kommunikation – auch, wenn dazu ein technisches Hilfsmittel erforderlich ist. Videokonferenzsoftware ist hier die beste Lösung.
• Instant Messenger: Ihr Remote-Team benötigt einen Kanal für spontane Gespräche, von arbeitsbezogenen Fragen bis hin zum ungezwungenen Geplauder über das Wochenende. Ein Instant Messenger hilft Ihrem Team, in Kontakt zu bleiben, einander besser kennenzulernen und stabilere Beziehungen zu knüpfen. 

Tipps zur Unterstützung in der Anfangsphase

Wenn das ortsunabhängige Arbeiten noch neu für Ihr Team ist, kann es in der Übergangszeit zu gewissen Schwierigkeiten kommen. Als Manager eines Remote-Teams ist es Ihre Aufgabe, Ihren Mitarbeitern mit Rat und Tat zur Seite zu stehen, während sie sich in ihrer neuen Arbeitsumgebung zurechtfinden. 

Aber wie? Hier einige Tipps, wie Sie Remote-Mitarbeiter in der Anfangsphase unterstützen können, ohne Leistungseinbußen befürchten zu müssen.

Überdenken Sie Ihre Erwartungshaltung

Ihr gesamtes Team muss mit einer völlig neuen Arbeitsweise zurechtkommen, und zu erwarten, dass der Übergang völlig reibungslos verläuft, wäre wohl kaum realistisch. Studien zeigen, dass selbst die leistungsfähigsten Mitarbeiter gelegentlich schlechter performen, wenn sie gezwungen sind, virtuell zu arbeiten.

Kommunizieren Sie offen über die Veränderungen. Welche Ziele werden angepasst? Welche Normen und Erwartungen an das Team müssen sich ändern? Welche neuen Tools und Arbeitsabläufe gibt es? Je offensiver Sie diese Dinge Ihrem Team gegenüber ansprechen, desto besser unterstützt werden Ihre Mitarbeiter sich fühlen. 

Fragen Sie regelmäßig nach, wie es läuft

Wenn Sie jemals in einem traditionellen Büro gearbeitet haben, haben Sie in dieser Zeit bestimmt in regelmäßigen Abständen Kontakt zu Ihren Mitarbeitern aufgenommen. Das sollte auch bei einem Remote-Arbeitsmodell nicht anders sein.

Planen Sie wöchentliche Gespräche ein, um sich mit Ihrem Team über Ziele, Herausforderungen und Fortschritte zu unterhalten. Der Austausch über arbeitsbezogene Themen ist wichtig, aber vergessen Sie nicht, auch auf persönlicher Ebene Interesse zu zeigen. So stärken Sie die Beziehung zu Ihrem Team – auch, wenn Sie nicht am selben Ort arbeiten.

Ermöglichen Sie soziale Begegnungen

Ihre monatlichen Happy Hours und gemeinsamen Mittagspausen können vielleicht gerade nicht stattfinden, aber bestimmt finden Sie auch eine andere Aktivität, mit der Sie ein wenig Unbeschwertheit in Ihr Team bringen und die persönlichen Kontakte unter Ihren Mitarbeitern fördern können.

Wie wäre es zum Beispiel mit einer wöchentlichen Foto-Challenge auf Slack, bei der alle im Team ihre witzigsten Schnappschüsse teilen? Oder vielleicht ist eine virtuelle Happy Hour oder die Teilnahme an einem Quiz das Richtige für Ihre Truppe? Geben Sie Ihren Teammitgliedern die Gelegenheit, ihre sozialen Kontakte zu pflegen. Bei der Remote-Kommunikation besteht die Gefahr, dass nur noch über Berufliches gesprochen wird, und es bedarf einer bewussten Anstrengung, auch anderen Themen Raum zu geben. 

Bleiben Sie positiv

Wie im Harvard Business Review erklärt, orientieren sich Mitarbeiter im Umgang mit plötzlichen Veränderungen und Krisen häufig daran, wie sich ihre Vorgesetzten verhalten. Wenn Sie als Manager entnervt wirken oder sich unentwegt beklagen, können sich diese Emotionen auf Ihre Mitarbeiter übertragen. 

Also sollten Sie bei aller Transparenz bezüglich auftretender Hindernisse immer auch darauf achten, eine positive Einstellung zu bewahren. So bleibt auch Ihr Team bei Laune. 

Zeigen Sie Empathie

Empfinden Sie den Umstieg auf Telearbeit als stressig oder destabilisierend? Ihre Mitarbeiter wahrscheinlich auch. Bedenken Sie, dass Sie nicht der/die Einzige in dieser Situation sind. Die Chancen stehen gut, dass sich Ihre Teammitglieder ebenfalls ein wenig überfordert fühlen – insbesondere, wenn sie auch noch andere persönliche Verpflichtungen haben. 

In einer vor kurzem durchgeführten Umfrage gaben 96 % der Arbeitnehmer an, dass ihnen ein empathischer Umgang seitens ihrer Arbeitgeber wichtig ist. Begegnen Sie Ihren Mitarbeitern also unbedingt mit Verständnis und vergessen Sie nicht: Wir sitzen alle im selben Boot. 

Fünf Tipps zum Motivieren von virtuellen Teams

Die Mitglieder Ihres Teams sind keine Roboter, und gerade bei der Arbeit von zu Hause spielt Motivation eine entscheidende Rolle. Hier sind fünf Tipps zum Motivieren von Remote-Teams:

1. Definieren Sie, was Sie erwarten

Kaum zu glauben, aber mehr als die Hälfte der Arbeitnehmer geben zu, nicht genau zu wissen, was am Arbeitsplatz von ihnen verlangt wird. Achten Sie also darauf, Ihre Erwartungen klar zu formulieren – egal ob im Telearbeitsmodell oder im herkömmlichen Bürobetrieb.

• Besprechen Sie folgende Fragen mit Ihren Mitarbeitern:
• Was ist der Hauptverantwortungsbereich Ihrer Rolle?
• Was sind die größten Ziele für diesen Monat, das Quartal, das Jahr usw.?
• Woran werden Sie festmachen, ob diese Ziele erfolgreich erreicht wurden?

Geben Sie Ihren Mitarbeitern handfeste, quantifizierbare Orientierungshilfen. Wenn sie genau darüber Bescheid wissen, was die Anforderungen sind, werden sie ihre Aufgaben viel motivierter in Angriff nehmen. 

2. Lassen Sie Flexibilität und Autonomie zu

Laut dem „State of Remote Work“-Bericht 2020 von Buffer ist Flexibilität – sowohl die Arbeitszeiten als auch die Arbeitsumgebung betreffend – der größte Vorteil der Telearbeit. 

Als Führungskraft eines Remote-Teams sollten Sie also unbedingt ermöglichen, dass ihre Teammitglieder auch tatsächlich in den Genuss dieses Vorteils kommen. Vermeiden Sie Mikromanagement, indem Sie vorab klare Erwartungen definieren, und überlassen Sie den Rest Ihrem Team. Leider hat einer von fünf Mitarbeitern derzeit das Gefühl, am Arbeitsplatz nicht genügend Gestaltungsfreiheit zu haben. 

3. Ordnen Sie die täglich anfallenden Aufgaben in einen größeren Kontext ein

Kaum etwas wirkt so motivierend auf Arbeitnehmer wie das Gefühl, etwas zu bewirken. In einer Umfrage gaben neun von zehn Arbeitnehmern an, dass sie für eine „immer sinnhafte Tätigkeit“ 23 % ihrer künftigen Einnahmen opfern würden. 

Eine hervorragende Möglichkeit, um Ihren Mitarbeitern die Sinnhaftigkeit ihrer Tätigkeit zu veranschaulichen, besteht darin, sie in einen größeren Zusammenhang zu stellen. Welchen Einfluss hat ihre Arbeit auf das gesamte Team oder das gesamte Unternehmen?

Möglicherweise fühlt sich das Ausfüllen von Tabellen für Ihre Mitarbeiter nach wertloser Beschäftigungstherapie an. Wird jedoch klar, dass diese Tätigkeit das Unternehmen dabei unterstützt, Jahr für Jahr einen beträchtlichen Umsatz sicherzustellen, so erscheint diese oberflächlich banale Aufgabe sofort in einem gänzlich anderen Licht. 

4. Fördern Sie verantwortungsbewusstes Handeln

Wenn transparente Verhältnisse herrschen und die Mitarbeiter die Bedeutung ihrer Rolle klar nachvollziehen können, übernehmen sie automatisch mehr Verantwortung. Schließlich können sie ja selbst sehen, was die Auswirkungen sind, wenn ihre Aufgaben nicht richtig oder nicht rechtzeitig erledigt sind.

Dieses automatisch generierte Verantwortungsbewusstsein ist ein großer Vorteil – insbesondere wenn man bedenkt, dass viele Führungskräfte laut eigener Aussage Probleme haben, dieses Thema in ihren Teams effektiv anzusprechen. Laut einem Bericht nannten 18 % der CEOs Mängel beim Einfordern von verantwortungsbewusstem Handeln als ihre größte Schwäche. 

Ein noch größeres Verantwortungsgefühl lässt sich mit einer Projektmanagement-Plattform und regelmäßigen Status-Updates von den Teammitgliedern erreichen. 

5. Zeigen Sie Anerkennung

Die meisten Menschen wünschen sich, für eine gute Leistung entsprechende Anerkennung zu erhalten. Dazu braucht es gar nichts Außergewöhnliches. Drei Viertel der Arbeitnehmer geben an, mit einem einfachen „Danke“ zufrieden zu sein.

Konstruktive Kritik und Feedback sind wichtig, aber vergessen Sie dabei nicht, Ihre Mitarbeiter auch zu loben, etwa wenn sie ein Projekt erfolgreich zum Abschluss bringen. 

Sie können Ihre Mitarbeiter auch fragen, welche Art der Anerkennung sie persönlich bevorzugen. Manche Mitarbeiter genießen es, in einem Team-Meeting Applaus zu erhalten, während andere positives Feedback lieber bei einem Vier-Augen-Gespräch hören. 

Woran erkennt man gute Remote-Mitarbeiter?

Wenn Sie Ihr virtuelles Team erweitern müssen, kann aus dem Einstellungsprozess eine völlig neue Herausforderung erwachsen. Wie soll man beurteilen, ob jemand gut ins Team passt, ohne die Person jemals getroffen zu haben? 

Wie bei jeder anderen Einstellungsentscheidung auch müssen Sie natürlich auf jobspezifische, technische Aspekte achten. Doch gerade bei Remote-Arbeitsmodellen ist auch die Bedeutung von Soft Skills nicht zu unterschätzen. Hier sind einige der wichtigsten Kompetenzen, auf die Sie achten sollten:

• Eigenmotivation
• Priorisierungsfähigkeit und Zeitmanagement
• Organisationsfähigkeit
• Kommunikationsfähigkeit

Wie aber lassen sich diese Kompetenzen im Einstellungsprozess überprüfen? Diese Tipps können Ihnen dabei helfen, die besten Kandidaten zu identifizieren: 

• Achten Sie darauf, wie die Person während des Einstellungsprozesses kommuniziert. Reagiert sie rasch auf E-Mails? Ist ihre schriftliche Ausdrucksweise klar? Wie verlaufen Telefon- oder Videogespräche? Anhand dieser Beispiele können Sie gut einschätzen, wie sich jemand auch als Teammitglied verhalten würde.
• Stellen Sie im Bewerbungsgespräch Fragen, die auf das Verhalten der Kandidaten abzielen. Das sind die berühmt-berüchtigten Fragen, die mit „Erzählen Sie mir von einer Situation, als …“ beginnen. Fragen wie „Erzählen Sie mir, wie es war, als Sie einmal unter großem Zeitdruck arbeiten mussten“ oder „Erzählen Sie mir von einer Situation, in der Sie auf sich allein gestellt ein Problem lösen mussten“ können Ihnen helfen, die oben genannten Fähigkeiten anhand von realen Beispielen besser einzuschätzen.
• Fragen Sie Bewerber nach ihren Erfahrungen mit ortsunabhängigem Arbeiten. Wenn sie bereits einmal remote gearbeitet haben, fragen Sie sie nach ihren Erfahrungen. Wenn nicht, können Sie trotzdem danach fragen, was ihnen an der Telearbeit attraktiv erscheint und wo sie potenzielle Herausforderungen sehen. Die Antworten können viel darüber aussagen, ob jemand gut in Ihr Team passen würde oder nicht. 

Wie integriert man neue Mitarbeiter in ein virtuelles Team?

Sie haben einen neuen Mitarbeiter im Remote-Team und möchten ihm ein herzliches Willkommen bereiten. 

Wenn eine Tour durch das Büro oder ein gemeinsames Mittagessen mit dem Team nicht möglich sind, müssen Sie also eine andere Art und Weise finden, ihn in die Gruppe zu integrieren und seine Begeisterung für die neue Tätigkeit zu wecken. 

• Setzen Sie eine Videokonferenz an: Nicht weniger als 40 % der Arbeitnehmer geben an, sich bei der Arbeit ignoriert und isoliert zu fühlen, und durch die räumliche Trennung verschärft sich dieser Eindruck noch zusätzlich. Planen Sie also direkt nach der Einstellung eines neuen Mitarbeiters eine Videokonferenz und geben Sie Ihrem neuen Teammitglied die Gelegenheit, seine Kollegen kennenzulernen. Eisbrecher-Aktivitäten oder Kennenlernspiele können hier eine wertvolle Hilfe sein. 
• Nutzen Sie das Buddy-System: Stellen Sie dem neuen Teammitglied in der Anfangsphase einen erfahrenen Kollegen zur Seite. So hat der neue Mitarbeiter eine Vertrauensperson (abgesehen von seinem direkten Vorgesetzten), an die er sich wenden kann, wenn er wissen will, wo ein bestimmtes Dokument zu finden ist oder wer für die Genehmigung von Urlaubsanträgen zuständig ist.
• Etablieren Sie ein Onboarding-System: In der Onboarding-Phase eines neuen Mitarbeiters gibt es viele Dinge zu beachten. Nur zu schnell kann es passieren, dass wichtige Dinge wie die Weitergabe von Benutzernamen oder einzelne Bestandteile von Trainings übersehen werden. Halten Sie also schriftlich fest, wie der Onboarding-Prozess formal abzulaufen hat, um sicher sein zu können, dass alle wesentlichen Punkte erledigt sind. So können Sie auch gleich Ihren neuen Mitarbeitern einen Ausblick darauf geben, was sie in den ersten Wochen und Monaten erwartet. Noch einfacher funktioniert der Prozess mit unserer Onboarding-Vorlage. 
• Erkundigen Sie sich häufig, wie es läuft: Sie denken, Ihr neuer Mitarbeiter ist nur die ersten paar Wochen wirklich neu? Falsch gedacht. Die Onboarding-Periode sollte mindestens die ersten 90 Tage des Mitarbeiters umfassen. Melden Sie sich in dieser Zeit häufig bei Ihrem Neuzugang, um ihm ein Gefühl der Sicherheit zu vermitteln, bis er vollständig in Ihr Team integriert ist. Dieser Punkt erscheint besonders wichtig, wenn man bedenkt, dass 29 % der Arbeitnehmer schon einmal innerhalb der ersten 90 Arbeitstage gekündigt haben. 

Virtuelle Teams zu leiten ist schwierig, aber schaffbar

Das Management von Remote-Mitarbeitern ist alles andere als einfach – ganz besonders, wenn die Welt von einem Moment auf den anderen völlig auf den Kopf gestellt erscheint.

Gute Führungskräfte brauchen viel Engagement, ganz egal, ob im herkömmlichen Bürobetrieb oder im Telearbeitsmodell. Dazu liefert Ihnen dieser Guide sämtliche Informationen, die Sie benötigen, um ein virtuelles Team zu managen, das nicht nur leistungsstark, sondern auch motiviert und zufrieden ist. 

Wenden Sie die hier genannten Strategien an, und Sie werden sehen, dass Remote-Arbeit im Handumdrehen ihren Schrecken verliert. Wenn Sie weitere Unterstützung benötigen, steht Ihnen Wrike gern mit Rat und Tat zur Seite. Unsere flexible Arbeitsmanagement-Plattform unterstützt Teams beim Projektmanagement, bei der Zusammenarbeit und bei der Kommunikation – ganz egal, von wo aus sie arbeiten.