Proceso paso a paso para crear un formulario de solicitud de Wrike
Las solicitudes de trabajo pueden ser grandes o pequeñas, llegar por correo electrónico, mensaje directo, videollamada y, por supuesto, la más temida: las visitas inesperadas a tu puesto de trabajo. Con tanta variedad de canales, puede resultar caótico y difícil hacer un seguimiento de todo y saber qué proyectos son prioritarios. Pero esto ya no es así gracias a los formularios de solicitud personalizados de Wrike. ¿Qué son los formularios de solicitud de Wrike? Los formularios de solicitud de Wrike te ayudan a automatizar la recepción de solicitudes de trabajo, enviar todas las solicitudes de clientes internos y externos a un solo lugar y garantizar que los solicitantes proporcionen la información que necesitas. Esto se traduce en un mayor control en tus manos y la posibilidad de empezar a trabajar de inmediato. Los formularios de solicitud no solo simplifican la recepción de solicitudes de trabajo, sino que también permiten crear tareas, flujos de trabajo y proyectos completos de forma automática, ahorrándoos horas a ti y a tu equipo. Los formularios de solicitud de Wrike también pueden generar blueprints, que son plantillas de nuevos elementos de trabajo y que están diseñados para reproducir tareas recurrentes, como escribir una nueva entrada de blog o un comunicado de prensa. Durante este proceso, también se crean automáticamente todas las tareas, propietarios y fechas de entrega necesarias. Cuando creas un proyecto a partir de un blueprint mediante el formulario de solicitud, se conservan los ajustes de progreso del proyecto, junto con los ajustes de fecha y consolidación de campos a medida y los estados de cualquier subelemento. Al final, los formularios de solicitud y los blueprints aumentan la eficiencia, lo que ayuda a ahorrar tiempo y a eliminar el trabajo administrativo para que puedas empezar a centrarte de inmediato en el trabajo de mayor impacto. Cómo crear formularios de solicitud en Wrike Paso 1. Ve al espacio en el que desees crear un formulario de solicitud Paso 2. Haz clic en el icono del engranaje en la esquina superior derecha Prueba Wrike gratis Paso 3. Selecciona «Formularios de solicitud» Paso 4. Haz clic en «Crear un formulario de solicitud» si es el primer formulario de solicitud del espacio, o en + Formulario si el espacio ya contiene formularios existentes. Paso 5. Introduce la información del formulario Introduce un nombre para el formulario de solicitud. (Opcional) Describe el formulario para ayudar a los usuarios a entender para qué sirve y cuándo enviarlo. Ve al panel de la derecha e indica lo siguiente: El espacio al que debe pertenecer tu formulario Quién debería poder ver el formulario (todos los miembros de tu cuenta de Wrike, usuarios y grupos específicos o nadie de tu cuenta) Si el formulario debe crear una nueva tarea o proyecto, duplicar una tarea o un proyecto, o crear un elemento a partir de un blueprint Nota: Para crear un elemento a partir de un blueprint, primero selecciona «Duplicar tarea» o «Duplicar proyecto» en este menú desplegable, luego selecciona «tarea de plantilla» y, por último, la pestaña «blueprint». (Opcional) Determina si quieres habilitar un enlace público que lleve al formulario (para personas que no sean usuarias de Wrike) y si este debe activar las notificaciones por correo electrónico o incluir una función de seguridad CAPTCHA. (Opcional) Selecciona la carpeta, el proyecto o el espacio donde deben colocarse los elementos creados mediante el formulario. Nota: Si no seleccionas nada en este paso, el elemento creado mediante el envío del formulario se colocará en la carpeta «Compartido conmigo». (Opcional) Selecciona el estado de la tarea o carpeta que se creará después del envío del formulario. Si no seleccionas un estado, en las tareas y proyectos creados mediante el envío de una solicitud, a la carpeta, proyecto o espacio en el que se crearon se les aplicará el primer estado activo del flujo de trabajo. (Opcional) Selecciona un usuario para asignar la tarea o el proyecto creado. (Opcional) Configura una aprobación para crearla a través del formulario de solicitud. (Opcional) Añade un prefijo. Puedes establecer un prefijo para las tareas y proyectos duplicados mediante una solicitud. El prefijo será una respuesta específica y se añadirá a todas las subcarpetas, subproyectos, tareas y subtareas asociados al enviarlo. Paso 6. Personaliza las entradas del formulario Después de completar los pasos anteriores, haz clic en + Agregar pregunta. Selecciona el tipo de pregunta que quieres añadir en el menú desplegable. Prueba Wrike gratis Paso 7. Continuación de la personalización Introduce tu pregunta y las respuestas disponibles (según el tipo de pregunta). (Opcional) Introduce un texto «de apoyo» para añadir información adicional sobre la pregunta. Los solicitantes pueden ver esta información, pero no aparecerá en la tarea o el proyecto resultante. Haz clic en «Obligatorio» para que una pregunta determinada sea obligatoria para completar y enviar el formulario. También puedes condicionar las preguntas y respuestas de tu formulario de solicitud, de modo que los solicitantes sean redirigidos a diferentes preguntas en función de la información que hayan introducido en el formulario. También puedes clasificar las respuestas para indicarle a Wrike cómo usar ciertas respuestas en la tarea o el proyecto creado. Publica o guarda tu nuevo formulario de solicitud. ¿Cómo utilizarás los formularios de solicitud de Wrike para organizar el trabajo? Para obtener más detalles e información sobre los formularios de solicitud de Wrike, visita nuestro centro de ayuda.. Para configurar un proceso de aprobación en Wrike, consulta este artículo de instrucciones.
Wrike en acción: cómo los servicios profesionales de Wrike mejoraron nuestros equipos de marketing
Descubre cómo el equipo de servicios profesionales de Wrike mejoró nuestras operaciones de marketing, aumentando la productividad, aumentando la eficiencia y ayudándonos a hacer el mejor trabajo de nuestras vidas.
Gestionar proyectos es sencillo y eficaz con Wrike
Manejar el cambio hacia un marketing eficiente: aprovecha Wrike para obtener los mejores resultados
Tras una era de «crecimiento a toda costa», muchas organizaciones están retrocediendo debido al clima económico incierto, y la eficiencia es ahora la clave. En un esfuerzo por mejorar la eficiencia, los equipos de marketing están ajustando sus presupuestos y centrándose en las campañas que producen los mejores resultados. Ofrecer valor a los clientes y a las partes interesadas es más importante que nunca, y tener una visibilidad integral y en tiempo real del rendimiento de la campaña es crucial para el éxito en marketing. Para lograrlo, los equipos deben ejecutar de manera eficiente campañas multicanal impactantes y medir sus resultados. Disponer de datos fácilmente comprensibles es esencial para comprender y compartir el impacto de tus campañas de marketing con las partes interesadas. Sin embargo, la limitada visibilidad de los datos en todas las campañas y canales hace que esto sea complicado. Los diferentes equipos suelen gestionar los canales y producir informes separados, lo que resulta en una pérdida de tiempo en la consolidación de los recursos y los hallazgos. Aquí es donde entra Wrike, que ofrece un soporte sin igual como plataforma integral de gestión del trabajo para los equipos creativos y de marketing. La necesidad de una única fuente de información Los equipos de marketing tienen la presión de demostrar que sus estrategias están generando resultados, a pesar de tener menos recursos para ejecutar el trabajo. Identificar e implementar campañas impactantes en varios canales y medir el éxito es un reto si no tienes visibilidad en tiempo real de todos los proyectos y campañas. ¿Y qué es lo que dificulta esa visibilidad? Demasiadas apps desconectadas. Como resultado del trabajo remoto e híbrido, las organizaciones implementaron más apps para apoyar a equipos dispares, y los especialistas en marketing ahora usan una media de 15 apps por día para completar el trabajo. Debido a este aumento de solicitudes, a los empleados y a los jefes de departamento les resulta cada vez más difícil entender exactamente qué trabajo está en curso y su progreso; qué se ha completado; y cómo ese trabajo se relaciona con las iniciativas estratégicas y los objetivos de la empresa, las facilita o incluso se contradice con ellas. El resultado es la materia oscura del trabajo.. Así como el CERN definió la materia oscura como el contenido «invisible» que constituye el 95 % de la masa del universo, la materia oscura del trabajo representa aquella actividad e información que no podemos ver de inmediato, pero que tiene una poderosa influencia en todo lo que la rodea. La materia oscura existe en los textos, las aplicaciones, las videollamadas, las hojas de cálculo y las conversaciones, y tiene una masa gravitacional que puede llevar fácilmente a las empresas y los proyectos en la dirección equivocada. La mayoría de los responsables de áreas de negocio solo pueden ver el 55 % del trabajo que se lleva a cabo en sus departamentos. Y solo el 37 % de los responsables entienden el desempeño de sus equipos en relación con las metas y objetivos. Los profesionales del marketing necesitan una plataforma integrada para acceder fácilmente a las métricas de rendimiento y presentarlas y comunicar el impacto de forma más significativa. Aquí es donde Wrike sobresale. Prueba Wrike gratis Presentamos la versión mejorada de Wrike Marketing Insights: el punto de inflexión para los equipos de marketing Wrike es la única solución de gestión del trabajo que permite a los profesionales del marketing optimizar el ROI y la inversión publicitaria en varios canales para conectar los procesos de principio a fin y reunir la gestión de campañas, la producción de activos y la información sobre el rendimiento en una única plataforma, lo que permite a los equipos de marketing moverse a velocidad digital. Con Wrike Marketing Insights, los profesionales del marketing pueden integrar 15 herramientas digitales populares en campañas de publicidad, las redes sociales y la automatización del marketing y ver cómo se acumulan sus datos, lo que les proporciona automáticamente una visibilidad de 360 grados de la información sobre el rendimiento a lo largo del embudo. De esta forma, los equipos pueden identificar fácilmente las iniciativas que tienen un alto rendimiento y, al mismo tiempo, tomar nota de las que no rinden y cambiar lo que necesario dentro de su flujo de trabajo para su optimización. Wrike Marketing Insights también proporciona acceso instantáneo al estado del proyecto, el rendimiento de la campaña y las inversiones en recursos. Al poner las métricas al alcance de todos y eliminar la compartimentación de la información, Wrike aumenta la eficiencia operativa en toda la organización y permite a los equipos de marketing avanzar mucho más rápido y con más éxito. Estas son solo algunas de las formas en que los equipos de marketing pueden usar Wrike Marketing Insights: Creativa: Wrike permite a los equipos creativos trabajar de forma conectada en una sola ubicación centralizada. Desde la creación, revisión y aprobación de los activos hasta la publicación y el seguimiento. Los equipos creativos pueden ver el rendimiento de los activos y mostrar el impacto que generan. Digital: Las campañas que se integran a través de varios canales tienen muchos puntos de contacto y Wrike les permite tener la visibilidad y la información esenciales que necesitan para identificar las campañas impactantes. Con Wrike, pueden lograr una visibilidad completa de su rendimiento e innovar sobre la marcha en una interfaz fácil de usar. Operaciones de marketing y gestión de proyectos: Alinea a todos los equipos de marketing y obtén visibilidad sobre cómo los esfuerzos se traducen en métricas de éxito de la campaña. Wrike les permite centrarse en las iniciativas que generan el mayor impacto e identificar rápidamente las áreas problemáticas. Prueba Wrike gratis Wrike está muy por encima del resto Los problemas que ha sufrido el mundo del marketing en la pospandemia exigen una solución sólida e integral que permita a los equipos avanzar a velocidad digital. Wrike proporciona las herramientas y la plataforma necesarias para optimizar la inversión publicitaria, gestionar los recursos de forma eficaz y mostrar el impacto de las campañas de marketing de forma detallada. Unificar los esfuerzos del equipo, mantener la transparencia y promover una colaboración más eficiente convierte a Wrike es la plataforma de referencia para impulsar campañas de marketing exitosas en los tiempos inciertos de la actualidad.
Cómo sincroniza Wrike la estrategia, los objetivos y los sprints
Una empresa con un gran producto o una gran cartera de productos tiene que trabajar para sincronizar la estrategia con los esfuerzos diarios de cada empleado. Si los equipos no están coordinados, la estrategia sigue siendo solo un hermoso documento. En este artículo, revelaremos cómo nuestra empresa alinea los objetivos en los diferentes niveles, qué objetivos se establecen en las diferentes etapas de la planificación y quién participa en la planificación. Wrike tiene tres niveles de objetivos de producto: Anual Trimestral Objetivos por sprint específicos para cada equipo En cada nivel, hay empleados que crean los procesos y son responsables de alcanzar los objetivos. Estrategia y objetivos anuales Wrike cuenta con una estrategia de empresa y una estrategia de producto que la respaldan. Para entender cómo se relacionan las dos, veamos un ejemplo. Si una empresa quiere operar más en el segmento de clientes corporativos, se deben realizar ciertos cambios en el producto, es decir, en la estrategia del producto. La estrategia de empresa es mucho más amplia. Además de los cambios en los productos, necesitamos, por ejemplo, cambiar la forma en que contratamos personas en el departamento de ventas, reestructurar el marketing, etc. La estrategia de empresa se basa en decidir en qué segmentos del mercado queremos entrar, mientras que la estrategia de producto se centra en cómo se debe cambiar el producto para entrar en estos segmentos de manera efectiva. Dado que la estrategia de producto y la estrategia de empresa están estrechamente relacionadas, sus actualizaciones se producen de forma sincrónica. Por lo general, revisamos la estrategia una vez al año. La estrategia de empresa es responsabilidad del equipo ejecutivo, en el que la organización del producto está representada por el vicepresidente de producto. El equipo ejecutivo se reúne periódicamente y, como resultado, define la estrategia general de la empresa. Así es como queda claro lo que queremos lograr como empresa. El equipo de producto participa menos en este proceso: por ejemplo, el vicepresidente de producto puede pedirle a alguien que trabaje en un tema específico o que prepare los datos necesarios. El equipo de producto participa mucho más en la estrategia de producto. El vicepresidente de producto es responsable de este proceso y todos los equipos de producto participan. Para entender mejor el proceso de estrategia de producto, es importante entender cómo está estructurado nuestro equipo de producto. Se compone de divisiones separadas (unidades). Cada unidad tiene su propio líder. En este artículo, los llamaremos director de producto principal, pero también puede ser director de producto o director de producto sénior. Dentro de las unidades hay equipos de producto, cada uno dirigido por un director de producto. La creación de la estrategia del producto se lleva a cabo en dos direcciones: descendente y ascendente. El método descendente es el vector general del desarrollo del producto que ha diseñado el vicepresidente de producto. Para ello, se utilizan diferentes datos de referencia: estrategia de empresa, tendencias generales del mercado, estudios sobre la competencia, informes de agencias de análisis como Gartner, análisis de ventas de productos (por ejemplo, los segmentos más sólidos, los segmentos en crecimiento, etc.). Toda esta información nos ayuda a entender en qué debemos centrarnos. Además, nos permite entender nuestras limitaciones. ¿Qué recursos podemos invertir en el desarrollo de productos este año? ¿Qué porcentaje debemos gastar en los procesos de soporte obligatorios, como mejorar la plataforma técnica y corregir defectos? La dirección descendente forma el marco dentro del cual deben formularse propuestas concretas de iniciativas estratégicas. La dirección ascendente son las ideas sobre iniciativas estratégicas aportadas por el equipo de producto. Las formulan los directores de producto principales, pero por lo general lo consultan primero con los directores de producto de su unidad. Esta es una oportunidad para que los directores de producto presenten sus ideas y participen en la elaboración de la estrategia del producto. Cuando se recopilan todas las propuestas, se discuten en una serie de reuniones de líderes de unidad, donde se evalúa cada idea. Consideramos las áreas de inversión que luego se incluirán en la estrategia del producto de acuerdo con diferentes criterios. Los procesos de priorización se refinan y mejoran constantemente. Por ejemplo, podemos calcular el posible ROI que puede derivarse de la introducción de una idea, ver cómo encaja dentro de la estrategia de la empresa y evaluar cada idea según el ICE. Tras las discusiones y la priorización, el vicepresidente de producto analiza los resultados y elabora la estrategia del producto para el próximo año. La estrategia establecida pasa primero por un proceso de recogida de reacciones. Los directores de producto principales la estudian y discuten cuidadosamente, y luego la llevan a una reunión con todos los directores de producto. El resultado es una estrategia de producto refinada: Combinación de inversiones: Esto incluye dónde y cuánto invertiremos este año en porcentaje. Objetivos de producto de alto nivel del año: Un ejemplo de este objetivo podría ser lanzar una solución para un nuevo segmento del mercado o hacer que el producto cubra algunas nuevas necesidades de las grandes empresas. Los objetivos de alto nivel sirven de inspiración y, por lo general, resultan ser bastante abstractos, en el sentido de que no está nada claro cómo se pueden lograr exactamente estos objetivos. Debería haber bastantes objetivos de este tipo. Este año tenemos tres de ellos. Para cada objetivo, definimos una métrica básica sobre cómo mediremos el éxito. Subobjetivos específicos para cada objetivo: Estos trazan el camino hacia los objetivos de nivel superior en los que todos creemos como equipo. Al mismo tiempo, este camino todavía se formula de manera bastante abstracta a nivel de objetivos intermedios que queremos alcanzar, no de características específicas. Por ejemplo, actualmente estoy a cargo de un objetivo llamado «Mejorar la configurabilidad de la plataforma». Un director de producto principal específico es responsable de cada uno de los subobjetivos de este objetivo. La tarea de este director en la fase de planificación consiste en aclarar los subobjetivos y, junto con el analista de producto, determinar las métricas para ellos. Trabajaremos en la métrica de objetivos a lo largo del año, por lo que, para las métricas de subobjetivos, estableceremos objetivos trimestrales. Objetivos trimestrales Los objetivos trimestrales se derivan de los subobjetivos definidos durante la planificación anual y pueden, en cierta medida, superponerse con ellos. Al principio de la planificación trimestral, ya tenemos, en primera aproximación, los objetivos (subobjetivos para los objetivos anuales de alto nivel) y los resultados clave (objetivos para las métricas que hemos definido para cada trimestre). Sin embargo, desde principios de año, podrían haberse producido algunos cambios, por lo que es posible que se revisen algunos de los objetivos. Es posible que decidamos no trabajar en algunos objetivos en el próximo trimestre y, en cambio, centrarnos solo en una parte de los objetivos. También puede haber nuevos objetivos adicionales en un trimestre determinado. Al igual que los objetivos anuales, los trimestrales se discuten primero entre el vicepresidente de producto y los directores principales de producto (quienes consultan con su equipo de gestión de productos). Tras analizar los objetivos trimestrales con los líderes de unidad, el vicepresidente de producto presenta los objetivos trimestrales en una reunión general de todos los directores de producto, responde a las preguntas y recopila comentarios. La siguiente tarea de los directores de producto es proponer iniciativas concretas que ayuden a lograr este objetivo y el cambio deseado en la métrica. Las ideas sobre iniciativas se discuten dentro de la unidad con todos los directores de producto y de desarrollo (después de todo, las iniciativas deben ser realistas). En nuestra empresa hemos contratado directores de unidad para que se ocupen del desarrollo dentro de las unidades. Ayudan a planificar cómo, dónde y qué equipos asignar. Además, los propios equipos pueden evaluar sus capacidades y comprender qué iniciativas están preparados para emprender en el próximo trimestre y cuáles no. Las ideas también pueden requerir un debate con otros equipos y unidades. Wrike es un producto grande y complejo y, a menudo, necesitas la ayuda de otros equipos para lograr un objetivo. Para formular correctamente los planes trimestrales, es necesario tener en cuenta y calcular todas estas dependencias y acordar cómo lograremos el resultado general. Tras todas las discusiones, los planes se incluyen en la app Wrike, que es nuestra principal herramienta de gestión. Para asegurarnos de que tenemos el mismo concepto de qué planes se han acordado y por qué, se celebra una reunión general en la que los directores principales de producto presentan los planes de la unidad. A la reunión asisten todos los directores de producto y de desarrollo, así como todas las personas que lo deseen. Objetivos por sprint Un equipo específico es responsable de los objetivos de cada sprint, incluido su director de producto. Todos los equipos de Wrike trabajan según Scrum, con una iteración de dos semanas (algo muy práctico cuando el ciclo de planificación es común a toda la empresa). Los procesos específicos pueden diferir considerablemente de un equipo a otro. Tiene que ser práctico para el equipo, y lo único que la empresa exige es que cada equipo tenga un incremento de producto al menos una vez cada dos semanas para acercarnos al objetivo común. El equipo en su conjunto establece los objetivos del sprint para alcanzar los objetivos trimestrales que hemos formulado conjuntamente para el trimestre. Por lo general, en la revisión del sprint el equipo presenta el progreso que se ha realizado en relación con los objetivos trimestrales. Todos los equipos intentan establecer objetivos ambiciosos, por lo que a veces no se cumplen los objetivos del sprint. Creemos que esto no es un gran problema, ya que el equipo tiene la tarea de planificar cada sprint para que la unidad se acerque al objetivo trimestral general. Herramientas de planificación Intentamos sacar el máximo provecho de la app Wrike, al menos para fines de testado interno. Se pueden crear diferentes niveles y jerarquías de objetivos. Le damos objetivos anuales, subobjetivos, planes trimestrales con métricas e incluso objetivos por sprint. Los objetivos se pueden ver en diferentes secciones. Por ejemplo, si un director de producto planifica sprints, es posible que no tenga en cuenta en absoluto otras jerarquías de objetivos. Al mismo tiempo, la conexión entre los niveles se conserva y siempre se puede rastrear o visualizar. Usamos Wrike principalmente para la fase de implementación. El desarrollo de diferentes opciones de planes y lluvias de ideas se suele realizar en Excel o Miro, ya que son más adecuadas para trabajar con datos no estructurados. Estructura de objetivos en Wrike Estrategia de empresa (equipo ejecutivo): anualmente Estrategia de producto : anual. Responsable: vicepresidente de producto Información de referencia: Estrategia de empresa Datos de mercado (tendencias, analistas, competidores, ganancias/pérdidas, etc.) Combinación de inversiones actual Áreas de inversión propuestas (directores de producto principales en colaboración con directores de producto) --> evaluación Resultado: Combinación de inversiones Objetivos anuales con métricas (tres este año) Subobjetivos con métricas (p. ej., mejorar la configurabilidad de la plataforma) Prioridades de los objetivos Cada objetivo cuenta con un director de producto principal que perfecciona la definición e impulsa el debate sobre las métricas Ciclo de recogida de reacciones Objetivos trimestrales: Subobjetivos para este trimestre A sugerencia del vicepresidente de producto, ciclo de recogida de reacciones Clarificación de métricas para el trimestre: director de producto principal y analista Iniciativas propuestas: directores de producto y equipos, se debaten con el director de producto principal, se presentan a un grupo más amplio Resolución de dependencias entre unidades Objetivo del sprint (establecido por el director de producto y el equipo) Este artículo ha sido escrito por Anna Lopatuhina, directora y directora de producto de Wrike.
Tres razones por las que deberías integrar Miro con Wrike (y cómo)
Wrike es una de las mejores plataformas de trabajo que existen en el mercado. Tiene funciones que a todos los equipos les encantan, una curva de aprendizaje fluida y es una potencia en la gestión de proyectos. Pero incluso los jugadores estrella necesitan un poco de apoyo para ciertas cosas, y ahí es donde entran en juego herramientas como Miro. Si bien Miro es una excelente herramienta para realizar sesiones de intercambio de ideas, planificar hojas de ruta y retrospectivas, pasar de la planificación a la ejecución no siempre es tan fácil. Y casi siempre hay que emplear mucho tiempo en copiar y pegar. Pero no debería ser así. Al integrar las tablas de Miro con Wrike, puedes pasar de la planificación a la ejecución de forma más rápida y sencilla. Te explicamos por qué es importante y cómo puedes hacerlo. Razón 1: Siempre deberías usar la mejor herramienta para un trabajo Miro no es una herramienta de gestión de proyectos, y tratar de ejecutar un proyecto en Miro es como intentar montar en una bici sin ruedas. Claro, es la herramienta perfecta para un trabajo muy específico, pero no tiene sentido en ningún otro contexto. Tu equipo usa Wrike por una razón: porque es la mejor solución de gestión de proyectos. Pero de la misma manera que Miro no está diseñado para gestionar proyectos, Wrike no dispone de todas las funciones de intercambio de ideas que tiene Miro. Es mejor usar cada aplicación para el propósito para el que fue creada. Con la solución de integración adecuada, puedes estar seguro de que todos los equipos están usando la aplicación idónea para sus objetivos. Entonces, en lugar de tratar de hacer que tus herramientas lo hagan todo, intenta que cada una esté en el lugar que le corresponde. Todo el mundo saldrá ganando. Razón 2: Nadie debería tener que copiar y pegar un intercambio de ideas Acabas de salir de una sesión de intercambio de ideas. Todo tiene sentido, tienes algunas ideas y estás entusiasmado con los siguientes pasos a dar. Pero, ¿alguna vez has revisado una pizarra con una tormenta de ideas después de que terminara la sesión? Es un caos con notas adhesivas por todas partes, notas medio garabateadas que ibas a pasar a limpio (pero luego no lo hiciste) y secciones que ya ni siquiera tienen sentido. Alguien tendrá que asumir el trabajo de darle sentido a todo eso, de modo que tendrá que copiarlo y pegarlo en Wrike donde realmente se va a ejecutar el trabajo. ¿No preferirías comenzar el proyecto de una vez en lugar de perder tiempo copiando y pegando datos? Podrías intentar hacer que las sesiones de intercambio de ideas siguieran una estructura más rígida, pero entonces probablemente perderías algunas de las mejores ideas. ¿Qué haces, entonces? Integra Miro con Wrike. De esa forma, las ideas que selecciones para trabajos futuros se sincronizarán automáticamente con tus proyectos de Wrike. A partir de ahí, puedes desarrollarlas, diseñar tu jerarquía de tareas, analizar tus proyectos y ejecutar los productos. Ya no es necesario copiar y pegar. Razón 3: Ahorrar en licencias ¿Qué margen tiene ahora tu presupuesto para aplicaciones? ¿Ya te están pidiendo que mires dónde puedes recortar gastos? Es posible que estés pagando de más por tus licencias, ya sea porque tus equipos están en Wrike y también en Miro o porque estás trabajando con consultores. Al fin y al cabo, no todos los que necesitan Wrike para ejecutar el trabajo necesitan una licencia de Miro, más aún si lo único que hacen es consultar un intercambio de ideas de vez en cuando. Lo mismo ocurre con los contratistas que te ayudan a generar ideas. ¿Necesitan una licencia de Wrike? ¿Realmente quieres darles acceso a tus proyectos de Wrike? Con una solución de integración, puedes asegurarte de que cada colaborador solo tenga acceso a las herramientas que necesita sin perder el contexto requerido para hacer su trabajo. Eso significa que todos pueden hacer su mejor trabajo con su herramienta favorita. Entonces, necesitas una integración. ¿Por dónde se empieza? Cómo utilizar el complemento Wrike Sync de Unito para integraciones No tienes que recurrir a una nueva herramienta para sincronizar las tarjetas de Miro con las tareas de Wrike. El complemento Wrike Sync de Unito puede sincronizar tareas de Wrike con Miro sin restricciones. Puedes acceder a este complemento si tienes un plan Wrike Business Plus, Enterprise Standard o Enterprise Pinnacle. Wrike Sync de Unito es una solución de gestión de flujos de trabajo sin código que te permite conectar herramientas como Wrike, Miro, Jira, BitBucket, Salesforce y otras con tus proyectos de Wrike. Habilitar Wrike Sync es muy fácil si tienes una cuenta: Visita el panel Suscripción de tus ajustes de Wrike y activa la prueba de Wrike Syncs. Haz clic en Crear flujo para comenzar a vincular tus proyectos de Wrike con Miro y sacar el máximo provecho de ambas herramientas. Aquí dispones de más información sobre el modo de hacerlo. Las ventajas de Miro son evidentes Tus sesiones de intercambio de ideas no deberían implicar un montón de trabajo manual adicional o copiar y pegar notas adhesivas en Wrike. Al conectar Wrike a tus tablas de Miro mediante Wrike Sync, puedes hacer más cosas más rápido, ya que puedes pasar de la etapa de intercambio de ideas a la ejecución de tu proyecto de manera automática, sin cambiar de herramienta. Para empezar, solicita una prueba gratuita de Wrike Sync y sigue las instrucciones anteriores. Te alegrarás.
Comienza a gestionar tu trabajo de forma efectiva con Wrike Lightspeed
Wrike siempre ha sido pionera en tecnología robusta. Este año, hemos continuado por la senda de proponer una tecnología que evoluciona y se adapta, pero ahora con la experiencia más moderna y fácil de usar del mercado. Wrike Lightspeed es la solución completa de Wrike que permite que los clientes lo hagan todo. Wrike Lightspeed es la forma más rápida de aumentar la productividad y la única solución de gestión del trabajo creada sin compromisos. La facilidad de uso, la escalabilidad y la versatilidad de Wrike se pueden aplicar en todo el proceso de gestión del trabajo de los clientes. Nuestra plataforma permite que los equipos trabajen en sintonía, a su manera, lo que convierte a Wrike en la solución más potente del mercado para cada equipo y cada empresa. Veamos qué hace que Wrike Lightspeed sea tan especial. Nueva interfaz de usuario fácil de usar ¿Alguna vez has usado una herramienta que te exigía más tiempo para comprender su funcionamiento que para terminar un proyecto? La nueva interfaz fácil de usar de Wrike Lightspeed te permite eliminar el caos y volver al trabajo organizado. Wrike ayuda a tu equipo a trabajar de manera más rápida y eficiente, mostrando solo los elementos esenciales, al tiempo que te permite introducir funciones más complejas cuando se prevé un momento de crecimiento en la empresa. Nuevas vistas Adapta cada vista en función de la persona que la consulta y la información que necesita. Por ejemplo, tu responsable de equipo puede mirar los indicadores en la vista de análisis, un miembro del equipo puede consultar las tareas que deben ejecutarse gracias a una presentación en un estilo familiar de hoja de cálculo, y tú puedes gestionar proyectos en la vista de calendario. Cualquier equipo que utilice un marco Agile puede visualizar proyectos en la vista Kanban. Nueva vista de tabla La nueva vista de tabla permite la gestión del trabajo en un formato familiar similar a una hoja de cálculo. Crea y gestiona elementos de trabajo, y expande y contrae la tabla hasta el siguiente nivel de subelementos. Navega dentro de la tabla con un elemento abierto (es decir, una tarea o proyecto) en el panel de la derecha, y pasa fácilmente a otra tarea con un solo clic. Nueva vista de tabla Scrum La nueva vista de tabla Scrum te permite ver todas las tareas de un proyecto, carpeta o espacio, agrupadas en función del estado del elemento, con una presentación sencilla. Con la nueva vista, ahora puedes ver las subtareas, cambiar el orden de las columnas, modificar los flujos de trabajo y seleccionar el flujo de trabajo que muestra la información que necesitas. Vista de calendario La nueva vista de calendario te permite mostrar rápidamente los elementos de trabajo, como tareas, proyectos o tipos de elementos personalizados —como campañas de marketing o lanzamientos de productos—, en un cronograma para realizar un seguimiento de lo que se debe realizar y cuándo. Ofrece una vista de conjunto semanal, mensual, trimestral o anual para facilitar la toma de decisiones sobre los elementos que deben añadirse o reprogramarse en los proyectos en curso, realizar un seguimiento del progreso del trabajo actual y planificar actividades futuras. Vista de Gantt Gracias a una vista óptima de diagrama de Gantt, nunca incumplirás un plazo. Crea tu lista de tareas, añade asignados y fechas, luego comprueba cómo las actualizaciones realizadas en una tarea afectan al resto del cronograma, todo en tiempo real. Crea el cronograma del proyecto y ajusta las tareas, al tiempo que compruebas el impacto de los cambios sobre el resto de tu cronograma en varios flujos de trabajo. Puedes compartir una vista instantánea interactiva con usuarios externos. La vista de Gantt te permite detectar posibles cuellos de botella, tomar medidas correctivas por adelantado y evitar retrasos para entregar el proyecto a tiempo. Vista de análisis Obtén una instantánea del progreso del proyecto en pocos segundos, gracias a la vista de análisis. Se trata de un panel de control de informes que proporciona una vista panorámica del estado de la tarea y el progreso específico del proyecto o la carpeta que estás visualizando. Rendimiento mejorado Wrike Lightspeed es configurable, fácil de usar y escalable, lo que permite a los clientes lograr nuevos niveles de productividad en todos sus procesos empresariales. Esto se refleja en cada producto lanzado en nuestra plataforma, que crea mejores rendimientos de trabajo para todos los colaboradores. Personal Work Experience Personal Work Experience (experiencia de trabajo personal) es nuestra nueva página de inicio de nuestro producto que contiene widgets de panel de control. Consulta los mensajes que entran en tu bandeja y todas las tareas y proyectos que tienes asignados en un solo lugar, es decir, en los widgets «Asignadas a mí». Pronto ofreceremos más información relativa a la actualización de Personal Work Experience. ¿Por qué hay que elegir entre la facilidad de uso y la funcionalidad cuando puedes tenerlo todo? Wrike Lightspeed es la única plataforma que no necesita el compromiso del cliente, lo que permite que equipos, departamentos y empresas enteras trabajen en sintonía y, al mismo tiempo, ofrece la capacidad de personalizar el trabajo individual en función de las necesidades únicas de cada equipo. ¿Crees que estás listo para transformar tu forma de trabajar? Comienza hoy con una prueba gratuita de Wrike e inicia tu viaje con Wrike Lightspeed.
¿Por qué tu CWM debe tener herramientas integradas de generación de informes de inteligencia empresarial y de gestión de la carga de trabajo?
A lo largo de este blog, hemos abordado en muy poco tiempo numerosos aspectos importantes del ámbito empresarial. En concreto: Aprovechar un método organizado de gestión de proyectos, en lugar de gestionar el trabajo usando hojas de cálculo. Mejorar la colaboración de equipos y acelerar la aprobación del diseño de productos. Automatizar tareas repetitivas y hacer avanzar el trabajo. Mejorar la transparencia de la comunicación con los clientes, al compartir y hacer seguimiento del progreso de los proyectos. Este último artículo se centra en la generación de informes de publicidad digital, gestionar recursos de equipo y garantizar la seguridad del trabajo. La recopilación de datos de campaña digital es un proceso laborioso Los profesionales del marketing digital tienen más datos al alcance de la mano de los que pueden gestionar y, a medida que la inversión publicitaria sigue aumentando, incrementa la necesidad de optimizar las campañas. El creciente gasto en publicidad digital solo se suma a la montaña de datos que los ejecutivos de marketing acumulan en otras partes de las plataformas de automatización y de análisis. Mientras tanto, los CMO y otros responsables de marketing han identificado dos obstáculos a la utilización eficaz de la analítica: Demostrar el valor de la analítica para las iniciativas de marketing. Demostrar el impacto general que la inversión en datos tendrá sobre su empresa. La recogida de todos los datos disponibles es un desafío porque todos, incluidos los miembros no técnicos, deben poder visualizarlos, interpretarlos y actuar sobre ellos en tiempo real sin requerir recursos externos. Por supuesto, numerosas herramientas de generación de informes de inteligencia empresarial pueden aprovechar los canales de marketing digital, pero los datos a menudo requieren que un analista los interprete para los miembros del equipo de marketing. Incluso cuando los datos se extraen mediante herramientas de generación de informes de datos, no están estandarizados en una vista uniforme. YouTube y LinkedIn, por ejemplo, tienen «suscriptores» y «seguidores», respectivamente. Se trata de la misma métrica, pero tradicionalmente se analizan por separado. Después de estandarizar los datos, resulta difícil presentarlos de manera que sean procesables. El marketing digital se mueve demasiado rápido y los equipos no deben perder tiempo intentando interpretar los resultados para poder iterar en tiempo real. Piensa en las subastas de anuncios en las que se necesitan, como máximo, 300 milisegundos para completar una subasta, de los cuales miles de millones se producen cada hora. El análisis de datos y el ajuste de la estrategia que lleva semanas o meses no son aceptables. Los responsables de marketing deben tener una visibilidad completa y una forma sencilla de automatizar la recogida de datos para que puedan iterar en tiempo real y así optimizar los resultados. El reparto de la carga de trabajo en el equipo es un problema recurrente Si colaboras con autónomos, agencias o equipos de servicios profesionales, sabrás que para mantener la rentabilidad es fundamental gestionar la carga de trabajo del equipo. Si tienes demasiado trabajo, se te quedará atrasado y nunca podrás resolverlo. Y si no hay suficiente trabajo, es posible que tengas dificultades para hacer que todos trabajen a plena capacidad. En ambos escenarios, necesitas una herramienta de gestión de la carga de trabajo que te permita cambiar las prioridades y reasignar el trabajo en un instante. Por otro lado, está el problema del trabajo facturable frente al trabajo no facturable. No maximizar las horas facturables abre la puerta a más actividades no facturables que no contribuirán al resultado neto. Cuando no tienes visibilidad completa de la capacidad y el trabajo de todos, ¿cómo puedes equilibrar su carga de trabajo y mantener la rentabilidad? Se trata de una preocupación constante que puede evitarse una vez que tengas una solución CWM con capacidades integradas para el seguimiento del tiempo y la gestión de recursos. Tus datos no están bajo llave Los equipos de toda la empresa operan con información confidencial de distinta naturaleza (documentos financieros y jurídicos, registros de empleados, lanzamientos de productos nuevos) que requiere protección adicional. Si añadimos a todo esto la era de la transformación digital y el cambio global hacia la informática en la nube, la protección de los datos se vuelve aún más complicada. Desde la perspectiva de la empresa, la nube ofrece dos beneficios fundamentales: grandes ahorros y el acceso a recursos y datos sin tener que gestionar los servidores que almacenan los datos. Al mismo tiempo, estas empresas también quieren disfrutar de los beneficios de la tecnología del trabajo colaborativo, especialmente los sectores altamente regulados como la atención médica y los servicios financieros. Estos sectores deben cumplir con reglas aún más estrictas, por lo que a menudo renuncian al uso de aplicaciones en la nube. Todos quieren asegurarse de que su trabajo solo será accesible a las personas autorizadas, y no caerá en las manos equivocadas. Sin ese nivel de seguridad de los datos empresariales, las empresas corren el riesgo de incumplir las normativas estatales y de perder la confianza de sus clientes. Pero, ¿quién controla los datos y quién tiene acceso? Si no sabes o no estás satisfecho con la respuesta, busca un CWM que ofrezca software de seguridad de datos empresariales con códigos de cifrado y evidencia escrita digital de quién accedió a los datos y cuándo. Cómo resuelve Wrike cada dificultad Wrike Insights Los informes avanzados y la inteligencia empresarial de Wrike permiten sincronizarte con más de 50 aplicaciones para obtener datos en tiempo real de rendimiento de campañas digitales, incluidos Google, Amazon, Facebook, LinkedIn, AdRoll, Microsoft Advertising, Yahoo y TikTok, entre otros. Al realizar este análisis multicanal, los usuarios obtienen una visibilidad integral del rendimiento de la campaña, y saben dónde iterar para obtener los mejores resultados sin necesidad de herramientas de informes de inteligencia comercial o analistas de datos. Las visualizaciones de datos y los paneles de control de análisis integrados ayudarán a tu equipo a saber con más certeza dónde actuar para maximizar el ROI. Gestión de Wrike Resource A medida que aumentan las cargas de trabajo y el equipo se amplía, Wrike Resource Management permite ver de un vistazo la disponibilidad completa del equipo con tareas, carpetas y proyectos compartidos. De este modo, los responsables pueden redefinir las prioridades o reasignar el trabajo según sea necesario, además de optimizar el rendimiento. Se trata de una herramienta de gestión de la carga de trabajo única y colaborativa a la que cualquier persona, incluso las partes interesadas externas, puede acceder desde cualquier lugar. Aquí puedes planificar, programar y asignar recursos para definir prioridades y distribuir el trabajo. El contador del tiempo integrado y los partes de horas detallados te permiten medir el progreso y analizar el tiempo necesario para llevar a cabo los proyectos. Mientras tanto, la vista Carga de trabajo te permite mejorar el rendimiento y evitar el agotamiento de los empleados al reasignar y cambiar la prioridad de las tareas en función de la capacidad del equipo. Gracias a este nivel adicional de transparencia, los responsables del equipo pueden gestionar las dependencias mediante diagramas de Gantt y evitar que surjan obstáculos gracias a la vista Tabla. Todo ello proporciona una verdadera visibilidad de todo el proceso, desde el presupuesto a la facturación, lo que permite equilibrar las cargas de trabajo de los equipos y garantizar la rentabilidad. Protección de Wrike En la era actual, garantizar la seguridad de los datos va más allá de los datos de inicio de sesión de nombre de usuario y contraseña. La seguridad de los datos empresariales de Wrike proporciona a los usuarios claves de cifrado gestionadas por el cliente junto con una capa adicional de cifrado, al bloquear las claves de sus datos. Pensémoslo de esta manera: es como tener un nombre de código secreto para obtener acceso a la contraseña de una caja fuerte, antes de poder ver qué hay dentro de esta. Además, Wrike no almacena tu clave de cifrado principal, por lo que solo tú tienes acceso. Comentarios de los clientes sobre Wrike Derick Dahl, director de producto de Sonance, habla sobre las ventajas que su equipo de marketing ha experimentado al utilizar Wrike Resource para la gestión de la carga de trabajo en equipo: «Wrike Resource ha ayudado a aliviar la sobrecarga de nuestro equipo de marketing al permitirnos identificar y corregir las cargas de trabajo de los empleados, y reducir el número promedio de proyectos activos por empleado de doce a tres». Torsten Mühlhoff, responsable de Control de marketing y proyectos corporativos de ABUS, resalta las funciones de seguridad de Wrike: «Es fácil suponer que una solución local sería más segura que la nube. Sin embargo, nuestro proveedor y sus socios están mucho mejor equipados para garantizar la seguridad que necesitamos. También, gracias a Wrike, redujimos nuestra carga de trabajo de gestión y le facilitamos la vida a nuestro propio departamento informático; Wrike es una de las plataformas de gestión del trabajo colaborativo más seguras que existen, y tenemos certeza de que estamos en las mejores manos». Selecciona la mejor solución CWM para tu equipo Esta serie de artículos no es exactamente una lista exhaustiva de las dificultades a las que hacen frente los equipos de empresas en hipercrecimiento y tampoco explica cómo una solución CWM puede ser la respuesta. Pero lo cierto es que cuando evalúas a los proveedores, lo que resulta agotador es comparar funciones y leer las reseñas. Obtén tu copia gratuita de nuestro nuevo ebook, Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them en el que se destacan las 16 funcionalidades CWM más importantes para dar respuesta a las dificultades más comunes. Prueba Wrike hoy mismo y descubre por qué más de 20 000 clientes confían en nuestra plataforma de gestión del trabajo colaborativo para optimizar sus flujos de trabajo, hacer el trabajo más rápido y evolucionar.
Herramientas de colaboración de equipos: por qué las funciones de Wrike son fundamentales para el éxito del equipo
El hecho de que ahora haya más equipos dispersos que antes de la pandemia no significa que el trabajo se esté desacelerando. Al contrario, el ritmo de trabajo de muchas empresas sigue siendo el mismo o incluso se acelera. Más trabajo puede traducirse en más recursos, y estos no siempre están disponibles internamente. Los autónomos y las agencias deben ser considerados miembros valiosos del equipo, ya que contribuyen también a la realización del trabajo. Coordinar a las personas que trabajan dentro y fuera de la organización resulta más desafiante a medida que aumentan las cargas de trabajo y más miembros del equipo se integran en el flujo de trabajo. Esta situación nos lleva a una serie de problemas que abordaremos en el siguiente artículo. Problema: La visibilidad de las tareas es demasiado limitada Los equipos deben tener una vista de conjunto de todos sus proyectos y poder compartir las vistas de las tareas con las partes interesadas externas de forma segura. Cuando todas las partes interesadas no pueden ver el progreso del proyecto de un vistazo, corren el riesgo de no enterarse de las actualizaciones y las fechas límite. A medida que cambian los cronogramas, todas las dependencias también deberían cambiar dinámicamente. Sería una pérdida de tiempo tener que actualizar cada tarea una a una simplemente porque un elemento haya cambiado. Existe tecnología para ayudar con esto: las herramientas de colaboración en equipo son esenciales para ayudar a tu equipo a mejorar la visibilidad de las tareas. Un calendario que brinda una vista de conjunto de todas las tareas de tu equipo es necesario para ver el avance de cada proyecto. Sin embargo, eso no siempre es suficiente, ya que las tareas y los proyectos individuales también deben ser supervisados a nivel micro, especialmente cuando varios departamentos tienen que hacer seguimiento de los proyectos a través de sus propios flujos de trabajo e informes. Por lo tanto, tener un sistema para etiquetar el trabajo de varios equipos y evitar así que se dupliquen los esfuerzos satisfaría a todos. Problema: Los informes son complejos y exigen ciertos conocimientos técnicos ¿Pueden las herramientas de colaboración de tu equipo determinar con unos pocos clics cuántos de tus proyectos son nuevos o están en progreso, en curso, en revisión, completados, atrasados y cancelados? ¿Puedes identificar los obstáculos y resolver problemas de manera que la mayoría de las tareas de tu equipo no sufra retrasos? Si has respondido «no» a alguna de estas dos preguntas, es hora de reevaluar tu proceso de presentación de informes. Necesitas una gran visibilidad y un conocimiento más detallado para garantizar los mejores resultados de tu equipo. Pero no todos los informes tienen el poder de brindarte información adecuada. El problema más grande es que no todos tienen acceso a sus propias herramientas de BI. O tal vez confíes en un analista comercial para extraer y analizar los resultados. De cualquier manera, recopilar e interpretar los datos semanal o mensualmente constituye un freno al progreso del trabajo. Tu proceso de generación de informes no solo debe proporcionar la información necesaria, sino que los informes deben ser visuales y presentar elementos como tablas dinámicas, mapas de calor del calendario, gráficos circulares y gráficos de barras para que puedas comprender los resultados. Además, los paneles de control de informes deben ser interactivos, actualizarse dinámicamente y ser personalizables según la forma de trabajar, para que puedas dedicar más tiempo a producir resultados. Wrike tiene la solución para cada problema Los calendarios de equipo compartidos de Wrike les permiten a todos visualizar las prioridades. Cuando el trabajo se sincroniza automáticamente con un calendario compartido, es más fácil ver las fechas límite y las tareas siguientes. Los calendarios en la herramienta de colaboración en línea de Wrike se pueden personalizar para adaptarse a las necesidades del equipo —p. ej., el comienzo del año fiscal—, o se pueden consultar por día, semana, trimestre y año para obtener una visión detallada del progreso del equipo. Expande o contrae las capas seleccionadas para obtener una descripción general del departamento, el equipo y las cargas de trabajo individuales mientras detectas posibles obstáculos y ajustas los plazos según sea necesario. A nivel micro, las etiquetas cruzadas de Wrike mejoran la transparencia entre todos los equipos y la visibilidad de las tareas para que todos los involucrados puedan realizar un seguimiento del progreso. Pero no se limita a las tareas. Subtareas, carpetas, hitos, fases y proyectos completos se pueden clasificar de forma cruzada en varios flujos de trabajo. Por ejemplo, para atribuir una etiqueta cruzada a una carpeta, debes acceder al Espacio en el que se encuentra la carpeta a etiquetar, y luego sigue estos pasos: En la vista Lista, haz clic sobre el icono de carpeta arriba a la derecha, para abrir el panel de información. Las etiquetas de la carpeta se enumeran debajo del título. Haz clic en + para añadir una etiqueta y luego busca la carpeta a etiquetar en la lista desplegable. Para eliminar una etiqueta, haz clic en la «x» junto a la etiqueta que quieres suprimir. El etiquetado cruzado beneficia a un gran número de equipos y empleados. Ya sea que formes parte de un equipo de marketing que quiere mejorar la visibilidad para los colaboradores, que realices reuniones diarias para informar sobre el trabajo en curso, o que seas un gestor de proyecto en una PMO que se asegura de que todo el trabajo se realice a tiempo, etiquetar las tareas aumenta la visibilidad para quienes lo necesitan. Esta funcionalidad ha demostrado ser revolucionaria para numerosos clientes y, aunque los competidores tienen también capacidades de etiquetado cruzado, están extremadamente limitadas al nivel de la tarea. Para hacer un seguimiento del progreso del proyecto, Wrike Analyze ofrece a tu equipo visibilidad e inteligencia empresarial sin necesidad de acceder a una herramienta de BI independiente. A través de nuestra herramienta de colaboración en línea, puedes crear informes personalizables basados en tus casos de uso y elegir entre una variedad de elementos visuales para transmitir los resultados. Los paneles de control que crees se actualizarán dinámicamente para que puedas ver cómo se está desarrollando el rendimiento de tu equipo y dónde este está experimentando obstáculos. Topgolf utiliza los calendarios y los informes de Wrike Meredith Selden, jefa ejecutiva de proyectos de marketing de Topgolf, opina sobre los calendarios y los informes de Wrike: «Wrike es ideal para proyectos transversales complejos donde se necesitan calendarios, paneles de control e informes personalizables para poder reagrupar automáticamente los proyectos y generar datos... Esta plataforma puede utilizarse en cualquier departamento y tanto con la metodología en cascada como con Agile». Alex Bacon, subdirector de Comunicaciones de Moneytree, ha descubierto las ventajas del etiquetado cruzado en Wrike: «Gracias a la plataforma de Wrike, hemos podido crear y desarrollar una nueva sección en el blog en 2,5 días, incluido el contenido. Wrike nos permitió tenerlo todo bien organizado y con transparencia, por lo que ahora es muy fácil ver el estado de los diferentes elementos y, gracias a la función de etiquetado, hemos podido avanzar muy rápidamente...». Mejora la transparencia y comparte las tareas con seguridad El aumento de las cargas de trabajo no significa que el seguimiento del trabajo y la transparencia deban pasar a un segundo plano. Una herramienta de colaboración en equipo debe poder adaptarse al ritmo y la carga de trabajo de tu equipo. De lo contrario, no obtendrás resultados satisfactorios. Descarga nuestro nuevo ebook, Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them para descubrir los 16 componentes más importantes de una solución de CWM. Luego, prueba la herramienta de colaboración en línea de Wrike para ver por qué 20 000 clientes confían en nuestra plataforma para acelerar su trabajo, compartir sus tareas de forma segura y mantener a los miembros del equipo actualizados sobre el progreso del proyecto.
Aprovecha el poder de los datos y los procesos con Wrike for Marketers Performance
Wrike for Marketers Performance unifica la información de los equipos y las campañas en un único espacio de trabajo al centralizar los datos de 50 herramientas populares. De este modo, se facilita la supervisión de las actividades de marketing.
Cómo ganar aún más tiempo con el software de automatización del flujo de trabajo
En la parte uno de nuestra serie sobre cómo seleccionar las mejores soluciones de gestión del trabajo colaborativo, vimos hasta qué punto es indispensable adoptar un método de recepción de proyectos centralizado y gestionar todas las tareas del equipo a través de un sistema de registro para poder trabajar eficazmente. Sin esto, es probable que tengas dificultades para realizar un seguimiento del trabajo, gestionar proyectos en múltiples programas y buscar a las partes interesadas para obtener detalles del proyecto. La parte dos ponía de manifiesto el problema de los procesos de aprobación de activos demasiado lentos y los equipos aislados intentando colaborar. Hoy, nos centraremos en las ventajas de la automatización del flujo de trabajo y en el trabajo inteligente. Problema: No es posible automatizar las tareas repetitivas Antes de ser completados, la mayoría de los proyectos y tareas pasan por etapas predecibles, lo que se traduce siempre en un trabajo repetitivo, por ejemplo, asignar tareas al compañero de equipo correcto, hacerlas pasar a la siguiente etapa y completar y archivar el trabajo. El trabajo administrativo se traduce en pérdida de tiempo porque se impone sobre actividades más productivas, como entrevistar a los clientes para estudios de casos o escribir un artículo de blog sobre el anuncio de un nuevo producto. ¿Por qué no utilizar el software de automatización del flujo de trabajo para asignar de manera automática las tareas y avisar a la persona pertinente cuando el trabajo está listo para su aprobación? Hay un tiempo limitado en la jornada laboral y los equipos no deben perder ni un segundo en tareas administrativas que puedan automatizarse. Problema: El ritmo de avance es demasiado lento El crecimiento empresarial a menudo puede ser una bendición y una maldición. Una bendición porque los ingresos aumentan y los equipos crecen. Sin embargo, también puede ser una maldición porque a medida que las empresas se expanden, los proyectos y las cargas de trabajo aumentan, lo que podría restringir la disponibilidad de recursos. Conforme aumentan las demandas de trabajo, los equipos no tienen tiempo para analizar montones de datos para obtener información relativa a la toma de decisiones. Como resultado, la colaboración se vuelve más complicada y los límites entre el trabajo y el tiempo personal se desdibujan. A medida que aumentan las cargas de trabajo, resulta cada vez más complicado para los propietarios y los gestores de proyectos supervisar y analizar manualmente el progreso de las iniciativas de alto nivel y las tareas detalladas. Evaluar el riesgo resulta igualmente difícil y determinar los niveles de riesgo sobre la base de la intuición y la experiencia es menos efectivo y casi imposible a gran escala. Los propietarios y los gestores de proyectos necesitan una manera eficiente de identificar de un vistazo las iniciativas en riesgo y priorizarlas sin tener que consultar manualmente con los miembros del equipo ni examinar varios niveles de proyectos. Una vez que se identifica un riesgo potencial, necesitan información para diagnosticar con precisión la causa y definir los siguientes pasos, ya sea informar a las partes interesadas, mitigar los obstáculos, ajustar recursos o actualizar las cronologías. El aprendizaje automático y la inteligencia artificial continuamente se filtran en nuestras actividades y rutinas diarias. Los dispositivos inteligentes actúan como asistentes personales que nos ayudan a gestionar calendarios y establecer recordatorios. En los portales de ayuda cada vez son más frecuentes los bots para brindar un excelente servicio al cliente. Las aplicaciones que más utilizamos envían respuestas generadas automáticamente, como Gmail, LinkedIn y muchas aplicaciones de mensajería telefónica. Toda esta tecnología está disponible para que podamos ser más eficientes, colaborar y aumentar nuestra productividad. ¿Por qué el trabajo debería ser diferente? Las herramientas de automatización del flujo de trabajo permiten que los equipos ganen tiempo para que lo dediquen a hacer su mejor trabajo. A medida que aumenta la carga de trabajo y la colaboración, los miembros del equipo a menudo se ven sobrecargados con notificaciones que necesitan respuestas oportunas. Esto es significativo porque la mayoría de las comunicaciones y las respuestas relativas a cuestiones de trabajo son breves y requieren decisiones simples, pero se necesita demasiado tiempo y esfuerzo para responder manualmente. Además, está la presión de responder rápidamente y, al mismo tiempo, afrontar otras tantas responsabilidades. Sin embargo, si tienes un montón de notificaciones acumuladas, puede resultarte abrumador tener que responderlas sin disponer de una forma rápida de hacerlo. Necesitas una solución de software de automatización del flujo de trabajo que te permita actuar rápidamente y hacer avanzar el trabajo sin mucho esfuerzo manual. Aunque estamos en la era de la transformación digital, no todo el trabajo es digital. ¿Alguna vez has recibido un documento impreso o una nota escrita a mano de un compañero que el resto del equipo debería ver? Aunque pudieras digitalizar el archivo y cargarlo, el proceso de edición sería trabajoso. El uso compartido de documentos físicos, la edición y la colaboración no es realista entre empresas y equipos dispersos porque algunos miembros no tienen acceso a la tecnología de oficina tradicional para digitalizar documentos impresos. Wrike tiene una solución para cada problema Wrike Integrate, nuestro complemento de automatización de procesos/flujo de trabajo para todos los flujos de trabajo complejos y de múltiples aplicaciones, se apoya ahora en nuestro nuevo motor de automatización para automatizar los procesos repetibles dentro de Wrike. El motor de automatización puede automatizar tus flujos de trabajo más habituales para reducir el trabajo improductivo. Basándose en la fórmula lógica si/entonces, los administradores de cuentas ahora pueden crear reglas de automatización utilizando desencadenantes y acciones para crear notificaciones y recordatorios personalizados, mover y organizar el trabajo, actualizar el estado del trabajo y las tareas, iniciar flujos de trabajo de aprobaciones, y emprender medidas en función de los niveles de riesgo del proyecto. Para crear reglas de automatización no es necesaria ninguna experiencia en codificación. Son muchas las ventajas de la automatización del flujo de trabajo. Al eliminar las tareas repetitivas de la carga de trabajo de un equipo, puedes reducir los errores, optimizar los procesos y ahorrar a cada miembro del equipo cientos de horas al año, lo que supone otra forma de mejorar la productividad. Predicción del riesgo de los proyectos La herramienta integrada Work Intelligence incluye funcionalidades de predicción de riesgos de los proyectos utilizando la tecnología de aprendizaje automático para predecir con prontitud los posibles retrasos y alertar a los responsables de proyectos y de equipos comunicándoles las causas posibles. Esto les permite actuar con rapidez para reducir o evitar retrasos. Nuestro software de automatización del flujo de trabajo utiliza señales como fechas de inicio y finalización, tareas que se extienden más allá de los plazos del proyecto y resultados anteriores de proyectos similares, para evaluar riesgos medios y altos, y envía resúmenes por correo electrónico para alertar a los usuarios. Las predicciones se pueden utilizar como aportes al motor de automatización para desencadenar acciones que automatizan la activación de diferentes escenarios en función del riesgo del proyecto. Respuestas inteligentes Para obtener respuestas rápidas y breves, las Respuestas inteligentes de Wrike permiten a los usuarios actuar rápidamente para hacer avanzar el trabajo respondiendo a las notificaciones y a la actividad con respuestas automáticas generadas con aprendizaje automático. Cada respuesta se basa en el contexto de la conversación y permite a los usuarios seleccionar hasta tres respuestas por cada @mención recibida en su bandeja de entrada de Wrike. Procesamiento de documentos Ahora tus compañeros podrán compartir los documentos físicos con los demás miembros del equipo. La nueva funcionalidad Procesamiento de documentos de Wrike, la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés), digitaliza y convierte documentos impresos y notas escritas a mano en archivos de texto editables. Tan solo debes usar la cámara de tu dispositivo móvil como escáner, guardar el archivo como documento adjunto de una tarea y cargarlo en Wrike. House of Design automatiza sus flujos de trabajo Ryan Okelberry, jefe de Operaciones/director de House of Design describe cómo la función de automatización de Wrike acelera el flujo de trabajo de su equipo y genera resultados: «... [Wrike] es lo suficientemente simple de utilizar como para que podamos redactar fórmulas sin ser expertos en programación. Las fórmulas se basan en pequeños detalles y, en este sentido, la automatización aporta más valor a la plataforma de Wrike.” Trabaja de forma más inteligente con la automatización Automatiza tus flujos de trabajo, identifica el trabajo en riesgo, responde más rápido y colabora sobre documentos físicos. Ahora todo esto es posible con el motor de automatización de Wrike y la herramienta Work Intelligence. Deja que Wrike te muestre cómo hacerlo iniciando una prueba gratuita hoy mismo. Mientras tanto, descarga nuestro nuevo ebook, Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them para descubrir los cuatro principales factores que hay que tener en cuenta a la hora de elegir una solución de CWM, así como las 16 funcionalidades CWM más importantes para equipos de empresas en hipercrecimiento.
Colaboración mejorada y aprobación acelerada de activos: 2 cualidades indispensables para cualquier solución de CWM
Para que los equipos puedan trabajar más rápido y obtener resultados positivos, se deben cumplir dos condiciones esenciales. En primer lugar, los equipos deben poder comunicarse de forma asíncrona. Mientras que no se imponga un método de comunicación sencillo y comprensible, la capacidad de un equipo para colaborar de manera efectiva se verá afectada. (Uno de los mayores obstáculos de la productividad es el tiempo dedicado a buscar las últimas actualizaciones en Slack, correo electrónico y demás). En segundo lugar, todos deben usar la misma plataforma de gestión del trabajo colaborativo para proporcionar comentarios y otorgar las aprobaciones necesarias para el progreso del trabajo. Si estas dos condiciones no se cumplen, el progreso se ralentizará, los equipos se dividirán y la productividad disminuirá. En la parte uno de nuestra serie «selección de la mejor solución CWM», hemos identificado las cuatro grandes dificultades a las que se enfrentan las empresas modernas en hipercrecimiento: La falta de proceso dificulta la aceptación y asignación de solicitudes de trabajo. Gestionar el trabajo de un equipo en hojas de cálculo requiere mucho tiempo y es ineficiente. La ausencia de seguimiento (visibilidad del progreso del proyecto) significa que los equipos están aislados. Trabajar con varias herramientas evita que los equipos permanezcan sintonizados. En la segunda parte, nos centraremos en la colaboración entre los diferentes miembros de un equipo y la aceleración de las aprobaciones. Problema: La solución no está en tener más herramientas Son muchas las empresas que emplean soluciones y tecnologías como Slack, Zoom, Microsoft Teams y el correo electrónico. También están los software especializados que únicamente utilizan determinados equipos con acceso. Por ejemplo, los equipos de producto trabajan con Atlassian y Miro. Por su parte, los equipos creativos utilizan Adobe y Figma para colaborar. El equipo de éxito del cliente utiliza Totango, Accelo o ChurnZero para controlar las cuentas, supervisar la rotación y buscar oportunidades de ventas adicionales. Con todas estas herramientas desconectadas unas de otras y con acceso limitado, ¿cómo brindar visibilidad entre los miembros de estos equipos para que puedan compartir archivos, tareas, informes, y conocer el progreso del proyecto? Sin una solución única que permita que todos tengan acceso a las actualizaciones del proyecto, y puedan aprobar y gestionar activos y consultar los calendarios, es difícil lograr dicha visibilidad. Por supuesto, las @menciones mejoran la visibilidad atrayendo la atención y suscitando una conversación. Las herramientas de gestión del trabajo colaborativo deben incluir las @menciones de forma predeterminada. Estas son solo el primer paso para una buena colaboración entre compañeros y partes interesadas. Compartir archivos y proporcionar comentarios sobre contenido HTML y activos de diseño también son funcionalidades importantes porque permiten que todos colaboren en la misma interfaz. Si una de estas dos funcionalidades está ausente, tendrás que trabajar en varias plataformas, con el riesgo de perder por el camino comentarios importantes. Problema: La aprobación de activos de diseño tarda mucho tiempo Las campañas de marketing no se lanzan hasta que se finalizan todos los activos. Solo hace falta un activo no aprobado para retrasar toda una campaña. Cuando varios activos están almacenados en ubicaciones distintas, puede resultar complicado localizarlos. El resultado es un proceso de aprobación prolongado en el que varias partes interesadas deben firmar y no todos tienen acceso a todas las herramientas. Los aprobadores deben poder acceder al mismo software y comunicarse en tiempo real. Aún mejor si todos pueden comparar los historiales de versiones para ver lo que ha cambiado. Los comentarios sobre el diseño permiten identificar las áreas específicas donde se han realizado modificaciones, lo que resulta muy práctico porque deja de ser necesario reproducirlo todo en una captura de pantalla. Tu solución de CWM debe asimismo establecer flujos de trabajo en los que los activos (y los proyectos) puedan ser desplazados automáticamente hacia la siguiente persona y pasar a la etapa de producción. La colaboración está inscrita en el ADN de Wrike Las @menciones son una forma sencilla de atraer la atención de alguien hacia una conversación o mensaje de prioridad alta. Mientras que algunas herramientas de gestión del trabajo colaborativo permiten a sus usuarios @mencionar a compañeros en áreas limitadas, otras no admiten la colaboración a nivel de proyecto o carpeta. Los equipos que trabajan en empresas en hipercrecimiento necesitan más. Por supuesto, Wrike tiene las @menciones, pero es magnífico que las conversaciones estén optimizadas al nivel de las carpetas, proyectos, tareas y subtareas. Las descripciones se organizan sobre hilos de conversación y pueden ser modificadas en tiempo real por varios usuarios. Además de las conversaciones, los equipos pueden haber almacenado ficheros en muchos lugares distintos en los que otras partes interesadas deberán colaborar para los proyectos. Las funcionalidades de Wrike para compartir y cargar ficheros admiten archivos de tu ordenador, Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft One Drive, SharePoint, YouTube, y enlaces de sitios web, junto con los proveedores de gestión de activos digitales MediaValet y Bynder. Wrike puede cargar ficheros de cualquier fuente (o casi). Lanza tus campañas a tiempo con la aprobación acelerada de activos Ahora que has subido el archivo, tu equipo debe trabajar en conjunto para finalizar el activo. Las funcionalidades de revisión de Wrike aumentan la productividad del equipo y la producción creativa porque permiten marcar y comparar visualmente imágenes, vídeos, PDF, documentos de Word, PowerPoint y contenido web HTML para realizar ediciones fáciles y aprobaciones rápidas. Resalta el texto pertinente, haz clic en las imágenes o selecciona marcadores temporales para dejar comentarios claros y coherentes con el contexto. Debate las opiniones y da respuesta a los comentarios mientras se van haciendo modificaciones. Puedes acceder a las funcionalidades de las aplicaciones Adobe® Creative Cloud® para ver los comentarios y hacer cambios sin tener que ir alternando entre herramientas o pestañas. También puedes invitar a revisores externos si no forman parte de tu empresa porque todo está protegido con contraseña: Aerotek acelera la aprobación de sus activos con Wrike Aerotek ha logrado ahorrar semanas en su planificación usando Wrike, y a Matt Andrews, director de campañas de marketing, le encantan las funciones de revisión: «Tener la capacidad de comentar el trabajo, marcarlo dentro de la herramienta y reenviarlo directamente al equipo nos ahorra mucho tiempo… Las soluciones de correo electrónico no incluyen ninguna función de marcado. Ahora podemos omitir algunas reuniones y hacer todo en línea, al tiempo que disponemos del historial de todos los comentarios y revisiones». Wrike marca la diferencia Evaluar un software CWM va mucho más allá de leer las opiniones de los clientes y comparar características en una página de precios. No es una decisión que deba tomarse a la ligera: el trabajo de tu equipo depende de tener una solución que les permita trabajar a su manera. Descarga nuestro nuevo ebook, Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them para descubrir las 16 funcionalidades CWM más importantes para equipos de empresas en hipercrecimiento. Ya sea que tu equipo haya optado por el teletrabajo, por un modelo híbrido, o por regresar a la oficina a tiempo completo, siempre podrás colaborar mejor y aprobar el trabajo con más rapidez. Deja que Wrike te muestre cómo hacerlo iniciando una prueba gratuita hoy mismo.
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Wrike presenta los flujos de trabajo con asignación automática: una nueva característica que permite asignar trabajo a los miembros del equipo de manera automática, desde el momento en que esté listo para comenzar.
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Solicitudes de Wrike nos permite ahora estandarizar y priorizar sugerencias de contenido procedentes de otros departamentos. Con campos y plantillas personalizados, las personas pueden sugerir sus ideas y ofrecer toda la información necesaria para ejecutarlas.
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Acabar con el desgaste de los empleados comienza por equipar a los responsables con herramientas adecuadas para que sus empleados manejen sus cargas de trabajo fácilmente. La empresa necesita herramientas para dar visibilidad sobre la carga de trabajo del equipo, optimizar su rendimiento y aumentar la utilización de los recursos. Y eso es precisamente lo que puede hacer Wrike Resource.
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