Cómo aumentar la actividad de los empleados en 2023 (guía definitiva)
Como propietario o gerente de una empresa, es probable que siempre estés buscando formas de mantener a tus empleados comprometidos, saludables y productivos. Una de las formas más eficaces de lograrlo es mediante la promoción de la actividad física en el lugar de trabajo. Si haces esto, puedes mejorar el bienestar general, la salud mental y la satisfacción laboral de tu equipo. Esto es lo que necesitas saber sobre cómo aumentar la actividad de los empleados en 2023. Prueba Wrike gratis Comprender la importancia de la actividad de los empleados Antes de analizar las estrategias específicas que puedes utilizar para aumentar los niveles de actividad en tu lugar de trabajo, es importante explorar por qué esto es importante. Las investigaciones han demostrado que el comportamiento sedentario (estar sentado durante períodos prolongados sin actividad física) está relacionado con riesgos para la salud, como la obesidad, la diabetes y las enfermedades cardiovasculares. Alentar a tus empleados a moverse más puede ayudar a reducir estos riesgos y mejorar la salud y el bienestar integral. Beneficios de mantener a tu personal activo Los empleados que realizan actividad física con regularidad tienden a tener niveles de energía más altos, una mejor concentración mental y una mayor satisfacción laboral. Esto puede conducir a un aumento de la productividad, a una reducción del absentismo y a una cultura empresarial más positiva en general. La actividad física regular también ayuda a reducir el estrés y la ansiedad, lo que puede tener un impacto significativo en el bienestar de los empleados. Cuando los empleados están menos estresados, es más probable que se comprometan y sean productivos en el trabajo, lo que se traduce en mejores resultados para tu empresa. Mantener a tu personal activo también te puede ayudar a reducir los gastos de atención médica de tu empresa. Esto ayuda a prevenir o controlar las dolencias crónicas, como la diabetes y las enfermedades cardíacas, que pueden ser costosas de tratar. El impacto de la actividad de los empleados en la productividad y el compromiso Los estudios han demostrado que los empleados que realizan actividad física con regularidad son más productivos y están más comprometidos con su trabajo. La razón radica en el hecho de que el ejercicio mejora el estado de ánimo, reduce el estrés y mejora la concentración mental, todos los cuales son componentes cruciales para un desempeño laboral exitoso. Al promover la actividad en el lugar de trabajo, puedes ayudar a tus empleados a sentirse más motivados y centrados en su trabajo. La actividad física regular también puede ayudar a mejorar la creatividad y las habilidades para resolver problemas. Cuando los empleados se toman descansos para moverse y hacer que su sangre fluya, es más probable que se les ocurran ideas innovadoras y encuentren soluciones a problemas complejos. Promover la actividad física en el lugar de trabajo también puede mejorar la moral de los empleados y fomentar un sentido de comunidad en tu equipo. Cuando los miembros del equipo realizan una actividad física juntos, es más probable que formen vínculos fuertes y tengan una sensación de camaradería, lo que puede llevar a un entorno de trabajo más positivo y productivo. Evalúa los niveles actuales de actividad en tu lugar de trabajo Antes de comenzar a implementar estrategias para aumentar los niveles de actividad en tu lugar de trabajo, es importante evaluar en qué punto os encontráis actualmente. Identifica las áreas de mejora Comienza por tomar nota de dónde pasan la mayor parte del tiempo tus empleados durante la jornada laboral. Si están sentados ante sus mesas durante períodos prolongados, considera la posibilidad de implementar escritorios de pie o fomentar las reuniones en forma de paseo. Estar sentado durante períodos prolongados puede provocar una mala postura, dolor de espalda y disminución de la circulación. Además, considera la posibilidad de ofrecer clases de gimnasia o suscripciones a gimnasios como parte de tu paquete de ventajas para tus empleados. Esto puede alentar al personal a ser más activo fuera del horario laboral y también puede ayudar a crear un sentido de comunidad en el lugar de trabajo. Pide comentarios y sugerencias a tus empleados Recaba opiniones de tus empleados. Pregúntales sobre sus rutinas actuales y qué creen que podría ayudarlos a estar más activos durante la jornada laboral. Esto puede ayudarte a identificar posibles barreras o problemas que quizás no hayas considerado. Intenta organizar retos o concursos en el lugar de trabajo que fomenten la actividad física. Pueden ser cualquier cosa, desde un reto de recuento de pasos hasta una liga deportiva para toda la empresa. Al hacer que la actividad sea divertida y competitiva, puedes aumentar el compromiso y la motivación de los empleados. Recuerda que los pequeños cambios pueden marcar una gran diferencia en lo que respecta a los niveles de actividad en el lugar de trabajo. Fomentar el movimiento y la actividad física no solo puede mejorar la salud de los empleados, sino que también puede aumentar la productividad y la satisfacción laboral. Prueba Wrike gratis Crea una cultura de actividad y salud integral Una vez que hayas evaluado tus niveles de actividad actuales e identificado las áreas de mejora, es hora de empezar a crear una cultura de actividad y salud integral en tu lugar de trabajo. Esto implica hacer de la actividad física una prioridad e integrarla en los valores y políticas de la empresa. Predica con el ejemplo Predica con el ejemplo. Si tus empleados ven que priorizas el ejercicio y la actividad física, es más probable que hagan lo mismo. Considera la posibilidad de incorporar la actividad física en tu rutina de trabajo y de animar a tus gerentes a hacer lo mismo. Crea un grupo de caminatas durante las pausas para comer u organiza un reto deportivo para toda la empresa. Esto no solo beneficiará a la salud física de tus empleados, sino que también mejorará su salud mental y su bienestar integral. Fomenta la comunicación abierta sobre la salud y el bienestar integral Fomenta la comunicación abierta sobre la salud y el bienestar integral en el lugar de trabajo. Proporciona recursos y apoyo para ejercer actividades físicas y crea un espacio seguro para que los empleados hablen sobre sus experiencias y problemas. Organiza talleres de salud integral o invita a oradores externos a hablar sobre la importancia de la actividad física y la salud mental. Esto ayudará a acabar con cualquier estigma relacionado con la salud mental y alentará a los empleados a priorizar su bienestar. Integra la salud integral en los valores y políticas de la empresa Integra la salud integral y la actividad física en los valores y políticas de tu empresa. Ofrece incentivos a los empleados que realicen actividad física con regularidad, introduce pausas u oportunidades para hacer ejercicio en la jornada laboral y ofrece suscripciones a gimnasios o un espacio de fitness en tus instalaciones. Considera la posibilidad de ofrecer refrigerios saludables en la oficina o de organizar almuerzos saludables con comida para compartir. Esto fomentará los hábitos alimenticios saludables y un sentido de comunidad y trabajo en equipo entre tus empleados. Organiza programas e iniciativas de actividad eficaces Una vez que hayas creado tu cultura de actividad y salud integral, es hora de empezar a implementar programas e iniciativas eficaces para promover la actividad física en el lugar de trabajo. Ofrece horarios de trabajo flexibles y opciones de trabajo remoto Ofrece a tus empleados horarios de trabajo flexibles y opciones de trabajo remoto. Esto permite que el personal tenga más tiempo y oportunidades para realizar actividades físicas fuera del lugar de trabajo, como salir a correr o asistir a una clase de gimnasia. Unos horarios de trabajo flexibles también pueden ayudar a reducir los niveles de estrés, lo que puede tener un impacto positivo en la salud y el bienestar generales. Al permitir que los empleados trabajen cuando son más productivos, pueden administrar mejor su tiempo y priorizar la actividad física. Las opciones de trabajo remoto también pueden ser beneficiosas para quienes viven lejos de la oficina o tienen responsabilidades familiares que dificultan el compromiso con un programa de trabajo regular. Esto reduce el tiempo de traslado y da a los empleados más tiempo para realizar actividad física. Ofrece instalaciones deportivas en el lugar de trabajo o suscripciones a gimnasios Si tienes los recursos necesarios, considera la posibilidad de ofrecer a tus empleados instalaciones deportivas o suscripciones a gimnasios. Esto puede facilitarles la actividad física durante la jornada laboral sin tener que salir de la oficina. Las instalaciones deportivas en el lugar de trabajo también pueden ser una excelente manera de crear un sentido de comunidad y fomentar la interacción social entre los empleados. Al hacer ejercicio juntos, los empleados pueden crear vínculos a través de recuerdos compartidos y construir relaciones más sólidas. Si organizáis caminatas en grupo los fines de semana, los empleados también pueden involucrar a sus familiares y amigos en la experiencia. Las suscripciones a gimnasios también pueden ser una ventaja valiosa para los empleados, ya que pueden elegir un entorno de ejercicio que sea conveniente para ellos y que se ajuste a sus objetivos individuales de acondicionamiento físico. Organiza actividades de integración de equipos y eventos deportivos Considera la posibilidad de organizar actividades de integración de equipos y eventos deportivos para promover la actividad física y fomentar la creación de vínculos entre tu personal. Puede ser cualquier cosa, desde un partido de fútbol semanal hasta una caminata o carrera benéfica para toda la empresa. Las actividades de integración de equipos pueden ayudar a levantar la moral y fomentar un sentido de camaradería entre los empleados. Los eventos deportivos también pueden ser una forma divertida de realizar actividad física y promover una competencia sana. Fomenta las reuniones de pie o en forma de paseo Fomenta las reuniones de pie o en forma de paseo. En lugar de estaros sentados en una sala de reuniones, considera la posibilidad de dar una vuelta a la manzana o permanecer de pie durante la reunión. Esto puede ayudar a interrumpir los períodos prolongados de sedentarismo y promover el movimiento durante la jornada laboral. Las reuniones en forma de paseo también pueden ser una excelente manera de hacer tormentas de ideas y dar rienda suelta a la creatividad. Al salir y moverse, los empleados pueden sentirse más motivados y concentrados. En cuanto a las reuniones de pie, pueden ayudar a mejorar la postura y reducir el riesgo de dolor de espalda y otros trastornos musculoesqueléticos. Conclusión Al priorizar la actividad física en el lugar de trabajo y crear una cultura de salud integral, puedes mejorar la salud física y el bienestar y promover la satisfacción laboral de tus empleados. La implementación de programas e iniciativas eficaces requiere planificación y esfuerzo, pero las recompensas valen la pena a largo plazo. Comienza por evaluar los niveles actuales de actividad en el lugar de trabajo, crear una cultura de actividad y salud integral e implementar programas e iniciativas eficaces para fomentar el movimiento físico de tu personal. Impulsa la actividad de los empleados en 2023 siguiendo nuestra guía definitiva y aprovecha al máximo las potentes funciones de gestión de proyectos de Wrike. Empieza hoy una prueba gratuita y revoluciona el rendimiento de tu equipo. Prueba Wrike gratis Nota: Este artículo se creó con la ayuda de un motor de IA. Ha sido corregido y revisado por nuestro equipo de expertos para garantizar su precisión y calidad.
Dominar la eficiencia en una era de incertidumbre económica: información extraída del Informe de eficiencia de Wrike
El Informe de eficiencia de 2023 de Wrike ofrece información valiosa sobre cómo los líderes empresariales elaboran estrategias para lograr la eficiencia y cómo combaten la presencia persistente de la materia oscura del trabajo.
Cómo sincroniza Wrike la estrategia, los objetivos y los sprints
Una empresa con un gran producto o una gran cartera de productos tiene que trabajar para sincronizar la estrategia con los esfuerzos diarios de cada empleado. Si los equipos no están coordinados, la estrategia sigue siendo solo un hermoso documento. En este artículo, revelaremos cómo nuestra empresa alinea los objetivos en los diferentes niveles, qué objetivos se establecen en las diferentes etapas de la planificación y quién participa en la planificación. Wrike tiene tres niveles de objetivos de producto: Anual Trimestral Objetivos por sprint específicos para cada equipo En cada nivel, hay empleados que crean los procesos y son responsables de alcanzar los objetivos. Estrategia y objetivos anuales Wrike cuenta con una estrategia de empresa y una estrategia de producto que la respaldan. Para entender cómo se relacionan las dos, veamos un ejemplo. Si una empresa quiere operar más en el segmento de clientes corporativos, se deben realizar ciertos cambios en el producto, es decir, en la estrategia del producto. La estrategia de empresa es mucho más amplia. Además de los cambios en los productos, necesitamos, por ejemplo, cambiar la forma en que contratamos personas en el departamento de ventas, reestructurar el marketing, etc. La estrategia de empresa se basa en decidir en qué segmentos del mercado queremos entrar, mientras que la estrategia de producto se centra en cómo se debe cambiar el producto para entrar en estos segmentos de manera efectiva. Dado que la estrategia de producto y la estrategia de empresa están estrechamente relacionadas, sus actualizaciones se producen de forma sincrónica. Por lo general, revisamos la estrategia una vez al año. La estrategia de empresa es responsabilidad del equipo ejecutivo, en el que la organización del producto está representada por el vicepresidente de producto. El equipo ejecutivo se reúne periódicamente y, como resultado, define la estrategia general de la empresa. Así es como queda claro lo que queremos lograr como empresa. El equipo de producto participa menos en este proceso: por ejemplo, el vicepresidente de producto puede pedirle a alguien que trabaje en un tema específico o que prepare los datos necesarios. El equipo de producto participa mucho más en la estrategia de producto. El vicepresidente de producto es responsable de este proceso y todos los equipos de producto participan. Para entender mejor el proceso de estrategia de producto, es importante entender cómo está estructurado nuestro equipo de producto. Se compone de divisiones separadas (unidades). Cada unidad tiene su propio líder. En este artículo, los llamaremos director de producto principal, pero también puede ser director de producto o director de producto sénior. Dentro de las unidades hay equipos de producto, cada uno dirigido por un director de producto. La creación de la estrategia del producto se lleva a cabo en dos direcciones: descendente y ascendente. El método descendente es el vector general del desarrollo del producto que ha diseñado el vicepresidente de producto. Para ello, se utilizan diferentes datos de referencia: estrategia de empresa, tendencias generales del mercado, estudios sobre la competencia, informes de agencias de análisis como Gartner, análisis de ventas de productos (por ejemplo, los segmentos más sólidos, los segmentos en crecimiento, etc.). Toda esta información nos ayuda a entender en qué debemos centrarnos. Además, nos permite entender nuestras limitaciones. ¿Qué recursos podemos invertir en el desarrollo de productos este año? ¿Qué porcentaje debemos gastar en los procesos de soporte obligatorios, como mejorar la plataforma técnica y corregir defectos? La dirección descendente forma el marco dentro del cual deben formularse propuestas concretas de iniciativas estratégicas. La dirección ascendente son las ideas sobre iniciativas estratégicas aportadas por el equipo de producto. Las formulan los directores de producto principales, pero por lo general lo consultan primero con los directores de producto de su unidad. Esta es una oportunidad para que los directores de producto presenten sus ideas y participen en la elaboración de la estrategia del producto. Cuando se recopilan todas las propuestas, se discuten en una serie de reuniones de líderes de unidad, donde se evalúa cada idea. Consideramos las áreas de inversión que luego se incluirán en la estrategia del producto de acuerdo con diferentes criterios. Los procesos de priorización se refinan y mejoran constantemente. Por ejemplo, podemos calcular el posible ROI que puede derivarse de la introducción de una idea, ver cómo encaja dentro de la estrategia de la empresa y evaluar cada idea según el ICE. Tras las discusiones y la priorización, el vicepresidente de producto analiza los resultados y elabora la estrategia del producto para el próximo año. La estrategia establecida pasa primero por un proceso de recogida de reacciones. Los directores de producto principales la estudian y discuten cuidadosamente, y luego la llevan a una reunión con todos los directores de producto. El resultado es una estrategia de producto refinada: Combinación de inversiones: Esto incluye dónde y cuánto invertiremos este año en porcentaje. Objetivos de producto de alto nivel del año: Un ejemplo de este objetivo podría ser lanzar una solución para un nuevo segmento del mercado o hacer que el producto cubra algunas nuevas necesidades de las grandes empresas. Los objetivos de alto nivel sirven de inspiración y, por lo general, resultan ser bastante abstractos, en el sentido de que no está nada claro cómo se pueden lograr exactamente estos objetivos. Debería haber bastantes objetivos de este tipo. Este año tenemos tres de ellos. Para cada objetivo, definimos una métrica básica sobre cómo mediremos el éxito. Subobjetivos específicos para cada objetivo: Estos trazan el camino hacia los objetivos de nivel superior en los que todos creemos como equipo. Al mismo tiempo, este camino todavía se formula de manera bastante abstracta a nivel de objetivos intermedios que queremos alcanzar, no de características específicas. Por ejemplo, actualmente estoy a cargo de un objetivo llamado «Mejorar la configurabilidad de la plataforma». Un director de producto principal específico es responsable de cada uno de los subobjetivos de este objetivo. La tarea de este director en la fase de planificación consiste en aclarar los subobjetivos y, junto con el analista de producto, determinar las métricas para ellos. Trabajaremos en la métrica de objetivos a lo largo del año, por lo que, para las métricas de subobjetivos, estableceremos objetivos trimestrales. Objetivos trimestrales Los objetivos trimestrales se derivan de los subobjetivos definidos durante la planificación anual y pueden, en cierta medida, superponerse con ellos. Al principio de la planificación trimestral, ya tenemos, en primera aproximación, los objetivos (subobjetivos para los objetivos anuales de alto nivel) y los resultados clave (objetivos para las métricas que hemos definido para cada trimestre). Sin embargo, desde principios de año, podrían haberse producido algunos cambios, por lo que es posible que se revisen algunos de los objetivos. Es posible que decidamos no trabajar en algunos objetivos en el próximo trimestre y, en cambio, centrarnos solo en una parte de los objetivos. También puede haber nuevos objetivos adicionales en un trimestre determinado. Al igual que los objetivos anuales, los trimestrales se discuten primero entre el vicepresidente de producto y los directores principales de producto (quienes consultan con su equipo de gestión de productos). Tras analizar los objetivos trimestrales con los líderes de unidad, el vicepresidente de producto presenta los objetivos trimestrales en una reunión general de todos los directores de producto, responde a las preguntas y recopila comentarios. La siguiente tarea de los directores de producto es proponer iniciativas concretas que ayuden a lograr este objetivo y el cambio deseado en la métrica. Las ideas sobre iniciativas se discuten dentro de la unidad con todos los directores de producto y de desarrollo (después de todo, las iniciativas deben ser realistas). En nuestra empresa hemos contratado directores de unidad para que se ocupen del desarrollo dentro de las unidades. Ayudan a planificar cómo, dónde y qué equipos asignar. Además, los propios equipos pueden evaluar sus capacidades y comprender qué iniciativas están preparados para emprender en el próximo trimestre y cuáles no. Las ideas también pueden requerir un debate con otros equipos y unidades. Wrike es un producto grande y complejo y, a menudo, necesitas la ayuda de otros equipos para lograr un objetivo. Para formular correctamente los planes trimestrales, es necesario tener en cuenta y calcular todas estas dependencias y acordar cómo lograremos el resultado general. Tras todas las discusiones, los planes se incluyen en la app Wrike, que es nuestra principal herramienta de gestión. Para asegurarnos de que tenemos el mismo concepto de qué planes se han acordado y por qué, se celebra una reunión general en la que los directores principales de producto presentan los planes de la unidad. A la reunión asisten todos los directores de producto y de desarrollo, así como todas las personas que lo deseen. Objetivos por sprint Un equipo específico es responsable de los objetivos de cada sprint, incluido su director de producto. Todos los equipos de Wrike trabajan según Scrum, con una iteración de dos semanas (algo muy práctico cuando el ciclo de planificación es común a toda la empresa). Los procesos específicos pueden diferir considerablemente de un equipo a otro. Tiene que ser práctico para el equipo, y lo único que la empresa exige es que cada equipo tenga un incremento de producto al menos una vez cada dos semanas para acercarnos al objetivo común. El equipo en su conjunto establece los objetivos del sprint para alcanzar los objetivos trimestrales que hemos formulado conjuntamente para el trimestre. Por lo general, en la revisión del sprint el equipo presenta el progreso que se ha realizado en relación con los objetivos trimestrales. Todos los equipos intentan establecer objetivos ambiciosos, por lo que a veces no se cumplen los objetivos del sprint. Creemos que esto no es un gran problema, ya que el equipo tiene la tarea de planificar cada sprint para que la unidad se acerque al objetivo trimestral general. Herramientas de planificación Intentamos sacar el máximo provecho de la app Wrike, al menos para fines de testado interno. Se pueden crear diferentes niveles y jerarquías de objetivos. Le damos objetivos anuales, subobjetivos, planes trimestrales con métricas e incluso objetivos por sprint. Los objetivos se pueden ver en diferentes secciones. Por ejemplo, si un director de producto planifica sprints, es posible que no tenga en cuenta en absoluto otras jerarquías de objetivos. Al mismo tiempo, la conexión entre los niveles se conserva y siempre se puede rastrear o visualizar. Usamos Wrike principalmente para la fase de implementación. El desarrollo de diferentes opciones de planes y lluvias de ideas se suele realizar en Excel o Miro, ya que son más adecuadas para trabajar con datos no estructurados. Estructura de objetivos en Wrike Estrategia de empresa (equipo ejecutivo): anualmente Estrategia de producto : anual. Responsable: vicepresidente de producto Información de referencia: Estrategia de empresa Datos de mercado (tendencias, analistas, competidores, ganancias/pérdidas, etc.) Combinación de inversiones actual Áreas de inversión propuestas (directores de producto principales en colaboración con directores de producto) --> evaluación Resultado: Combinación de inversiones Objetivos anuales con métricas (tres este año) Subobjetivos con métricas (p. ej., mejorar la configurabilidad de la plataforma) Prioridades de los objetivos Cada objetivo cuenta con un director de producto principal que perfecciona la definición e impulsa el debate sobre las métricas Ciclo de recogida de reacciones Objetivos trimestrales: Subobjetivos para este trimestre A sugerencia del vicepresidente de producto, ciclo de recogida de reacciones Clarificación de métricas para el trimestre: director de producto principal y analista Iniciativas propuestas: directores de producto y equipos, se debaten con el director de producto principal, se presentan a un grupo más amplio Resolución de dependencias entre unidades Objetivo del sprint (establecido por el director de producto y el equipo) Este artículo ha sido escrito por Anna Lopatuhina, directora y directora de producto de Wrike.
Gestionar proyectos es sencillo y eficaz con Wrike
Intelco potencia la eficiencia operativa con Wrike
Esta es una historia que estamos seguros de que te gustará, porque es una historia con la que probablemente puedas identificarte o que evoca recuerdos del pasado. Intelco es una empresa de software que presta servicios a grandes grupos industriales de autopistas, aeropuertos, ingeniería, venta minorista, textil y muchos otros. Con sede en Gussago, Italia, son un verdadero socio estratégico para las empresas que subcontratan la administración de personal. La empresa ofrece una amplia gama de servicios gracias a la personalización «a medida» del software IRIS, una plataforma propiedad de Intelco compuesta por unos 42 módulos para optimizar, racionalizar y digitalizar los procesos de gestión de recursos humanos. En 2019, la empresa se enfrentaba a un escenario muy común. Sus equipos trabajaban con sistemas dispares, necesitaban más visibilidad y no podían realizar un seguimiento eficiente del trabajo ni ver el trabajo en curso ni un registro histórico de los proyectos completados. Decidieron encontrar formas de optimizar sus procesos y trabajar de forma más inteligente. Era necesario llevar a cabo una gestión de cambios. Aunque el cambio parecía intimidante, sabían que había que hacerlo para alcanzar su objetivo final: mejorar la colaboración y agilizar los procesos. Hablamos con Mattia Ronchi y Paolo Baiamonte, directores de proyectos de Intelco, para obtener más información sobre sus flujos de trabajo, sus principales problemas y qué los llevó a elegir Wrike. ¿Cómo gestionaba y monitorizaba Intelco el trabajo anteriormente? MR y PB: Solíamos gestionar todo nuestro trabajo mediante hojas de cálculo y notas manuscritas. Nuestro equipo de asistencia técnica, en particular, dependía del correo electrónico y las llamadas telefónicas porque los clientes no podían iniciar nuevas solicitudes sin antes enviar un correo electrónico o llamar al equipo de asistencia técnica. Por lo tanto, cada vez que era necesario corregir un error o se enviaba una solicitud de cambio, el equipo de asistencia técnica recibía una avalancha de consultas entrantes. No era lo ideal y sabíamos que tenía que haber una forma mejor. ¿Qué motivó a su equipo a buscar una solución mejor? MR y PB: Todo comenzó con la actualización de nuestro sistema de tickets y la recepción de nuevas solicitudes. El problema evidente era que había varios canales para aceptar solicitudes. Era necesario que hubiera un sistema consolidado y fácil de rastrear para gestionarlo todo. Pero también queríamos agilizar los procesos, permitir que más equipos pudieran ver el trabajo que realizan todos los departamentos y colaborar. Y esto es lo más importante: queríamos hacerlo todo en un solo lugar. ¿Cuál fue vuestro proceso de evaluación y qué os convenció de usar Wrike? MR y PB: Implementar un cambio organizacional no es fácil, pero sabíamos que había que emprender una gestión de cambios, por lo que buscamos una solución de gestión del trabajo. Asistimos a varias demostraciones de productos para determinar qué solución se ajustaba mejor a nuestras necesidades. Después de todas las demostraciones, no nos convenció ninguna, porque todos los proveedores eran demasiado especializados, el software era demasiado tosco o no se podía personalizar según lo que necesitábamos. Cuando vimos Wrike, quedó claro lo sólida que era la plataforma y cómo podíamos personalizarla para que se adaptara a nuestra forma de trabajar. Las otras plataformas no eran tan flexibles como Wrike, lo que marcó la diferencia. Por ejemplo, el formulario de solicitud es todo lo que esperábamos y más, porque simplifica el proceso y asigna automáticamente el compañero de equipo correcto al instante. Nuestros formularios de solicitud nos ayudan a priorizar el trabajo para que cada mañana, cuando llegan nuestros equipos, puedan ver fácilmente una lista de tareas prioritarias en Wrike con lo que tienen que hacer, sin tener que adivinar lo que hay que hacer. ¿Qué equipos de Intelco utilizan Wrike para gestionar el trabajo y colaborar? MR y PB: Junto con el equipo de asistencia técnica, nuestro equipo de gestión de proyectos fue el primer grupo en unirse a Wrike, porque yo ayudé a poner en marcha el proceso de gestión de cambios. Una vez que vimos el éxito inmediato, la noticia llegó rápidamente a otros departamentos, como marketing, legal, finanzas y TI. En estos momentos, toda la empresa trabaja con Wrike. Ese es otro aspecto maravilloso del producto: cada departamento de Intelco tiene su propio espacio dedicado, donde configuramos proyectos y podemos realizar un seguimiento de las actividades. Es fantástico, porque todo nuestro trabajo puede mantenerse separado y, al mismo tiempo, guardarse en Wrike. ¿Cuáles son las funciones de Wrike que más recomendáis? MR & PB: Con los formularios de solicitud, podemos vincularlos a Blueprints y lanzar proyectos completos con unos pocos clics, ¡eso es genial! Y antes de usar Wrike, no registrábamos el tiempo dedicado a cada trabajo, pero ahora lo hacemos con partes de horas. ¡No podríamos vivir sin ellas! Podemos monitorizar el tiempo dedicado a cada tarea en tiempo real. Podemos planificar mejor y pronosticar con mayor facilidad porque hay más visibilidad y un registro del tiempo empleado. Hablando de visibilidad, otras funciones que nos encantan incluyen la capacidad de crear paneles de control personalizados a través de Wrike Analyze. Todos, incluidos los directores, pueden ver qué proyectos se están poniendo en marcha y sus respectivos estados. Ya no hay que buscar entre correos electrónicos, hojas de cálculo o notas manuscritas, porque todo está en Wrike. No solo todo nuestro trabajo y colaboración están en la plataforma, sino que estas funciones nos han ayudado específicamente a entender rápidamente qué equipos tienen un mejor desempeño en comparación con otros y dónde debemos mejorar. ¿Qué más prepara Intelco con respecto a Wrike? MR y PB: Todos los empleados nuevos se incorporan a Wrike desde el primer día y tenemos planeado utilizar Wrike Integrate para sincronizar nuestra cuenta de Salesforce y otras de nuestra base de herramientas tecnológicas. Consulta el caso de éxito completo Hay más información sobre la historia de Intelco; puedes consultar todos los detalles aquí. Verás cómo, con Wrike, gestionan un 90 % menos de correos electrónicos, pueden completar las correcciones de errores un 50 % más rápido y ahorrar un 30 % de tiempo en las reuniones de progreso. Lee el caso de éxito completo aquí.
Cuatro formas de trabajar sin problemas entre hojas de cálculo y herramientas de gestión de proyectos
Apps de gestión de proyectos, plataformas de gestión de relaciones con los clientes, bases de datos dinámicas… Parece que no faltan herramientas para cada tipo de tarea. Sin embargo, las hojas de cálculo siguen estando en todas partes. ¿Deberías intentar reemplazarlas en cada momento? ¿O simplemente deberías aprender a adoptarlas después de todo? Ninguna de las dos opciones, en realidad. En su lugar, deberías combinar las hojas de cálculo con tus otras herramientas. De esta forma, evitarás copiar y pegar datos sin parar y otros trabajos manuales. Estas son cuatro formas en las que puedes consolidar tu trabajo y aprovechar al máximo el uso de hojas de cálculo junto con tus otras herramientas. Prueba Wrike gratis Reconoce cuándo son la mejor herramienta para cada trabajo A pesar de lo realmente enorme que se ha vuelto el mercado de SaaS en los últimos años, algunos todavía prefieren las hojas de cálculo para ciertos trabajos. Estos son solo algunos ejemplos de tareas en las que una hoja de cálculo es la opción preferida: Elaboración de presupuestos: Entre sus sólidas fórmulas y sus funciones de base de datos, la hoja de cálculo sigue siendo una excelente forma de realizar un seguimiento del presupuesto de cada proyecto, equipo o incluso de toda la empresa. Trabajar con datos de varias fuentes: Como la mayoría de las herramientas que utilizas pueden exportar datos a un archivo CSV, las hojas de cálculo son perfectas para trabajar con todos estos datos sin tener que pagar constantemente por nuevas integraciones de software. Gestión de SEO: Las herramientas de optimización de motores de búsqueda (SEO) son las mejores de su clase cuando se trata de rastrear el posicionamiento de tu contenido en los resultados de búsqueda, pero los datos de estas herramientas no siempre se pueden compartir con facilidad. Una hoja de cálculo es perfecta para compartir esos datos y analizarlos también. Estas son solo algunas de las tareas para las que son útiles las hojas de cálculo. Pero el hecho de que sean útiles no significa que deban reemplazar a ninguna de tus otras herramientas. Puedes encontrar fácilmente formas de integrar las hojas de cálculo en tu flujo de trabajo, incluso si la mayor parte del trabajo se realiza en una herramienta de gestión de proyectos como Wrike. Solo asegúrate de planificar dónde encajarán en tu proceso y toma medidas para que esa inclusión sea lo más fluida posible, ya sea describiendo las mejores prácticas para tu proceso de flujo de trabajo o mediante una integración. Aprende a confiar en los expertos en hojas de cálculo Cada equipo tiene un experto en hojas de cálculo que puede hacer prácticamente cualquier cosa en unos minutos y con un par de filas y algunos datos. Ya se trate de crear un informe detallado, crear un panel de control o encontrar formas de resolver problemas específicos para tu equipo (como la asistencia a reuniones importantes), un experto en hojas de cálculo puede hacer que estas herramientas funcionen de maravilla. Incluso si tienes las mejores herramientas de su clase para gestión de proyectos, programación, administración de bases de datos o cualquier otra función, las hojas de cálculo siguen siendo una herramienta estupenda. Sin necesidad de adquirir ningún software nuevo, puedes hacer que tu experto local en hojas de cálculo cree rápidamente una solución para un uso concreto y la utilice hasta que consigas el presupuesto para cualquier plataforma nueva que necesites. Las hojas de cálculo pueden ayudar a cubrir las carencias de un conjunto de herramientas que por lo demás puede ser excelente. Pero el hecho de que tu experto local en hojas de cálculo pueda convertir una hoja de cálculo en casi cualquier cosa no significa que deba hacerlo. Los gestores de proyecto y los líderes de equipo pueden establecer límites claros para definir cuándo se deben usar ciertas herramientas en lugar de otras, y sacar a escena a tus expertos en hojas de cálculo cuando sea necesario. Prueba Wrike gratis Acepta a los equipos que las adoran Para algunos equipos, realmente no importa lo que haya disponible; las hojas de cálculo son la forma en que han trabajado durante años y nada se les puede comparar. Esto puede ser porque son de las herramientas más accesibles (todas las empresas con un plan de Microsoft Office o Google Workspace tienen una herramienta de hojas de cálculo) o simplemente porque forman parte de la formación que reciben las personas para funciones específicas. Por ejemplo, contables, analistas de datos y especialistas en recursos humanos. Cuando dedicas mucho tiempo a las hojas de cálculo, es fácil verlas como la solución para cada problema. Podrías intentar convencer a estos equipos de que dejen de trabajar con hojas de cálculo. Pero ¿es esa la mejor forma en que puedes emplear tu tiempo? Sería mejor aceptar que algunos equipos usarán hojas de cálculo para todo. Porque ¿sabes qué? Hay una forma de trabajar con ellas sin problemas, incluso si utilizas Wrike para la mayor parte de tu trabajo. Combina sus ventajas con tus herramientas favoritas Con la plataforma adecuada, ni siquiera tienes que preocuparte por los equipos que trabajan exclusivamente con hojas de cálculo. Puedes colaborar con ellos sin problemas sin tener que abandonar la herramienta que elijas, ni siquiera darte cuenta de que están trabajando con una hoja de cálculo. ¿Cómo? Con Wrike Sync de Unito. Trabaja desde Wrike mientras disfrutas de las hojas de cálculo que otros equipos están creando. Wrike Sync es un complemento de integración sin código que envía los datos de las hojas de cálculo a Wrike (y viceversa) y, al mismo tiempo, mantiene todo sincronizado en ambas herramientas. Entonces ¿qué puedes hacer con él? Extraer datos de una hoja de cálculo para tus informes de Wrike: Wrike cuenta con algunas funciones de generación de informes eficaces, pero si necesitas utilizar datos de otras plataformas, exportarlo todo de forma manual puede llevar mucho tiempo. Con Wrike Sync, puedes asegurarte de que todos los datos estén en Wrike y se mantengan actualizados automáticamente. Trasladar datos de Wrike a tus bases de datos: Cuando un equipo usa una hoja de cálculo como base de datos importante, casi se espera que te asegures de que tus datos lleguen a su herramienta. Con Wrike Sync, puedes saltarte el trabajo manual y asegurarte de que tus datos estén donde deben estar. Conectar Wrike con cualquier herramienta que usen tus equipos: Wrike Sync no es solo para hojas de cálculo. Independientemente del equipo con el que trabajes, puedes conectar Wrike con sus herramientas y asegurarte de tenerlos a todos integrados. Sincroniza las tareas de Wrike con tickets de Zendesk, tareas de HubSpot, issues de Jira, tarjetas de Miro y mucho más. No siempre es necesario reemplazar las hojas de cálculo. Tanto si se trata de un equipo que no quiere renunciar a ellas como de una tarea en la que realmente son la mejor opción, puedes mantener las hojas de cálculo en tus flujos de trabajo. Además, siempre que utilices una plataforma como Wrike Sync, podrás hacer todo tu trabajo desde la mejor app de gestión de proyectos de su clase sin tener que corregir las diferencias entre herramientas con horas de trabajo manual.
Haz más con menos: Wrike te ayudará a prosperar
En todas las empresas cada vez más se espera que los empleados hagan más con menos, y Wrike está ahí para ayudar en este sentido. En nuestra anterior serie de entradas de blog, compartimos consejos sobre la manera de optimizar los resultados con menos recursos.
Cómo un software de gestión del trabajo puede liberarnos de la paranoia de la productividad
La paranoia de la productividad puede provocar desgaste y dañar el compromiso de los empleados. Descubre cómo un software de gestión del trabajo puede liberarnos de la paranoia de la productividad.
La materia oscura del trabajo: el coste humano vinculado a las complejidades del trabajo
Las complejidades de la forma de trabajar actual ejercen una enorme influencia sobre los empleados, que sufren frustración y desgaste. Descubre el verdadero coste de «la materia oscura del trabajo» en nuestro nuevo informe.
3 tips de Jack Dorsey para ser más productivo y más (lo mejor de la semana en productividad)
Cuando se trata de productividad, existen varios factores que pueden influir en nuestro rendimiento. Esta semana compartimos algunos artículos sobre estudios y expertos que nos revelan maneras de ser más productivos en nuestras labores. 3 tips de Jack Dorsey para ser más productivo: El CEO de Twitter comparte sus trucos para mantenerse productivo mientras maneja esta red social y la compañía Square. http://mundoejecutivo.com.mx/management/2015/10/26/3-tips-jack-dorsey-ser-mas-productivo ¿Cómo ser más productivos? siendo más felices: Estudios del Harvard Business Review revelaron que los empleados felices son 31% más productivos. http://balcon40.com/2015/04/09/como-ser-mas-productivos-siendo-mas-felices ¿Conoces los ingredientes que aumentan la productividad de los equipos?: La relación entre la tecnología y sus usuarios, además de la formación incrementa la productividad en equipos de trabajo. http://www.ciospain.es/finanzas/conoce-los-ingredientes-que-aumentan-la-productividad-de-los-equipos 49, el número mágico de la productividad: Un estudio realizado por John Pencavel, profesor de la Universidad de Stanford explica que trabajar más de 49 horas semanales disminuye la productividad. http://www.marketingdirecto.com/actualidad/tendencias/49-el-numero-magico-de-la-productividad/ El secreto de la productividad: listas de tareas: Las listas de tareas no son lo que solían ser, con las nuevas tecnologías las famosas ‘checklists’ nos hacen más productivos que nunca. http://www.elbichologo.com/el-secreto-de-la-productividad-listas-de-tareas La gestión del tiempo para mejorar nuestra productividad: No podemos controlar el tiempo, pero si podemos controlar cómo lo utilizamos. https://fbusiness.wordpress.com/2009/05/31/la-gestion-del-tiempo-para-mejorar-nuestra-productividad
¿Cómo mejorar la productividad de tu equipo de marketing?
Decir que la vida como director de marketing es ajetreada sería quedarse corto. Con tantas cosas entre manos y distracciones surgiendo cada cinco minutos, quizá sientas que necesitarías recluirte en completo aislamiento para realmente poder terminar algún trabajo. De hecho, esa es exactamente la finalidad del disparatado artilugio parecido a una escafandra que aparece en la foto de más abajo: «El aislador», inventado por Hugo Gernsback en 1925, evita que quien lo lleva puesto oiga cualquier ruido exterior, limita su visión a una estrecha rendija e incluso cuenta con un tubo de oxígeno. Antes de que salgas a comprar un aislador para cada miembro de tu equipo de marketing, prueba estas sencillas estrategias para estimular la productividad, mejorar las reuniones y fomentar la creatividad. Formas inmediatas de estimular la productividad Reserva tiempo de trabajo creativo en tu calendario durante el que desconectar por completo. Desactiva los avisos del correo, pon tu móvil en silencio, etc., pero asegúrate de informar a tu equipo de cuándo pueden interrumpirte para que no tengan que esperar a que tú te dirijas primero a ellos. Delega. Asigna tareas en función de los puntos fuertes de los miembros de tu equipo o de las habilidades que sepas que quieren perfeccionar. Esto evitará que tus mejores empleados se vean sobrecargados de trabajo y contribuirá a un mejor rendimiento y participación de todo el equipo. Revisa las lecciones aprendidas a fin de mejorar continuamente los procedimientos y ser más eficiente. Guarda artículos y otras fuentes de inspiración en una carpeta de Wrike mediante la extensión de Chrome en vez de enviarlas por correo a tu equipo a medida que las encuentres. Así reducirás las interrupciones y distracciones mientras tu equipo está concentrado en sus tareas. Revisa los contenidos de la carpeta cada vez que inicies un nuevo proyecto creativo para favorecer una sesión de intercambio de ideas productiva. Da tiempo a tu equipo para que lo dediquen a la «creación innecesaria»: así llama Todd Henry a la investigación de posibilidades, la adquisición de nuevas habilidades y el trabajo en proyectos o experimentos paralelos. Nunca sabes qué ideas geniales, destrezas o proyectos paralelos beneficiarán tu trabajo diario. Explica con claridad las metas y qué aportará cada uno para alcanzarlas. Es más probable que los miembros del equipo cumplan bien con su trabajo si todos son conscientes de su propia importancia en el grupo. Agiliza las comunicaciones y simplifica los procedimientos. Examina de forma concienzuda el funcionamiento de tu equipo y reevalúa si todos los pasos y aprobaciones son realmente necesarios. Establece prioridades basándote en tus metas estratégicas de marketing y ponte fechas de entrega ficticias para obtener una motivación extra. Mayor creatividad Dale más color a tu oficina. El amarillo resulta especialmente efectivo para estimular la creatividad y el optimismo. Anima a tu equipo a escuchar música con cascos mientras trabajen. Eso les ayudará a mantener la concentración y a situarse en un estado mental creativo. Proporciona papel y lápiz a la gente para que pueda garabatear, dibujar esquemas, anotar ideas, escribir a mano o salir al aire libre en busca de inspiración. Incorpora las siestas al trabajo. Si tus instalaciones lo permiten, un sueñecito de 15 minutos mejora la creatividad, la memoria y la capacidad de aprendizaje, y contribuye a evitar el agotamiento. Reuniones y sesiones de intercambio de ideas Haz que las reuniones sean cortas e invita a asistir únicamente a las personas necesarias. Saca el trabajo a la calle. Para reuniones rápidas o sesiones de intercambio de ideas, id a un parque o dad un pequeño paseo mientras discutís las nuevas posibilidades. El aire fresco y la actividad ligera harán más productivas tus sesiones de intercambio de ideas creativas, que serán también de mayor calidad. Empieza tus reuniones y sesiones de intercambio de ideas con algo divertido, como un vídeo gracioso de YouTube. La gente es más productiva y creativa cuando está de buen humor. Acaba las reuniones diciendo quién hará qué y para cuándo. Fija al menos un día a la semana sin reuniones en el que no haya nada programado. Consejos variados Aprovisiona la cocina de tu oficina con tentempiés y bebidas sanos en vez de con comida basura que provoque somnolencia y bajones de azúcar. Automatiza las tareas tediosas, utiliza software de automatización para marketing o crea plantillas para labores rutinarias, documentos y mensajes de correo electrónico. No trabajes en varias cosas a la vez. Es mejor que agrupes tareas similares para quitártelas de en medio rápidamente. Fija un momento concreto del día para ocuparte del correo electrónico y de otras peticiones, en vez de atender las interrupciones conforme se vayan presentando. Utiliza un lector RSS para ponerte al día enseguida con las noticias de marketing y los blogs que sigues. Descarga nuestro ebook gratuito sobre marketing ¿Necesitas una nueva herramienta para impulsar la colaboración y la productividad en tu equipo de marketing? Descarga nuestro ebook gratuito para disponer de una guía práctica que te oriente en la compra de una herramienta de colaboración que se ajuste exactamente a tus necesidades. Consíguelo ya: Software de colaboración para equipos de marketing: guía de compra. ¿Tienes algún truco de marketing o consejos de productividad? Comparte en los comentarios aquellos métodos que funcionen en tu equipo: ¡siempre estamos interesados en nuevos consejos! Fuente de la fotografía de «El aislador»: A Great Disorder.
Evita ineficiencias: Consigue un equipo eficaz (vídeo)
La metodología «lean» nació como un modo de hacer más eficientes los procesos de producción mediante la identificación y eliminación de ineficiencias, la reducción de costes y una entrega más rápida de los productos. Su foco de atención es el valor, que se define básicamente como cualquier cosa por la que el cliente estaría dispuesto a pagar. Por tanto, el valor siempre lo establece el cliente. Esto significa que no se debe tratar de adivinar lo que el cliente quiere ni hacer suposiciones sin fundamento. Los proyectos ajustados requieren conversaciones francas con los clientes y las partes interesadas en el proyecto. En él encontrarás 3 sencillos consejos para eliminar la principal causa de ineficiencias: el esfuerzo duplicado. Después sigue leyendo este artículo para aprender algunas formas sencillas de solucionar los otros 7 tipos de ineficiencias más habituales que afectan a los trabajadores del conocimiento. Da el primer paso hacia una gestión ajustada reproduciendo el vídeo a continuación: Cómo eliminar las ineficiencias más habituales que afectan a los trabajadores del conocimiento 1. No compartir el conocimiento. Con excesiva frecuencia, el conocimiento y la experiencia se pierden debido a que no se recogen en ningún sitio ni se comparten. Las demás personas no pueden aprender de lo que mantienes a buen recaudo en tu cabeza, así que crea una base de conocimientos a la que todo el mundo pueda acceder y contribuir. Servirá para responder preguntas frecuentes, y tu equipo podrá encontrar en ella la información que necesite en cada momento. 2. Esfuerzos duplicados. Nada resulta más frustrante —o constituye mayor ineficiencia— que darse cuenta de que has malgastado tu tiempo y esfuerzo en hacer el mismo trabajo que un compañero. Promueve la transparencia del trabajo de tu equipo colocando un tablón de tareas en la oficina u organizando una reunión semanal para una puesta en común del trabajo que está realizando cada uno. Cuando todo el mundo sabe exactamente de qué es responsable —y lo que están haciendo sus compañeros de equipo— este tipo de fallos no se producen. 3. Reuniones improductivas. Para la mayoría de los trabajadores del conocimiento, las reuniones equivalen a tiempo perdido. Estás siguiendo un programa, pero en realidad no estás consiguiendo nada. Evita las reuniones informativas sobre el estado del proyecto y celebra únicamente aquellas necesarias para que tu equipo complete conjuntamente una tarea o un objetivo específicos. 4. Procesos obsoletos. ¿Cuándo fue la última vez que preguntaste «por qué»? ¿Por qué estamos haciendo esto? ¿Y por qué lo hacemos de esta manera concreta? La mayoría de los equipos trabajan como siempre lo han hecho, simplemente por la fuerza de la costumbre. Después de acabar cada proyecto, celebra una reunión con tu equipo para debatir qué cosas salieron bien, qué logros se alcanzaron en último término y cómo podría mejorarse el proceso de trabajo. 5. Comunicación ineficaz. Las expectativas poco concretas, los plazos de entrega imprecisos y las responsabilidades poco claras conducen a errores, esfuerzos inútiles y fracasos a la hora de alcanzar los objetivos. Mejora la comunicación en tu equipo aprendiendo a escuchar. Presta atención a lo que otras personas quieren decir en realidad con sus comentarios, no te quedes solo con lo superficial y confirma siempre que estáis en sintonía. 6. Retrasos. Los trabajadores del conocimiento están acostumbrados a esperar: para recibir aprobaciones, durante rondas de revisión, por documentos que deben pasar por varias manos o para conseguir la información que necesitan para poder continuar. Estandariza y agiliza los procesos siempre que sea posible. Cada paso del proceso debería añadir valor al resultado final. Suprime aquellos que no lo hagan. 7. Errores. Los errores ocurren, es un hecho fundamental de la vida. Pero, al mismo tiempo, pueden salir caros, y conforme los clientes van disponiendo de más opciones y la competencia se vuelve más numerosa, las expectativas son cada vez más altas. Elimina errores corrientes tomando algunas medidas sencillas. Automatiza todas las tareas de revisión que puedas empleando correctores ortográficos o sistemas de seguimiento de errores. Para las revisiones manuales, asegúrate de que todo pasa por al menos dos personas, o implementa los programas en entornos o servidores de pruebas internos antes de la entrega al cliente. Las mejores herramientas para un trabajo eficaz Ahora que ya tienes a punto la actitud y los procesos adecuados, lánzate a descubrir algunas herramientas nuevas que podrían mejorar las capacidades de tu equipo. Echa un vistazo a esta lista de 25 herramientas web que te ayudarán a llevar mejor tu negocio.
9 frases para impulsar la productividad al delegar una tarea
Tal vez hayas leído el artículo de nuestro blog «10 frases que nunca se pueden decir al delegar una tarea». Si no lo has hecho, deja lo que estés haciendo y ponte a ello. El artículo ofrece información práctica sobre algunas frases que se escuchan a menudo en la oficina y siempre perjudican la productividad del trabajador. ¡A lo mejor incluso tú también dices algunas de ellas! En respuesta a ese artículo, uno de nuestros lectores sugirió que elaboráramos una lista de cosas que puedes decirle a un compañero para impulsar su productividad cuando le pides que realice una tarea. De modo que, sin más preámbulos, presentamos... 7 frases para impulsar la productividad: 1. «Aquí tienes todos los documentos que necesitas para este trabajo.» Cuando delegas una tarea en alguien, lo peor que puedes hacer es decirle que la haga sin proporcionarle al mismo tiempo acceso a los recursos necesarios para ello. Así le dificultas las cosas, las cuales con toda probabilidad acabarán mal. Si acabas de pedirle a alguien que se ponga a trabajar en un nuevo proyecto, asegúrate de proporcionarle todo lo necesario para ello: instrucciones, plantillas, contratos, etc. 2. «Puedes encontrar ejemplos de trabajos similares aquí.» El proyecto ¿se ha hecho antes alguna vez? Una gran forma de enseñar a alguien a hacer un trabajo es mostrarle cómo lo han hecho otros antes. Así sabrá el resultado que se espera de él. Proporcionar referencias evitará que entregue un trabajo que no se ajuste a lo que pedías. 3. «¿En qué fecha crees que podrías tener listo el trabajo?» Llegar a un acuerdo sobre las fechas de entrega en vez de imponerlas es una manera genial de garantizar que el trabajo estará terminado a tiempo. Da a la persona en quien delegas ocasión de informarte de otras asignaciones, y entonces podréis discutir si la fecha de entrega que tú prefieres es viable. Ello te proporcionará también la oportunidad de reorganizar sus prioridades en caso necesario. 4. «Si topas con alguna dificultad a la hora de hacer el trabajo, dímelo o díselo al equipo lo antes posible para que podamos pensar en una solución.» Ofrécete a ayudar de manera explícita para que tu compañero no tenga miedo de acudir a ti con preguntas, ¡pero hazlo solo si hablas en serio! Al ofrecer tu apoyo o el del resto del equipo como recurso, contribuirás a eliminar obstáculos nada más aparezcan, y los proyectos podrán mantener las fechas de entrega fijadas. Cuanto más esperen para hacer preguntas o pedir ayuda, más se retrasará tu proyecto. 5. «Judy y John tienen experiencia en este tipo de tareas. No dudes en pedirles ayuda si la necesitas.» Esto es parecido a proporcionar ejemplos de la tarea o proyecto que el trabajador debe llevar a cabo. Cuando delegues una tarea en un miembro de tu equipo, hazle saber quién tiene experiencia en ese tipo de trabajo para que sepa dónde puede resolver sus dudas. Darle esta información por adelantado evita que tu compañero corretee de acá para allá tratando de hallar respuesta a sus preguntas. 6. «La última vez hiciste un gran trabajo, así que creo que esta tarea / este proyecto también te saldrá redondo.» Está demostrado que el refuerzo positivo funciona. Cuando muestras fe y confianza en las capacidades de una persona, ¡la estás animando a entregarte un trabajo excelente! 7. «Has estado trabajando muy duro, ¡tómate un descanso!» Tomarse descansos es clave para mantener el nivel de productividad. Deja claro a los miembros de tu equipo que no pasa nada si se toman un descanso (siempre y cuando sea merecido). La técnica Pomodoro, por ejemplo, propone trabajar en intervalos de 25 minutos con pausas de tres a cinco minutos entre uno y otro. Y 2 preguntas para impulsar la productividad: Pese a lo dicho arriba, todos sabemos que, a veces, decirle a la gente «¡Estoy aquí para lo que necesites! ¡No dudes en pedirme ayuda!» no es suficiente. Es posible que a los miembros de tu equipo les dé demasiada vergüenza aprovechar tu ofrecimiento, o quizá piensen que darían una mala impresión si lo aceptan. Si realmente quieres asegurarte de que tus compañeros sean lo más productivos posibles, convierte tus frases en preguntas e invítalos a compartir contigo sus preocupaciones respecto al proyecto. 1. «¿Crees que encontrarás alguna dificultad (o te falta algo) que podría impedirte acabar a tiempo?» Cuando le haces esta pregunta a un miembro de tu equipo, le estás dando ocasión de identificar posibles obstáculos que pudieran presentarse durante el trabajo en el proyecto. Algunas de sus respuestas podrían incluir la falta de documentación o que la colaboración con otro compañero del equipo no es muy fluida. 2. «¿Se te ocurre alguna forma de mejorar el proyecto que no impida cumplir con la fecha de entrega?» ¡Nunca se sabe qué grandes ideas puede uno recibir! Si tu compañero de equipo tiene una sugerencia magnífica para mejorar el proyecto o acelerar el proceso, deberías ser todo oídos. Es más probable que alguien se comprometa activamente con un proyecto si ha contribuido a la puesta en común de ideas. ¿Has llegado a escuchar alguna de estas frases en tu oficina? Tenlas presentes la próxima vez que vayas a delegar una tarea, y cuéntanos si crees que sirvieron de ayuda. ¡Déjanos algún caso de éxito en los comentarios! La próxima vez que tengas que delegar una tarea, utiliza Wrike para que el proceso sea aún más fácil. ¡Prueba gratuitamente la aplicación hoy mismo!
La cultura laboral en España
¿Te acabas de mudar a España por trabajo? ¿Tienes pensado trasladarte a España por motivos laborales? ¿Ya trabajas en España? Sea cual sea tu situación, hay una serie de costumbres españolas que pueden ser determinantes para tu productividad en la oficina. Adáptate desde el inicio con estos consejos y conviértete en un fenómeno productivo a la vez que disfrutas de las costumbres españolas. 1. Los horarios Los horarios en España son diferentes al resto de occidente. Comemos a las 2 de la tarde, cenamos a las 9 y nos acostamos más tarde. Entramos más tarde a la oficina y salimos más tarde también. Esto afecta a la dinámica de trabajo. Prepárate para los horarios españoles y habitúate cuanto antes para ser uno más en la oficina y sacar el máximo provecho de la jornada laboral. 2. Las reuniones En España tendemos a reunirnos bastante. En Wrike consideramos que debe haber un mínimo de reuniones pero muchas de ellas pueden evitarse. Con un software de colaboración y gestión de proyectos como Wrike, reducirías la cantidad de reuniones necesarias considerablemente y podrías utilizar ese tiempo, por ejemplo, para salir antes de la oficina y dedicarte a tu familia o tus aficiones. Aquí tienes una infografía que explica por qué todos los equipos necesitan herramientas de gestión de proyectos. 3. La siesta La famosa siesta española ha dejado varias costumbres en los horarios españoles. Los comercios cierran desde las 14:00 hasta las 17:00 y en las empresas suele haber entre una y dos horas de parón para comer. Puedes aprovechar la hora de la comida para hacer deporte. Esto mantendrá tu cuerpo y tu mente en forma y serás más productivo en el trabajo. También, trata de comer alimentos ligeros para evitar el sueño después del almuerzo. Pincha aquí para ver 8 tentempiés que puedes comer en la oficina. 4. Las cañas Las ‘cañas’ o cervezas después del ‘curro’ son muy habituales en España y están muy bien para relajarse después de una larga jornada y para conocer mejor a los compañeros. Sin embargo, a los españoles nos encanta acostarnos tarde y eso puede afectarte negativamente al día siguiente. Unas ‘cañas´ un martes hasta la 1 de la madrugada puede que no sea la mejor idea para rendir en la oficina el miércoles por la mañana, pero unas ‘cañas’ con los compañeros los jueves hasta una hora prudente son una forma genial de hacer equipo y de probar las deliciosas tapas españolas. Su clima, su comida, su gente y sus costumbres hacen de España uno de los países más visitados y con mayor calidad de vida del mundo, pero dependiendo de cómo gestiones sus costumbres podrás maximizar, o no, tu productividad laboral. Que no te pillen por sorpresa y toma medidas para disfrutar de las tradiciones españolas sin que tu productividad se resienta. Cuéntanos en los comentarios tus experiencias con las costumbres españolas y cómo te han afectado en el trabajo. Si te interesa el tema de la productividad, échale un ojo a nuestras entradas sobre rituales diarios que tomar prestados de las personas más creativas e innovadoras y ¿siguen siendo relevantes los siete hábitos de la gente altamente efectiva?.
No cabe duda: la invasión de software está reduciendo los beneficios de tu agencia
Hoy día las agencias creativas usan numerosas herramientas informáticas para facilitarse la vida, pero deberías plantearte si tu equipo tiene demasiadas. Este fenómeno se conoce como la invasión de software y podría costarte mucho más de lo que imaginas. Sigue leyendo para ver cómo la invasión de software está reduciendo los beneficios de tu negocio y cómo resolverlo.
Gestión del correo electrónico: 10 trucos ingeniosos para vaciar tu bandeja de entrada
Para aquellos de nosotros que cada mañana contemplamos cientos de correos electrónicos nuevos en nuestra pantalla, el concepto inbox zero (conseguir que el correo pendiente no consuma nuestro tiempo de trabajo) puede parecer en un primer momento una proeza mítica, como encontrar el Santo Grial o dar con un tesoro enterrado. A los colegas que lo consiguen regularmente, los vemos con una mezcla de envidia y recelo: lo suyo tiene que ser cosa de brujería, ¿verdad? Prueba estos 10 consejos y técnicas no solo para lograr el inbox zero, sino para además permanecer en él. Y sin trucos mágicos. Truco n.º 1: emplea la técnica Yesterbox de Tony Hsieh La idea básica es la siguiente: hoy solo leerás y responderás los correos electrónicos de ayer. La inmensa mayoría de los correos no requieren una respuesta inmediata el mismo día que llegan, de manera que puedes dejar que los mensajes nuevos de hoy entren en tu bandeja sin que te distraigan o alteren. Mañana, cuando te levantes, ya sabrás exactamente cuántos mensajes tienes que revisar, por lo que podrás planificar tu día de forma más precisa. Hsieh, director general de Zappos, afirma que de hecho este enfoque le permite responder más correos que antes: todo el mundo recibe una respuesta al día siguiente, en vez de una semana o un mes después, o... nunca. Obviamente, pueden responderse en el día aquellos correos que sean realmente urgentes, pero estos casos no se dan con excesiva frecuencia. Un consejo profesional de Hsieh: si usas Outlook, oculta tu sección «Hoy» para centrarte en los mensajes del día anterior. Puedes encontrar más detalles aquí: http://yesterbox.com/ ¿Quieres una herramienta que te ayude a ser más productivo? ¡Prueba Wrike gratuitamente hoy mismo! Truco n.º 2: aplica la regla de los 2 minutos Sigue la sugerencia del método GTD de David Allen: si contestar el correo te va a llevar menos de dos minutos, hazlo ya. ¡No lo dejes para luego! Truco n.º 3: programa una reunión con tu bandeja de entrada Reserva cierto tiempo cada día para revisar tu correo, ya se trate de una hora entera a media mañana o de tres ojeadas de 20 minutos al comienzo, a la mitad y al final del día. No mires tu correo en ningún otro momento. No lo mantengas abierto en una pestaña del navegador, acechando al fondo mientras trabajas. Desactiva las notificaciones. Al dedicar un tiempo programado a atender tu bandeja de entrada, no la tendrás todo el día en la cabeza y aun así estarás al día de tus mensajes. ¿Te gustaría saber qué hora es la mejor para revisar tu correo? Este artículo afirma que la mejor hora para hacer limpieza en tu bandeja de entrada es dos horas después de haber comenzado a trabajar. Truco n.º 4: prueba Unroll.me Esta aplicación reúne todas tus suscripciones a listas y boletines de correo electrónico en un solo resumen diario. Así, en vez de decenas de correos que revisar, solo tienes uno. Cancelar tu suscripción a las listas de correo resulta sencillo, y dado que con esta aplicación puedes echar un rápido vistazo a todas las ofertas y actualizaciones en un solo mensaje, perderás mucho menos tiempo con el correo «basura». Si estás suscrito a muchos blogs por correo electrónico, plantéate usar un lector RSS como Feedly o Inoreader para mantenerte informado de sus actualizaciones en vez de tener atascada la bandeja de entrada. Truco n.º 5: reprograma tus correos Instala Boomerang para Gmail y podrás programar tus correos para que te vuelvan a aparecer a una hora concreta. Es una herramienta genial para los mensajes que requieren hacer algunas consultas antes de poder responder, y para agrupar tareas similares. Digamos que estás buscando a alguien para cubrir un puesto vacante en tu empresa y no paran de llegarte correos de candidatos potenciales, cuyos currículos tienes la costumbre de revisar los viernes por la mañana. Bien, entonces solo tienes que reprogramar los correos de los demandantes de empleo para que vuelvan a aparecer en tu bandeja de entrada el viernes por la mañana. No los tendrás ocupando sitio en tu bandeja, distrayéndote ni reclamando tu atención, pero seguirás encargándote de procesarlos y desalojarlos después. Truco n.º 6: que no te dé miedo borrar Si se trata de algo importante, volverán a ponerse en contacto contigo. De manera que, si tienes aunque sea la más mínima duda de si hace falta que guardes un correo, sencillamente bórralo. Tu papelera guardará los correos borrados 30 días, por lo general, así que en caso de que borres algo que no debes, siempre puedes recuperarlo. Pero confía en nosotros, el 99 % de las veces no hará falta. Truco n.º 7: modifica tu respuesta automática para cuando no estés en la oficina Las vacaciones son algo fabuloso, pero regresar y encontrarte con una avalancha horrorosa de nuevos mensajes puede resultar deprimente, y tal vez tardes siglos en quitártelos de encima. Sustituye el mensaje estándar de la respuesta automática por ausencia de la oficina por el siguiente: «Estaré ausente de la oficina entre el 10/11 y el 18/11, por lo que no veré tu mensaje. Te ruego que vuelvas a enviar tu correo a partir del 18/11». Después filtra todos los mensajes entrantes enviándolos directamente a la papelera en el periodo que estés ausente. Si se trata de un asunto importante y la fecha límite para atenderlo aún no ha pasado, volverán a ponerse en contacto contigo; y tú regresarás de las vacaciones con una bandeja de entrada vacía. Truco n.º 8: pon todas tus acciones pendientes en Wrike Traslada las tareas pendientes que haya en tu bandeja de entrada a tu espacio de trabajo, donde tienes el resto de ellas. Los gadget para Gmail de Wrike convierten rápidamente los correos electrónicos en tareas, de manera que puedes despejar tu bandeja de entrada y ponerte de verdad a trabajar en asuntos pendientes en vez de dejar que languidezcan en ese purgatorio que es el inbox. Te beneficiarás de una mejor organización y de un correo más manejable. Truco n.º 9: saca las conversaciones de tu bandeja de entrada Mantén tu bandeja de entrada despejada limitando el volumen de correo que generas. Evita una cadena de respuestas por correo levantándote de la mesa para ir a conversar en persona, llamando por teléfono o enviando un mensaje instantáneo. Truco n.º 10: juega a Email Game Los consejos anteriores te ayudan a mantener la bandeja de entrada despejada, pero ¿cómo limpias la montaña de correos sin leer que tienes ahora mismo en la bandeja? Limpiar tu bandeja de entrada no tiene por qué ser una lata: ¡haz que resulte divertido! El juego Email Game te da un tiempo fijo para que ejecutes una de las siguientes acciones sobre cada correo: contestar, reenviar, etiquetar, archivar, borrar o saltar para mirarlo más adelante. Acumula puntos por vencer al cronómetro, que establece un tiempo de actuación dependiendo de la extensión de cada correo. Una vez que hayas acabado con la tanda de mensajes, recibirás un informe de resultados con el tiempo que has ahorrado y tu puesto en la clasificación de jugadores. ¡Tan solo intenta no obsesionarte con batir tu marca personal! Inbox zero quiere decir «no desperdiciar ni un segundo en tu bandeja de entrada» ¿Sabías que la auténtica definición de inbox zero, tal y como fue originalmente acuñada por Merlin Mann, no tiene nada que ver en realidad con el número de correos sin leer? Es la cantidad de atención que tienes ocupada por el correo electrónico, hasta qué punto te agobia tu bandeja de entrada. Sí, no tener ningún correo en tu bandeja de entrada es una forma de alcanzar esa situación, pero no es la única. Así que no te desanimes si no alcanzas este nivel de productividad a diario, o nunca. El verdadero logro es descubrir un sistema que te funcione, para que el correo electrónico no domine tu vida. Prueba con estos trucos, ¡y no olvides contarnos qué tal te ha ido! Wrike puede ayudarte a organizar y gestionar todas tus tareas pendientes y recordatorios. Prueba gratuitamente la aplicación hoy mismo y haz de tu bandeja de entrada un lugar más productivo.
¿Siguen siendo relevantes los 7 hábitos de la gente altamente efectiva?
Revisamos «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva» de Stephen Covey para evaluar si siguen siendo relevantes en un mundo acelerado que ha escuchado demasiados mantras sobre productividad y liderazgo.