Cómo hacer una hoja de presupuesto para tu pequeña empresa en 2023
Comenzar un negocio puede ser un proceso abrumador, con planes comerciales, arrendamientos, financiación, documentos legales y hojas de presupuesto mensuales. Sabemos que seguramente preferirías dedicar tu tiempo a mejorar tu producto, hablar con clientes satisfechos o perfeccionar tu presentación para inversores, en vez de romperte la cabeza con hojas de cálculo para calcular la cantidad de dinero aparentemente imposible de conseguir que necesitarás para que tu negocio despegue. Pero ya seas el administrador o el dueño de un negocio, crear un presupuesto es absolutamente esencial para su éxito. Con este artículo comprenderás los aspectos básicos de la elaboración de presupuestos para pequeñas empresas para que puedas hacer que tu empresa prospere en 2023. Si quieres que te facilitemos aún más la vida, te ofrecemos una plantilla de presupuesto mensual fácil de usar que te ayudará a llevar un registro de los gastos, ordenar los costes por categoría, ver los gastos mensuales y examinar los detalles del presupuesto, todo ello dentro del entorno de Wrike. Comencemos por el principio: la planificación presupuestaria mensual. Comienza con una hoja de gastos mensuales Tu tabla de planificación presupuestaria mensual sirve como hoja de ruta de tu empresa, ya que te ayuda a definir prioridades, comprender la dirección hacia la que se dirige tu negocio y determinar si vas por buen camino. Es un factor clave a la hora de conseguir capital, ya sea que solicites un préstamo o busques inversores, y una piedra angular de tu plan de negocios. Puede ayudarte a minimizar los riesgos y determinar la mejor forma de asignar los recursos. De ahí la importancia de tomarse el tiempo para crear un presupuesto preciso y realista específico para tu negocio y tus objetivos. Debes comenzar con preguntas básicas que te ayudarán a evaluar tus finanzas. ¿Cuánto dinero tienes? ¿Cuánto necesitas para materiales, mano de obra y marketing? ¿Cuántos ingresos se requieren para alcanzar tus objetivos empresariales? ¿Puedes permitirte comprar equipo nuevo, ejecutar una nueva campaña publicitaria o contratar a otro miembro del equipo? ¿Tienes un fondo de emergencia al que puedas acceder si surgen gastos inesperados? Todas estas son preguntas clave que te ayudarán a determinar tu punto de partida para tus presupuestos mensuales y anuales. Cómo crear un presupuesto mensual Hacer un presupuesto mensual puede parecer desalentador, pero básicamente consiste en anotar todos y cada uno de los gastos que esperas tener en el transcurso de un mes. Es útil categorizar estos gastos para tener una idea clara de dónde se gasta tu presupuesto. En un presupuesto mensual, generalmente los gastos se dividen en dos categorías: gastos mensuales y gastos extraordinarios. Gastos como los salarios de los empleados, los alquileres, los servicios públicos y los seguros son gastos mensuales recurrentes, mientras que partidas como la compra de equipos y los honorarios de los consultores constituyen gastos únicos. En tu hoja de gastos mensuales debes incluir: Facturación: Importe estimado del total de las ventas (en caso de incertidumbre, optar por ser más bien prudente). Gastos fijos: Alquiler, seguro, etc. Estas cifras no suelen cambiar de un mes a otro. Gastos variables: Son gastos que están directamente relacionados con las ventas, como el coste de las materias primas para fabricar el producto, los gastos de almacenamiento, los gastos de envío, etc. Gastos semivariables: Gastos que se ven afectados por el volumen de tu negocio, como salarios, marketing y publicidad, etc. Beneficios: Para determinar los beneficios resta los gastos a la facturación. Una vez que tengas una estimación de los beneficios, puedes determinar cómo invertir en tu negocio, por ejemplo, actualizando el equipo, mudándote a una oficina más grande o a una mejor ubicación, contratando más personal o gratificando a tus empleados con una prima. Ahora que has definido tu presupuesto mensual, asegúrate de revisarlo periódicamente. No debe ser un documento estático que revises una vez al trimestre o solo a principios de año. Revísalo todos los meses para ver dónde puedes hacer ajustes o cambios; tal vez muevas algunos fondos para darle un impulso al presupuesto de marketing durante unos meses y ver cómo afecta al flujo de ventas. Si ves que estás obteniendo un buen rendimiento, tendrás un buen respaldo para decisiones futuras sobre la asignación de recursos. Revisar los datos de tu presupuesto utilizando un software de contabilidad también te ayudará a anticipar tus necesidades de gastos, beneficios y flujo de efectivo futuros. La plantilla de seguimiento presupuestario mensual de Wrike puede ayudarte Wrike tiene una plantilla de presupuesto mensual lista para usar con la que puedes establecer un sistema de seguimiento presupuestario sólido sin que necesites conocimientos de codificación. Tal vez tengas la tentación de usar un programa de hojas de cálculo como Microsoft Excel, pero una aplicación más robusta te ofrecerá una perspectiva más integral y flexible de tu presupuesto anual ya que te permitirá crear informes y visualizar el gasto excesivo, entre otras opciones. La plantilla de seguimiento de presupuesto mensual de Wrike tiene todas las funciones que necesitas para controlar los gastos de tu empresa. Registra los gastos con un formulario de solicitud personalizado Clasifica los gastos por categoría utilizando una estructura de carpetas clara Visualiza el gasto mensual en un calendario compartido Examina la información presupuestaria con un informe prestablecido Estas potentes funciones te permitirán tomar decisiones financieras informadas sobre el presupuesto de tu negocio, ya que tendrás más visibilidad de tus gastos y tu facturación. Además, Wrike se integra directamente con más de 400 aplicaciones, incluidas muchas de las aplicaciones financieras y de presupuesto más populares disponibles, para que puedas conectar tus cuentas y transferir al instante tus datos en tu sistema Wrike. Herramientas para supervisar los gastos y los presupuestos de tu empresa Además de una plantilla de presupuesto mensual, el software de gestión de proyectos adecuado es una de las mejores formas de evitar gastos fuera de control y sobrecostes. Sabrás exactamente en qué punto te encuentras de tu trabajo, cuánto dinero y tiempo has gastado, y podrás predecir con mayor precisión el coste y el cronograma de todo el proyecto. Wrike te ayuda a gestionar tus presupuestos y tus proyectos de forma sencilla Utiliza Wrike para tomar el control de tus finanzas creando presupuestos, gestionando proyectos y mucho más. Además de la gestión del presupuesto, Wrike también puede ayudarte a gestionar proyectos y equipos con facilidad. Wrike te permite disfrutar de las siguientes funciones: @menciones, para comunicarte con tu equipo Diagramas de Gantt para gestionar cronogramas Presentación de informes de rendimiento detallados Recordatorios automáticos para los miembros del equipo Lanza tu proceso de planificación presupuestaria con Wrike. Comienza con una prueba gratuita de dos semanas, ¡sin tarjeta de crédito!
La guía definitiva de actividades de fomento de espíritu de equipo que no aborrecerás
Un equipo que trabaja bien es más eficaz, productivo y exitoso, por no decir que sus miembros están más satisfechos y se divierten más trabajando. Sin embargo, establecer y desarrollar estos vínculos puede ser complicado, especialmente si las típicas actividades para el fomento del espíritu de equipo provocan más ojos en blanco que muestras de alegría. Que no te vean como al Michael Scott de la oficina con carreras llevando huevos en una cuchara y concursos de engullir perritos calientes. Hemos investigado en Internet hasta crear la lista definitiva de divertidos juegos para fomentar el espíritu de equipo con los que se reirán, aprenderán y conectarán con el grupo. Actividades y juegos para fomentar el espíritu de equipo 1. Huye del zombi. Objetivo: habilidades de solución creativa de problemas y colaboración. Material necesario: 1 cuerda, 1 llave y entre 5 y 10 puzles o pistas, dependiendo de la cantidad de tiempo que quieras dedicar al juego. Instrucciones: reúne al equipo en la sala de reuniones u otro espacio vacío y "tranca" la puerta. Antes de nada, selecciona a un miembro del equipo para que represente el papel de zombi: con ojos de muerto, brazos extendidos, murmullos de "cereeeeeebrooosssss" y todo. El zombi voluntario quedará atado con la cuerda de unos 30 cm de longitud en la esquina de la habitación. Cuando empiece el juego, cada cinco minutos la cuerda que ata al zombi se irá alargando 30 cm. Pronto el zombi podrá alcanzar a los miembros del equipo vivos, que tendrán que solucionar una serie de puzles o pistas para encontrar la llave oculta que abrirá la puerta y les permitirá escapar antes de que sea demasiado tarde. 2. Batalla de instrumentos aéreos. Objetivo: fomento del espíritu de equipo. Material necesario: altavoces, smartphone o reproductor mp3. Instrucciones: ¿alguna vez has visto una de las famosas batallas de playback del programa de Jimmy Fallon? Amplía el concepto a toda una batalla de bandas con instrumentos aéreos. Divide al grupo en equipos de 3 o 4 personas y déjales que decidan quiénes van a ser los cantantes, los guitarristas, los baterías, etc. Déjales tiempo para que elijan, ensayen y hagan una versión en playback de alguna canción que les guste. Si se dispone de unos días, los equipos pueden disfrazarse o llevar otros artículos. Después de las actuaciones, los equipos pueden votar por el ganador (siempre que no lo hagan por su propia banda). También puedes dejar que otro departamento entre en juego y pedirle que elija al ganador. 3. Un barco cada vez más pequeño. Objetivo: habilidades de solución creativa de problemas. Material necesario: una cuerda, una manta o cinta adhesiva para marcar un espacio en el suelo. Instrucciones: marca el espacio en el suelo y pide al grupo (o bien forma grupos pequeños) que se queden en dicho espacio. A continuación, reduce gradualmente el espacio de forma que el equipo tenga que pensar rápidamente y trabajar en equipo para que todos permanezcan a bordo. 4. Dibujo espalda con espalda. Objetivo: habilidades de comunicación. Material necesario: papel, bolígrafos o rotuladores, imágenes con dibujos sencillos o formas básicas. Instrucciones: divide al grupo en parejas y pide a sus miembros que se sienten espalda con espalda. Una persona tendrá la imagen de una forma o un dibujo sencillo, y la otra, un papel y un bolígrafo. La persona que tenga la imagen dará instrucciones verbales a su compañero sobre cómo trazar la forma o el dibujo que le han dado (sin decir la forma o la imagen que es). Acabado el plazo establecido, pide a cada pareja que compare sus imágenes y decide qué equipo ha dibujado la réplica que más se parece a la imagen original. 5. Trivial edición oficina. Objetivo: habilidades de fomento del espíritu de equipo. Material necesario: 20-25 preguntas generales sobre el lugar de trabajo. Instrucciones: puedes idear preguntas como "¿de qué color son los azulejos de la cocina?", "¿cuántas personas hay en el departamento de informática?", "¿cuántas ventanas hay en toda la oficina?", "¿de qué marca son los monitores de los ordenadores?" o "¿en qué mes del año se celebran más cumpleaños de empleados?", etc. La cuestión es elaborar una lista de preguntas específicas del lugar de trabajo y poner a prueba los conocimientos del equipo. 6. Torre de espaguetis y nubes de azúcar. Objetivo: habilidades de solución creativa de problemas y colaboración. Material necesario: 20 espaguetis crudos, 1 rollo de cinta adhesiva, 1 metro de cuerda y 1 nube de azúcar para cada equipo. Instrucciones: con tan solo estos elementos, ¿qué equipo será capaz de construir la torre más alta? Condición: la nube de azúcar tiene que estar en lo alto de la torre de espaguetis y toda la estructura tiene que sostenerse durante 5 segundos sin más ayuda (es decir, no se puede sujetar con las manos u otros objetos). 7. Servicios a la comunidad. Objetivo: habilidades de fomento del espíritu de equipo y para romper el hielo. Material necesario: unas horas de la jornada laboral. Instrucciones: se puede participar en programas de voluntariado durante las vacaciones, organizar limpiezas en la playa, emprender un proyecto de embellecimiento de la comunidad, etc. Busca una actividad que interese al equipo o que refleje los valores de la empresa, sal de la oficina y haz algo útil tanto para la comunidad como para tu equipo. 8. Sal y pimienta. Objetivos: habilidades de comunicación. Material necesario: cinta adhesiva, 1 bolígrafo, 1 trozo pequeño de papel para cada persona y 1 lista de binomios (por ejemplo, mantequilla y mermelada, Mario y Luigi, o sal y pimienta). Instrucciones: escribe los elementos del binomio por separado en las hojas de papel (Mario en un trozo y Luigi en otro, y haz lo mismo con el resto). Con la cinta adhesiva, pega en la espalda de cada participante un trozo de papel. A continuación, pide a todos que se mezclen e intenten adivinar la palabra que llevan pegada en la espalda. Es indispensable que solo se planteen preguntas a las que responder con sí o no. Cuando descubran su palabra, tendrán que buscar a su pareja. Cuando se encuentren las dos mitades y mientras el resto del equipo continúa con el juego, pídeles que se sienten y decidan qué tres cosas tienen en común. 9. Obras de arte murales. Objetivo: habilidades de fomento del espíritu de equipo y para romper el hielo. Material necesario: lienzos con dibujos realizados previamente, pinturas y pinceles, trapos o telas. Instrucciones: da a cada miembro del equipo un lienzo y un pincel. A continuación, deja que todos creen una colorida obra de arte en su lienzo. Cuando se seque la pintura, reúne todas las obras y exhíbelas en la oficina a modo de mural, o bien colócalas por todo el lugar de trabajo. 10. Tarde en las carreras. Objetivo: habilidades de colaboración. Material necesario: 1 coche de madera que hay que montar para cada equipo y tiza para marcar las líneas de salida y meta. Instrucciones: pide a los equipos que construyan su propio coche de madera y que compitan para ver quién llega primero. Si quieres, deja que se vengan arriba y creen mascotas y otros elementos relacionados con la carrera. A continuación, celebra una fiesta con aperitivos y música. 11. Residuos tóxicos. Objetivo: habilidades de solución creativa de problemas y colaboración. Material necesario: 1 cubo grande y otro pequeño, 1 cuerda, 1 cuerda elástica con los extremos atados uno al otro, 8 cuerdas elásticas y 8 pelotas de plástico o tenis. Instrucciones: utiliza la cuerda para formar un círculo de 2,5 metros sobre el suelo que represente una zona de residuos radioactivos. (Puedes ampliar la zona radioactiva para aumentar la dificultad). Pon las pelotas en el cubo pequeño y colócalo en el centro del círculo. Este cubo con pelotas representa a los residuos tóxicos. Coloca el cubo grande a unos 10 metros de distancia. Los equipos tendrán que utilizar las cuerdas elásticas para buscar la forma de trasladar las pelotas tóxicas del cubo pequeño al grande en un plazo determinado de tiempo (unos 15 o 20 minutos). Quien cruce la línea y entre en la zona de radiación quedará "herido" (puedes ponerles una venda en los ojos o hacer que mantengan una mano en la espalda) o "muerto" (tendrán que sentarse fuera para descansar del juego). Si se caen las pelotas tóxicas habrá heridos; tirar todo el cubo conllevará la muerte de todo el equipo. Solución para los árbitros: ata las cuerdas elásticas al círculo de cuerda elástica. Después, pide a todos que sostengan y tiren de las cuerdas para estirar el círculo, elevarlo y agarrar el cubo de residuos tóxicos con él. Afloja las cuerdas para que el círculo elástico se contraiga y, de este modo, agarrar el cubo. Utiliza las cuerdas para elevar el cubo y volcar el contenido de pelotas en el cubo grande de neutralización. 12. Escudo de armas de la empresa. Objetivo: habilidades de fomento del espíritu de equipo. Material necesario: papel, bolígrafos y rotuladores. Instrucciones: pide a los equipos que creen el escudo de armas de la empresa. En primer lugar, dibuja algo que represente un logro reciente. En segundo lugar, dibuja algo que refleje los valores de la empresa. A continuación, dibuja algo que represente cómo ves a la empresa en el futuro. Coloca el escudo de armas en la oficina una vez terminado. 13. Reunión/mural de recuerdos. Objetivo: para fomentar el espíritu de equipo y romper el hielo. Material necesario: notas adhesivas o una pizarra. Instrucciones: escribe una serie de temas generales relacionados con el trabajo en la pizarra o en notas adhesivas para pegar en la pared (por ejemplo, "mi primer día...", "trabajo en equipo", "viaje con la empresa", etc.). Reúne al equipo y pide a todos que elijan uno de los temas y cuenten un recuerdo relacionado con la empresa que les haga reír y les una por medio de las experiencias compartidas. También puedes pasar las notas adhesivas y pedir a todos que anoten recuerdos positivos del trabajo en equipo o logros especiales del grupo. Se pueden emplear palabras o dibujos para plasmar los recuerdos. A continuación, pide a todos que cuenten el recuerdo y lo peguen en el mural hasta formar una nube de recuerdos positivos. 14. Congelación. Objetivo: habilidades de solución creativa de problemas y colaboración. Material necesario: 1 paquete de materiales de construcción (como cartones, palillos, gomas y notas adhesivas) para cada grupo y 1 ventilador eléctrico. Instrucciones: los equipos, con 4 o 5 miembros cada uno, ya no se encuentran en la oficina, sino que están explorando el Ártico y atravesando la helada tundra. Pide a cada equipo que elija a un líder para guiar la expedición. Cuando se desencadene la tormenta, el equipo debe construir un refugio de emergencia en el que cobijarse para sobrevivir. Sin embargo, el líder de la expedición tiene ambas manos congeladas, por lo que no puede ayudar físicamente a construir el refugio y el resto del equipo está ciego por el reflejo de la nieve. Entrega un conjunto de materiales de construcción a cada equipo y pon en marcha el temporizador. Cuando se acabe el tiempo, enciende el ventilador eléctrico para desencadenar los vientos árticos y mira a ver quién es capaz de construir un buen refugio que los mantendrá a salvo. Cambia el nivel de dificultad dejándoles materiales de construcción más sólidos (proporciona palos de helado en lugar de palillos, por ejemplo), cambiando los niveles del ventilador o activando el ventilador mientras el equipo construye el refugio. 15. Campo minado. Objetivo: habilidades de solución creativa de problemas y colaboración. Material necesario: sala vacía o vestíbulo, y material de oficina. Instrucciones: utiliza cajas, sillas de oficina, botellas de agua, etc., para crear una recorrido con obstáculos o "minas" en dicho espacio. Divide al grupo en parejas, en las que un miembro tendrá los ojos vendados. El otro tiene que guiar a su compañero desde el inicio del recorrido al fin sin pisar las minas. La persona que guíe no podrá entrar en la pista y solo podrá dar instrucciones verbales para que el otro llegue a la meta. Dependiendo del número de personas que participen y lo difícil que quieras hacer la actividad, puedes aumentar el número de parejas que corran al mismo tiempo, para que tengan que esforzarse más por escuchar al otro y comunicarse con más claridad. 16. Caída del huevo. Objetivo: habilidades de solución creativa de problemas y colaboración. Material necesario: 1 docena de huevos, materiales de construcción básicos (por ejemplo, periódicos, pajitas, cinta adhesiva, papel plástico para envolver, globos, gomas, palitos de helado, etc.), trapos o telas, el aparcamiento u otro lugar que se pueda manchar. Instrucciones: divide al grupo en equipos y dale a cada uno aproximadamente 20 o 30 minutos para construir un envoltorio que proteja al huevo de una caída de dos pisos de altura (o la altura que prefieras). Si el juego termina en empate, aumenta gradualmente la altura de la caída hasta que haya un ganador. 17. La búsqueda del tesoro. Objetivo: habilidades de colaboración y fomento del espíritu de equipo. Material necesario: 1 recorrido definido y pistas. Instrucciones: si quieres volver el juego un poco más tecnológico, puedes utilizar mensajes de texto, juegos, sitios web o direcciones de correo electrónico con respuesta automática para dar las pistas y generar códigos QR personalizados con este generador gratuito de códigos QR en línea. Asegúrate de que al menos una persona de cada equipo tenga un smartphone con una aplicación de lectura de códigos QR y deja que busquen los códigos. 18. Accidente aéreo. Objetivo: habilidades de solución creativa de problemas y colaboración. Material necesario: plazo de 20-30 minutos. Instrucciones: imagina que el avión en el que viaja el equipo tiene un accidente y todos sus miembros acaban en una isla desierta. Los equipos deben elegir solo los 12 objetos de la oficina que consideren más útiles para la supervivencia y ordenarlos según su importancia. También puedes pedir a los participantes que hagan su selección primero y, a continuación, que el grupo decida y llegue a un acuerdo. 19. Tela de araña. Objetivo: habilidades de solución creativa de problemas y colaboración. Material necesario: cuerda y cinta adhesiva. Instrucciones: pega 2 trozos de cuerda cruzando la puerta de entrada, uno a aproximadamente 1 metro y el otro a 1,5 metros. Esta cuerda es una tela de araña venenosa. Los equipos tienen que pasar a través del hueco que queda entre las cuerdas sin tocarlas. Puedes aumentar la dificultad colocando más trozos de cuerda en la puerta. 20. Concurso de aviones de papel. Objetivo: habilidades de colaboración. Material necesario: un vestíbulo amplio, cinta adhesiva para marcar la línea de lanzamiento, cinta métrica y cartón. Instrucciones: cada equipo recibirá un trozo de cartón para construir un avión. Enséñales diferentes diseños de aviones y deja que trabajen juntos para construir el que crean que volará más lejos. Aumenta la diversión decorando los aviones antes de su lanzamiento. Ganará el equipo cuyo avión vuele más lejos. Actividades para fomentar el espíritu de equipo con oficinas remotas: 1. ¿De quién es esta oficina? Objetivo: habilidades de fomento del espíritu de equipo y para romper el hielo. Material necesario: conexión a Internet y herramienta para guardar archivos. Instrucciones: pide a los miembros del equipo que envíen una fotografía de sus oficinas domésticas y, a continuación, pide a todos que traten de adivinar a quién pertenece. Haz que el juego continúe con fotos de sus tazas, los fondos de escritorio o las vistas desde su oficina. 2. Trivial por teléfono. Objetivo: habilidades de fomento del espíritu de equipo y para romper el hielo. Material necesario: conexión a Internet. Instrucciones: divide a los participantes en equipos y juega al Trivial. Encontrarás buenas preguntas de cultura general y sus respuestas en Internet, aunque también puedes utilizar las tarjetas del Trivial Pursuit. Es una estupenda forma de aprender sobre los intereses personales no relacionados con el trabajo y sus personalidades. 3. Juegos multijugador en línea. Objetivo: habilidades de solución creativa de problemas y colaboración. Material necesario: conexión a Internet. Instrucciones: escoge un juego en grupo con el que crear estrategias y solucionar problemas, como Travian o 1066, o busca entre los miles de juegos de cooperación de Steam gratuitos y de pago. Utiliza el micrófono integrado del ordenador y los altavoces para chatear o usa unos auriculares. 4. Adivinanzas o acertijos por Hangouts o Skype. Objetivo: habilidades de colaboración y fomento del espíritu de equipo. Material necesario: conexión a Internet y aplicación para realizar un chat de vídeo. Instrucciones: divide al grupo en mitades y juega a las adivinanzas o los acertijos por videoconferencia. Puedes enviar a todos el enlace a un generador en línea de adivinanzas o acertijos que te proporcionará palabras que adivinar, por ejemplo. 5. Concurso de karaoke en línea. Objetivo: habilidades de fomento del espíritu de equipo y para romper el hielo. Material necesario: conexión a Internet. Instrucciones: suéltate con un concurso de karaoke en línea. Utiliza los micrófonos y los altavoces integrados de los ordenadores para retar a tus compañeros en el karaoke, compara las puntuaciones más altas o simplemente diviértete mostrando tus dotes artísticas. Más recursos para el fomento del espíritu de equipo en el trabajo: Blog de Gamestorming: busca entre una serie de actividades en grupo para aportar ideas. Recursos para el moderador de Gamestorming Kit de fomento del espíritu de equipo de recursos humanos de la Universidad de Berkeley, California: consejos para las personas que planifican y moderan actividades de fomento del espíritu de equipo, listas de actividades y recursos adicionales, entre los que se incluyen libros recomendados y recursos en línea. Recursos para el fomento del espíritu de equipo de la Universidad Estatal de Ohio: juegos recomendados y actividades para romper el hielo. ¿Cuál es tu actividad favorita para fomentar el espíritu de equipo en el trabajo? Cuéntanos en los comentarios de abajo qué haces para romper el hielo y qué ejercicios en grupo te gustan. Lecturas recomendadas: 3 lecciones sobre equipos de alto rendimiento extraídas de las ponencias de Ted 15 libros que todo director debería leer Cómo comunicarse cual campeón de la Super Bowl Fuentes: RoomEscapeAdventures.com, EventYoda.com, TeachThought.com, InsiderMonkey.com, RefreshLeadership.com, ADirectEffect.com, Wilderdom.com, LeadershipCenter.osu.edu, Gamestorming.com, Vorkspace.com, InnovativeTeamBuilding.co.uk, Pridestaff.com, Teampedia.net, Speek.com y KaraokeParty.com
Gestionar proyectos es sencillo y eficaz con Wrike
Seis modelos diferentes de eficacia de equipo para comprender mejor al tuyo
Comprender estos seis modelos de eficacia de equipo puede ayudarte a determinar qué modelo adoptar para tu propio equipo. O simplemente puede arrojar luz sobre lo que funciona en tu grupo y cómo subsanar las carencias.
¿Cómo mejorar la productividad de tu equipo de marketing?
Decir que la vida como director de marketing es ajetreada sería quedarse corto. Con tantas cosas entre manos y distracciones surgiendo cada cinco minutos, quizá sientas que necesitarías recluirte en completo aislamiento para realmente poder terminar algún trabajo. De hecho, esa es exactamente la finalidad del disparatado artilugio parecido a una escafandra que aparece en la foto de más abajo: «El aislador», inventado por Hugo Gernsback en 1925, evita que quien lo lleva puesto oiga cualquier ruido exterior, limita su visión a una estrecha rendija e incluso cuenta con un tubo de oxígeno. Antes de que salgas a comprar un aislador para cada miembro de tu equipo de marketing, prueba estas sencillas estrategias para estimular la productividad, mejorar las reuniones y fomentar la creatividad. Formas inmediatas de estimular la productividad Reserva tiempo de trabajo creativo en tu calendario durante el que desconectar por completo. Desactiva los avisos del correo, pon tu móvil en silencio, etc., pero asegúrate de informar a tu equipo de cuándo pueden interrumpirte para que no tengan que esperar a que tú te dirijas primero a ellos. Delega. Asigna tareas en función de los puntos fuertes de los miembros de tu equipo o de las habilidades que sepas que quieren perfeccionar. Esto evitará que tus mejores empleados se vean sobrecargados de trabajo y contribuirá a un mejor rendimiento y participación de todo el equipo. Revisa las lecciones aprendidas a fin de mejorar continuamente los procedimientos y ser más eficiente. Guarda artículos y otras fuentes de inspiración en una carpeta de Wrike mediante la extensión de Chrome en vez de enviarlas por correo a tu equipo a medida que las encuentres. Así reducirás las interrupciones y distracciones mientras tu equipo está concentrado en sus tareas. Revisa los contenidos de la carpeta cada vez que inicies un nuevo proyecto creativo para favorecer una sesión de intercambio de ideas productiva. Da tiempo a tu equipo para que lo dediquen a la «creación innecesaria»: así llama Todd Henry a la investigación de posibilidades, la adquisición de nuevas habilidades y el trabajo en proyectos o experimentos paralelos. Nunca sabes qué ideas geniales, destrezas o proyectos paralelos beneficiarán tu trabajo diario. Explica con claridad las metas y qué aportará cada uno para alcanzarlas. Es más probable que los miembros del equipo cumplan bien con su trabajo si todos son conscientes de su propia importancia en el grupo. Agiliza las comunicaciones y simplifica los procedimientos. Examina de forma concienzuda el funcionamiento de tu equipo y reevalúa si todos los pasos y aprobaciones son realmente necesarios. Establece prioridades basándote en tus metas estratégicas de marketing y ponte fechas de entrega ficticias para obtener una motivación extra. Mayor creatividad Dale más color a tu oficina. El amarillo resulta especialmente efectivo para estimular la creatividad y el optimismo. Anima a tu equipo a escuchar música con cascos mientras trabajen. Eso les ayudará a mantener la concentración y a situarse en un estado mental creativo. Proporciona papel y lápiz a la gente para que pueda garabatear, dibujar esquemas, anotar ideas, escribir a mano o salir al aire libre en busca de inspiración. Incorpora las siestas al trabajo. Si tus instalaciones lo permiten, un sueñecito de 15 minutos mejora la creatividad, la memoria y la capacidad de aprendizaje, y contribuye a evitar el agotamiento. Reuniones y sesiones de intercambio de ideas Haz que las reuniones sean cortas e invita a asistir únicamente a las personas necesarias. Saca el trabajo a la calle. Para reuniones rápidas o sesiones de intercambio de ideas, id a un parque o dad un pequeño paseo mientras discutís las nuevas posibilidades. El aire fresco y la actividad ligera harán más productivas tus sesiones de intercambio de ideas creativas, que serán también de mayor calidad. Empieza tus reuniones y sesiones de intercambio de ideas con algo divertido, como un vídeo gracioso de YouTube. La gente es más productiva y creativa cuando está de buen humor. Acaba las reuniones diciendo quién hará qué y para cuándo. Fija al menos un día a la semana sin reuniones en el que no haya nada programado. Consejos variados Aprovisiona la cocina de tu oficina con tentempiés y bebidas sanos en vez de con comida basura que provoque somnolencia y bajones de azúcar. Automatiza las tareas tediosas, utiliza software de automatización para marketing o crea plantillas para labores rutinarias, documentos y mensajes de correo electrónico. No trabajes en varias cosas a la vez. Es mejor que agrupes tareas similares para quitártelas de en medio rápidamente. Fija un momento concreto del día para ocuparte del correo electrónico y de otras peticiones, en vez de atender las interrupciones conforme se vayan presentando. Utiliza un lector RSS para ponerte al día enseguida con las noticias de marketing y los blogs que sigues. Descarga nuestro ebook gratuito sobre marketing ¿Necesitas una nueva herramienta para impulsar la colaboración y la productividad en tu equipo de marketing? Descarga nuestro ebook gratuito para disponer de una guía práctica que te oriente en la compra de una herramienta de colaboración que se ajuste exactamente a tus necesidades. Consíguelo ya: Software de colaboración para equipos de marketing: guía de compra. ¿Tienes algún truco de marketing o consejos de productividad? Comparte en los comentarios aquellos métodos que funcionen en tu equipo: ¡siempre estamos interesados en nuevos consejos! Fuente de la fotografía de «El aislador»: A Great Disorder.
¿Qué es el bienestar de los empleados y por qué es importante?
Para que una empresa o un entorno de trabajo pueda funcionar en condiciones saludables, el bienestar de los empleados debe estar garantizado. Las empresas que promueven el bienestar facilitan a los empleados la gestión de los niveles de estrés y, al mismo tiempo, mantienen un entorno positivo y productivo. El bienestar puede referirse a la salud física y mental, así como a nociones más complejas como los niveles de satisfacción y compromiso. En este artículo, explicaremos qué es el bienestar de los empleados, por qué es importante y cómo crear el programa de bienestar de los empleados óptimo en un lugar de trabajo utilizando una solución de gestión de proyectos. ¿Qué es el bienestar de los empleados? El concepto de bienestar de los empleados engloba la salud mental, física, emocional y económica de los empleados. En él influyen varios factores tales como la relación con los colaboradores, las decisiones que toman y las herramientas y recursos a los que tienen acceso. Los horarios, la remuneración y la seguridad en el lugar de trabajo influyen también de manera significativa en el bienestar de los empleados. Si bien variará de persona a persona, el bienestar de los empleados debe alcanzar cierto nivel para que un lugar de trabajo pueda considerarse productivo y saludable. Factores externos pueden también contribuir al bienestar de los empleados. El estrés en torno a cuestiones como la vivienda, la salud y la familia influye en el rendimiento en el trabajo. Si bien los empleadores tienen la obligación de proponer soluciones a sus empleados, deben admitir que no pueden controlar todo lo que ocurre fuera del trabajo. Según un reciente estudio de Alight sobre el bienestar de los empleados, menos de la mitad de los empleados estadounidenses tienen una percepción positiva de su bienestar general. En general, ha habido un descenso importante del bienestar de los empleados entre principios de 2020 y mediados de 2021, a pesar de la vuelta al trabajo presencial. ¿Por qué el bienestar en el trabajo es importante? Es deber de los empleadores proporcionar a sus trabajadores el apoyo y el cuidado necesarios para garantizar su salud física y mental. Pese a ello, muchas empresas aún no han desplegado una estrategia de bienestar. Una estrategia de bienestar puede ayudar a los empleados a sentirse valorados y respaldados en el trabajo. Además, una estrategia de bienestar puede mejorar el compromiso de los empleados y motivar a los equipos de toda la empresa para que alcancen sus objetivos. Un ejemplo histórico reciente de por qué es importante mejorar el bienestar de los empleados proviene de la industria del cine y el entretenimiento de Estados Unidos. La Alianza Internacional de Empleados de las Artes Escénicas (IATSE), que engloba a un gran número de técnicos que trabajan entre bastidores en producciones de cine y televisión, recientemente ha amenazado con hacer una huelga para mejorar el bienestar de los empleados. Problemas como horarios inhumanos, la falta de descanso y salarios demasiado bajos están afectando todas las áreas de la salud de los empleados. De hecho, muchos ahora se están atreviendo a tomar la palabra para explicar cómo la falta de atención y medidas para mejorar el bienestar de los empleados les está afectando a nivel personal. Claramente, el bienestar de los empleados es un componente fundamental de todas las organizaciones. Incluso si trabajas en una pyme, es probable que te hayas dado cuenta de que existen numerosas formas de mejorar significativamente la calidad de vida de todos los colaboradores. Al favorecer desde ahora el bienestar de los empleados, puedes hacerles la vida mejor, o incluso salvársela. Ventajas de la buena salud y del bienestar de los empleados Cuando los empleados se sienten bien, suelen rendir mejor. El bienestar aumenta la productividad y ayuda a los empleados a desarrollar mejores hábitos. Los estudios muestran que los trabajadores son un 13 % más productivos cuando están felices. Por ejemplo, cuando la dirección de una empresa implementa políticas coherentes de conciliación entre el trabajo y la vida personal, aumenta la satisfacción de los empleados. Estos hábitos también garantizan la continuidad de las actividades incluso durante los picos de trabajo. La buena salud y el bienestar de los empleados también conducen a una mayor moral de los empleados. Cuando los empleados satisfacen sus necesidades, se sienten valorados y mucho más competentes. Como señala un programa de bienestar empresarial, se trata igualmente de «eliminar las pérdidas de tiempo causadas por el absentismo, el estrés y las enfermedades. Para muchas empresas, estos problemas resultan al final más costosos que los gastos convencionales de salud». Aunque una buena moral de los empleados es, en sí misma, el mejor beneficio para las empresas, también es importante impedir problemas previsibles como estos. Si estás haciendo selección de personal o planeas hacerlo el próximo año, la creación de un plan para mejorar el bienestar de los empleados puede ayudarte a atraer y retener a personas capacitadas. Por ejemplo, el 38 % de los solicitantes de empleo de la generación Z consideran que un entorno de trabajo saludable es el factor número uno para elegir una empresa para la que trabajar. Beneficios como el aumento de los días de baja por enfermedad y los servicios de salud mental, contribuyen en gran medida a atraer a los mejores talentos de esta generación. Incluso si no estás haciendo selección de personal ahora, un programa de bienestar para empleados también puede ayudarte a evitar más tarde perder candidatos con talento. Muchas empresas han aprendido de primera mano que tratar bien a los empleados es la clave para crear una excelente experiencia del cliente. Se ha demostrado que un personal feliz y satisfecho también mejora la percepción y el sentimiento de los clientes. Como señala HR Zone, esto es especialmente importante en periodo de pandemia, ya que muchos empleados en contacto con los clientes han debido enfrentarse a emociones y demandas extremas de personas que experimentan un estrés prolongado a causa de la crisis sanitaria. Todo esto, combinado con las medidas de seguridad que dificultan el acceso a las actividades de distensión, hace que los empleadores desempeñen un papel aún más importante en este nivel. Desafíos de las iniciativas de bienestar en el lugar de trabajo Uno de los mayores desafíos de las iniciativas de bienestar en el lugar de trabajo es establecer y medir objetivos. Puede ser difícil evaluar con precisión el nivel de bienestar de tus empleados. No solo es subjetivo, sino que algunos empleados pueden no sentirse libres para expresarse con total sinceridad, por miedo a las consecuencias. Por esa razón, incluso las encuestas anónimas pueden no dar una imagen completa de la realidad. Numerosos programas de incentivos se basan en parámetros como la presión arterial y el índice de masa corporal, pero estos indicadores resultan demasiado imprecisos. Por eso, ahora muchas empresas piden a sus trabajadores que proporcionen su información médica a cambio de planes de seguro de mayor coste. Esta práctica podría poner en riesgo financiero a los trabajadores mayores y a tiempo parcial porque no siempre tendrán los medios de compensar este aumento del coste con su salario actual. Otro problema es la ejecución. Es posible que algunas empresas no puedan ofrecer los programas que prometieron. Al contrario, si una empresa toma medidas, es posible que los recursos y las políticas que respaldan no se utilicen ampliamente. Observar constantemente las reacciones de los empleados al programa y obtener retroalimentación puede ayudar a resolver este problema. Cómo crear un programa de bienestar de los empleados efectivo con Wrike A decir verdad, no existe un enfoque único para diseñar una estrategia de bienestar de los empleados. Esto se debe a que debe basarse en las necesidades y las características únicas de cada empresa. Sin embargo, si elaboras un marco más sólido para promover la salud mental, no solo mejorarás la cultura de bienestar de los empleados, sino que también mejorarás la vida de todos los involucrados. Ahí es donde entra en juego un programa de bienestar de los empleados. Un programa de bienestar de los empleados eficaz comienza con una comunicación sólida. Para hacerlo, deberás utilizar un software de gestión de proyectos formal para poner en marcha tu programa. Si lo haces, demostrarás a los directivos y empleados que todo el mundo ha tomado conciencia de la importancia de la salud y el bienestar en el lugar de trabajo. También es una excelente manera de probar, medir y obtener comentarios sobre las diferentes iniciativas. A continuación, necesitarás una solución de gestión de proyectos para hacer que el bienestar de los empleados pase de la teoría a la práctica. Incluso las mejores intenciones se quedan cortas cuando las acciones no se asignan ni se llevan a cabo. Utiliza Wrike para crear un cronograma del proyecto o para dividir las iniciativas de bienestar de los empleados en objetivos trimestrales. Luego, añade las fases del proyecto para la implementación del programa. Después, puedes comenzar a añadir tareas específicas, como el anuncio del programa, la creación de documentos que expliquen los beneficios y el acceso a los comentarios de los empleados actuales. Incluye fechas límite individuales para cada tarea y asígnalas a los jefes específicos para asegurarte de que alguien sea responsable. Wrike también puede ayudarte a gestionar y organizar los datos relacionados con los objetivos. Solicita comentarios e informes de los empleados a los jefes directamente en la plataforma. Utiliza las @menciones para llamar la atención de las personas que necesitan entregar documentación relacionada, y hacerles saber lo que falta. Una vez se reciben estos documentos, también puedes almacenarlos de forma segura y gestionar la configuración de permisos dentro de la plataforma. Si tu programa de bienestar de los empleados ya está en marcha, Wrike puede ayudarte a gestionar los problemas de salud comunes que enfrentarán los empleados en un momento u otro. Por ejemplo, si notas signos de agotamiento de los empleados, los diagramas de carga de trabajo de Wrike ayudarán a la dirección a ver y evaluar cada tarea de cada proyecto en una pantalla y así evitar los efectos perjudiciales de la sobrecarga de trabajo. ¿Quieres mejorar la salud y el bienestar de los empleados? Inscríbete para hacer una prueba gratuita y empieza hoy mismo.
Retención de personal: el coste real de perder a los trabajadores con más talento
¿Cómo detectar a un excelente gestor? Son personas que fomentan una cultura de productividad y excelencia, que hacen que trabajar con ellas sea ameno y que conectan con sus compañeros de equipo a nivel personal. Son personas que inspiran a los demás y dirigen a su equipo hacia el éxito. En pocas palabras, hacen que los demás quieran entrar y quedarse. Si la tasa de rotación del personal es baja, puede que te parezca que eres un buen gestor. A fin de cuentas, si pierdes a pocas personas del equipo cada año, algo debes de estar haciendo bien. ¿Pero qué pasa si esa alta tasa de retención del personal es negativa? ¿Acaso ello indica que no estás despertando el interés de los empleados ni creando una cultura de complacencia? ¿Qué sucede si las pocas personas que se van son precisamente las mejores y más brillantes? La rotación de personal cuesta a las empresas estadounidenses 160 000 millones de dólares al año. Sustituir a un empleado puede salirle a tu empresa por el doble de su salario anual. Y con un personal que rinde mucho y que produce aproximadamente un 400 % más que la media de los empleados, perder a algunos de tus trabajadores estrella puede tener una importante repercusión en las finanzas. No solo cuesta más sustituir al personal que más rinde, un nuevo estudio realizado por SAP y Oxford Economics ha concluido que menos de la mitad de los empleados están satisfechos con sus trabajos, y uno de cada cinco afirma que le gustaría dejarlo en los próximos seis meses. Fuente: Harvard Business Review Ha llegado la hora de redefinir los conceptos de compromiso y retención del personal. Analizaremos el coste real de perder a un empleado, que van más allá de los gastos obvios de contratación, y descubriremos los motivos reales por lo que los trabajadores que más rinden y los grandes portentos dejan sus trabajos. ¿Has ganado 13 000 millones de dólares? El coste real de la rotación de personal Según el departamento de Trabajo de Estados Unidos, el número de estadounidenses que dejan sus trabajos es actualmente el más alto de casi una década: 3100 millones de personas abandonaron voluntariamente sus trabajos en enero de 2017. Semejante rotación de personal resulta cara. Anuncio del puesto y contratación, formación y pérdida de productividad: los costes se van sumando rápidamente en organizaciones que no pueden invertir activamente en su plantilla. Gastos de contratación: entre anunciar los puestos vacantes, analizar las candidaturas y entrevistar a los candidatos, el proceso de contratación supone un gasto considerable para las empresas. Cubrir un puesto vacante cuesta 4000 dólares y lleva 52 días de media para las empresas estadounidenses, hasta 13 000 millones de dólares al mes. Gastos de contratación: de media las empresas gastan el equivalente de entre seis y nueve meses de salario de un empleado en localizar y formar a su sustituto, sin incluir el valioso tiempo que dedica el equipo de administración y los supervisores durante la formación laboral. Pérdida de productividad: estos gastos indirectos son más difíciles de cuantificar, pero siguen teniendo un impacto significativo en las finanzas de la empresa. Los recién contratados simplemente no son tan productivos como la persona a la que sustituyen, y podrían tardar entre uno y dos años en alcanzar el mismo nivel. Por no mencionar los posibles errores que pueden cometer los nuevos empleados, que no están familiarizados con los procesos, las herramientas y las políticas de la empresa. Falta de interés: cuando un compañero se va, es inevitable que el resto de los empleados se pregunten por qué e incluso consideren la opción de dejar la empresa también. Este efecto dominó puede provocar un aumento considerable de empleados faltos de interés, que se traduce en un coste de hasta 550 000 millones al año de pérdida de la productividad para las empresas estadounidenses. Para traducir estas cifras en términos más cuantificables diremos que en un trabajador asalariado que gana 60 000 dólares al año, tu empresa probablemente gastará 45 000 dólares en sustituirlo. Síntomas de que alguien está a punto de abandonar la empresa Como un jugador de póquer que da pistas de su mano, el comportamiento de un miembro del equipo puede avisarte de que pretende dejar su trabajo. Un nuevo estudio realizado por investigadores de las universidades de Utah, Florida y Arizona describe un conjunto de 13 comportamientos previos a dejar el trabajo que los gestores pueden utilizar para identificar los posibles candidatos a abandonar el barco y tal vez intervenir a tiempo para convencerles de que se queden. Entre las pistas conductuales se incluyen las siguientes: Reducción de la productividad Reticencia a comprometerse con plazos largos Merma del entusiasmo mostrado por el objetivo de la organización Menos disposición para colaborar Los signos típicos del adiós inminente de un empleado, como llevar traje en una oficina en la que se viste informalmente o un aumento repentino del número de citas médicas, no se muestran como una evidente correlación estadística con empleados que abandonaron la empresa poco después. Los investigadores también han concluido que la búsqueda de empleo sube un 6 % alrededor de la fecha de aniversario de su contratación, se incrementa en un 12 % en torno a los cumpleaños y se intensifica hasta el 16 % en reuniones no relacionadas con el trabajo, como reuniones escolares, cuando la gente es más propensa a reevaluar la situación de sus objetivos vitales. Con estas cifras, es tentador aceptar la rotación de personal como un hecho vital. Sin embargo, muchos de los motivos del abandono de los empleados son sorprendentemente sencillos, incluso para quienes más rinden, y los administradores que no preguntan por qué se quieren ir sus empleados puede que estén perdiendo innecesariamente personas caras de sustituir. El nuevo modelo de retención de personal Aunque los paquetes de beneficios y los bonos competitivos siguen siendo una parte importante de la ecuación, ya no son suficientes para retener a las personas con más talento. En los últimos años se ha producido un cambio considerable en la dinámica de relaciones entre empleados y empresarios: los jóvenes profesionales de hoy en día esperan trabajar para muchas empresas a lo largo de su trayectoria profesional, y pretenden cumplir sus objetivos y crecer personalmente en cada fase. Este cambio contradice la necesidad de un nuevo modelo de retención de personal que empiece por la contratación y se extienda a la creación de un entorno laboral enriquecedor. Las estrategias eficaces de retención del personal empiezan por contratar a la persona adecuada. Uno de los motivos más habituales para abandonar sus trabajos durante los primeros 12 meses es la falta de satisfacción, así que no exageres el puesto ante los candidatos. Sé sincero con lo que implica el trabajo realmente y cómo se van a medir los resultados. Lori Goler, directora de personal de Facebook en todo el mundo, comparte su pregunta favorita de la entrevista con The Wall Street Journal: "'¿Qué has hecho el día en que llegas a casa del trabajo y piensas que tienes el mejor trabajo del mundo?' Quiero estar segura de que, independientemente del trabajo o el puesto al que se incorpore, la persona en cuestión pueda disfrutar de bastantes de las cosas que incluya en su respuesta. Ese es el modo de conseguir que alguien desarrolle sus puntos fuertes desde el principio". La adaptación al puesto no es lo único que hay que tener en cuenta a la hora de contratar; la adaptación a la cultura es más importante que nunca. Los millennials representan más de la mitad de la mano de obra actual, y el quién de su trabajo diario importa tanto como el qué. Quieren trabajar junto a personas de su agrado y con las que disfruten colaborando. Y si no lo encuentran en la empresa, lo buscarán en cualquier otro lado. Entonces, ¿cómo puedes crear una cultura de compañerismo? En un artículo publicado en LinkedIn Pulse, Josh Bersin, fundador de Bersin by Deloitte, pide a los administradores de las empresas que apliquen la jerarquía de necesidades de Maslow al cultivar una cultura vibrante en el espacio de trabajo que cumpla las expectativas de los empleados que más rinden. Cuando el personal se siente seguro (bien pagado), quiere que su trabajo tenga un sentido, poder aplicar sus habilidades e intereses personales en él, sentirse apreciado y trabajar para una empresa de la que sentirse orgulloso. El reconocimiento y las compensaciones económicas siguen siendo una forma importante y práctica de crear una cultura positiva, por lo que las subidas de sueldo, los ascensos y el reconocimiento público de tus mejores empleados son elementos fundamentales para mantener su interés. Como explican Jean Martin y Conrad Schmidt en un artículo para Harvard Business Review, “incluso los empleados que no se consideran grandes portentos trabajan mejor en un lugar en el que lo bueno le sucede a aquellos que se lo merecen”. Aunque el reconocimiento público sigue siendo un elemento fundamental en una cultura de empresa próspera, el alto rendimiento también requiere contacto con los superiores y frecuencia de reconocimiento por su parte. El 50 % de los empleados que más rinden esperan como mínimo una reunión mensual con los superiores, pero solo el 53 % afirma que recibe la información que quiere de sus superiores. Los directivos más ocupados deben sacar tiempo para las frecuentes reuniones personales con los mejores miembros del equipo o se arriesgarán a que estos se sientan poco apreciados o estancados en sus carreras profesionales. Otro aspecto crucial de la cultura de una empresa que ayuda a retener a los que más rinden es el de la formación continua, que no solo beneficia a tu personal, también es bueno para tu organización. Los que más rinden y los grandes portentos representan el futuro liderazgo de la empresa, y dicho proceso debe iniciarse en las primeras fases de sus carreras profesionales. Pero ya no es suficiente enviar al personal a conferencias, talleres o programas de titulación de tres días de duración. Los mejores empleados de hoy en día demandan oportunidades de formación continua que se imparte a través de innovadoras plataformas que se adaptan a sus calendarios personales. La formación continua debe encontrarse entre las prioridades cotidianas y los calendarios del personal que más rinde. Incluso los directivos con poco presupuesto para formación pueden estructurar nuevos proyectos y asignaciones como oportunidades de formación para que los que más rinden sigan manteniendo el interés. No obstante, aplicar todas las ideas anteriores sobre retención del personal no te garantiza la conservación de los mejores empleados. Al finalizar la jornada, la gente simplemente no se quedará en una empresa en la que se sienta estancada. Incluso después de controlar factores como el salario, el puesto de trabajo y el sector, un estudio realizado por Glassdoor determinó que los trabajadores que estaban más tiempo en el mismo trabajo sin cambiar de puesto son más propensos a dar un paso más en su carrera profesional e irse a otra empresa. Para conservar a tus mejores empleados tienes que ofrecerles una ruta clara hacia el progreso, además de reconocerles como futuros líderes desde el principio. Una gran empresa estudiada por Glassdoor solucionó este problema dando a los que más rendían acceso a foros exclusivos de discusión en línea, gestionados por la dirección general, que se centraban en los retos más acuciantes de la empresa. Los que más rendían compartían sus soluciones y se ofrecían para recibir nuevas asignaciones, lo que no solo aumentaba la transparencia y la implicación, sino que vinculaba directamente al equipo ejecutivo con las estrellas incipientes de la empresa. Soluciones a la rotación del personal Las empresas están experimentando un cambio hacia lo que Deloitte denomina la “nueva organización”, que se caracteriza por equipos y trabajadores con mucho poder de decisión. Con el fin de conservar a los mejores empleados y seguir siendo competitivas, las empresas deben ir más allá de las estrategias de participación tradicionales como los paquetes de beneficios y los bonos competitivos. Los directivos más inteligentes reconocerán la necesidad de crear un entorno de trabajo interesante con una enraizada cultura de aprendizaje, y definirán un nuevo modelo de liderazgo y desarrollo profesional para sus equipos. Como escribió Josh Bersin, "las empresas con un alto rendimiento dan el mismo buen servicio a sus empleados y a sus clientes".
Evita ineficiencias: Consigue un equipo eficaz (vídeo)
La metodología «lean» nació como un modo de hacer más eficientes los procesos de producción mediante la identificación y eliminación de ineficiencias, la reducción de costes y una entrega más rápida de los productos. Su foco de atención es el valor, que se define básicamente como cualquier cosa por la que el cliente estaría dispuesto a pagar. Por tanto, el valor siempre lo establece el cliente. Esto significa que no se debe tratar de adivinar lo que el cliente quiere ni hacer suposiciones sin fundamento. Los proyectos ajustados requieren conversaciones francas con los clientes y las partes interesadas en el proyecto. En él encontrarás 3 sencillos consejos para eliminar la principal causa de ineficiencias: el esfuerzo duplicado. Después sigue leyendo este artículo para aprender algunas formas sencillas de solucionar los otros 7 tipos de ineficiencias más habituales que afectan a los trabajadores del conocimiento. Da el primer paso hacia una gestión ajustada reproduciendo el vídeo a continuación: Cómo eliminar las ineficiencias más habituales que afectan a los trabajadores del conocimiento 1. No compartir el conocimiento. Con excesiva frecuencia, el conocimiento y la experiencia se pierden debido a que no se recogen en ningún sitio ni se comparten. Las demás personas no pueden aprender de lo que mantienes a buen recaudo en tu cabeza, así que crea una base de conocimientos a la que todo el mundo pueda acceder y contribuir. Servirá para responder preguntas frecuentes, y tu equipo podrá encontrar en ella la información que necesite en cada momento. 2. Esfuerzos duplicados. Nada resulta más frustrante —o constituye mayor ineficiencia— que darse cuenta de que has malgastado tu tiempo y esfuerzo en hacer el mismo trabajo que un compañero. Promueve la transparencia del trabajo de tu equipo colocando un tablón de tareas en la oficina u organizando una reunión semanal para una puesta en común del trabajo que está realizando cada uno. Cuando todo el mundo sabe exactamente de qué es responsable —y lo que están haciendo sus compañeros de equipo— este tipo de fallos no se producen. 3. Reuniones improductivas. Para la mayoría de los trabajadores del conocimiento, las reuniones equivalen a tiempo perdido. Estás siguiendo un programa, pero en realidad no estás consiguiendo nada. Evita las reuniones informativas sobre el estado del proyecto y celebra únicamente aquellas necesarias para que tu equipo complete conjuntamente una tarea o un objetivo específicos. 4. Procesos obsoletos. ¿Cuándo fue la última vez que preguntaste «por qué»? ¿Por qué estamos haciendo esto? ¿Y por qué lo hacemos de esta manera concreta? La mayoría de los equipos trabajan como siempre lo han hecho, simplemente por la fuerza de la costumbre. Después de acabar cada proyecto, celebra una reunión con tu equipo para debatir qué cosas salieron bien, qué logros se alcanzaron en último término y cómo podría mejorarse el proceso de trabajo. 5. Comunicación ineficaz. Las expectativas poco concretas, los plazos de entrega imprecisos y las responsabilidades poco claras conducen a errores, esfuerzos inútiles y fracasos a la hora de alcanzar los objetivos. Mejora la comunicación en tu equipo aprendiendo a escuchar. Presta atención a lo que otras personas quieren decir en realidad con sus comentarios, no te quedes solo con lo superficial y confirma siempre que estáis en sintonía. 6. Retrasos. Los trabajadores del conocimiento están acostumbrados a esperar: para recibir aprobaciones, durante rondas de revisión, por documentos que deben pasar por varias manos o para conseguir la información que necesitan para poder continuar. Estandariza y agiliza los procesos siempre que sea posible. Cada paso del proceso debería añadir valor al resultado final. Suprime aquellos que no lo hagan. 7. Errores. Los errores ocurren, es un hecho fundamental de la vida. Pero, al mismo tiempo, pueden salir caros, y conforme los clientes van disponiendo de más opciones y la competencia se vuelve más numerosa, las expectativas son cada vez más altas. Elimina errores corrientes tomando algunas medidas sencillas. Automatiza todas las tareas de revisión que puedas empleando correctores ortográficos o sistemas de seguimiento de errores. Para las revisiones manuales, asegúrate de que todo pasa por al menos dos personas, o implementa los programas en entornos o servidores de pruebas internos antes de la entrega al cliente. Las mejores herramientas para un trabajo eficaz Ahora que ya tienes a punto la actitud y los procesos adecuados, lánzate a descubrir algunas herramientas nuevas que podrían mejorar las capacidades de tu equipo. Echa un vistazo a esta lista de 25 herramientas web que te ayudarán a llevar mejor tu negocio.
Hacer un máster en gestión de proyectos, o no: esa es la cuestión
¿Es hacer un máster en gestión de proyectos lo que realmente quieres? ¿Prefieres tomar rutas alternativas, como un máster en dirección (MBA) o obtener formación práctica? Y si te decides por un master en gestión de proyectos, ¿cuáles son tus requisitos personales a la hora de elegir?
10 frases que nunca se pueden decir al delegar una tarea
A continuación te presentamos 10 frases que los miembros de tu equipo de trabajo nunca deberían oír de tus labios: 1. «Ya sé que aún no has terminado con esa sección, ¡pero necesito que hagas esto ya mismo!» Saber delegar consiste en establecer prioridades. Si bien es normal que de vez en cuando surjan tareas urgentes, tener una «situación de emergencia» día sí, día también, no ayudará a la productividad del equipo. Atender múltiples tareas al mismo tiempo cambiando constantemente de una a otra sencillamente perjudica a la productividad y la moral del equipo. Existe una estrategia mejor, que es establecer las metas, las prioridades y los plazos de entrega desde un principio y asegurarte de que tu equipo tenga una visión clara de todo ello, de manera que no dejen aparcadas de golpe sus otras tareas para llegar a tiempo a la fecha de entrega de una en concreto. Prueba mejor con esto: «Hemos tenido que corregir el programa del proyecto, de modo que cuando acabes con lo que estás haciendo deberías ponerte con esta otra tarea». 2. «Ya sé que nunca has hecho nada parecido, pero estoy seguro de que podrás sacarlo adelante.» No hay nada que eleve más el nivel de estrés de un miembro de tu equipo que oír esta frase. Todo el mundo quiere tener ocasión de mejorar sus habilidades, ¿pero acaso es justo poner a alguien en esa situación sin la preparación o la formación adecuada? Lo cierto es que no, y así tampoco conseguirás una gestión eficaz de tu proyecto. Procura siempre delegar las tareas correspondientes a un área concreta en las mismas personas, a fin de que puedan perfeccionar sus habilidades, y, en caso necesario, deja que aprendan de otros. De lo contrario, prepárate para dedicar parte de tu tiempo a dar indicaciones si es que quieres recibir resultados decentes. Prueba mejor con esto: «He pensado que trabajes con un compañero que pueda enseñarte a hacerlo; así podrás encargarte tú por tu cuenta las próximas veces». 3. «En realidad es una tarea sencillísima, cualquiera podría hacerlo.» Normalmente esto se dice con idea de que el responsable al que se ha asignado la tarea no se ponga nervioso. La intención resulta encomiable, pero muchas veces la frase tiene un efecto secundario no buscado. La gente podría pensar que lo que quieres decir en realidad es que no están capacitados para ocuparse de algo que sea verdaderamente complejo, que suponga un reto; y ese no es en absoluto el mensaje que deseas transmitir. Hay dos cosas que debes recordar siempre: nunca minimices la importancia de la tarea que estás delegando ni pongas en duda las capacidades del responsable en quien lo haces. Alguien que siente que se le aprecia y que se confía en él para hacer algo importante aceptará el reto con entusiasmo y hará un mejor trabajo. Prueba mejor con esto: «Esta tarea es importante para el proyecto, por eso te la confío a ti». 4. «Preséntame algún resultado, y luego veremos si lo podemos utilizar.» El problema de esta frase es la falta de claridad, y todos sabemos qué consecuencias tiene eso. Si no sabes qué resultados quieres, ¿cómo va a ser capaz de proporcionártelos el responsable de la tarea? Lo más probable es que pierdas un montón de tiempo en revisar las opciones que él te proponga y es posible que no se pueda utilizar ninguna de ellas. Un mejor planteamiento sería elaborar un listado de criterios para posibles soluciones y pedirle al responsable que piense en distintas opciones, a fin de que puedas seleccionar la mejor de ellas. Prueba mejor con esto: «Me gustaría que pensaras en cómo resolver esto. Estos son los criterios que debes aplicar para valorar las distintas posibilidades». 5. «Yo no lo habría hecho así.» El enfoque «a mi manera o nada» te conduce directamente a la microgestión y disuade a la gente de aceptar la responsabilidad de tareas y logros, y esa es exactamente la razón de ser de delegar. De acuerdo, tú habrías tomado otro camino, pero mientras la solución funcione, ¿qué importa que tu compañero hiciera las cosas de un modo distinto? Al final, el proyecto sale beneficiado, porque ahora cuentas con dos maneras viables de enfocar un problema. Prueba mejor con esto: «No se me había ocurrido abordar así la tarea, ¡pero te felicito por haber dado con una solución tan genial!». 6. «Me voy una semana por un viaje de trabajo. Para cuando vuelva, todo tiene que estar terminado.» Todos tenemos que hacer viajes de trabajo, pero desaparecer justo antes de que venza el plazo de finalización de un proyecto no es lo más recomendable, especialmente si vas a estar incomunicado durante parte del tiempo que pases fuera. Es precisamente en la recta final de un proyecto cuando los miembros del equipo necesitan hacer preguntas y aclarar algunos detalles, y en esos momentos tienes que estar disponible. La única excepción a esta regla es que, con la ayuda de una herramienta en línea, puedes seguir manteniendo el contacto con los responsables de las tareas, continuar al tanto de sus progresos y proporcionar orientación si es necesario. Prueba mejor con esto: «Me voy de viaje de trabajo, pero accederé a nuestro espacio de trabajo [del software de gestión de proyectos de Wrike] todos los días para atender cualquier duda». 7. «Me lo tendrías que haber enseñado antes de la fecha de entrega...» ¿Alguna vez has entregado un proyecto para encontrarte después con un resultado distinto al que esperabas? Es en esas situaciones cuando suele escucharse la frase anterior, pero por lo general su uso implica un fracaso a la hora de organizar el proyecto como es debido. Puede que los objetivos estén clarísimos, pero la única forma de saber si vas bien encaminado para alcanzarlos es establecer metas intermedias y controles con los responsables de cada tarea, de manera que luego no te lleves una sorpresa negativa al llegar la fecha de entrega del proyecto. Sigue nuestro consejo y conseguirás librarte de los problemas antes de que se conviertan en «problemones». Prueba mejor con esto: «¿Va el proyecto según el programa? Deberíamos tener una reunión para comprobar los progresos antes de la fecha de entrega definitiva». 8. «¡Deberías haberme consultado antes tomar una decisión tan importante!» Delegar consiste precisamente en dejar que otros tomen algunas de las decisiones. Pero si las personas involucradas no están al tanto de sus responsabilidades, sus competencias y la jerarquía de toma de decisiones, quizá te lleves ciertas sorpresas desagradables. Debería estar claro qué decisiones pueden tomar por su cuenta los trabajadores a tu cargo, informándote simplemente de los resultados, y cuáles requieren tu permiso. Prueba mejor con esto: «Aquí tienes una descripción general del equipo del proyecto y las responsabilidades de cada uno, para que sepas qué decisiones puedes tomar». 9. «Le he pedido también a tu compañero que se ocupe de la tarea.» Delegar la misma tarea en más de una persona es un error clásico. Algunas personas creen que es un modo de estimular una competencia sana, pero por lo general se consigue el efecto contrario: los compañeros se obsesionan con ser quien se lleve el reconocimiento por haber sacado adelante el proyecto. Eso significa que no compartirán información ni colaborarán de manera eficaz, algo que puede perjudicar el resto del proyecto. Otra posible consecuencia es que comiencen a descargar sus responsabilidades en el otro, de manera que ninguno se sienta ya responsable del resultado. Sea un caso u otro, ¿no es lo que quieres conseguir, verdad? Prueba mejor con esto: «Quiero que trabajes en esto con un compañero, pero cada uno de vosotros será responsable de una parte diferente del proyecto». 10. «Esto no está exactamente como debería, pero no pasa nada, yo lo acabaré.» Por último, saber delegar consiste en tener claras las responsabilidades de cada uno. Si se supone que una persona ha de entregar ciertas cosas en ciertos momentos, y el proyecto ha seguido puntualmente el programa previsto, entonces no hay razón para aceptar unos resultados de mala calidad. Acepta únicamente el trabajo realizado de manera meticulosa, y tus empleados sabrán el nivel al que tienen que estar. Después de todo, si al final tienes que acabarlo tú, ¿qué sentido tiene delegar? Prueba mejor con esto: «Esto no está del todo bien; ¿te parece que hablemos sobre cómo podrías solucionarlo?». ¿Te gustaría añadir alguna frase a esta «lista negra de la delegación»?
El mal comportamiento en la oficina es un asunto arriesgado
Ya se hable de actos contra la ética o de quejas diarias, la cuestión del mal comportamiento en el trabajo es su naturaleza contagiosa. Alguien empieza a contar chismes durante el almuerzo y, antes de que te des cuenta, habrá grupos de personas que intercambian historias horribles sobre la imagen inadecuada que hayan podido ver o no en la pantalla del ordenador de un compañero. Si este tipo de comportamiento no se corta de raíz, se contagia por toda la empresa. Se convierte en la cultura de la empresa.
Cómo promover una cultura empresarial positiva en la era de los comentarios en las redes sociales
La cultura empresarial tiene una importancia clave para muchos candidatos. Pero, ¿Cómo puedes promover una cultura positiva en la era de los comentarios en sitios como Glassdoor y Facebook?