C'est vendredi après-midi. Vous avez vérifié auprès de votre équipe, vos projets sont en bonne voie et vous êtes prêt pour la semaine prochaine. Votre weekend s'annonce bien. Tout d'un coup, votre patron se présente avec de formidables nouvelles. Vous allez être à la tête d'un grand projet avec un client important, exigeant la participation de plusieurs équipes et celui-ci va démarrer la semaine prochaine. C'est une excellente nouvelle, mais cela vient assombrir votre weekend. Vous devrez organiser le plan projet dès que possible ; cependant, avec autant de parties prenantes, vous ne savez par quoi commencer.
Le processus de planification de projet peut être épineux, surtout quand les projets se complexifient. Selon Forbes, 25 % des projets technologiques sont un échec total ; un chiffre alarmant pour les responsables projet. La bonne nouvelle c'est que vous n'avez pas besoin d'être expert en gestion de projet, ni de sacrifier votre weekend pour bien planifier le lancement d'un projet en temps réduit. Il vous suffit de respecter 8 étapes simples pour rédiger un plan projet.
Les étapes d'un projet : comment rédiger un plan projet en 8 étapes?
1ère étape : expliquer le projet aux parties prenantes, définir les objectifs et obtenir l'adhésion
La 1ère étape de tout projet est de définir le « quoi » et le « pourquoi ». Les principaux intervenants ont le pouvoir de déterminer si un projet sera réussi ; leurs objectifs doivent donc être satisfaits. Même si le projet émane du PDG lui-même, vous aurez quand même besoin de son adhésion.
Lors d'un premier entretien vous vous mettrez d'accord sur les objectifs et la valeur du projet. À ce stade du processus de planification, échangez sur les besoins, les attentes et définissez globalement la portée, le budget et le calendrier du projet. Cela vous servira de base solide pour votre plan de travail.
Voici quelques questions que vous devez vous poser avec les parties prenantes :
- Le projet correspond-il aux objectifs de l’entreprise ?
- Quelles sont les attentes des parties prenantes ? Qu'est-ce que l'on attendra d'elles ?
- Comment mesurera-t-on le succès ?
- De quelles ressources dispose-t-on ?
- Quels éléments ou livrables attend-on de ce projet ?
2ème étape : dresser les objectifs, les résultats clés et ébaucher le projet
Selon les cadres dirigeants, le manque d'objectifs clairs serait la cause de 37 % des échecs de projets. Sans objectifs clairs, vous vous rendrez compte que les exigences, les tâches et les échéances que vous avez définis pour votre plan projet n'auront aucun ancrage dans la réalité. Maintenant que vous disposez de la liste des besoins des parties prenantes et de leur adhésion, commencez à relier ces derniers aux OKR (objectifs et résultats clés). La méthodologie OKR est une technique de planification et de définition d'objectifs rendue célèbre par Intel et Google. Votre projet doit être en harmonie avec les OKRs de votre équipe et de votre entreprise.
Essayez d'écrire les objectifs du projet dans un tableau récapitulant le plan projet et reliez-les aux exigences des parties prenantes auxquelles ils répondent. À partir de là, créez la structure, les jalons et les tâches nécessaires pour atteindre ces objectifs. Les jalons serviront de points de contrôle tout au long du projet, afin que tout le monde sache ce que l'on entend par progrès, quelles sont les attentes et quand celles-ci seront mesurées.
3ème étape : créer un document expliquant la portée du projet
Maintenant que vous avez ébauché le projet, que vos tâches sont reliées aux objectifs et que vous avez obtenu l'adhésion de votre équipe, il est temps de créer un document détaillant la portée du projet ainsi que les éléments que vous avez dressés à la deuxième étape.
Planification de projet
Analysez chaque livrable et définissez les séries de tâches qui doivent être réalisées pour accomplir ce dernier. Pour chaque tâche, déterminez la quantité de temps et les ressources nécessaires ainsi que la personne qui sera responsable de son exécution. Finalisez et notez les détails du projet de façon à ce que tout le monde dispose d'une seule source d'informations. Faites en sorte que le document soit facilement consultable, comme dans votre outil de gestion de projet, afin de réduire les risques de malentendus parfois coûteux.
Si la préparation d'un document décrivant la portée d'un projet devrait être une pratique habituelle, 1 chef de projet sur 4 sondés dans l'étude sur l'état de la gestion de projet, menée par Wellingstone, affirme pourtant qu'il ne prépare « peu ou jamais » ce type de document. Sa création vous permet de vous démarquer et vos collaborateurs à rester sur la même longueur d'onde.
4ème étape : Créer un programme détaillé du projet
Une fois vos objectifs, tâches et jalons définis, il est temps de passer à la programmation de votre projet. Le diagramme de Gantt est un outil utile qui vous aide à visualiser facilement le calendrier de votre projet. C'est un calendrier interactif qui offre une vision complète de la progression, de la portée et des dépendances du projet.
Comment réaliser un plan de travail? Planification des tâches
Les dépendances sont des tâches qui doivent être réalisées avant que d'autres tâches ne puissent commencer. Lorsque vous organisez vos tâches, utilisez les sous-tâches pour vous aider à diviser celles qui sont importantes en tâches plus petites. Cela peut faciliter la génération de rapports et la gestion des ressources. Voici quelques définitions :
- Tâches : les tâches individuelles que les gens doivent mener à bien pour atteindre leurs objectifs.
- Sous-tâches : chacune d'elles ne doit pas excéder plusieurs jours. L'idée est de diviser une tâche en étapes plus petites dont la réalisation permet d'accomplir la tâche principale.
- Jalons : phases ou événements majeurs de votre projet qui permettent de diviser celui-ci. Utilisez les jalons comme points de contrôle tout au long du projet.
Conseil d'initié : vous voulez connaître un secret ? Lorsque vous définissez les tâches, prévoyez un temps de plus pour les tâches importantes afin de disposer d'une marge de manœuvre pour les urgences et les imprévus, comme quand un client a besoin de plus de temps pour la révision ou quand un membre de l'équipe est malade. Dans un monde parfait, certaines tâches peuvent prendre un jour. Alors vous prévoirez peut-être deux jours pour celles-ci dans votre plan. Ce n'est pas nécessaire de prévoir une marge pour toutes les tâches. Évaluez les risques et ajoutez-en là où cela vous semble sensé. Vous serez bien content de l'avoir fait.
5ème étape : définir les rôles, les responsabilités et les ressources pour accomplir un projet
Les ressources sont les personnes, le matériel ou l'argent nécessaires pour accomplir un projet. Une fois que vous avez sélectionné vos outils et obtenu un budget, n'oubliez pas les parties prenantes. Même celles qui savent déjà écrire un plan projet et qui l'ont fait des centaines de fois peuvent sous-estimer leurs besoins en main d'œuvre.
Une matrice RACI peut vous aider à déterminer spécifiquement qui fera quoi pour votre projet. Il s'agit d'une matrice contenant toutes les tâches d'un projet, informant sur les personnes impliquées, les décisionnaires, les personnes consultées et celles à informer. Pour obtenir un modèle de matrice RACI téléchargeable, cliquez ici.
Au moment où vous commencez à assigner des tâches, assurez-vous de prendre en compte la disponibilité de chacun. Clarifiez leurs responsabilités et leurs attentes. Gardez à l'esprit que The Stress Epidemic.
Lorsque vous planifiez votre projet, réfléchissez à la manière dont vous filtrerez les demandes entrantes qui affectent le calendrier ou le budget du projet. Pour des chefs de projet, des outils tels que Wrike Resource peuvent aider à visualiser les tâches d'un projet du point de vue du flux de travail de l'équipe, ce qui offre la visibilité et la flexibilité nécessaires pour équilibrer les charges de travail.
6ème étape : définissez la communication et le processus de vérification
Selon McKinsey, les salariés passent près de 20% de leur semaine de travail à chercher et à rassembler des informations. En outre, la communication et la collaboration inefficaces sont deux des causes principales du stress au travail. Lorsque les parties prenantes doivent parcourir des pages entières d'e-mails ou demander des mises à jour constamment, elles se sentent frustrées et leur motivation s'en ressent.
Atténuez la frustration en stockant tous les éléments du projet (documents, conversations, tâches, dates d'échéance, mises à jour, rapports) dans un seul endroit, tel qu'un outil de collaboration. Cela facilite le suivi des progrès, le partage des mises à jour et la réalisation de modifications. Définissez comment devront communiquer les personnes tout au long du projet et privilégiez un seul outil pour que tout le monde puisse accéder aux informations.
7ème étape : identifiez les problèmes potentiels et les risques de projet
Que vous soyez un expert qui sait déjà comment écrire un plan projet, la vérité est la même pour tout le monde : tous les projets sont semés d'embûches et d'imprévus, c'est ce qui les rend excitants. Vous vous êtes accordé un petit moment de répit pendant le processus de programmation, vous vous êtes assuré que chacun connaissait son rôle et vous avez mis en place un système de communication.
Mais avant de lancer le projet, posez-vous et identifiez les problèmes potentiels comme l'arrivée des vacances des membres de l'équipe ou des équipes extérieures pouvant participer au projet. Mettez en place une chaîne hiérarchique et dressez une liste de contacts clés au sein du projet. Communiquez à l'avance sur les risques afin que toute l'équipe puisse se préparer à les affronter ensemble.
8ème étape : organisez une fête de lancement de projet!
Tout projet à succès a besoin d'un lancement. Organisez une réunion rapide avec les parties prenantes importantes et faites en sorte que l'ordre du jour soit clair. Votre objectif est de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde quant aux objectifs, aux rôles, au processus et au calendrier. Votre ordre du jour doit inclure tout ce sur quoi vous vous êtes concentré dans les étapes ci-dessus :
- Définir les objectifs du projet et la valeur qu'ils apportent.
- Dresser une liste des livrables du projet.
- Mettre en évidence les liens entre les exigences des parties prenantes et les tâches du projet.
- Présenter le calendrier (diagramme de Gantt) du projet pour que tout le monde puisse voir les dépendances et prenne connaissance des dates clés.
- Décrire les rôles et responsabilités de chaque partie prenante.
- Revoir comment et où va se passer la communication pendant toute la durée du projet ; où les informations seront-elles stockées (dans votre document sur la portée du projet par exemple) et à qui ils pourront s'adresser en cas de questions.
- Discuter des risques et s'assurer que l'équipe est prête.
- Obtenir l'engagement final !
Conseil supplémentaire : vous n'êtes pas obligé de commencer de zéro à chaque fois ! Au fur et à mesure que vous progressez, vous pouvez créer de multiples modèles pour des types de plans projet spécifiques. Commencez tout de suite avec ces modèles de plans de projet gratuits.
Pour finir
On dirait que votre weekend est sauvé ! Vous connaissez maintenant les secrets du processus de planification de projet ; vous disposerez ensuite d'un modèle simple de plan projet pour vous aider à mener à bien votre prochain projet, et les suivants. D'ailleurs, tous ces projets complexes deviendront si simples que vous commencerez probablement à vous demander si vous n'êtes pas toujours en vacances !
Maintenant que vous savez tout sur la rédaction d'un plan projet, voici les meilleurs conseils en matière de gestion de projet pour aider votre équipe à travailler de façon plus efficace.
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