Cuando tienes que crear tu primer plan de proyecto, puede que no sepas ni por dónde empezar. ¿Cómo puedes calcular con precisión cuánto tiempo vas a tardar en terminar las tareas? ¿Cómo traduces las expectativas de las partes interesadas en entregables concretos? ¿Qué pasa si algo va mal?
Solo porque seas un gestor de proyecto novato no significa que no puedas desempeñar tus funciones como un veterano. Sigue estos seis pasos para crear un plan de proyecto infalible y lidera tu equipo con confianza.
(Nota: Los detalles sobre cómo planificarás tu proyecto y los documentos que vas a generar pueden variar dependiendo de la metodología de gestión de proyectos que hayas elegido seguir. No obstante, esta introducción es un buen punto de partida).
Paso 1: identificar y conocer a las partes interesadas
Para crear un plan de proyecto infalible, es importante recordar que las partes interesadas no solo son quienes te contratan para que gestiones el proyecto, sino que puede ser cualquiera que se vea afectado por los resultados de tu proyecto, lo que incluye también a tus clientes y usuarios finales. Asegúrate de que identificas a todas las partes interesadas y recuerdas sus intereses cuando vayas a crear tu plan de proyecto.
Reúnete con los patrocinadores del proyecto y las partes interesadas para hablar sobre sus necesidades y expectativas y establecer las bases de referencia para el alcance del proyecto, el presupuesto y el cronograma. A continuación, crea el documento de declaración de objetivos y condiciones para completar los detalles del proyecto, coordinar al equipo y reducir el riesgo de costosos malentendidos. Para empezar, aquí tienes un modelo de declaración de objetivos y condiciones.
Consejo: Mira más allá de las necesidades manifestadas por las partes interesadas para identificar los deseos que se esconden detrás de las mismas. Estos deseos son los objetivos que tu proyecto debería intentar cumplir.
Paso 2: fijar y priorizar los objetivos
Una vez que tienes una lista de necesidades de las partes interesadas, priorízalas y fija los objetivos específicos del proyecto. Con ellas podremos esbozar los objetivos del proyecto (los beneficios que esperas conseguir). Detalla tus objetivos (y las necesidades de las partes interesadas que cumplen con cada uno de ellos) en tu plan de proyecto de modo que se puedan comunicar de una manera clara y compartir fácilmente.
Consejo: «¡Pero si todo es importante!», pensarás. Si tienes problemas a la hora de priorizar, empieza estableciendo una escala basada en la urgencia de los objetivos.
Paso 3: definir los entregables
Identifica los entregables que necesitas producir para cumplir con los objetivos del proyecto. ¿Cuáles son los productos específicos que se espera que termines? A continuación, haz una estimación en tu plan de las fechas límite para cada entregable. (Puedes fijar las fechas reales cuando te sientes a definir el programa del proyecto en el siguiente paso).
Consejo: Fija una serie de hitos firmes para los entregables y las fechas de entrega fundamentales. De este modo, serás capaz de seguir tu progreso una vez empezado el trabajo y de garantizar que completas las tareas clave a tiempo (y contentar a las partes interesadas).
Paso 4: crear un programa de proyecto
Echa un vistazo a cada uno de los entregables y determina la serie de tareas que se tienen que completar para conseguir cada uno. Para cada tarea, define la cantidad de tiempo que necesitarás, los recursos necesarios y quién se encargará de completarla.
Después, identifica cualquier dependencia. ¿Hay alguna tarea que tenga que ser completada antes de empezar otras? Introduce los entregables, las dependencias y los hitos en tus diagramas de Gantt de Wrike o en cualquier otro modelo o aplicación en línea disponible.
Consejo: Implica a tu equipo en algún momento del proceso de planificación. Las personas que hacen el trabajo tienen una percepción significativa de cómo se hacen las tareas, de cuánto tiempo se tarda en ellas y de quién es la persona idónea para encarar determinadas tareas. ¡Echa mano de sus conocimientos! Necesitarás que estén de acuerdo con el programa de proyecto para que el trabajo avance con fluidez, así que cuenta con ellos desde el principio.
Paso 5: identificar los problemas y realizar una evaluación de riesgos
Ningún proyecto está exento de riesgos y no te harás ningún favor si te limitas a cruzar los dedos y esperar que todo salga bien. ¿Hay algún problema que sepas por adelantado que puede afectar a tu proyecto, como por ejemplo unas vacaciones de dos semanas de uno de tus trabajadores clave? ¿Qué circunstancias inesperadas podrían hacerte sufrir un pequeño traspié? (Piensa en situaciones como la época de resfriados y gripes o en una pérdida accidental de datos).
Ten en cuenta los pasos que deberías dar para evitar que se produzcan ciertos riesgos o para minimizar su impacto negativo. Lleva a cabo una gestión de riesgos para asegurarte de que estás preparado.
Consejo: Si fuera posible, sitúa al principio de la cronología de tu proyecto aquellas tareas que impliquen un alto nivel de riesgo. También puedes reservar un pequeño margen de tiempo alrededor de esas tareas que te ayude a mantener el proyecto en marcha, incluso en el caso de que surja algún problema.
Paso 6: presentar el plan de proyecto a las partes interesadas
Explícales cómo tu plan aborda las expectativas de las partes interesadas y preséntales tus soluciones para los posibles conflictos. Asegúrate antes de que tu presentación no es de sentido único, sino que debe ser un consenso entre todos. Tendrás que definir los cargos: ¿quién tiene que ver qué informes y con qué frecuencia? ¿Qué decisiones tendrán que ser aprobadas y por quién? Comunica con claridad. Asegúrate de que las partes interesadas sepan exactamente lo que se espera de ellos y conozcan las acciones de las que son responsables. Solo por el hecho de que sea obvio para ti, no significa que lo sea para ellos.
Consejo: Si tu plan o programa entra en conflicto con las expectativas originales de las partes interesadas, tendrás que comunicarlo en este momento para que no surjan en el futuro sorpresas desagradables o conversaciones tensas. En vez de decirles que sus expectativas o solicitudes son poco realistas, explícales lo que necesitáis para que se hagan realidad: cuánto tiempo, dinero o mano de obra. Permíteles decidir si creen que merece la pena emplear recursos extra o no.
Tras completar tu plan de proyecto
¡Enhorabuena, has completado tu plan de proyecto! Siguiente paso: programa una reunión inicial para tu siguiente proyecto. Utiliza estas palabras alentadoras para motivar a tu equipo y empezar tu proyecto de la mejor manera: 10 frases que pueden arruinar la reunión inicial de tu proyecto.
Lecturas relacionadas: 10 frases que pueden arruinar la reunión inicial de tu proyecto
Referencias: http:www.projectsmart.co.uk/project-planning-step-by-step.php; http:www.projecttimes.com/articles/10-steps-to-creating-a-project-plan.html
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