Cómo crear un proceso eficiente de gestión de la carga de trabajo
La gestión eficiente de la carga de trabajo ayuda a maximizar la productividad del equipo y a reducir el riesgo de exceso de trabajo o agotamiento. Más información sobre las herramientas de gestión de la carga de trabajo con Wrike.
Gestionar proyectos es sencillo y eficaz con Wrike
Cómo la compañía eléctrica japonesa JERA aumentó la eficiencia para una toma de decisiones más rápida
Desde procesos desconectados hasta el uso estandarizado de Wrike, aquí te explicamos cómo una compañía eléctrica japonesa simplificó las tareas con un software de gestión del trabajo.
Comprender las dependencias en la gestión de proyectos
En la gestión de proyectos, identificar y gestionar una variedad de dependencias es una de las tareas más importantes a las que se enfrentarán los líderes de equipo. El desafío es que las dependencias en la gestión de proyectos suelen ser complejas. Hay diferentes tipos de dependencias que deben tenerse en cuenta en las distintas fases del proyecto. En este artículo, profundizaremos en las dependencias de los proyectos repasando los tipos, algunos ejemplos y cómo se puede usar Wrike para gestionarlas sin problemas. ¿Qué son las dependencias de un proyecto? Las dependencias de un proyecto, también conocidas como dependencias de tareas, son el orden en el que se deben realizar las tareas. Te permiten determinar el orden óptimo para el proyecto, al proporcionar la ruta más rápida de trabajo. Por ejemplo, si la Tarea B depende de la Tarea A, la Tarea A deberá completarse primero para que la Tarea B comience. Tipos de dependencias de un proyecto Hay diez tipos diferentes de dependencias en la gestión de proyectos. Deberás estar familiarizado con cada uno de ellos para optimizar la planificación de tu proyecto. Algunos tienen un nombre intuitivo, pero otros pueden requerir una explicación adicional. Sigue leyendo para aprender estos términos esenciales. Dependencias causales Este tipo de dependencia de un proyecto es cualquier tarea que sigue la secuencia lógica de eventos. Suelen ser fáciles de suponer. Dependencias basadas en recursos Esta dependencia se crea cuando más de un proyecto necesita el mismo recurso para completarse. El proyecto dependerá de la finalización de cada tarea y de si hay o no suficientes recursos disponibles para todas las necesidades del proyecto. Dependencias basadas en preferencias Las dependencias basadas en preferencias son únicas para cada equipo y tienen que ver con las prácticas recomendadas, los procedimientos establecidos y la intuición del gestor de proyectos. Dependencias entre equipos Las dependencias entre equipos se producen cuando equipos de varios proyectos o departamentos deben trabajar juntos para ofrecer una solución integral. Dependencias externas Una dependencia externa es un requisito que una tarea necesita de un tercero para poder continuar. Esta dependencia a menudo toma la forma de una aprobación. Dependencias de FS FS significa de fin a inicio (finish-to-start). La fecha de finalización de la tarea anterior marca la fecha en que comenzará la siguiente tarea. Dependencias de SF SF significa de inicio a fin (start-to-finish). La fecha de inicio de la tarea anterior marca la fecha en que se completará la siguiente tarea. Dependencias de SS SS significa de inicio a inicio (start-to-start). Una dependencia de inicio a inicio significa que un proyecto sucesor no puede comenzar antes de que su predecesor también lo haya hecho. Dependencias de FF FF significa de fin a fin. Esta dependencia le dice a la tarea sucesora que termine el trabajo de la predecesora. No es necesario que se completen al mismo tiempo, pero una no puede terminar a menos que la otra esté terminando o ya haya terminado. Dependencias fuera-dentro Una tarea interna tiene dependencias externas para completarse o viceversa. Ejemplos de dependencias de un proyecto Ahora que conoces todas las diferentes dependencias, estos son algunos ejemplos de cada una que te ayudarán a comprender mejor cómo se dan en la vida real: Dependencias causales Por ejemplo, para enviar un mensaje de correo electrónico, primero debes escribirlo. Y antes de eso, necesitarás la dirección de correo electrónico de la persona a la que se lo vas a enviar. Estas tareas dependerían unas de otras y fluirían en orden. Dependencias basadas en recursos Es posible que necesites huevos para preparar tanto una tortilla como unas tortitas para el desayuno. El alcance de ambos proyectos culinarios dependerá de cómo utilicen el recurso compartido. Dependencias basadas en preferencias Es posible que algunos escritores independientes prefieran trabajar sin un esquema de publicación de blog. Sin embargo, el equipo de marketing ya tiene un flujo de trabajo personalizado que tiene previsto proporcionarles uno. Dependencias entre equipos El equipo de ventas puede estar trabajando codo con codo con el de marketing en un nuevo lanzamiento de producto. Dependencias externas Un proyecto de construcción puede depender de que un proveedor de hormigón entregue su producto en el lugar de trabajo para que puedan comenzar a verter. Dependencias de FS En marketing, es posible que debas obtener la aprobación de tu propuesta de presupuesto trimestral para lanzar tu próxima campaña de publicidad de pago en Facebook. Dependencias de SF Si tu empresa está rediseñando su logotipo, deberá mantener el anterior hasta poder reemplazarlo por el nuevo. Dependencias de SS Un equipo de limpiadores domésticos profesionales debe comenzar a lavar la ropa y a limpiar la bañera al mismo tiempo para prestar su servicio rápido de dos horas. Dependencias de FF Si estás rehaciendo tu sitio web, puedes trabajar simultáneamente en el código de back-end mientras diseñas la interfaz de usuario. Tendrás que terminar el código para que la interfaz de usuario también se active. Dependencias fuera-dentro Un planificador de bodas está esperando a que un restaurante confirme su disponibilidad en varias fechas potenciales para enviar el presupuesto a unos clientes que van a contraer matrimonio. Cómo gestionar las dependencias de un proyecto con Wrike Wrike es una herramienta de gestión de proyectos que te permite encontrar, planificar y gestionar una variedad de fases de proyectos complejos con dependencias de tareas a través de funciones como la cronología y las dependencias de tareas automatizadas. La función de cronología permite a los usuarios planificar y programar tareas con la función de arrastrar y hacer clic. Elimina la necesidad de crear listas de tareas independientes para cada proyecto. Las dependencias de tareas son fáciles de ver y combinar dentro de un marco de tiempo determinado. Wrike también ofrece dependencias de tareas individuales, una función que vincula automáticamente las tareas entre sí y muestra los efectos posteriores de cada vínculo. Esta función hace que sea mucho más fácil mantener un plan de proyecto preciso. Y si es necesario realizar algún cambio mientras el proyecto está en marcha, los gestores pueden reorganizar rápidamente los horarios de los empleados y las listas de tareas pendientes sin perder de vista qué tareas están ya conectadas. Además, Wrike ofrece funciones robustas de comunicación para las partes interesadas dentro y fuera de tu equipo inmediato. Introduce a otros departamentos en las tareas a través de @menciones para que puedan ponerse al día rápidamente con las conversaciones en curso y hacer sus aportaciones teniendo toda la información. O bien, otorga acceso restringido a proveedores y clientes externos para que puedan contribuir sin problema a las tareas según sea necesario. ¿Listo para gestionar eficazmente las dependencias de tareas y mejorar tu estrategia de gestión de proyectos? Comienza hoy mismo la prueba gratuita de dos semanas de Wrike para organizar y ejecutar mejor los pasos complejos del proyecto con facilidad.
Conceptos básicos de gestión de proyectos: 6 pasos para crear un plan de proyecto infalible
Cuando tienes que planificar tu primer proyecto, puede que no sepas ni por dónde empezar. Sigue estos seis pasos para crear un plan de proyecto infalible y lidera tu equipo con confianza.
10 errores fatales en el lanzamiento de un producto
Los lanzamientos de producto resultan estresantes. Si bien un lanzamiento exitoso puede hacer que tu empresa suba enteros, uno fallido es capaz de dejarla muy tocada. Y a toda esa presión hay que añadir lo complicado que resulta lograr un lanzamiento perfecto, dadas las muchas posibilidades de error que existen. Teniendo en cuenta que menos de un 3 % de los artículos de consumo que salen al mercado se consideran «un gran éxito» (es decir, superan los 50 M$ durante el primer año de ventas), ¿qué puedes hacer para asegurarte de que todo vaya sobre ruedas el día del lanzamiento (y también los siguientes)? 10 errores que pueden arruinar el lanzamiento de tu producto 1. Ver el lanzamiento como un evento en vez de como un proceso. El día de lanzamiento no es el final del camino, sino una etapa intermedia. Junto con los meses previos de planificación y preparación, las semanas y meses posteriores al lanzamiento oficial resultan críticos para mantener el impulso comercial, generando aún más expectación y ajustando los esfuerzos de promoción si las cosas van bien y el producto funciona. 2. Dar por sentado que basta con tener un producto innovador. Si no existe mercado ni demanda para tu solución, nadie va a comprar el producto; da igual lo genial que creas que es. Realiza un estudio de mercado antes de invertir recursos en desarrollar un producto que no se venderá. 3. No conocer suficientemente bien tu mercado o a tus clientes. ¿Entiendes con claridad cuáles son los problemas de tus clientes? ¿El camino que recorren hasta que deciden comprar tu producto? ¿Sabes qué tipo de palabras clave suelen usar al buscar productos como el tuyo? Si la respuesta a estas preguntas es no, necesitas urgentemente conocer mejor a tus clientes. 4. No implicar a los equipos de marketing, ventas y RR.PP. con suficiente antelación. Las buenas campañas de marketing y RR.PP. no se organizan de la noche a la mañana, y si no haces planes con antelación tendrás muchas dificultades para mantener o aumentar el impulso comercial. 5. Anunciar demasiado pronto tu producto. A menos que seas Apple y los lanzamientos de tus productos estén rodeados de expectación y especulaciones, anunciar un nuevo producto demasiado pronto podría hacer que los clientes fueran perdiendo interés en él con el tiempo, o dar cierta ventaja a tus competidores a la hora de responder. 6. Convertir la fecha de lanzamiento en algo inamovible, incluso cuando no se está preparado o el producto tiene aún fallos. Es mucho mejor retrasar el lanzamiento de un producto (incluso el de uno muy esperado) si con ello se consigue entregar al final un producto que satisface o supera las expectativas del cliente. 7. No hacer una prueba de ventas. Haz que uno o dos de los miembros de tu equipo de ventas comiencen a vender el producto antes del lanzamiento: ¿qué comentarios y preguntas reciben de los clientes? ¿Cómo están posicionando el producto? ¿Qué apoyos necesitan para poder venderlo? 8. Gastar todo el presupuesto en el producto, y no dejar recursos suficientes para marketing, RR.PP. y otros tipos de promoción. Si confías en que el boca a boca baste para estimular el interés de los clientes y las ventas, seguramente te espera una decepción. 9. No acompañar el lanzamiento de tu producto con una historia. ¿Por qué debería interesarse la gente en tu nueva aplicación o producto? ¿Qué historias de carácter social o comercial se identifican con tu producto? Asegúrate de que la historia que generes tenga a tus clientes como protagonistas y de que contenga casos de estudio si es posible. 10. No planificar al detalle el día de lanzamiento. Improvisar no es una opción. Si vas a tener que hablar en público el día del lanzamiento, practica antes frente a una audiencia de tu confianza. Elabora un programa para el día de lanzamiento que recoja exactamente todos los actos que han de darse y su respectivo horario, junto con la persona al cargo de cada uno. ¡Danos tu opinión! ¿Conoces algún otro consejo para evitar cometer errores fatales el día del lanzamiento de un producto? ¡Compártelo con nosotros en los comentarios! Referencias: 280Group.com, Hubspot, SalemMarafi.com
10 pasos para iniciar un proyecto con éxito: Checklist para gestores de proyectos
Los proyectos de éxito comienzan con una reunión. Establecer desde el principio el tono correcto puede hacer de tu proyecto un éxito o un fracaso. Sigue nuestra checklist para gestionar proyectos en 10 pasos y fija las bases para un proyecto de éxito.
Guía de prácticas recomendadas de gestión de proyectos
Planificar y supervisar un proyecto para finalizarlo a tiempo, sin salirse del presupuesto y cumpliendo las expectativas no es una tarea fácil. Los mejores gestores de proyectos saben cómo equilibrar las comunicaciones con las partes interesadas, estar atento a los riesgos y aclarar las funciones, las responsabilidades y las prioridades del equipo. Conoce los secretos de su éxito empleando estas 10 prácticas recomendadas de gestión de proyectos. 1. Comunícate con las partes interesadas puntual y frecuentemente Esta comunicación incluye a todas las personas que estén interesadas en los resultados del proyecto, es decir, los miembros del equipo, los patrocinadores y los usuarios finales. Siempre que puedas, reúnete en persona para mostrar tu entusiasmo por el éxito del proyecto, define unas expectativas claras, como la función de cada una de las partes. Además, ofrece información del estado constantemente, con datos y resultados reales, para que las partes interesadas estén involucradas. 2. Ocúpate de los patrocinadores del proyecto Contar con buenos patrocinadores del proyecto es el principal indicador del éxito del proyecto, y de hecho menos de 2 de cada 3 proyectos tienen patrocinadores activamente involucrados. La labor de un patrocinador es supervisar el progreso, ayudar a solucionar los problemas y liderar el proyecto de cara a otros ejecutivos, así como conocer el panorama general de cómo el proyecto se adecua a objetivos empresariales más grandes. Básicamente son el punto de unión entre el gestor del proyecto y sus superiores. Celebra reuniones de control regularmente con el patrocinador para hablar de los objetivos del proyecto y los recursos necesarios, y utiliza esta lista de comprobación de patrocinio de proyectos para orientar las charlas y aclarar las expectativas. 3. Gestiona los riesgos y las oportunidades Dedica tiempo a imaginar la peor situación posible y su solución, así como el modo en que podrías impedir que sucediera. A continuación, habla con tu equipo para que te dé su opinión y sé consciente de los problemas conocidos que podrían afectar al proyecto. Simplemente recuerda que no todas las incertidumbres son malas: no olvides controlar también las oportunidades, de forma que puedas ofrecer valor más allá de lo que se espera. (Aprende a realizar una valoración de riesgos exhaustiva aquí). 4. Crea un plan de trabajo detallado, con el alcance, el programa y el presupuesto Redacta el plan del proyecto con los objetivos y los problemas que se abordan (y los que no), en lugar de simplemente enumerar las tareas que se han de completar. Esto te ayudará a centrar el trabajo y protegerte contra el síndrome del lavadero. A continuación, prioriza los objetivos del proyecto, identifica las entregas y calcula la duración de las tareas para configurar el programa y las dependencias. 5. Celebra una reunión de comienzo del proyecto La reunión de comienzo del proyecto establece el tono general del proyecto. Hazlo bien y tu equipo trabajará motivado, con energía y centrado. Así que aprovecha la oportunidad para establecer un objetivo común, aclarar las funciones y las responsabilidades, definir el modo de medir el éxito, revisar los riesgos, decidir cómo te vas a comunicar y elegir la metodología y las herramientas para gestionar el proyecto. Sé minucioso, pero intenta que la reunión de inicio del proyecto sea lo más breve y directa posible. 6. Documéntalo todo Documentar cada paso del proyecto es la clave para garantizar no solo que conoces lo que sucede, sino que tienes toda la información necesaria para analizar el rendimiento, tomar mejores decisiones y aprender de las experiencias. Si se te ha pasado un plazo, podrás saber por qué ha sucedido y cómo mejorar el proceso de trabajo para impedir que vuelva a suceder. 7. Programa comprobaciones con el equipo regularmente Cuando se gestiona un proyecto es fundamental estar sincronizado con el equipo. Una breve reunión semanal o incluso diaria con el equipo del proyecto es una forma segura de alinear las principales prioridades, obtener información rápidamente y ayudar a eliminar obstáculos o trabas que impiden que el equipo avance. La clave es ser breve y centrarse: ¿qué se hizo ayer? ¿En qué trabajan todos hoy? ¿Quién se encuentra estancado y qué podemos hacer para ayudar? 8. Pide información Como afirmó Cornelius Fichtner, la P de PM es tanto de personas como de proyectos. Los buenos líderes saben que nadie es perfecto y que todos tenemos aspectos que podemos mejorar. Pedir información a tu equipo es una de las mejores formas de crecer como gestor de proyectos e incrementar las probabilidades de éxito. 9. Gestiona el síndrome del lavadero Cuando comiencen a llegar nuevas solicitudes, plasma su repercusión en el programa y el presupuesto del proyecto. Si hay diferentes partes interesadas con solicitudes que entran en conflicto o competencia, reúne a todos para hablar y aclarar los objetivos, de forma que puedas avanzar con todos a bordo. 10. Realiza una retrospectiva del proyecto Incluso aunque hayas entregado el producto final, el proyecto no finaliza hasta que realizas una retrospectiva y registras las lecciones aprendidas. Dedica tiempo a revisar los aspectos positivos e identificar las prácticas recomendadas para su uso futuro. Discute también lo que se podría mejorar para determinar cómo realizar mejor el trabajo la próxima vez. Con estos principios de gestión de proyectos, podrás entregar exitosos proyectos en cualquier sector: desde marketing a TI, construcción y demás. Más prácticas recomendadas para gestores de proyectos: Prácticas recomendadas de gestión de carteras de proyectos Prácticas recomendadas de gestión de proyectos de TI Prácticas recomendadas de gestión de recursos de TI Obtén más prácticas recomendadas, herramientas y asesoramiento sobre gestión de proyectos Consulta la guía definitiva de gestión de proyectos para obtener formación rápida sobre todo lo relacionado con la gestión de proyectos. Encontrarás de todo: desde glosarios de términos y consejos de implementación de metodologías populares, a útiles plantillas y tutoriales detallados.