Logiciels de gestion de projet

Voici deux groupes généraux d'outils que vous devriez utiliser pour gérer le travail plus efficacement : vos outils de gestion du travail/collaboration et vos outils de productivité personnelle.

Les outils de gestion de projet peuvent varier d'une équipe à l'autre. Toutefois, il s'agit généralement de programmes informatiques permettant aux chefs de projet de planifier, exécuter et gérer leurs projets dans un emplacement virtuel centralisé.

Les logiciels de gestion de projet peuvent être utilisés aux fins suivantes :

1. Planification de projet
2. Calendrier de projet
3. Affectation des ressources et planification des capacités
4. Budgétisation et suivi des coûts du projet
5. Gestion de la qualité
6. Stockage et partage de la documentation et des dossiers du projet
7. Création et publication de rapports de projet 
8. Suivi du temps réel consacré aux tâches du projet par rapport au plan
9. Analyse des tendances et prévisions

À qui s'adresse les outils de gestion de projet ?

Toute personne qui gère des projets peut tirer parti d'un logiciel de gestion de projet. Même si vous ne gérez pas de projets à proprement parler ou n'êtes pas officiellement « chef de projet », un logiciel de gestion de projet est toujours utile.

D'ailleurs, nombreuses sont les entreprises qui ne gèrent pas de projets formels mais qui utilisent néanmoins un logiciel de gestion de projet pour planifier, organiser, effectuer le suivi, surveiller et exécuter leur travail.

A. Outil de messagerie instantanée en temps réel

Vous aurez besoin d'un outil qui permet aux gens de parler ou de communiquer par vidéo en temps réel avec leurs collègues distants. Entendre vos collègues ou, encore mieux, les voir (la communication non verbale est tout aussi importante) fait partie intégrante de toute réunion.

La concurrence dans ce domaine est rude. Le marché de la messagerie instantanée est dominé par des outils tels que Slack, Zoom, Google Hangouts, Skype, Chatter, Facebook Messenger, et un nombre croissant d'applications mobiles.

B. Outil de base de connaissance

C'est ici que vous stockez la sagesse collective de l'équipe, accessible par tous les membres via une base de données interrogeable. Il peut s'agir de blogs ou de wikis internes (Wrike peut lui aussi très bien faire l'affaire). L'outil de base de connaissance permettra de consigner les processus et d'enregistrer l'expertise ou les meilleures pratiques et de les partager avec l'équipe afin que les connaissances soient accessibles à tous.

C. Outil de partage de fichiers

Pour travailler de manière collaborative, vous aurez besoin d'un outil de partage de fichiers. Il devrait vous permettre d'enregistrer, de synchroniser et de partager facilement les fichiers avec l'équipe.

En dehors des fichiers joints aux e-mails (ce qui est très déconseillé car cela entraîne de nombreux problèmes et fait perdre beaucoup de temps), il existe de nombreuses autres options. Parmi les grands noms dans ce domaine, citons Box, Dropbox, OneDrive et Google Drive, chacun pouvant s'intégrer directement à Wrike. Ainsi, si vous utilisez Wrike, vous pouvez facilement joindre tous les fichiers de travail provenant de ces services à vos tâches.

Outils de productivité personnelle

Le travailleur moyen est distrait toutes les 11 minutes. Sans outils adaptés, l'effort pour lutter contre les interruptions et se concentrer sur son travail est épuisant. Heureusement, il existe une grande variété d'outils gratuits parmi lesquels choisir. Il s'agit d'applications qui peuvent désactiver les alertes et les notifications, vous forcer à vous concentrer sur un onglet de navigateur à la fois, étouffer le bruit dans votre bureau et organiser votre travail. Nous avons répertorié ici 10 outils utiles : 10 Free Productivity Apps for Getting Things Done.

Les types d'outils ci-dessus ne conviennent pas ou ne sont pas suffisamment flexibles pour s'adapter à tout type de projet et c'est là un problème auquel de nombreuses entreprises sont confrontées. Par exemple, si on utilise seulement des outils tels que l'e-mail et la messagerie de groupe pour la gestion de projet, les informations peuvent facilement se perdre, des problèmes de version de documents peuvent survenir, la hiérarchisation et les dépendances de tâches peuvent manquer de clarté, etc. C'est là qu'interviennent les logiciels de gestion de projet.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet ?

Gérer un projet sans logiciel est possible, mais cela augmente le risque d'erreurs et renforce l'inefficacité des processus. Les logiciels de gestion de projet permettent une visibilité et une collaboration d'équipe qu'il est difficile d'obtenir autrement.

Par exemple, alors qu'il est possible d'utiliser des feuilles de calcul pour le suivi des projets,

il faut beaucoup de temps et d'efforts pour le faire correctement. En outre, la mise à jour manuelle des feuilles de calcul augmente le risque d'erreurs et, pour que le reste de l'équipe puisse voir la mise à jour, la feuille de calcul doit être sauvegardée et téléchargée à nouveau dans un emplacement central.

Parmi les autres problèmes que rencontrent les chefs de projet avec les feuilles de calcul, citons :

• Plusieurs versions du même fichier, nécessitant constamment d'identifier celle qui est la plus précise et la plus à jour
• Lorsque plusieurs personnes doivent mettre à jour une feuille de calcul en même temps, il peut être difficile de synchroniser chaque version ou de travailler ensemble en temps réel
• La sécurité peut être un problème lorsque la feuille de calcul est téléchargée plusieurs fois à plusieurs endroits
• Il y a souvent des retards entre la réalisation des activités et l'enregistrement de leur mise à jour

Le logiciel de gestion de projet est conçu pour surmonter tous ces problèmes.

Voici quinze raisons supplémentaires pour lesquelles les gens choisissent d'utiliser un logiciel de gestion de projet :

1. Il est facile de créer de nouveaux projets et tâches à partir d'anciens fichiers et modèles
2. En modifiant les projets et tâches existants, les tâches liées, les dépendances et autres variables sont automatiquement mises à jour en temps réel.
3. Il est plus facile de créer des rapports et des tableaux de bord pour visualiser les performances du projet.
4. Le risque de perdre de vue vos progrès est moindre qu'avec les méthodes de suivi manuel.
5. Les parties prenantes peuvent avoir accès à des rapports et à l'état d'avancement en temps réel pour une meilleure visibilité.
6. Lorsque tout est regroupé au même endroit, vous obtenez une vue d'ensemble plus claire de la santé globale du projet.
7. Il est possible de configurer des notifications automatiques pour vous alerter lorsque certaines actions se produisent, par exemple lorsqu'une tâche vous est affectée ou est en retard.
8. Les leçons et les enseignements tirés des projets précédents, ainsi que la documentation, peuvent être stockés dans un seul emplacement centralisé.
9. Certaines plateformes de gestion de projet s'intègrent à d'autres applications que vous, votre équipe ou vos clients utilisez, ce qui augmente l'efficacité.
10. Les logiciels de gestion de projet peuvent coordonner les tâches et automatiser les flux de travail, de sorte que les membres de l'équipe soient avertis lorsqu'une tâche est terminée et qu'une autre doit commencer.

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion de projet ?

Le logiciel de gestion de projet profite à toutes les entreprises qui gèrent des projets, quels que soient leur secteur d'activité ou leur taille. Il offre des capacités efficaces de planification de projet et de gestion des ressources que toute entreprise peut utiliser, y compris celles qui ne gèrent pas de projets formels.

Toute entreprise qui a besoin d'une méthode efficace pour estimer, planifier, suivre, livrer et facturer ses services peut tirer parti de l'adoption d'un logiciel de gestion de projet. Ce dernier permet de créer, de mettre en œuvre et de gérer des processus efficaces et optimisés pour tous les domaines de l'équipe et de l'entreprise.

Voici trois des principaux avantages de la mise en œuvre d'un logiciel de gestion de projet :

Centralisation

Les logiciels de gestion de projet créent un espace de travail et une base de connaissances centralisés pour la communication, le suivi et le stockage des documents. Sans cette centralisation, il devient difficile d'effectuer le suivi des tâches et des projets. En effet, lorsqu'il faut extraire les données de plusieurs outils ou sources, l'exactitude des rapports devient discutable.

Cette visibilité améliore également la planification et l'estimation des futurs projets.Les journaux permettent aux responsables de passer en revue les projets passés afin de prévoir avec précision la durée de certaines tâches et d'estimer les heures facturables. Ces informations peuvent également être utilisées pour déterminer si des projets potentiels seront rentables.

Les logiciels de gestion de projet réduisent également la main d'œuvre et le temps nécessaires au suivi et à la compilation manuels des données. Avec les méthodes manuelles, telles que les feuilles de calcul, il y a toujours un risque d'erreur humaine, de retard dans les mises à jour et d'avoir plusieurs versions d'un même fichier. Avec un logiciel, en revanche, vous pouvez facilement maintenir une source unique de vérité.

Coordination

Les logiciels de gestion de projet peuvent aider les équipes de projet à coordonner les tâches et à automatiser le flux de travail, de sorte que les membres de l'équipe soient avertis lorsque la tâche avant la leur est terminée et quand ils doivent commencer. Cela réduit les retards et évite au chef de projet d'avoir à jouer le rôle d'intermédiaire.

Les logiciels de gestion de projet permettent également de visualiser l'avancement des travaux, les obstacles et les accomplissements. Pour les petites entreprises, le principal avantage offert par le logiciel de gestion de projet est le suivi du temps. Le fait de voir où va chaque minute aide les chefs de petites entreprises à identifier et à supprimer les goulots d'étranglement et les pertes de temps. Cette fonctionnalité permet également d'identifier rapidement les retards et les problèmes. 

De plus, sans une base centralisée pour la coordination et le partage des connaissances, les documents peuvent facilement être égarés, les communications peuvent être ignorées et les équipes peuvent être dans le flou s'agissant de leurs responsabilités et de l'avancement des travaux. Les logiciels de gestion de projet permettent de s'assurer que la qualité ne souffre pas et que les tâches ne prennent pas plus de temps que nécessaire.

Communication

La communication simplifiée est l'un des plus gros avantages offerts par les logiciels de gestion de projet. De plus en plus, les entreprises s'appuient sur des équipes distantes, des sous-traitants et des travailleurs indépendants. Ainsi, il est de plus en plus important que les entreprises soient capables de communiquer efficacement avec les collaborateurs qui ne sont pas basés dans un bureau central.

Grâce à un logiciel de gestion de projet dans le cloud, les équipes et les parties prenantes distantes peuvent se connecter et accéder à votre espace de travail centralisé depuis n'importe où, à tout moment où elles sont connectées à Internet. Cette connexion 24h/24 et 7j/7 permet aux membres de l'équipe de communiquer entre eux, où qu'ils se trouvent et quelle que soit l'heure  .

Le logiciel de gestion de projet fournit aux principales parties prenantes un accès instantané aux mises à jour, aux rapports d'avancement et aux notifications de projet, où qu'elles se trouvent. Elles n'ont plus à attendre que quelqu'un leur envoie par e-mail un rapport périmé. Une plateforme centralisée permet également à chacun de laisser des commentaires sur les tâches sans avoir à créer une longue chaîne d'e-mails difficile à suivre.

Comment sélectionner le meilleur logiciel de gestion de projet ?

Il existe une grande variété de logiciels de gestion de projet sur le marché, mais il est essentiel de choisir celui qui vous convient le mieux, à vous et à votre équipe. Voici les questions que vous devrez vous poser lors de l'évaluation des logiciels de gestion de projet :

1. Mon équipe l'utilisera-t-elle réellement ?
2. Peut-on l'utiliser dans plusieurs services ?
3. Est-ce qu'il favorise la transparence et une communication claire ?
4. Est-il flexible ?
5. Peut-on générer des rapports personnalisés ?
6. Est-ce qu'il permet facilement (et en toute sécurité) la communication externe/l'accès aux utilisateurs externes ?
7. S'intègre-t-il aux autres outils que nous utilisons ?

Lorsque vous choisissez votre logiciel, la stratégie à long terme est l'un des facteurs les plus importants à prendre en compte. Pour que votre équipe se familiarise avec un logiciel de gestion de projet, il faut du temps et des ressources. Vous devez vous assurer de choisir un logiciel qui pourra évoluer et s'adapter à votre équipe, et non la freiner.

Quand faut-il investir dans un logiciel de gestion de projet ?

Il est bon d'investir dans un logiciel de gestion de projet lorsque vous constatez que des délais ne sont pas respectés, que des processus s'effondrent et que la communication pose problème. Mais, il se peut qu'il soit déjà trop tard. À ce stade, le fait de ne pas disposer d'un tel logiciel a déjà des effets négatifs.

Pour obtenir les meilleurs résultats, vous devez investir dans le logiciel avant qu'il ne devienne indispensable. Mais il peut être difficile de savoir quand les outils plus rudimentaires, comme les feuilles de calcul, deviennent insuffisants. Alors, voici trois signes qui vous permettront de savoir à quel moment investir.

Croissance

Le taux de croissance actuel de votre entreprise est un facteur important dans votre décision d'investir dans un logiciel de gestion de projet. Si vos projets prennent de l'ampleur ou se multiplient, vous aurez probablement besoin d'un tel logiciel dans un avenir proche. Il en va de même si vos équipes grossissent ou se dispersent géographiquement, car la communication devient alors plus  difficile.

Si vous prévoyez de vous développer, cela indique aussi qu'il est temps d'investir dans un logiciel de gestion de projet. Par exemple, si vous participez à des appels d'offres pour des projets complexes et de grande envergure, il est probablement temps d'adopter des outils de gestion de projet plus performants. Le développement de votre entreprise exige une grande efficacité et l'automatisation des tâches administratives répétitives. Si vous acceptez plus de travail mais n'avez pas les moyens de vous développer efficacement, vous perdrez inutilement de l'argent et du temps.

Les processus se compliquent également au fur et à mesure que vous grandissez. Il est donc essentiel de disposer d'un outil permettant de gérer toutes les pièces et toutes les parties prenantes. Vous devez éviter que des tâches critiques du projet soient omises ou que des questions soient négligées, car elles peuvent faire la différence entre la réussite et l'échec du projet.

L'agilité est également importante à mesure que votre entreprise se développe, et il est essentiel de disposer d'un outil pour l'aider à ce niveau. À mesure que votre entreprise se développe et mûrit, il est normal de devoir changer de processus et de méthodologies. Un logiciel de gestion de projet peut vous aider dans ce processus, avec un minimum de remaniements et sans perte de données historiques, contrairement aux feuilles de calcul.

Interdépendance

Dans les petites entreprises, les employés peuvent travailler individuellement ou en petits groupes basés dans un même bureau. Mais dans les entreprises plus grandes et plus diversifiées, c'est différent. Les projets nécessitant plus de personnel, la complexité et le besoin de collaboration augmentent.

Même si votre entreprise ne se développe pas, des changements dans les structures fonctionnelles ou les sites physiques peuvent nécessiter l'adoption d'un logiciel de gestion de projet. Par exemple, lorsque vous commencez à travailler avec des travailleurs indépendants et/ou des travailleurs à distance, la communication et l'intégration deviennent plus difficiles.

Vos projets peuvent aussi gagner en complexité en raison de partenariats externes plus nombreux avec des parties prenantes, telles que les vendeurs, les fournisseurs et les clients. Par exemple, si vous réalisez un projet qui exige qu'un sous-traitant réalise 35 % des travaux, la gestion et la supervision peuvent vite se compliquer sans les bons logiciels et processus en place.

Efficacité

Sans logiciel de gestion de projet, les employés consacrent plus de temps aux tâches manuelles, telles que la saisie de données dans les feuilles de calcul. Outre le temps perdu, la probabilité de remaniements en raison d'erreurs et de pertes de données est plus grande.

Le logiciel de gestion de projet réduit le besoin de tâches manuelles et répétitives. Ainsi, les collaborateurs ont plus de temps à consacrer à l'analyse et à la planification globale. Cette fonctionnalité permet également de s'assurer que votre équipe n'est pas surchargée et que les collaborateurs sont impliqués et heureux.

Après tout, les gens ont tendance à être plus satisfaits au travail lorsqu'ils font quelque chose d'utile plutôt que des petites tâches répétitives. Personne n'est content lorsqu'un crash de logiciel tableur fait perdre le rapport sur lequel on vient de passer trois heures.

Si les membres de votre équipe se débattent de plus en plus avec une charge de travail accrue ou avec des outils simples qui plantent sous le poids de fichiers volumineux et complexes, c'est un signe évident qu'il est temps d'investir dans un logiciel de gestion de projet.

Combien coûte un logiciel de gestion du travail ?

Le prix d'un logiciel de gestion de projet, ou de travail comme on l'appelle parfois, varie en fonction de nombreux facteurs, notamment :

• Fournisseur. Les fournisseurs établissent leurs propres prix. Les prix peuvent donc varier grandement d'un fournisseur à l'autre.
• Fonctionnalités.Toutes les solutions logicielles ne sont pas dotées des mêmes fonctionnalités. Par exemple, un fournisseur peut proposer un logiciel de base ainsi qu'une solution plus avancée.
• Taille de l'entreprise.Le prix d'un logiciel de gestion de projet varie généralement en fonction du nombre d'utilisateurs et/ou du volume d'espace de stockage nécessaire.

La plupart des éditeurs de logiciels de gestion de projet proposent plusieurs packages différents, qui varient en fonction de la taille de l'entreprise ou des fonctionnalités. Pour savoir combien un logiciel de gestion de projet coûtera à votre entreprise, le plus simple est de vous adresser aux principaux fournisseurs de logiciels et de passer en revue les tarifs correspondant à la solution qui répond à vos besoins. 

Il existe de nombreux logiciels de gestion de projet gratuits sur le marché, mais ils s'accompagnent de coûts cachés. Par exemple, de nombreux logiciels gratuits ne proposent pas de formation ni d'assistance. Ce manque de soutien signifie que vous devrez dépenser plus pour la mise en œuvre, la maintenance et l'entretien du système que vous ne le feriez avec une autre solution.

Le fait de ne pas avoir de logiciel de gestion de projet entraîne également des coûts. Comme nous l'avons évoqué dans la section précédente, sans logiciel de gestion de projet, les tâches vous prendront plus de temps et vous risquerez plus de faire des erreurs, ce qui vous coûtera de l'argent.

Les logiciels de gestion de projet facilitent également la communication et la collaboration. Si l'on considère qu'une collaboration et une communication médiocres peuvent coûter à votre équipe 130 000 dollars par an, le logiciel de gestion de projet le plus cher semble alors très abordable.

Comment choisir un logiciel de gestion de projet ?

Il est essentiel d'identifier les principales fonctionnalités dont votre équipe pourrait avoir besoin au fur et à mesure qu'elle adopte les flux de gestion de projet dans votre outil. Voici quelques éléments à prendre en compte :

1. Collaboration en temps réel. Le logiciel de gestion de projet doit permettre la collaboration entre les membres de l'équipe et les parties prenantes. Les personnes doivent pouvoir accéder en même temps au système et y apporter des modifications.
2. Partage et stockage des documents. Le logiciel de gestion de projet doit permettre le partage et le stockage de documents, afin que vous disposiez d'un référentiel de connaissances pour vos projets.
3. Gestion des coûts. Suivi et rapport sur les coûts et surveillance des dépassements potentiels.
4. Rapports. Rapports et tableaux de bord personnalisables pour produire des rapports en temps réel. Vous devez pouvoir filtrer et formater en fonction des critères qui vous importent.
5. Facilité d'utilisation. Si le système est trop complexe, votre équipe ne voudra pas l'utiliser.
6. Création de modèles. Il est important de pouvoir créer et personnaliser des modèles afin de ne pas avoir à repartir de zéro pour chaque projet et activité.
7. Alertes. Le système doit pouvoir déclencher des alertes ou des avertissements lorsque les choses déraillent, par exemple lorsqu'une activité prend du retard.
8. Calendrier. Vous aurez besoin d'un logiciel qui permette de créer un calendrier de référence et de surveiller votre calendrier réel par rapport à celui-ci.
9. Gestion du temps. Le temps de travail réel devra faire l'objet d'un suivi dans le système pour contrôler l'état d'avancement et gérer à la fois les coûts de main-d'œuvre et les ressources.
10. Affectation des ressources. Vous devriez pouvoir affecter des rôles (par exemple, comptable) et des personnes (par exemple, Jean Dupond) aux tâches dans le système.
11. Personnalisation. Le logiciel doit être suffisamment souple pour s'adapter aux différents projets et processus de votre organisation.
12. Contrôles et gouvernance. Bien que la flexibilité soit importante, un système doit également disposer de contrôles et de restrictions suffisants pour garantir la sécurité des données et le suivi et l'enregistrement des approbations.
13. Capacité d'intégration. Le logiciel doit pouvoir s'intégrer aux autres systèmes de votre entreprise, tels que votre système de gestion financière.
14. Calendriers uniques. Vous aurez besoin de calendriers pouvant être modifiés pour refléter vos jours et heures de travail, et mis à jour pour tenir compte de toute période d'arrêt ou de tout congé.