Reduce el tiempo perdido y mejora los resultados de tu empresa con Wrike Lightspeed
¿Alguna vez has sentido que tu equipo no para de recibir trabajo a un ritmo trepidante? El ritmo al que se espera que los equipos completen proyectos y tareas es más acelerado que nunca, y tanto los empleados como los empleadores sienten esa presión. Por eso, hemos diseñado Wrike Lightspeed. Hoy es necesaria una plataforma que le permita a tu equipo prosperar y destacar a la velocidad de la luz. Wrike Lightspeed también está diseñada para destacar las diferentes tareas, de modo que aumenta la visibilidad para que cada miembro del equipo tenga la información que necesita para completar su trabajo de forma óptima, y para que los responsables, directivos y partes interesadas puedan estar enterados del progreso del proyecto en un abrir y cerrar de ojos. Recientemente hemos publicado un estudio que nos sorprendió mucho y, como resultado, nos empujó a diseñar Wrike Lightspeed, la plataforma de gestión del trabajo más potente del mercado. Nuestro estudio sobre la materia oscura del trabajo pone de manifiesto cuánto sufren los empleados y las organizaciones a causa de procesos ineficientes, el malabarismo diario que implica trabajar con demasiadas ventanas, aplicaciones y contraseñas, y una desconexión entre el trabajo individual y lo que este supone para la organización. Qué significa la materia oscura del trabajo para tu empresa La materia oscura del trabajo es lo que desaparece en los desfases entre los sistemas y las soluciones que no están integrados. Es el tiempo que se pierde cuando tienes que reproducir en una aplicación una acción que ya has efectuado en otra. Son recursos que, en vez de usarse donde realmente se necesitan, se emplean para actualizar a las partes interesadas sobre el progreso de un proyecto, o para enviar un correo electrónico tras otro a un compañero de trabajo solicitando información. La materia oscura del trabajo no solo empantana la productividad de tus empleados; también puede destruir el alma de tu empresa. Imagínate esto: eres un empleado que a lo largo del día tiene que cambiar entre un promedio de 14 aplicaciones. En varias plataformas, tienes que actualizar, al mismo tiempo, tareas idénticas para reflejar el trabajo que has realizado, y redactar solicitudes por correo electrónico para otras tareas. Cuando, por fin, tienes la oportunidad de sumergirte en una actividad en profundidad, te das cuenta de que la información que necesitas está enterrada en hilos de correo electrónico y mensajes de Slack. Sales tarde del trabajo, exhausto por haber estado luchando con sistemas que simplemente no funcionan. Y te preguntas de qué manera todas esas tareas inconexas podrían hacer avanzar a tu empresa. Finalmente, a las 2 de la mañana, te despiertas sobresaltado y caes en la cuenta de que has olvidado avisar a tu responsable de una reunión importante que tienes mañana a primera hora. La materia oscura del trabajo hace que tus empleados pierdan un tiempo precioso y los hunde en el desánimo, incluso cuando se esfuerzan al máximo. El coste generado por la materia oscura del trabajo cuando esta permanece También sabemos que la materia oscura del trabajo no solo afecta al trabajo diario de tus empleados, su productividad, su sentido de propósito y su realización profesional, sino que también afecta a los resultados de una empresa. El tiempo perdido a causa de la materia oscura del trabajo por empleado le cuesta a una empresa del sector del conocimiento hasta 16 000 dólares al año. Si multiplicas esa cantidad por el número de empleados de tu organización, verás que tienes un problema serio, pero también una gran oportunidad para recuperar los ingresos perdidos. La materia oscura del trabajo conduce a proyectos retrasados y cancelados, plazos incumplidos, una baja productividad e incluso una alta rotación de empleados. Estos diferentes elementos les cuestan a las empresas de la industria del conocimiento millones cada año. Y ahí es donde entra en juego Wrike Lightspeed. Cómo puede ayudarte Wrike Lightspeed a eliminar la materia oscura del trabajo Hemos diseñado Wrike Lightspeed para ayudar a las empresas a eliminar la materia oscura del trabajo y recuperar los beneficios perdidos que se escapan por las grietas. Wrike Lightspeed es la plataforma en la que tus empleados pueden planificar, gestionar, realizar un seguimiento y completar todo su trabajo diario. Es totalmente configurable para adaptarse a los procesos de tu equipo; ya no tendrás que intentar integrar tus métodos de trabajo en una plataforma estándar prediseñada. En cambio, te brindamos las funciones que necesitas y te ayudamos a personalizarlas para que se adapten a tu equipo. Wrike Lightspeed ayuda a las empresas a eliminar los problemas diarios, como cambiar de plataforma y repetir inútilmente el trabajo, y brinda a los empleados una solución para alcanzar nuevos niveles de productividad. No solo impulsa una velocidad de trabajo sin precedentes, sino que también permite una visibilidad de 360 grados sobre las tareas asignadas a tu equipo. Esto significa que los responsables pueden ver cómo avanzan los empleados en sus tareas, y detectar cuellos de botella antes de que se produzcan retrasos en los proyectos. Los equipos pueden salir de sus silos sin abandonar sus oficinas: Wrike Lightspeed propone un etiquetado cruzado, lo que aumenta la visibilidad y reduce la duplicación del trabajo. Ejecuta una acción una sola vez, etiqueta a los equipos que necesitan mantenerse informados y dale prioridad al trabajo que importa. ¿Y qué más ofrece? La potente plataforma Wrike Lightspeed puede ayudar tanto a equipos formados por cinco personas como a equipos de 500. Puede adaptarse a tu ritmo de crecimiento sin perder las ventajas colaborativas, las capacidades de automatización, las integraciones con vuestras aplicaciones más utilizadas, la inteligencia de trabajo intuitiva o las funciones de seguridad. Con cada equipo que se incorpore a Wrike, tu empresa estará haciendo un gran ahorro. ¿Estás listo para ver por ti mismo cómo Wrike Lightspeed puede transformar tu forma de trabajar? Inicia una prueba y comienza ya a eliminar la materia oscura del trabajo de tus flujos de trabajo.
Comienza a gestionar tu trabajo de forma efectiva con Wrike Lightspeed
Wrike siempre ha sido pionera en tecnología robusta. Este año, hemos continuado por la senda de proponer una tecnología que evoluciona y se adapta, pero ahora con la experiencia más moderna y fácil de usar del mercado. Wrike Lightspeed es la solución completa de Wrike que permite que los clientes lo hagan todo. Wrike Lightspeed es la forma más rápida de aumentar la productividad y la única solución de gestión del trabajo creada sin compromisos. La facilidad de uso, la escalabilidad y la versatilidad de Wrike se pueden aplicar en todo el proceso de gestión del trabajo de los clientes. Nuestra plataforma permite que los equipos trabajen en sintonía, a su manera, lo que convierte a Wrike en la solución más potente del mercado para cada equipo y cada empresa. Veamos qué hace que Wrike Lightspeed sea tan especial. Nueva interfaz de usuario fácil de usar ¿Alguna vez has usado una herramienta que te exigía más tiempo para comprender su funcionamiento que para terminar un proyecto? La nueva interfaz fácil de usar de Wrike Lightspeed te permite eliminar el caos y volver al trabajo organizado. Wrike ayuda a tu equipo a trabajar de manera más rápida y eficiente, mostrando solo los elementos esenciales, al tiempo que te permite introducir funciones más complejas cuando se prevé un momento de crecimiento en la empresa. Nuevas vistas Adapta cada vista en función de la persona que la consulta y la información que necesita. Por ejemplo, tu responsable de equipo puede mirar los indicadores en la vista de análisis, un miembro del equipo puede consultar las tareas que deben ejecutarse gracias a una presentación en un estilo familiar de hoja de cálculo, y tú puedes gestionar proyectos en la vista de calendario. Cualquier equipo que utilice un marco Agile puede visualizar proyectos en la vista Kanban. Nueva vista de tabla La nueva vista de tabla permite la gestión del trabajo en un formato familiar similar a una hoja de cálculo. Crea y gestiona elementos de trabajo, y expande y contrae la tabla hasta el siguiente nivel de subelementos. Navega dentro de la tabla con un elemento abierto (es decir, una tarea o proyecto) en el panel de la derecha, y pasa fácilmente a otra tarea con un solo clic. Nueva vista de tabla Scrum La nueva vista de tabla Scrum te permite ver todas las tareas de un proyecto, carpeta o espacio, agrupadas en función del estado del elemento, con una presentación sencilla. Con la nueva vista, ahora puedes ver las subtareas, cambiar el orden de las columnas, modificar los flujos de trabajo y seleccionar el flujo de trabajo que muestra la información que necesitas. Vista de calendario La nueva vista de calendario te permite mostrar rápidamente los elementos de trabajo, como tareas, proyectos o tipos de elementos personalizados —como campañas de marketing o lanzamientos de productos—, en un cronograma para realizar un seguimiento de lo que se debe realizar y cuándo. Ofrece una vista de conjunto semanal, mensual, trimestral o anual para facilitar la toma de decisiones sobre los elementos que deben añadirse o reprogramarse en los proyectos en curso, realizar un seguimiento del progreso del trabajo actual y planificar actividades futuras. Vista de Gantt Gracias a una vista óptima de diagrama de Gantt, nunca incumplirás un plazo. Crea tu lista de tareas, añade asignados y fechas, luego comprueba cómo las actualizaciones realizadas en una tarea afectan al resto del cronograma, todo en tiempo real. Crea el cronograma del proyecto y ajusta las tareas, al tiempo que compruebas el impacto de los cambios sobre el resto de tu cronograma en varios flujos de trabajo. Puedes compartir una vista instantánea interactiva con usuarios externos. La vista de Gantt te permite detectar posibles cuellos de botella, tomar medidas correctivas por adelantado y evitar retrasos para entregar el proyecto a tiempo. Vista de análisis Obtén una instantánea del progreso del proyecto en pocos segundos, gracias a la vista de análisis. Se trata de un panel de control de informes que proporciona una vista panorámica del estado de la tarea y el progreso específico del proyecto o la carpeta que estás visualizando. Rendimiento mejorado Wrike Lightspeed es configurable, fácil de usar y escalable, lo que permite a los clientes lograr nuevos niveles de productividad en todos sus procesos empresariales. Esto se refleja en cada producto lanzado en nuestra plataforma, que crea mejores rendimientos de trabajo para todos los colaboradores. Personal Work Experience Personal Work Experience (experiencia de trabajo personal) es nuestra nueva página de inicio de nuestro producto que contiene widgets de panel de control. Consulta los mensajes que entran en tu bandeja y todas las tareas y proyectos que tienes asignados en un solo lugar, es decir, en los widgets «Asignadas a mí». Pronto ofreceremos más información relativa a la actualización de Personal Work Experience. ¿Por qué hay que elegir entre la facilidad de uso y la funcionalidad cuando puedes tenerlo todo? Wrike Lightspeed es la única plataforma que no necesita el compromiso del cliente, lo que permite que equipos, departamentos y empresas enteras trabajen en sintonía y, al mismo tiempo, ofrece la capacidad de personalizar el trabajo individual en función de las necesidades únicas de cada equipo. ¿Crees que estás listo para transformar tu forma de trabajar? Comienza hoy con una prueba gratuita de Wrike e inicia tu viaje con Wrike Lightspeed.
Creación de elementos procesables futuros con AI Subtask Creation for Meetings de Wrike
La herramienta AI Subtask Creation (Creación de subtareas con IA) de Wrike analiza automáticamente las notas de reuniones no estructuradas y convierte en subtareas los elementos procesables clave. Sigue leyendo para obtener más información.
Subimos el listón un poco más: tres mejoras de seguridad de Wrike para proteger tu trabajo
Ahora que los entornos de trabajo híbridos son lo habitual, parece lógico basarse en un espacio centralizado, como una plataforma de gestión del trabajo. Pero a medida que los miembros del equipo almacenan más ficheros en la nube, acabarán preguntándose: «¿quién tiene acceso a nuestros datos? ¿Están seguros?». Estas preguntas son legítimas, y los equipos merecen saber que su trabajo confidencial está protegido de quienes no tienen permiso para acceder a él. Wrike se compromete a proteger tus datos. Hoy anunciamos la disponibilidad de tres mejoras en las funciones de seguridad de Wrike que redefinirán la experiencia de los usuarios de plataformas de gestión del trabajo: Delegación de los niveles de espacios Espacios bloqueados Tipos de usuarios personalizables Además, hemos superado otra serie de auditorías de seguridad y de protección de datos, y hemos renovado las recertificaciones de SOC2 y SOC3. Ya os habíamos anticipado estas actualizaciones de seguridad en nuestro artículo que resumía los anuncios de Collaborate 2021. Estas funciones tienen como objetivo proporcionar más control a las personas adecuadas y, al mismo tiempo, proteger los datos confidenciales de la empresa. Las tres grandes funciones de seguridad de Wrike Como contexto, he aquí unas palabras del vicepresidente sénior y director general de Wrike, Citrix, Andrew Filev, en las que explica por qué la seguridad sigue siendo una fuerza impulsora de nuestra plataforma: «La seguridad y la capacidad de gestión de nivel empresarial siempre han desempeñado un papel crucial en la forma en que innovamos y avanzamos en la plataforma de Wrike. El aumento global de los riesgos de seguridad, además de los entornos de trabajo remotos e híbridos, ha hecho que la confidencialidad de los datos sea una prioridad absoluta de las empresas. Queremos que nuestros clientes puedan utilizar Wrike con una sensación de total seguridad en toda la empresa. Por eso continuamos creando los Espacios de Wrike, que son centros para que los equipos alojen información y se centren en tareas útiles. Estos Espacios ofrecen una alternativa fiable y fácil de usar. Nos hemos comprometido a vincular lo mejor de los dos mundos y somos los únicos capaces de conseguirlo». Delegación de los niveles de espacios La Delegación de los niveles de espacios permite a los equipos democratizar y organizar mejor su trabajo al confiar todos los derechos a los administradores al nivel del Espacio. Ahora, los administradores del Espacio pueden proporcionar rápida y fácilmente el nivel de control correcto a las personas adecuadas en una tarea, proyecto o Espacio. Esta nueva función no solo permite que los equipos trabajen más rápido mediante la creación de su propio espacio de trabajo en función de sus necesidades y su cronograma, sino que también permite que los administradores del Espacio asuman plenamente la propiedad al elegir quién tiene acceso a qué, como informes, paneles de control o calendarios, en tiempo real. Asimismo pueden acceder y administrar campos personalizados, definir listas de miembros y permisos, y crear y gestionar formularios de solicitud a nivel del Espacio. La Delegación de los niveles de espacios está disponible para las cuentas Business, Enterprise y Pinnacle. Espacios bloqueados La siguiente es Espacios bloqueados, es decir, espacios restringidos y seguros que se utilizan para colaborar confidencialmente en una tarea concreta y hacer las cosas con total privacidad y control de los datos. Wrike es la única plataforma de gestión del trabajo colaborativo que ofrece la capacidad de Espacios bloqueados, los cuales permiten a los usuarios tomar precauciones adicionales para proteger su negocio y eliminar riesgos. A diferencia de los espacios públicos, privados y personales, solo los miembros de un Espacio bloqueado podrán localizar o acceder a elementos o herramientas al nivel del Espacio en Wrike e interactuar con los otros miembros de ese Espacio. Ya sea que tu equipo de dirección esté colaborando en un proyecto delicado, finalizando los detalles del contrato con el departamento jurídico, o que seas una agencia que trabaja con un cliente, los Espacios bloqueados garantizan que solo las partes interesadas autorizadas tengan acceso a los ficheros profesionales y que la información no se filtre accidentalmente. Espacios bloqueados está disponible para las cuentas Pinnacle. Tipos de usuario personalizables Una de las funciones fundamentales de Wrike es su capacidad de personalización: formularios de solicitud, flujos de trabajo, paneles de control, etc. Ahora se pueden añadir tipos de usuario a la lista. Con los Tipos de usuario personalizables, es posible desactivar el cambio de estado de los colaboradores o permitir que los usuarios externos compartan tareas y carpetas, todo ello con un simple clic. Los tipos de usuario personalizables amplían la configuración de seguridad actual de las Funciones de acceso y los Permisos de administración controlados, y se basan en los sólidos controles de usuario y administrador de Wrike con una nueva forma de gestionar permisos granulares. Esta función proporciona a los propietarios y administradores de cuentas el permiso correcto para configurar lo que los usuarios pueden hacer en Wrike según su licencia y su función. Tipos de usuario personalizables está disponible en las cuentas Enterprise y Pinnacle. Andrew Filev resume perfectamente esta serie de actualizaciones de seguridad: «En los últimos años, la seguridad y la confidencialidad se han convertido en una gran prioridad: las empresas buscan nuevas formas de mejorar la flexibilidad en el trabajo y la colaboración de los empleados sin poner en riesgo la integridad de la información. Podemos eliminar esos temores con una plataforma de gestión del trabajo que no solo es la más poderosa sino también la más segura. Nuestra última serie de mejoras de seguridad proporciona a los equipos y las empresas la tranquilidad que están buscando». Muy pocas plataformas de gestión del trabajo ofrecen tanta capacidad de configuración y control de la seguridad como Wrike. Estamos convencidos de que esas mejoras protegerán los datos confidenciales de nuestros clientes y subirán el listón en términos de seguridad de los datos. Nuevas certificaciones de cumplimiento Para completar nuestros anuncios sobre la seguridad, Wrike también ha pasado con éxito otra serie de auditorías y ha podido renovar sus certificaciones. Se trata de cinco normas de seguridad internacionales con la British Standards Institution y la extensión de sus informes de cumplimiento SOC2 y SOC3, después de una auditoría realizada por Schellman & Company. Para más información, consulta nuestro comunicado de prensa aquí. Confía a Wrike tus datos profesionales confidenciales No todos los trabajos necesitan los mismos niveles de permiso. Si los miembros de tu equipo exigen más que la media, no te conformes con el statu quo. Mejora y actualiza el trabajo de tu equipo con las funciones de seguridad de Wrike. Inicia una prueba gratuita hoy mismo y disfruta de una seguridad de datos sin igual gracias a la solución de gestión del trabajo colaborativo más intuitiva y sólida del mercado.
¿Por qué tu CWM debe tener herramientas integradas de generación de informes de inteligencia empresarial y de gestión de la carga de trabajo?
A lo largo de este blog, hemos abordado en muy poco tiempo numerosos aspectos importantes del ámbito empresarial. En concreto: Aprovechar un método organizado de gestión de proyectos, en lugar de gestionar el trabajo usando hojas de cálculo. Mejorar la colaboración de equipos y acelerar la aprobación del diseño de productos. Automatizar tareas repetitivas y hacer avanzar el trabajo. Mejorar la transparencia de la comunicación con los clientes, al compartir y hacer seguimiento del progreso de los proyectos. Este último artículo se centra en la generación de informes de publicidad digital, gestionar recursos de equipo y garantizar la seguridad del trabajo. La recopilación de datos de campaña digital es un proceso laborioso Los profesionales del marketing digital tienen más datos al alcance de la mano de los que pueden gestionar y, a medida que la inversión publicitaria sigue aumentando, incrementa la necesidad de optimizar las campañas. El creciente gasto en publicidad digital solo se suma a la montaña de datos que los ejecutivos de marketing acumulan en otras partes de las plataformas de automatización y de análisis. Mientras tanto, los CMO y otros responsables de marketing han identificado dos obstáculos a la utilización eficaz de la analítica: Demostrar el valor de la analítica para las iniciativas de marketing. Demostrar el impacto general que la inversión en datos tendrá sobre su empresa. La recogida de todos los datos disponibles es un desafío porque todos, incluidos los miembros no técnicos, deben poder visualizarlos, interpretarlos y actuar sobre ellos en tiempo real sin requerir recursos externos. Por supuesto, numerosas herramientas de generación de informes de inteligencia empresarial pueden aprovechar los canales de marketing digital, pero los datos a menudo requieren que un analista los interprete para los miembros del equipo de marketing. Incluso cuando los datos se extraen mediante herramientas de generación de informes de datos, no están estandarizados en una vista uniforme. YouTube y LinkedIn, por ejemplo, tienen «suscriptores» y «seguidores», respectivamente. Se trata de la misma métrica, pero tradicionalmente se analizan por separado. Después de estandarizar los datos, resulta difícil presentarlos de manera que sean procesables. El marketing digital se mueve demasiado rápido y los equipos no deben perder tiempo intentando interpretar los resultados para poder iterar en tiempo real. Piensa en las subastas de anuncios en las que se necesitan, como máximo, 300 milisegundos para completar una subasta, de los cuales miles de millones se producen cada hora. El análisis de datos y el ajuste de la estrategia que lleva semanas o meses no son aceptables. Los responsables de marketing deben tener una visibilidad completa y una forma sencilla de automatizar la recogida de datos para que puedan iterar en tiempo real y así optimizar los resultados. El reparto de la carga de trabajo en el equipo es un problema recurrente Si colaboras con autónomos, agencias o equipos de servicios profesionales, sabrás que para mantener la rentabilidad es fundamental gestionar la carga de trabajo del equipo. Si tienes demasiado trabajo, se te quedará atrasado y nunca podrás resolverlo. Y si no hay suficiente trabajo, es posible que tengas dificultades para hacer que todos trabajen a plena capacidad. En ambos escenarios, necesitas una herramienta de gestión de la carga de trabajo que te permita cambiar las prioridades y reasignar el trabajo en un instante. Por otro lado, está el problema del trabajo facturable frente al trabajo no facturable. No maximizar las horas facturables abre la puerta a más actividades no facturables que no contribuirán al resultado neto. Cuando no tienes visibilidad completa de la capacidad y el trabajo de todos, ¿cómo puedes equilibrar su carga de trabajo y mantener la rentabilidad? Se trata de una preocupación constante que puede evitarse una vez que tengas una solución CWM con capacidades integradas para el seguimiento del tiempo y la gestión de recursos. Tus datos no están bajo llave Los equipos de toda la empresa operan con información confidencial de distinta naturaleza (documentos financieros y jurídicos, registros de empleados, lanzamientos de productos nuevos) que requiere protección adicional. Si añadimos a todo esto la era de la transformación digital y el cambio global hacia la informática en la nube, la protección de los datos se vuelve aún más complicada. Desde la perspectiva de la empresa, la nube ofrece dos beneficios fundamentales: grandes ahorros y el acceso a recursos y datos sin tener que gestionar los servidores que almacenan los datos. Al mismo tiempo, estas empresas también quieren disfrutar de los beneficios de la tecnología del trabajo colaborativo, especialmente los sectores altamente regulados como la atención médica y los servicios financieros. Estos sectores deben cumplir con reglas aún más estrictas, por lo que a menudo renuncian al uso de aplicaciones en la nube. Todos quieren asegurarse de que su trabajo solo será accesible a las personas autorizadas, y no caerá en las manos equivocadas. Sin ese nivel de seguridad de los datos empresariales, las empresas corren el riesgo de incumplir las normativas estatales y de perder la confianza de sus clientes. Pero, ¿quién controla los datos y quién tiene acceso? Si no sabes o no estás satisfecho con la respuesta, busca un CWM que ofrezca software de seguridad de datos empresariales con códigos de cifrado y evidencia escrita digital de quién accedió a los datos y cuándo. Cómo resuelve Wrike cada dificultad Wrike Insights Los informes avanzados y la inteligencia empresarial de Wrike permiten sincronizarte con más de 50 aplicaciones para obtener datos en tiempo real de rendimiento de campañas digitales, incluidos Google, Amazon, Facebook, LinkedIn, AdRoll, Microsoft Advertising, Yahoo y TikTok, entre otros. Al realizar este análisis multicanal, los usuarios obtienen una visibilidad integral del rendimiento de la campaña, y saben dónde iterar para obtener los mejores resultados sin necesidad de herramientas de informes de inteligencia comercial o analistas de datos. Las visualizaciones de datos y los paneles de control de análisis integrados ayudarán a tu equipo a saber con más certeza dónde actuar para maximizar el ROI. Gestión de Wrike Resource A medida que aumentan las cargas de trabajo y el equipo se amplía, Wrike Resource Management permite ver de un vistazo la disponibilidad completa del equipo con tareas, carpetas y proyectos compartidos. De este modo, los responsables pueden redefinir las prioridades o reasignar el trabajo según sea necesario, además de optimizar el rendimiento. Se trata de una herramienta de gestión de la carga de trabajo única y colaborativa a la que cualquier persona, incluso las partes interesadas externas, puede acceder desde cualquier lugar. Aquí puedes planificar, programar y asignar recursos para definir prioridades y distribuir el trabajo. El contador del tiempo integrado y los partes de horas detallados te permiten medir el progreso y analizar el tiempo necesario para llevar a cabo los proyectos. Mientras tanto, la vista Carga de trabajo te permite mejorar el rendimiento y evitar el agotamiento de los empleados al reasignar y cambiar la prioridad de las tareas en función de la capacidad del equipo. Gracias a este nivel adicional de transparencia, los responsables del equipo pueden gestionar las dependencias mediante diagramas de Gantt y evitar que surjan obstáculos gracias a la vista Tabla. Todo ello proporciona una verdadera visibilidad de todo el proceso, desde el presupuesto a la facturación, lo que permite equilibrar las cargas de trabajo de los equipos y garantizar la rentabilidad. Protección de Wrike En la era actual, garantizar la seguridad de los datos va más allá de los datos de inicio de sesión de nombre de usuario y contraseña. La seguridad de los datos empresariales de Wrike proporciona a los usuarios claves de cifrado gestionadas por el cliente junto con una capa adicional de cifrado, al bloquear las claves de sus datos. Pensémoslo de esta manera: es como tener un nombre de código secreto para obtener acceso a la contraseña de una caja fuerte, antes de poder ver qué hay dentro de esta. Además, Wrike no almacena tu clave de cifrado principal, por lo que solo tú tienes acceso. Comentarios de los clientes sobre Wrike Derick Dahl, director de producto de Sonance, habla sobre las ventajas que su equipo de marketing ha experimentado al utilizar Wrike Resource para la gestión de la carga de trabajo en equipo: «Wrike Resource ha ayudado a aliviar la sobrecarga de nuestro equipo de marketing al permitirnos identificar y corregir las cargas de trabajo de los empleados, y reducir el número promedio de proyectos activos por empleado de doce a tres». Torsten Mühlhoff, responsable de Control de marketing y proyectos corporativos de ABUS, resalta las funciones de seguridad de Wrike: «Es fácil suponer que una solución local sería más segura que la nube. Sin embargo, nuestro proveedor y sus socios están mucho mejor equipados para garantizar la seguridad que necesitamos. También, gracias a Wrike, redujimos nuestra carga de trabajo de gestión y le facilitamos la vida a nuestro propio departamento informático; Wrike es una de las plataformas de gestión del trabajo colaborativo más seguras que existen, y tenemos certeza de que estamos en las mejores manos». Selecciona la mejor solución CWM para tu equipo Esta serie de artículos no es exactamente una lista exhaustiva de las dificultades a las que hacen frente los equipos de empresas en hipercrecimiento y tampoco explica cómo una solución CWM puede ser la respuesta. Pero lo cierto es que cuando evalúas a los proveedores, lo que resulta agotador es comparar funciones y leer las reseñas. Obtén tu copia gratuita de nuestro nuevo ebook, Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them en el que se destacan las 16 funcionalidades CWM más importantes para dar respuesta a las dificultades más comunes. Prueba Wrike hoy mismo y descubre por qué más de 20 000 clientes confían en nuestra plataforma de gestión del trabajo colaborativo para optimizar sus flujos de trabajo, hacer el trabajo más rápido y evolucionar.
Herramientas de colaboración de equipos: por qué las funciones de Wrike son fundamentales para el éxito del equipo
El hecho de que ahora haya más equipos dispersos que antes de la pandemia no significa que el trabajo se esté desacelerando. Al contrario, el ritmo de trabajo de muchas empresas sigue siendo el mismo o incluso se acelera. Más trabajo puede traducirse en más recursos, y estos no siempre están disponibles internamente. Los autónomos y las agencias deben ser considerados miembros valiosos del equipo, ya que contribuyen también a la realización del trabajo. Coordinar a las personas que trabajan dentro y fuera de la organización resulta más desafiante a medida que aumentan las cargas de trabajo y más miembros del equipo se integran en el flujo de trabajo. Esta situación nos lleva a una serie de problemas que abordaremos en el siguiente artículo. Problema: La visibilidad de las tareas es demasiado limitada Los equipos deben tener una vista de conjunto de todos sus proyectos y poder compartir las vistas de las tareas con las partes interesadas externas de forma segura. Cuando todas las partes interesadas no pueden ver el progreso del proyecto de un vistazo, corren el riesgo de no enterarse de las actualizaciones y las fechas límite. A medida que cambian los cronogramas, todas las dependencias también deberían cambiar dinámicamente. Sería una pérdida de tiempo tener que actualizar cada tarea una a una simplemente porque un elemento haya cambiado. Existe tecnología para ayudar con esto: las herramientas de colaboración en equipo son esenciales para ayudar a tu equipo a mejorar la visibilidad de las tareas. Un calendario que brinda una vista de conjunto de todas las tareas de tu equipo es necesario para ver el avance de cada proyecto. Sin embargo, eso no siempre es suficiente, ya que las tareas y los proyectos individuales también deben ser supervisados a nivel micro, especialmente cuando varios departamentos tienen que hacer seguimiento de los proyectos a través de sus propios flujos de trabajo e informes. Por lo tanto, tener un sistema para etiquetar el trabajo de varios equipos y evitar así que se dupliquen los esfuerzos satisfaría a todos. Problema: Los informes son complejos y exigen ciertos conocimientos técnicos ¿Pueden las herramientas de colaboración de tu equipo determinar con unos pocos clics cuántos de tus proyectos son nuevos o están en progreso, en curso, en revisión, completados, atrasados y cancelados? ¿Puedes identificar los obstáculos y resolver problemas de manera que la mayoría de las tareas de tu equipo no sufra retrasos? Si has respondido «no» a alguna de estas dos preguntas, es hora de reevaluar tu proceso de presentación de informes. Necesitas una gran visibilidad y un conocimiento más detallado para garantizar los mejores resultados de tu equipo. Pero no todos los informes tienen el poder de brindarte información adecuada. El problema más grande es que no todos tienen acceso a sus propias herramientas de BI. O tal vez confíes en un analista comercial para extraer y analizar los resultados. De cualquier manera, recopilar e interpretar los datos semanal o mensualmente constituye un freno al progreso del trabajo. Tu proceso de generación de informes no solo debe proporcionar la información necesaria, sino que los informes deben ser visuales y presentar elementos como tablas dinámicas, mapas de calor del calendario, gráficos circulares y gráficos de barras para que puedas comprender los resultados. Además, los paneles de control de informes deben ser interactivos, actualizarse dinámicamente y ser personalizables según la forma de trabajar, para que puedas dedicar más tiempo a producir resultados. Wrike tiene la solución para cada problema Los calendarios de equipo compartidos de Wrike les permiten a todos visualizar las prioridades. Cuando el trabajo se sincroniza automáticamente con un calendario compartido, es más fácil ver las fechas límite y las tareas siguientes. Los calendarios en la herramienta de colaboración en línea de Wrike se pueden personalizar para adaptarse a las necesidades del equipo —p. ej., el comienzo del año fiscal—, o se pueden consultar por día, semana, trimestre y año para obtener una visión detallada del progreso del equipo. Expande o contrae las capas seleccionadas para obtener una descripción general del departamento, el equipo y las cargas de trabajo individuales mientras detectas posibles obstáculos y ajustas los plazos según sea necesario. A nivel micro, las etiquetas cruzadas de Wrike mejoran la transparencia entre todos los equipos y la visibilidad de las tareas para que todos los involucrados puedan realizar un seguimiento del progreso. Pero no se limita a las tareas. Subtareas, carpetas, hitos, fases y proyectos completos se pueden clasificar de forma cruzada en varios flujos de trabajo. Por ejemplo, para atribuir una etiqueta cruzada a una carpeta, debes acceder al Espacio en el que se encuentra la carpeta a etiquetar, y luego sigue estos pasos: En la vista Lista, haz clic sobre el icono de carpeta arriba a la derecha, para abrir el panel de información. Las etiquetas de la carpeta se enumeran debajo del título. Haz clic en + para añadir una etiqueta y luego busca la carpeta a etiquetar en la lista desplegable. Para eliminar una etiqueta, haz clic en la «x» junto a la etiqueta que quieres suprimir. El etiquetado cruzado beneficia a un gran número de equipos y empleados. Ya sea que formes parte de un equipo de marketing que quiere mejorar la visibilidad para los colaboradores, que realices reuniones diarias para informar sobre el trabajo en curso, o que seas un gestor de proyecto en una PMO que se asegura de que todo el trabajo se realice a tiempo, etiquetar las tareas aumenta la visibilidad para quienes lo necesitan. Esta funcionalidad ha demostrado ser revolucionaria para numerosos clientes y, aunque los competidores tienen también capacidades de etiquetado cruzado, están extremadamente limitadas al nivel de la tarea. Para hacer un seguimiento del progreso del proyecto, Wrike Analyze ofrece a tu equipo visibilidad e inteligencia empresarial sin necesidad de acceder a una herramienta de BI independiente. A través de nuestra herramienta de colaboración en línea, puedes crear informes personalizables basados en tus casos de uso y elegir entre una variedad de elementos visuales para transmitir los resultados. Los paneles de control que crees se actualizarán dinámicamente para que puedas ver cómo se está desarrollando el rendimiento de tu equipo y dónde este está experimentando obstáculos. Topgolf utiliza los calendarios y los informes de Wrike Meredith Selden, jefa ejecutiva de proyectos de marketing de Topgolf, opina sobre los calendarios y los informes de Wrike: «Wrike es ideal para proyectos transversales complejos donde se necesitan calendarios, paneles de control e informes personalizables para poder reagrupar automáticamente los proyectos y generar datos... Esta plataforma puede utilizarse en cualquier departamento y tanto con la metodología en cascada como con Agile». Alex Bacon, subdirector de Comunicaciones de Moneytree, ha descubierto las ventajas del etiquetado cruzado en Wrike: «Gracias a la plataforma de Wrike, hemos podido crear y desarrollar una nueva sección en el blog en 2,5 días, incluido el contenido. Wrike nos permitió tenerlo todo bien organizado y con transparencia, por lo que ahora es muy fácil ver el estado de los diferentes elementos y, gracias a la función de etiquetado, hemos podido avanzar muy rápidamente...». Mejora la transparencia y comparte las tareas con seguridad El aumento de las cargas de trabajo no significa que el seguimiento del trabajo y la transparencia deban pasar a un segundo plano. Una herramienta de colaboración en equipo debe poder adaptarse al ritmo y la carga de trabajo de tu equipo. De lo contrario, no obtendrás resultados satisfactorios. Descarga nuestro nuevo ebook, Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them para descubrir los 16 componentes más importantes de una solución de CWM. Luego, prueba la herramienta de colaboración en línea de Wrike para ver por qué 20 000 clientes confían en nuestra plataforma para acelerar su trabajo, compartir sus tareas de forma segura y mantener a los miembros del equipo actualizados sobre el progreso del proyecto.
Cómo ganar aún más tiempo con el software de automatización del flujo de trabajo
En la parte uno de nuestra serie sobre cómo seleccionar las mejores soluciones de gestión del trabajo colaborativo, vimos hasta qué punto es indispensable adoptar un método de recepción de proyectos centralizado y gestionar todas las tareas del equipo a través de un sistema de registro para poder trabajar eficazmente. Sin esto, es probable que tengas dificultades para realizar un seguimiento del trabajo, gestionar proyectos en múltiples programas y buscar a las partes interesadas para obtener detalles del proyecto. La parte dos ponía de manifiesto el problema de los procesos de aprobación de activos demasiado lentos y los equipos aislados intentando colaborar. Hoy, nos centraremos en las ventajas de la automatización del flujo de trabajo y en el trabajo inteligente. Problema: No es posible automatizar las tareas repetitivas Antes de ser completados, la mayoría de los proyectos y tareas pasan por etapas predecibles, lo que se traduce siempre en un trabajo repetitivo, por ejemplo, asignar tareas al compañero de equipo correcto, hacerlas pasar a la siguiente etapa y completar y archivar el trabajo. El trabajo administrativo se traduce en pérdida de tiempo porque se impone sobre actividades más productivas, como entrevistar a los clientes para estudios de casos o escribir un artículo de blog sobre el anuncio de un nuevo producto. ¿Por qué no utilizar el software de automatización del flujo de trabajo para asignar de manera automática las tareas y avisar a la persona pertinente cuando el trabajo está listo para su aprobación? Hay un tiempo limitado en la jornada laboral y los equipos no deben perder ni un segundo en tareas administrativas que puedan automatizarse. Problema: El ritmo de avance es demasiado lento El crecimiento empresarial a menudo puede ser una bendición y una maldición. Una bendición porque los ingresos aumentan y los equipos crecen. Sin embargo, también puede ser una maldición porque a medida que las empresas se expanden, los proyectos y las cargas de trabajo aumentan, lo que podría restringir la disponibilidad de recursos. Conforme aumentan las demandas de trabajo, los equipos no tienen tiempo para analizar montones de datos para obtener información relativa a la toma de decisiones. Como resultado, la colaboración se vuelve más complicada y los límites entre el trabajo y el tiempo personal se desdibujan. A medida que aumentan las cargas de trabajo, resulta cada vez más complicado para los propietarios y los gestores de proyectos supervisar y analizar manualmente el progreso de las iniciativas de alto nivel y las tareas detalladas. Evaluar el riesgo resulta igualmente difícil y determinar los niveles de riesgo sobre la base de la intuición y la experiencia es menos efectivo y casi imposible a gran escala. Los propietarios y los gestores de proyectos necesitan una manera eficiente de identificar de un vistazo las iniciativas en riesgo y priorizarlas sin tener que consultar manualmente con los miembros del equipo ni examinar varios niveles de proyectos. Una vez que se identifica un riesgo potencial, necesitan información para diagnosticar con precisión la causa y definir los siguientes pasos, ya sea informar a las partes interesadas, mitigar los obstáculos, ajustar recursos o actualizar las cronologías. El aprendizaje automático y la inteligencia artificial continuamente se filtran en nuestras actividades y rutinas diarias. Los dispositivos inteligentes actúan como asistentes personales que nos ayudan a gestionar calendarios y establecer recordatorios. En los portales de ayuda cada vez son más frecuentes los bots para brindar un excelente servicio al cliente. Las aplicaciones que más utilizamos envían respuestas generadas automáticamente, como Gmail, LinkedIn y muchas aplicaciones de mensajería telefónica. Toda esta tecnología está disponible para que podamos ser más eficientes, colaborar y aumentar nuestra productividad. ¿Por qué el trabajo debería ser diferente? Las herramientas de automatización del flujo de trabajo permiten que los equipos ganen tiempo para que lo dediquen a hacer su mejor trabajo. A medida que aumenta la carga de trabajo y la colaboración, los miembros del equipo a menudo se ven sobrecargados con notificaciones que necesitan respuestas oportunas. Esto es significativo porque la mayoría de las comunicaciones y las respuestas relativas a cuestiones de trabajo son breves y requieren decisiones simples, pero se necesita demasiado tiempo y esfuerzo para responder manualmente. Además, está la presión de responder rápidamente y, al mismo tiempo, afrontar otras tantas responsabilidades. Sin embargo, si tienes un montón de notificaciones acumuladas, puede resultarte abrumador tener que responderlas sin disponer de una forma rápida de hacerlo. Necesitas una solución de software de automatización del flujo de trabajo que te permita actuar rápidamente y hacer avanzar el trabajo sin mucho esfuerzo manual. Aunque estamos en la era de la transformación digital, no todo el trabajo es digital. ¿Alguna vez has recibido un documento impreso o una nota escrita a mano de un compañero que el resto del equipo debería ver? Aunque pudieras digitalizar el archivo y cargarlo, el proceso de edición sería trabajoso. El uso compartido de documentos físicos, la edición y la colaboración no es realista entre empresas y equipos dispersos porque algunos miembros no tienen acceso a la tecnología de oficina tradicional para digitalizar documentos impresos. Wrike tiene una solución para cada problema Wrike Integrate, nuestro complemento de automatización de procesos/flujo de trabajo para todos los flujos de trabajo complejos y de múltiples aplicaciones, se apoya ahora en nuestro nuevo motor de automatización para automatizar los procesos repetibles dentro de Wrike. El motor de automatización puede automatizar tus flujos de trabajo más habituales para reducir el trabajo improductivo. Basándose en la fórmula lógica si/entonces, los administradores de cuentas ahora pueden crear reglas de automatización utilizando desencadenantes y acciones para crear notificaciones y recordatorios personalizados, mover y organizar el trabajo, actualizar el estado del trabajo y las tareas, iniciar flujos de trabajo de aprobaciones, y emprender medidas en función de los niveles de riesgo del proyecto. Para crear reglas de automatización no es necesaria ninguna experiencia en codificación. Son muchas las ventajas de la automatización del flujo de trabajo. Al eliminar las tareas repetitivas de la carga de trabajo de un equipo, puedes reducir los errores, optimizar los procesos y ahorrar a cada miembro del equipo cientos de horas al año, lo que supone otra forma de mejorar la productividad. Predicción del riesgo de los proyectos La herramienta integrada Work Intelligence incluye funcionalidades de predicción de riesgos de los proyectos utilizando la tecnología de aprendizaje automático para predecir con prontitud los posibles retrasos y alertar a los responsables de proyectos y de equipos comunicándoles las causas posibles. Esto les permite actuar con rapidez para reducir o evitar retrasos. Nuestro software de automatización del flujo de trabajo utiliza señales como fechas de inicio y finalización, tareas que se extienden más allá de los plazos del proyecto y resultados anteriores de proyectos similares, para evaluar riesgos medios y altos, y envía resúmenes por correo electrónico para alertar a los usuarios. Las predicciones se pueden utilizar como aportes al motor de automatización para desencadenar acciones que automatizan la activación de diferentes escenarios en función del riesgo del proyecto. Respuestas inteligentes Para obtener respuestas rápidas y breves, las Respuestas inteligentes de Wrike permiten a los usuarios actuar rápidamente para hacer avanzar el trabajo respondiendo a las notificaciones y a la actividad con respuestas automáticas generadas con aprendizaje automático. Cada respuesta se basa en el contexto de la conversación y permite a los usuarios seleccionar hasta tres respuestas por cada @mención recibida en su bandeja de entrada de Wrike. Procesamiento de documentos Ahora tus compañeros podrán compartir los documentos físicos con los demás miembros del equipo. La nueva funcionalidad Procesamiento de documentos de Wrike, la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés), digitaliza y convierte documentos impresos y notas escritas a mano en archivos de texto editables. Tan solo debes usar la cámara de tu dispositivo móvil como escáner, guardar el archivo como documento adjunto de una tarea y cargarlo en Wrike. House of Design automatiza sus flujos de trabajo Ryan Okelberry, jefe de Operaciones/director de House of Design describe cómo la función de automatización de Wrike acelera el flujo de trabajo de su equipo y genera resultados: «... [Wrike] es lo suficientemente simple de utilizar como para que podamos redactar fórmulas sin ser expertos en programación. Las fórmulas se basan en pequeños detalles y, en este sentido, la automatización aporta más valor a la plataforma de Wrike.” Trabaja de forma más inteligente con la automatización Automatiza tus flujos de trabajo, identifica el trabajo en riesgo, responde más rápido y colabora sobre documentos físicos. Ahora todo esto es posible con el motor de automatización de Wrike y la herramienta Work Intelligence. Deja que Wrike te muestre cómo hacerlo iniciando una prueba gratuita hoy mismo. Mientras tanto, descarga nuestro nuevo ebook, Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them para descubrir los cuatro principales factores que hay que tener en cuenta a la hora de elegir una solución de CWM, así como las 16 funcionalidades CWM más importantes para equipos de empresas en hipercrecimiento.
Colaboración mejorada y aprobación acelerada de activos: 2 cualidades indispensables para cualquier solución de CWM
Para que los equipos puedan trabajar más rápido y obtener resultados positivos, se deben cumplir dos condiciones esenciales. En primer lugar, los equipos deben poder comunicarse de forma asíncrona. Mientras que no se imponga un método de comunicación sencillo y comprensible, la capacidad de un equipo para colaborar de manera efectiva se verá afectada. (Uno de los mayores obstáculos de la productividad es el tiempo dedicado a buscar las últimas actualizaciones en Slack, correo electrónico y demás). En segundo lugar, todos deben usar la misma plataforma de gestión del trabajo colaborativo para proporcionar comentarios y otorgar las aprobaciones necesarias para el progreso del trabajo. Si estas dos condiciones no se cumplen, el progreso se ralentizará, los equipos se dividirán y la productividad disminuirá. En la parte uno de nuestra serie «selección de la mejor solución CWM», hemos identificado las cuatro grandes dificultades a las que se enfrentan las empresas modernas en hipercrecimiento: La falta de proceso dificulta la aceptación y asignación de solicitudes de trabajo. Gestionar el trabajo de un equipo en hojas de cálculo requiere mucho tiempo y es ineficiente. La ausencia de seguimiento (visibilidad del progreso del proyecto) significa que los equipos están aislados. Trabajar con varias herramientas evita que los equipos permanezcan sintonizados. En la segunda parte, nos centraremos en la colaboración entre los diferentes miembros de un equipo y la aceleración de las aprobaciones. Problema: La solución no está en tener más herramientas Son muchas las empresas que emplean soluciones y tecnologías como Slack, Zoom, Microsoft Teams y el correo electrónico. También están los software especializados que únicamente utilizan determinados equipos con acceso. Por ejemplo, los equipos de producto trabajan con Atlassian y Miro. Por su parte, los equipos creativos utilizan Adobe y Figma para colaborar. El equipo de éxito del cliente utiliza Totango, Accelo o ChurnZero para controlar las cuentas, supervisar la rotación y buscar oportunidades de ventas adicionales. Con todas estas herramientas desconectadas unas de otras y con acceso limitado, ¿cómo brindar visibilidad entre los miembros de estos equipos para que puedan compartir archivos, tareas, informes, y conocer el progreso del proyecto? Sin una solución única que permita que todos tengan acceso a las actualizaciones del proyecto, y puedan aprobar y gestionar activos y consultar los calendarios, es difícil lograr dicha visibilidad. Por supuesto, las @menciones mejoran la visibilidad atrayendo la atención y suscitando una conversación. Las herramientas de gestión del trabajo colaborativo deben incluir las @menciones de forma predeterminada. Estas son solo el primer paso para una buena colaboración entre compañeros y partes interesadas. Compartir archivos y proporcionar comentarios sobre contenido HTML y activos de diseño también son funcionalidades importantes porque permiten que todos colaboren en la misma interfaz. Si una de estas dos funcionalidades está ausente, tendrás que trabajar en varias plataformas, con el riesgo de perder por el camino comentarios importantes. Problema: La aprobación de activos de diseño tarda mucho tiempo Las campañas de marketing no se lanzan hasta que se finalizan todos los activos. Solo hace falta un activo no aprobado para retrasar toda una campaña. Cuando varios activos están almacenados en ubicaciones distintas, puede resultar complicado localizarlos. El resultado es un proceso de aprobación prolongado en el que varias partes interesadas deben firmar y no todos tienen acceso a todas las herramientas. Los aprobadores deben poder acceder al mismo software y comunicarse en tiempo real. Aún mejor si todos pueden comparar los historiales de versiones para ver lo que ha cambiado. Los comentarios sobre el diseño permiten identificar las áreas específicas donde se han realizado modificaciones, lo que resulta muy práctico porque deja de ser necesario reproducirlo todo en una captura de pantalla. Tu solución de CWM debe asimismo establecer flujos de trabajo en los que los activos (y los proyectos) puedan ser desplazados automáticamente hacia la siguiente persona y pasar a la etapa de producción. La colaboración está inscrita en el ADN de Wrike Las @menciones son una forma sencilla de atraer la atención de alguien hacia una conversación o mensaje de prioridad alta. Mientras que algunas herramientas de gestión del trabajo colaborativo permiten a sus usuarios @mencionar a compañeros en áreas limitadas, otras no admiten la colaboración a nivel de proyecto o carpeta. Los equipos que trabajan en empresas en hipercrecimiento necesitan más. Por supuesto, Wrike tiene las @menciones, pero es magnífico que las conversaciones estén optimizadas al nivel de las carpetas, proyectos, tareas y subtareas. Las descripciones se organizan sobre hilos de conversación y pueden ser modificadas en tiempo real por varios usuarios. Además de las conversaciones, los equipos pueden haber almacenado ficheros en muchos lugares distintos en los que otras partes interesadas deberán colaborar para los proyectos. Las funcionalidades de Wrike para compartir y cargar ficheros admiten archivos de tu ordenador, Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft One Drive, SharePoint, YouTube, y enlaces de sitios web, junto con los proveedores de gestión de activos digitales MediaValet y Bynder. Wrike puede cargar ficheros de cualquier fuente (o casi). Lanza tus campañas a tiempo con la aprobación acelerada de activos Ahora que has subido el archivo, tu equipo debe trabajar en conjunto para finalizar el activo. Las funcionalidades de revisión de Wrike aumentan la productividad del equipo y la producción creativa porque permiten marcar y comparar visualmente imágenes, vídeos, PDF, documentos de Word, PowerPoint y contenido web HTML para realizar ediciones fáciles y aprobaciones rápidas. Resalta el texto pertinente, haz clic en las imágenes o selecciona marcadores temporales para dejar comentarios claros y coherentes con el contexto. Debate las opiniones y da respuesta a los comentarios mientras se van haciendo modificaciones. Puedes acceder a las funcionalidades de las aplicaciones Adobe® Creative Cloud® para ver los comentarios y hacer cambios sin tener que ir alternando entre herramientas o pestañas. También puedes invitar a revisores externos si no forman parte de tu empresa porque todo está protegido con contraseña: Aerotek acelera la aprobación de sus activos con Wrike Aerotek ha logrado ahorrar semanas en su planificación usando Wrike, y a Matt Andrews, director de campañas de marketing, le encantan las funciones de revisión: «Tener la capacidad de comentar el trabajo, marcarlo dentro de la herramienta y reenviarlo directamente al equipo nos ahorra mucho tiempo… Las soluciones de correo electrónico no incluyen ninguna función de marcado. Ahora podemos omitir algunas reuniones y hacer todo en línea, al tiempo que disponemos del historial de todos los comentarios y revisiones». Wrike marca la diferencia Evaluar un software CWM va mucho más allá de leer las opiniones de los clientes y comparar características en una página de precios. No es una decisión que deba tomarse a la ligera: el trabajo de tu equipo depende de tener una solución que les permita trabajar a su manera. Descarga nuestro nuevo ebook, Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them para descubrir las 16 funcionalidades CWM más importantes para equipos de empresas en hipercrecimiento. Ya sea que tu equipo haya optado por el teletrabajo, por un modelo híbrido, o por regresar a la oficina a tiempo completo, siempre podrás colaborar mejor y aprobar el trabajo con más rapidez. Deja que Wrike te muestre cómo hacerlo iniciando una prueba gratuita hoy mismo.
Los mejores momentos de la primera jornada de Collaborate 2021
¡Por fin, el gran evento está en pleno apogeo! Hoy hemos abierto las puertas virtuales de Collaborate a miles de entusiastas de la gestión del trabajo. La emoción estaba garantizada en esta primera jornada. Los asistentes se han reunido en nuestra plataforma de conferencias digitales, donde podían unirse a nuestras sesiones principales, visitar stands virtuales, participar en mesas redondas especializadas y, por supuesto, tomarse selfies en nuestro espacio fotográfico virtual. Antes de iniciar la segunda jornada, hacemos una pausa bien merecida en la que reflexionamos sobre las partes que más han marcado la primera jornada de Collaborate. Los cuatro «shocks» que remodelan el futuro del trabajo Todo el mundo habla del futuro del trabajo, la transformación digital y la restructuración del lugar de trabajo moderno. Pero, ¿qué significa todo eso en la práctica? Después de la magnífica intervención de J.P. Gownder, sobre la utilización de la investigación para predecir el futuro del trabajo, estamos más familiarizados con el concepto de reinvención continua. Podemos decir firmemente que Gownder, vicepresidente y analista principal de Forrester, algo sabe sobre lo que sucede en el lugar de trabajo. Ha identificado los cuatro impactos que influyen en el lugar de trabajo (riesgo sistémico, automatización, datos sobre la mano de obra y poder de los empleados) y cómo las empresas pueden mitigar las amenazas y aprovechar las oportunidades. El ejemplo de Walmart Canadá Es impresionante constatar hasta qué punto algunos equipos han sabido transformarse para optimizar sus actividades, ganar agilidad y ser completamente operativos. Y eso es precisamente lo que Francis Lalonde, vicepresidente de transporte de Walmart Canadá, demostró durante un interesante panel ejecutivo en el que participaron Karina Fernandez, directora de información de la Sociedad Estadounidense de Hematología (ASH), y Amir Younes, vicepresidente de éxito del cliente de Wrike, una empresa de Citrix. Aprendimos cómo Walmart Canadá utiliza la gestión del trabajo colaborativo para simplificar las cosas y establecer nuevas normas para las operaciones, la colaboración y la comunicación para todas las actividades de transporte en Norteamérica. Una cosa es segura: ¡todos deberíamos tomar ejemplo de ellos! Eliminar la «materia oscura» del trabajo Tranquilos, no se trata de un concepto sacado de una película de ciencia ficción. Estamos hablando del emocionante discurso de apertura de Andrew Filev, vicepresidente senior y director general de Wrike en Citrix, sobre la «materia oscura» del trabajo, una acertada metáfora para ilustrar la nueva complejidad del lugar de trabajo moderno. Durante su intervención, Andrew declaró lo siguiente: «Según la Organización Europea para la Investigación Nuclear, solo vemos alrededor del 5 % de toda la materia en el universo. Sin embargo, el 95 % restante todavía ejerce su fuerza gravitacional sobre el universo». «Hago el mismo paralelismo con nuestros entornos de trabajo modernos. La mayor parte de la información relacionada con el trabajo circula fuera del espacio visible de nuestro sistema de registros y se instala en la materia oscura de los mensajes instantáneos y las videollamadas. Esto hace que el trabajo sea difícil de realizar y aún más difícil de predecir y escalar». En su discurso, Andrew analizó cómo los equipos pueden abordar esta «materia oscura» implementando sistemas para hacer visibles todas las tareas. ¡Digamos que nos hemos subido al tren! Innovaciones en la gestión del trabajo Nunca ha habido un mejor momento para que las organizaciones adopten nuevas tecnologías y plataformas en la nube que les permitan hacer la transición a un modo de trabajo híbrido. En el primer día de Collaborate, nuestro director de productos de Wrike, Alexey Korotich, presentó un amplio abanico de nuevas y emocionantes funciones e innovaciones en el espacio de gestión del trabajo. Estamos particularmente entusiasmados con el lanzamiento de Wrike for Goal Management, una solución específicamente diseñada para mejorar la visibilidad de los equipos híbridos y distribuidos. Visita nuestro blog sobre los productos anunciados en Collaborate para conocer las interesantes innovaciones y funciones presentadas en la edición de Collaborate de este año. Todo el mundo saca provecho Si bien nos han encantado las diferentes presentaciones, ha sido genial ver a los asistentes participar en nuestras sesiones informativas y mesas redondas especializadas —en marketing, creación, informática, servicios profesionales y asistencia médica—. Estamos deseando ofrecerte contenido aún más emocionante la segunda jornada.
Wrike Collaborate 2021: las funcionalidades de nueva generación definen una nueva norma en materia de gestión del trabajo colaborativo
La transformación digital está en su punto álgido mientras las empresas continúan iterando su estructura de trabajo. La adopción de nuevos sistemas para satisfacer las demandas de teletrabajo y mantener la continuidad del negocio sigue siendo una necesidad que tiene un coste, como el agotamiento que contribuye a «La Gran Dimisión». Muchos equipos pensaron que las nuevas herramientas tecnológicas mantendrían su productividad y su trabajo colaborativo —y lo han hecho—, pero resulta que esta ha sido una solución solo provisional para un problema mayor en evolución. El trabajo se pierde en soluciones fragmentadas, como la mensajería instantánea, las aplicaciones de videoconferencia y soluciones más rígidas previamente implementadas, lo que genera un problema serio de gestión del trabajo sin un sistema estructurado. A raíz de esto, las complejidades del lugar de trabajo han aumentado, además del agotamiento de los empleados. Los siguientes resultados de una encuesta lo confirman: Un estudio de Citrix reveló que los empleados usan más de 10 aplicaciones al día y, en consecuencia, el 98 % de los jefes admite que hay un sentimiento de frustración entre sus empleados. Un estudio de Wrike mostró que la falta de compromiso, el agotamiento y los problemas de productividad constituyen los tres mayores peligros para las empresas este año. Las nuevas complejidades de la transformación digital hacen que resulte aún más difícil trabajar de manera óptima. Las últimas actualizaciones de productos de Wrike están diseñadas para reducir estas complejidades en el lugar de trabajo, mejorar la experiencia de los empleados y permitir que las empresas avancen al ritmo de las transformaciones digitales actuales. Nunca antes una plataforma de gestión del trabajo había podido ofrecer tanta flexibilidad, simplicidad, seguridad y conectividad para respaldar con total transparencia los flujos de trabajo en todos los niveles de la organización: individual, de equipo, de departamento y de toda la empresa. Esta orquestación única de los flujos de trabajo y los procesos permite que organizaciones enteras trabajen como una sola entidad. Es hora de avanzar juntos en Wrike. Descubre nuestras actualizaciones de productos de Collaborate 2021 Modelos de trabajo Por lo general, los usuarios de Wrike trabajan a partir de tareas, proyectos y carpetas, pero en realidad el proceso es más dinámico. Wrike es la única plataforma de gestión del trabajo que ha ido más allá de simples proyectos, tareas y hojas de cálculo para utilizar el lenguaje específico de tu actividad en el flujo de trabajo de tu empresa. La interfaz de producto de Wrike ahora es compatible de forma nativa con «sprints», «campañas», «clientes» o cualquier otra entidad personalizada que desees introducir. También es compatible con estructuras integradas en esas entidades, por ejemplo, los «sprints» pueden ser parte de «epics». Los usuarios pueden así modelar a la perfección el trabajo de cualquier equipo o departamento de la empresa y, al mismo tiempo, toda la organización utiliza una sola plataforma de gestión del trabajo. Si estás familiarizado con los blueprints y el modelo de campos personalizados de Wrike, verás que los modelos de trabajo representan modelos de última generación que incluyen elementos de trabajo personalizados, con un aspecto y una lógica personalizados que se establecen al agregar y configurar campos obligatorios, flujos de trabajo y automatizaciones. Esta nueva función hace que el diseño, el formato y el comportamiento sean personalizables. Los modelos de trabajo aportan a los usuarios un nivel de libertad, capacidad de configuración y flexibilidad similar a la forma en que trabajan los equipos, independientemente de su función, tamaño y escala. Los modelos de trabajo ayudan a crear fácilmente elementos de trabajo organizados en plantillas, que pueden abarcar toda la cuenta o limitarse a un espacio específico. Los administradores de espacios y los miembros clave del equipo pueden definir el trabajo específico de su función comercial, mientras que los administradores y propietarios de Wrike pueden crear elementos comprensibles para todos los colaboradores y que puedan ser utilizados por varios equipos. La creación de elementos de trabajo real está a un clic de distancia: los usuarios eligen el modelo de trabajo relevante mediante el «botón verde grande con el signo de más» familiar, o pueden agregar nuevos registros a través del menú de creación de contexto en su propio espacio. Gestión de objetivos Ahora es más difícil que nunca para los empleados ver cómo su trabajo contribuye a los objetivos del equipo y de la empresa, y para los directivos, saber si el trabajo de sus empleados responde a los objetivos de la empresa. Con la presencia cada vez mayor del teletrabajo, a los directivos y a los equipos les cuesta cada vez más mantenerse inspirados y motivados. Al no tener resultados y métricas probados, resulta más difícil conectar la estrategia, los planes y el trabajo en el futuro. Por añadidura, las dificultades de comunicación agravan el problema, y muchos empleados pierden de vista los objetivos compartidos de la empresa. Nuestra solución de gestión de objetivos aspira a resolver todos estos inconvenientes. La gestión de objetivos se basa en el nuevo concepto de modelos de trabajo que introduce nuevos tipos de elementos de trabajo como objetivos, metas, resultados clave, productos finales, entre otros. Integra campos, automatizaciones y horarios definidos por el usuario, y se puede modificar fácilmente en función de las necesidades organizativas o departamentales. Además, aprovecha el modelo de jerarquía de trabajo de Wrike y el etiquetado con referencias cruzadas para hacer un seguimiento del progreso de la actividad y medir la consecución de objetivos conectados en relación con la finalización de un proyecto o una tarea. El sistema Work Intelligence de Wrike, basado en inteligencia artificial y aprendizaje automático, mide automáticamente los riesgos asociados con el resultado del objetivo y efectúa un seguimiento de los logros de los equipos. Nuestra nueva solución de gestión de objetivos conecta las métricas del trabajo diario con los objetivos estratégicos de una empresa, proporciona visibilidad en tiempo real de los objetivos actuales y futuros y, al mismo tiempo, permite que toda la empresa trabaje en sintonía para alcanzar una meta común. Además, la gestión de objetivos aprovecha los informes automatizados y los recordatorios inteligentes para acelerar el logro de los objetivos. Asimismo, Wrike se integra con otras soluciones de medición de objetivos e incorpora de forma automática puntos de datos clave y métricas de éxito. Con una comunicación clara, en tiempo real y bidireccional, las empresas pueden lograr que sus empleados compartan la misma visión y el objetivo de éxito. Motor de flujo de trabajo Desde sus inicios, Wrike ha estado invirtiendo en capacidades de automatización, incluidos formularios de solicitud, blueprints, aprobaciones y bots de motores de automatización. Se ha podido comprobar que estas funcionalidades han ayudado a los equipos de empresas como Walmart y Siemens a estructurar su trabajo y crecer. ¡Hoy estamos encantados de haber simplificado la automatización aún más en Wrike! El Motor de flujo de trabajo es la última funcionalidad sin código o de código mínimo de Wrike. Se trata de un visual builder que permite a los empleados establecer rápida y fácilmente flujos de trabajo personalizados, independientemente de su complejidad, para que el trabajo avance de manera fluida en toda la empresa. Si bien se trata de un proceso simplificado que puede admitir escenarios complejos y de gran envergadura, se ejecuta silenciosamente en segundo plano, lo que permite a los empleados dedicarse a las tareas más importantes. El motor de flujo de trabajo de Wrike permite a los usuarios definir reglas de automatización para tipos específicos de modelos de trabajo y distribuir estas reglas en nuevas plantillas de trabajo. Wrike puede automatizar acciones basadas en plantillas y tipos de elementos en lugar de tareas en un espacio de proyecto. Al combinar el motor de flujo de trabajo con modelos de trabajo, es posible utilizar activadores avanzados con flujos de trabajo específicos para extender esta funcionalidad a toda la empresa. Una ventaja adicional del motor de flujo de trabajo es que tu flujo de trabajo no tiene que estar dentro de Wrike. El trabajo también puede comenzar en el portal de empleados de tu empresa y conectarse a Wrike a través del motor de flujo de trabajo. Además, no se trata de un enfoque simplificado de tipo IFTTT (IF This, Then That; si esto, entonces aquello) con condiciones y activadores, sino más bien de un mecanismo avanzado de repartición del trabajo adaptable a múltiples niveles. El motor de flujo de trabajo también ayuda a eliminar la actualización manual de datos, una tarea repetitiva para los usuarios, conectando de manera bidireccional flujos de información entre Wrike y sistemas de terceros, por ejemplo, los registros de recursos humanos o los sistemas informáticos. Una vez que se ingresan los datos en uno de los sistemas, el motor de flujo de trabajo asegura que se repliquen automáticamente en Wrike y viceversa. Wrike para equipos de servicios Los equipos que se dedican a servicios, como el marketing de marca y los recursos humanos, suelen trabajar de manera interfuncional y, a menudo, necesitan abordar solicitudes puntuales de empleados, proyectos tácticos e incluso iniciativas estratégicas cruciales para la empresa. Sin embargo, a menudo deben alternar entre herramientas dispares que no están conectadas, lo que genera una experiencia inconexa, disruptiva e ineficiente. Por su parte, a los usuarios les resulta engorroso utilizar herramientas tradicionales de servicios, que les impiden centrarse en su trabajo diario. En lugar de utilizar una herramienta específica para generar solicitudes de servicios, los empleados ahora pueden realizar sus actividades diarias y conectarse con los equipos de servicios en una sola plataforma, lo que garantiza un flujo de trabajo continuo y, en consecuencia, la posibilidad de centrarse completamente en su trabajo. Descubre Wrike para equipos de servicios. Con Wrike para equipos de servicios, hacemos que sea más fácil aprovechar las capacidades de tu plantilla y disfrutar de la versatilidad de la plataforma. Independientemente del enfoque del equipo, ya sean solicitudes de viaje o incidencias informáticas, Wrike conecta a los solicitantes de servicios con los encargados del cumplimiento del servicio dentro de una plataforma en la que la interfaz y la experiencia de usuario están unificadas. Wrike para equipos de servicios permite a los empleados y a los equipos de servicios alinearse en su trabajo —incluidas las solicitudes de servicios, proyectos e iniciativas estratégicas— dentro de un único sistema de registro. Todo el mundo se beneficia así de un flujo de trabajo unificado de extremo a extremo, que brinda visibilidad e inteligencia integral en todos los proyectos. Adiós a la frustración causada por el uso de múltiples herramientas, y bienvenida la satisfacción de los empleados. Integración de Wrike con ShareFile Las organizaciones trabajan cada vez más con colaboradores externos, lo que aumenta los riesgos para la seguridad. Esto supone una mayor preocupación para las industrias reguladas y tradicionales, así como para las grandes compañías que necesitan seguridad avanzada. La plataforma Wrike ya cuenta con una seguridad excepcional de nivel empresarial, además de más de 400 integraciones con aplicaciones en la nube y en las instalaciones de la empresa. Hoy, nos complace agregar otra solución a nuestra lista: Citrix ShareFile. La integración de ShareFile es exclusiva de Wrike y se inscribe en nuestro programa de desarrollo continuo con Citrix, lo que proporciona unas ventajas que otras soluciones de gestión del trabajo no podrán ofrecer. Con esta nueva integración, Wrike agiliza los flujos de trabajo basados en contenidos, como las solicitudes de propuestas y las fusiones y adquisiciones, y los sitúa en una estructura de trabajo dinámica. Esta funcionalidad habilita todas las revisiones, pruebas, aprobaciones, control de versiones, publicaciones, etc., en una interfaz intuitiva, lo que significa que los usuarios de ShareFile pueden mantener la eficiencia y la alineación de los documentos, todo dentro de Wrike. Además, la seguridad de calidad bancaria y la gestión de permisos brindan visibilidad y control completos sobre cómo los clientes, consultores, socios y otras partes interesadas acceden a los datos confidenciales. Como guinda del pastel, los usuarios empresariales pueden aumentar la eficiencia de su trabajo con flujos de trabajo de documentos y una integración de firma electrónica. Delegación de los niveles de espacio y tipos de usuarios La capacidad de gestión de nivel empresarial siempre ha sido parte integral de Wrike. De hecho, muy pocas plataformas de gestión del trabajo ofrecen tanta capacidad de configuración y control de la seguridad como Wrike. Sabemos que los clientes valoran los espacios de Wrike para delegar la gestión del contenido y los flujos de trabajo relacionados con los equipos a los gestores de espacios y a los usuarios profesionales. En consecuencia, durante el último año, hemos seguido mejorando espacios añadiendo informes, paneles de control, calendarios, etc. Además, ahora los gestores de espacios pueden agregar y gestionar campos personalizados, flujos de trabajo y nuevas plantillas de trabajo en los propios espacios, como solían hacer con los formularios de solicitud. Hoy, hacemos de Wrike una plataforma aún más potente gracias a la delegación de los niveles de espacios y los tipos de usuarios personalizables. La delegación de los niveles de espacios permite a los equipos democratizar y organizar su trabajo sin la implicación de los servicios informáticos o administradores de Wrike, y proporciona acceso para crear y gestionar herramientas de espacio a los miembros más importantes del equipo. Los tipos de usuarios personalizables permiten a los administradores y propietarios de Wrike duplicar o crear nuevos tipos de usuarios y personalizar fácilmente los permisos para obtener más control y mayor seguridad. Los equipos informáticos pueden atribuir autorizaciones o restricciones en toda una aplicación configurando con un simple clic controles avanzados. Esto les permite asegurarse de que los colaboradores externos seguirán los protocolos de seguridad correctos y obtendrán el nivel de permiso correspondiente a su función. Estas funcionalidades mejoran la relación entre los equipos informáticos y los equipos comerciales porque los servicios informáticos pueden permitirles configurar sus propios espacios y flujos de trabajo mientras controlan los diferentes tipos de usuarios y los permisos. Estas funcionalidades son especialmente importantes para organizaciones con estrictas normas de seguridad y de gobernanza, así como las agencias, servicios profesionales y equipos comerciales que recurren a menudo a colaboradores externos. Wrike es el único proveedor de soluciones de gestión del trabajo que ofrece este nivel de configuración de la seguridad. Esta nueva versión ofrece a los clientes de Wrike controles de seguridad avanzados tanto a nivel de cuentas como de espacios. Mantente conectado para saber más Wrike tiene como objetivo colectivo seguir siendo la plataforma de gestión del trabajo colaborativo más robusta, versátil e inteligente que ayuda a los equipos a colaborar y a ser más productivos. Estamos convencidos de que estas actualizaciones de productos consolidan esa posición. Los modelos de trabajo, por ejemplo, son una de nuestras actualizaciones más importantes en casi una década, cuyos beneficios adicionales descubrirás en futuras comunicaciones. ¡Prepárate porque hay nuevas funcionalidades de Wrike previstas para el próximo año! Mientras tanto, visita el sitio de Collaborate 2021 para obtener más información y ver las grabaciones de las sesiones. El desarrollo, la actualización y la sincronización de cualquier característica o funcionalidad descrita en relación con nuestros productos quedan a nuestra entera discreción y están sujetos a cambios sin previo aviso o consulta. Las informaciones proporcionadas solo tienen fines informativos y no constituyen ningún compromiso, promesa u obligación legal de proporcionar ningún material, código o funcionalidad, y tampoco deben servir como criterio para tomar decisiones de compra, ni ser incorporadas en ningún contrato.