Transitar un camino hacia un destino desconocido es difícil. Por eso, como gestor de proyectos, resulta casi imposible orientar un proyecto hacia el éxito sin disponer de objetivos de proyecto. Al utilizar los objetivos de proyecto SMART, los gestores de proyectos y sus equipos pueden planificar proyectos de manera eficiente y garantizar la entrega a tiempo y acorde con el presupuesto.
Sigue leyendo para saber qué son los objetivos de proyecto SMART, cómo redactar un objetivo y cómo usar Wrike para definir objetivos de proyecto claros y precisos para tu próximo proyecto.
¿Qué son los objetivos de proyecto?
Dicho de manera sencilla, objetivos de proyecto son las metas específicas que quieres que alcance el proyecto. Los objetivos de proyecto afectarán a todas las decisiones en el ciclo de vida del proyecto, por ello, es tan clave establecerlos con la mayor claridad posible desde el principio.
Una de las mejores formas de garantizar que los objetivos de tu proyecto son específicos y están bien definidos es emplear la metodología SMART para desarrollar objetivos de gestión de proyectos.
Introducción a los objetivos de proyecto SMART
El sistema SMART, que a menudo se utiliza para desarrollar objetivos personales y comerciales, también es muy eficaz para crear objetivos de proyectos. SMART es un acrónimo inglés de «specific», «measurable», «attainable», «relevant» y «time-bound» (específico, cuantificable, alcanzable, relevante y sujeto a limitaciones de tiempo). Exploremos más de cerca cada uno de estos elementos.
Específico
Cuando los objetivos de proyecto son demasiado imprecisos, se puede producir una falta de enfoque o motivación. Por ejemplo, es difícil entusiasmarse con el objetivo de «aumentar las ventas». Sin embargo, si el objetivo de tu proyecto es «aumentar las ventas en un 15 % con respecto a las ventas del último trimestre», así tú y tu equipo sabéis exactamente hacia dónde dirigiros y podéis planificar y ejecutar mejor una estrategia para lograrlo.
Al elaborar los objetivos específicos de proyecto, intenta identificar las cinco preguntas clave de cada meta: qué deseas lograr, por qué es importante, quién está involucrado, dónde se necesita o se ubica, y qué recursos o limitaciones estarán en juego.
Cuantificable
Para saber con precisión cuánto has progresado, los objetivos de tu proyecto deben ser cuantificables. Además, unos objetivos cuantificables te permitirán hacer un seguimiento del progreso a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto y te ayudarán a mantenerte centrado en estos objetivos y en el buen camino para cumplir los plazos.
Los objetivos cuantificables del proyecto deben responder a la pregunta ¿cuánto costará lograr la meta y cómo sabré cuándo se logrará la meta?
Alcanzable
Si estableces objetivos de proyecto poco realistas e inalcanzables, es muy probable que todo acabe en fracaso. Para evitarlo, encamínate hacia el éxito asegurándote de que tus objetivos sean realmente alcanzables en función de los recursos a tu disposición y las limitaciones existentes.
Un objetivo de proyecto alcanzable puede suponer un reto a las capacidades de tu equipo, pero, al mismo tiempo, es algo posible de realizar. Establecer metas alcanzables pero desafiantes puede obligarte a identificar oportunidades que previamente pasaste por alto o recursos que pueden ayudarte a lo largo de todo el proceso.
Relevante
Un objetivo de proyecto relevante es aquel que se alinea con otros objetivos comerciales y se considera rentable para la empresa o para el cliente.
Sujeto a limitaciones de tiempo
Finalmente, los objetivos de proyecto efectivos tienen una fecha límite clara o un final definido. Cuando los proyectos no tienen un límite de tiempo, es fácil despistarse y dejar que esos objetivos se desvanezcan. Unos hitos y unos plazos de proyecto bien definidos contribuirán a mantener al equipo del proyecto en el buen camino hacia el cumplimiento de sus tareas de manera oportuna.
Cómo redactar un objetivo
Los objetivos de proyecto pueden parecer bastante evidentes. Sin embargo, cuando se trata de definir y redactar objetivos, es útil seguir un sistema escalonado. Presentamos aquí algunos consejos sobre cómo redactar un objetivo que cumpla con los criterios SMART:
- Comienza con una declaración de visión.
Todo proyecto debe comenzar con una declaración de visión. Piensa en esto como una descripción general que resume la orientación y la ambición del proyecto, incluso si es algo inalcanzable. La declaración de visión ayuda a informar de la estrategia, por lo que está bien que la visión sea algo idealista o utópica. La visión debe ayudar a inspirar y motivar a tu equipo de proyecto. - Describe tus metas.
Una vez que has definido la visión, es la hora de describir tus metas. Las metas también son generales y suelen tener un alcance amplio o de largo plazo, pero son el catalizador de los objetivos. En otras palabras, los objetivos de proyecto son los medios mediante los cuales buscas el logro de las metas. - Establece tus objetivos de proyecto.
Ahora ya estás listo para desarrollar tus objetivos de proyecto. Se trata de las declaraciones esenciales que describen los resultados específicos que el proyecto pretende generar. Como hemos visto, los objetivos de proyecto deben adherirse al sistema SMART para lograr el máximo impacto.
Ejemplos de objetivos de proyecto
Supongamos que tu departamento tiene una visión de la satisfacción del cliente del 100 %. Aunque en realidad puede ser inalcanzable, esta visión proporciona la motivación y la inspiración necesarias para una meta más específica y un objetivo de proyecto SMART.
Por ejemplo, una meta que alimenta la visión del 100 % de satisfacción del cliente puede ser un sistema de tickets de atención al cliente en línea más eficiente. A partir de ahí, puedes desarrollar el objetivo de proyecto de implantar un nuevo sistema de atención al cliente en línea para lograr tiempos de respuesta a los tickets de menos de una hora. El objetivo de proyecto también incluiría una fecha específica de finalización, así como métricas para cuantificar el resultado.
Cómo definir objetivos de proyecto con Wrike
Con la plataforma de gestión de proyectos de Wrike, tú y tu equipo podéis crear y definir fácilmente objetivos para orientar cada proyecto. Por ejemplo, podéis crear una nueva carpeta de proyecto dentro de Wrike que los miembros del equipo pueden usar para intercambiar ideas y metas. A partir de ahí, podéis colaborar para garantizar que las metas guardan consonancia con la visión y, a continuación, pulirlas para convertirlas en los objetivos de proyecto SMART que os esforzaréis por alcanzar durante el ciclo de vida del proyecto.
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