Ciclo de vida de un proyecto

El ciclo de vida del proyecto ayuda a proporcionar cierta previsibilidad y le brinda al gestor de proyectos una forma de abordar las tareas en distintas fases. En esta sección, explicaremos lo que necesitas saber sobre cada fase.

Fase de inicio de un proyecto

La fase de inicio es la primera fase de todo el ciclo de vida de gestión de un proyecto. El objetivo de esta fase es definir el proyecto, desarrollar un argumento comercial para él y obtener su aprobación. Durante este tiempo, el gestor de proyectos puede hacer cualquiera de estas cosas:

• Realizar un estudio de viabilidad
• Crear un plan de ejecución del proyecto
• Identificar a las partes interesadas clave
• Seleccionar las herramientas de gestión del proyecto

Al final de esta fase, el gerente de proyectos debe tener una comprensión de alto nivel del propósito, los objetivos, los requisitos y los riesgos del proyecto.

Fase de planificación

La fase de planificación es fundamental para crear una hoja de ruta del proyecto que todo el equipo de trabajo del proyecto pueda seguir. Aquí es donde se describen todos los detalles y se definen los objetivos para cumplir con los requisitos establecidos por la organización.

Durante esta fase, los gestores de proyectos normalmente:

• Trazan un plan para el proyecto
• Desarrollan un plan de recursos
• Definen objetivos y medidas de rendimiento
• Comunican las funciones y responsabilidades a los miembros del equipo
• Desarrollan flujos de trabajo
• Anticipan los riesgos y crean planes de contingencia

La siguiente fase (ejecución) generalmente comienza con una reunión inicial del proyecto donde el gestor de proyectos describe los objetivos del mismo para todas las partes interesadas involucradas. Antes de que tenga lugar esa reunión, es fundamental que el gestor de proyectos haga lo siguiente:

1. Establecer el enfoque y las entregas: establece un objetivo común para todos. Expón lo que debe hacerse y cuándo.
2. Identificar al equipo y establecer funciones: ¿Quién hace qué? Crea una lista que lo detalle e incluye información de contacto para facilitar la comunicación.
3. Desarrollar el plan inicial del proyecto: cuenta con un plan pero ultima los detalles con tu equipo al inicio.
4. Definir métricas para el éxito: ¿Cómo se medirá el proyecto? ¿Qué lo hará exitoso? Establece las expectativas pronto.
5. Identificar riesgos y obstáculos potenciales: prepara al equipo para posibles obstáculos y establece un proceso para que esos posibles problemas puedan eliminarse rápidamente.
6. Establecer logística para la comunicación del equipo: ¿Cómo os mantendréis actualizados mutuamente? Establece un proceso coherente (reuniones diarias o semanales) y determina la tecnología para él.
7. Elegir el proceso de trabajo o la metodología de gestión de proyectos: establece las prácticas recomendadas que seguirá tu equipo.
8. Decidir qué herramientas de gestión de proyectos usarás: asegúrate de que todos tengan las herramientas adecuadas y sepan cómo usarlas.
9. Programar la reunión inicial: todo el equipo y las partes interesadas deben asistir, incluso por videoconferencia o por teléfono.
10. Establecer el programa y preparar las diapositivas para la reunión: envía el programa antes de la reunión para que todos puedan prepararse en consecuencia y proporciona las diapositivas después de la reunión como referencia.

Fase de ejecución

Esta es la etapa del meollo de la gestión de proyectos. Se crean las entregas para garantizar que el proyecto cumpla con los requisitos. Aquí es donde se asignan al proyecto la mayor parte del tiempo, el dinero y el equipo de trabajo.

Como se ha mencionado anteriormente, se celebra una reunión inicial para marcar el inicio oficial de la fase de ejecución. El programa de una reunión inicial podría ser algo así:

• Presentaciones: ¿Quién es quién?
• Antecedentes del proyecto: ¿Por qué haces este proyecto? ¿Cuáles son los objetivos?
• Alcance del proyecto: ¿Qué harás exactamente? ¿Qué tipo de trabajo está involucrado?
• Planificación del proyecto: ¿Cómo vamos a hacerlo? ¿Qué aspecto tiene la hoja de ruta?
• Funciones: ¿Quién será responsable de qué elementos del proyecto?
• Comunicación: ¿Qué tipo de canales de comunicación se utilizarán? ¿Qué tipo de reuniones o informes de estado debería esperar tu equipo?
• Herramientas: ¿Qué herramientas de gestión de proyectos se usarán para completar el proyecto y cómo se usarán?
• Siguientes pasos: ¿Cuáles son las medidas inmediatas que deben adoptarse?
• Preguntas y respuestas: ofrece un turno de preguntas

Fase de seguimiento de un proyecto

Esta fase tiene lugar paralelamente a la fase de ejecución. A medida que avanza el proyecto, el gestor de proyectos debe asegurarse de que todas las partes móviles se dirijan en la dirección correcta en todo momento y de manera coordinada. Si es necesario realizar ajustes en el ciclo de vida del proyecto debido a circunstancias imprevistas o un cambio de dirección, este sería el momento.

Durante la fase de seguimiento, los gerentes de proyectos pueden tener que hacer lo siguiente:

• Gestionar recursos
• Supervisar el rendimiento del proyecto
• Gestionar los riesgos
• Actualizar el cronograma del proyecto
• Modificar la planificación del proyecto

Al final de esta fase, el cliente debe completar y aceptar todas las entregas acordadas del proyecto.

Cierre de proyecto

La fase de cierre es un paso crítico en el ciclo de vida de la gestión de proyectos. Señala el final oficial del proyecto y proporciona un período para la reflexión, las conclusiones y la organización de los materiales.

Los gestores de proyectos pueden:

• Hacer un inventario de todas las entregas
• Atar los cabos sueltos
• Entregar el proyecto al cliente o al equipo de trabajo que gestionará las operaciones diarias del proyecto
• Realizar una autopsia para discutir y documentar cualquier aprendizaje del proyecto
• Organizar todos los documentos del proyecto en una ubicación centralizada
• Comunicar el éxito del proyecto a las partes interesadas y los directivos
• Celebrar la conclusión del proyecto y reconocer a los miembros del equipo

Ahora que comprendes cada etapa del ciclo de vida del proyecto, elegir la herramienta de gestión de proyectos adecuada para ti y tu equipo es fundamental para el éxito del proyecto. Sigue leyendo para conocer las prácticas recomendadas al elegir una herramienta para la administración de proyectos que se adapte a tus necesidades, y consultar una guía de las funciones que debes tener en cuenta al evaluar un software de gestión de proyectos.