Conseils pour le travail collaboratif

Ce n'est pas parce que vous avez sélectionné les bonnes personnes avec les bonnes compétences pour faire le travail qu'elles collaboreront comme vous le souhaitez. Les habitudes de travail, les styles de communication et les objectifs à court et à long terme différents peuvent faire dérailler votre équipe toute entière (et le projet).

Clarifiez les comportements que vous voulez que votre équipe adopte et spécifiez les valeurs que vous voulez qu'elle défende dès le début pour que tout le monde parte du bon pied.

Nous avons rassemblé plusieurs meilleures pratiques pour la constitution et la gestion d'équipe de projet afin d'encourager la collaboration en vue d'obtenir des performances optimales.

Importance de la collaboration dans la gestion de projet

Avant de nous pencher sur la création d'un environnement de travail en équipe, voyons pourquoi la collaboration est importante. Sans collaboration, votre entreprise stagnera. Les idées et le travail combinés d'une équipe sont essentiels pour mener à bien un projet complexe, pour innover et pour arriver à un produit qui surpasse la concurrence.

La collaboration est importante pour deux grandes raisons :

La collaboration au sein de l'équipe interne renforce la productivité

Lorsque les équipes internes utilisent des outils et des processus de travail qui rendent la communication et la collaboration plus efficaces, on peut atteindre les objectifs plus rapidement et produire un travail de meilleure qualité. Avec une collaboration plus fluide, la productivité interne augmente.

La preuve : une étude de McKinsey & Company a montré que la mise en œuvre de processus collaboratifs et d'outils de création de réseau a amélioré la productivité de 20 à 30 % dans les équipes de développement logiciel à travers le monde.

En outre, le fabricant de puces californien Xilinx a signalé une augmentation de 25 % de la productivité de ses ingénieurs suite à l'utilisation d'outils qui encouragent la collaboration entre pairs.

Collaborer avec des parties prenantes externes renforce l'innovation

Lorsque vous cherchez à obtenir un retour d'information de vos clients, partenaires et fournisseurs - c'est-à-dire vos parties prenantes externes - et que vous êtes en mesure d'utiliser ce retour d'information pour améliorer votre produit ou service, les souhaits et besoins réels du client s'aligneront mieux sur les caractéristiques de votre produit.

De nos jours, les entreprises qui essaient de tout faire en interne sont limitées. Il est impossible d'être bon en tout et tout le temps. Elles ont besoin d'idées et de retours d'information extérieurs pour se développer. Il en va de même pour votre équipe de projet. Quand les équipes travaillent ensemble, elles peuvent accomplir de grandes choses.

Comment constituer une équipe de projet ?

Maintenant que nous sommes d'accord sur l'intérêt de la collaboration, prenons un peu de recul et voyons ce qui constitue une équipe de projet et comment la créer. Affecter les tâches aux personnes ne veut pas dire constituer une équipe de projet.

Une équipe de projet est un groupe de personnes qui travaillent toutes vers un objectif commun en apportant des compétences précieuses et uniques. Identifier les membres de votre équipe, définir son identité et normaliser ses pratiques de fonctionnement sont des tâches essentielles à la réussite d'un projet.

Alors, de quoi faut-il tenir compte lorsque vous constituez votre équipe ?

• Besoins du projet.Comprendre d'abord la portée du projet vous permet de choisir stratégiquement les personnes qui doivent faire partie de l'équipe.
• Ensemble de compétences.Il est crucial de choisir des personnes à même d'offrir un ensemble diversifié de compétences uniques et pertinentes. Si certaines compétences font défaut à votre équipe, il se peut qu'une tâche ne puisse pas être accomplie correctement. Si trop de personnes ont les mêmes compétences, cela peut prêter à confusion.
• Capacité.Même si vous trouvez la personne idéale pour une partie de votre projet, elle peut devenir un obstacle si elle est débordée. Identifiez les collaborateurs ayant des disponibilités dans leur prochain projet.
• Styles de travail.Les personnes ont des styles de travail et des personnalités différents. Il importe de comprendre comment ces différences peuvent affecter la dynamique de votre équipe et de les apprivoiser une fois le projet lancé.

Qu'est-ce qui constitue une équipe de projet performante ?

Votre équipe de projet peut varier en fonction de la portée du projet et des compétences requises, mais les éléments d'une équipe de projet réussie sont plus ou moins toujours les mêmes.

• Leadership d'équipe fort.Chaque équipe a besoin d'un chef à même de tirer le meilleur parti de ses coéquipiers. Comprendre les qualités individuelles de chacun des membres de votre équipe et savoir comment en tirer parti est essentiel pour le succès de l'équipe dans son ensemble.
• Finalité et objectifs clairs.Lorsque la feuille de route et les objectifs sont clairs, il est beaucoup plus facile pour les membres de l'équipe de voir où ils vont et en quoi leur contribution importera à l'avenir. Encouragez-les à se rallier à votre cause en ayant une vision claire.
• Procédures d'exploitation normalisées.Lorsque des conflits surviennent ou qu'une tâche doit être affectée, les coéquipiers doivent savoir comment réagir. La création de processus et de flux de travail normalisés et la définition de rôles clairs éliminent la confusion et permettent à votre équipe de surmonter les obstacles.
• Diversité. Les études ont montré à maintes reprises que la diversité améliore les performances. Une équipe de projet solide comprendra une variété de compétences, ainsi qu'une diversité en termes d'origine ethnique, sexe et culture.
• Création de liens. Trouver le temps nécessaire pour que les membres de l'équipe apprennent à se connaître et à nouer des liens permet de créer un climat de confiance, de briser les barrières et d'ouvrir des voies de communication. Prendre le temps de faire des exercices de consolidation d'équipe et de célébrer les victoires, quelle que soit leur importance, peut être très utile. Le fait de réunir tout le monde dans la même salle au début du projet pour le coup d'envoi permet d'assurer la cohésion de l'équipe dès le début.

Faites le succès de la réunion de lancement du projet

Avant le démarrage officiel du projet, organisez une réunion de lancement pour assurer la cohésion de l'équipe. Première étape cruciale, elle donne le ton pour le travail qui suit et est généralement la seule occasion de faire connaître les objectifs et le plan général du projet à toutes les parties prenantes.

Une réunion de lancement réussie nécessite de la préparation. Voici 8 étapes pour bien réussir votre réunion de lancement :

1. Définissez la vision et les livrables : fixez un objectif commun pour tous. Définissez ce qui doit être fait et à quel moment.

2. Identifiez l'équipe et définissez les rôles : qui fait quoi ? Créez une liste détaillant qui est responsable de quoi et incluez les coordonnées des personnes pour faciliter la communication.

3. Développez un plan de projet initial : présentez votre plan de projet initial, mais gardez à l'esprit que les détails peuvent changer au cours des discussions avec votre équipe au moment du lancement. Soyez conscient de la manière dont vous voulez aborder le projet, mais soyez flexible.

4. Définissez les mesures de réussite : comment le projet sera-t-il mesuré ? Qu'est-ce qui fera sa réussite ? Définissez les attentes et les objectifs dès le début.

5. Identifiez les risques et les goulets d'étranglement potentiels : préparez l'équipe aux éventuels obstacles et mettez en place un processus permettant de les surmonter rapidement s'ils surviennent.

6. Mettez en place une logistique pour la communication de l'équipe : quelle est la méthode de communication préférée ? Quelle est le meilleur moyen de fournir des mises à jour de l'état d'avancement ? Établissez un processus cohérent (réunions quotidiennes, hebdomadaires) et déterminez la technologie à utiliser.

7. Choisissez un processus de travail ou une méthodologie de gestion de projet :déterminez les méthodologies et les cadres que l'équipe suivra pour harmoniser les styles de travail et les attentes.

8. Décidez des outils que vous utiliserez : assurez-vous que chacun dispose des outils nécessaires pour accomplir ses tâches.

Astuces pour une gestion d'équipe efficace

Maintenant que le projet a démarré, vous devez vous assurer que les coéquipiers restent motivés, gardent le cap et travaillent ensemble. Comme l'a si bien dit le conférencier motivateur Brian Tracyon, les personnes qui réussissent sont simplement celles qui ont des habitudes qui fonctionnent. Les habitudes de productivité de votre équipe sont les ingrédients magiques de la réussite de votre projet. Si vous avez mis en place les bonnes habitudes de travail, votre équipe terminera le projet à temps et collaborera sans trop de frictions.

Même si votre équipe n'a pas encore les bonnes habitudes de travail, vous pouvez l'aider à adopter de nouveaux comportements plus productifs. N'oubliez pas qu'il faut entre 66 jours et 8 mois pour consolider une nouvelle habitude. Faites preuve de sensibilité car l’être humain est assez résistant au changement.

Voici 5 façons d'aider votre équipe à prendre de nouvelles habitudes :

• Dirigez par l'exemple.Définissez l'habitude à prendre dans votre équipe, puis faites-le vous-même. Soyez un modèle. Votre équipe suivra votre exemple lorsqu'elle verra les avantages de cette nouvelle habitude dans son travail quotidien.
• Identifiez ceux qui vous adoptent tôt. Obtenez l'aide des évangélistes de votre équipe, à savoir les collaborateurs enthousiastes à même d'adopter rapidement de nouveaux outils ou de nouveaux comportements, et qui peuvent les diffuser au sein de l'équipe.
• Utilisez les petites réussites pour remporter les grandes victoires. Les petites réussites peuvent motiver l'équipe à poursuivre son chemin, même si cela peut sembler difficile au début. Célébrez les progrès réalisés, même s'ils sont minimes, et encouragez les membres de l'équipe à poursuivre leur travail.
• Motivez votre équipe.Le raisonnement intellectuel devra parfois s’accompagner d’émotions. Incitez votre équipe à mettre en pratique cette nouvelle habitude. Rendez la chose amusante. Transformez-la en jeu. Faites preuve de créativité.
• Mélangez les nouvelles et les anciennes habitudes. Il est toujours plus facile de passer à de nouvelles habitudes lorsqu'on s'appuie sur des comportements existants et plus anciens. Cela rend la nouvelle habitude plus familière et garantit une transition plus naturelle. Identifiez les comportements déjà adoptés par votre équipe et aidez-la à franchir l'étape suivante.

Comment créer un environnement de travail collaboratif ?

Un environnement de travail collaboratif ne se limite pas à la mise en place d'outils, de processus et de flux de travail collaboratifs. La poursuite d'objectifs communs malgré les différents styles de travail, d'objectifs personnels ou de contextes culturels en fait aussi partie. L'environnement de travail collaboratif doit être un espace sûr où chacun se sent soutenu et capable d'exprimer ses opinions.

Alors que les organisations se développent et se dispersent de plus en plus, les travailleurs qui collaborent sur de grandes distances sont de plus en plus nombreux. Par conséquent, l'intelligence culturelle, c'est à dire la capacité d'adopter des façons de pensée différentes dans des situations difficiles, devient de plus en plus importante.

Pour emmener une équipe multiculturelle (et de plus en plus multirégionale) vers la réussite, vous devez être capable de surmonter les différences culturelles avec sensibilité et sincérité. Voici des meilleures pratiques qui pourront vous aider :

• Faites connaissance les uns avec les autres. Trouvez le temps pour parler de choses qui ne sont pas liées au travail ou au projet. Demandez à vos coéquipiers de vous parler de leurs habitudes, de leurs vacances, du temps qu'il fait, de leurs divertissements, etc. Manifestez votre intérêt et souvenez-vous de ce qu'ils partagent avec vous !
• Soyez ouvert aux différents styles d'apprentissage et de communication. Certaines cultures peuvent être plus directes, tandis que d'autres préfèrent rester en retrait jusqu'à ce qu'on leur demande leur avis. Apprenez à connaître les préférences de chaque membre de l'équipe, afin de pouvoir interagir avec eux le plus efficacement possible.
• Récapitulez toujours les points principaux de la réunion. De même, faites en sorte que les responsabilités et les prochaines étapes soient claires pour tous les membres de l'équipe. En plus de clarifier les points d'action, cela leur permet de se sentir inclus et investis.
• Impliquez tout le monde. Chacun a son propre style de communication. Ce n'est pas parce qu'une personne ne dit rien qu'elle n'a pas de bonnes idées. Trouvez des moyens d'obtenir un retour d'information de la part de tous, même de ceux qui semblent plus introvertis.
• Faites une place à l'humour (le cas échéant). Cela ne veut pas dire qu'il faut plaisanter sur tout et tout le temps. Mais détendre l'ambiance peut aider les gens à s'ouvrir et à améliorer leurs relations de travail. N'oubliez pas de prendre la mesure de votre équipe à cet égard. Tout le monde ne réagit pas de la même façon à l'humour.

Techniques et astuces de gestion de projet

Lorsque l'échéance approche, il est facile de perdre de vue les meilleures pratiques de collaboration. Mais leur mise en œuvre tout au long du projet contribuera à optimiser les performances de l'équipe.

Organisez des réunions plus efficaces

Si les réunions peuvent être un moment précieux pour la collaboration, des réunions inutilement longues peuvent l'anéantir. Lorsque vous planifiez une réunion, rappelez-vous ces conseils :

• Oubliez les réunions de mise à jour de l'état d'avancement et utilisez plutôt un outil logiciel.
• Invitez seulement les personnes nécessaires. Ne faites pas perdre leur temps aux autres.
• Établissez un ordre du jour axé sur les objectifs et respectez-le.
• Terminez la réunion en clarifiant ce que chacun doit faire ensuite.

Essayez une technique de brainstorming plus efficace

Les réunions de brainstorming peuvent contribuer à une réflexion collaborative et faire jaillir de nouvelles idées lumineuses. Mais lorsque le brainstorming tourne mal, il peut décourager les membres de l'équipe ou, pire encore, leur donner l'impression que leurs opinions ne sont pas appréciées.

Pour une séance de brainstorming plus efficace et plus stimulante, essayez l'une de ces techniques :

• Brainwriting : le chef d'équipe fait part du sujet à l'équipe, et chaque collaborateur inscrit ses idées sur un morceau de papier. Cela permet de créer un espace sûr où chacun peut faire part de ses idées avant la discussion.
• Figuring storming : réfléchissez à la façon dont une personne comme votre supérieur, une célébrité ou un PDG prospère pourrait gérer la situation. Cela ressemble au jeu de rôle, mais l'objectif est de résoudre un problème de manière créative.
• Brain-netting : créez un dossier commun dans votre plateforme de gestion de projet où les membres de votre équipe (surtout les télétravailleurs) peuvent noter des idées et les partager avec toute l'équipe.
• Idéation rapide : clarifiez les idées et les solutions auxquelles vous voulez que votre équipe réfléchisse. Fixez une limite de temps et demandez à votre équipe de trouver autant d'idées que possible en utilisant des tableaux blancs, des Post-It ou tout simplement du papier et un crayon.
• Round robin brainstorming : rassemblez-vous dans un cercle et demandez à chaque personne de proposer une idée à tour de rôle, tandis qu'un facilitateur prend note de chaque idée. La discussion commence seulement lorsque chacun a pu faire part de ses idées.
• Starbursting :mettez l'équipe au défi de poser autant de questions que possible sur votre sujet. Commencez par les 5 W : who, what, where, when, and why (qui, quoi, où, quand et pourquoi).
• Technique de l'escabeau (Stepladder Technique) : une fois le sujet communiqué à l'équipe, les collaborateurs quittent la pièce sauf deux d'entre eux, qui discutent alors du sujet et de leurs idées. Ensuite, un nouveau collaborateur les rejoint et leur présente ses idées avant avant que les deux membres initiaux ne partagent les leurs. Répétez le processus jusqu'à ce que tous les membres du groupe initial soient de retour dans la salle.

Efforcez-vous de résoudre rapidement les conflits

Les conflits sont inévitables dans les projets de groupe. Ils sont chargés d'émotions, parfois spectaculaires, et souvent épuisants. Mais lorsque les conflits sont résolus, ils conduisent à des relations plus fortes au sein de l'équipe, à une meilleure compréhension de la façon de collaborer et à des possibilités de croissance.

Voici quelques conseils pour résoudre rapidement les conflits :

• Gardez votre calme. Il n'est pas toujours facile de ne pas se laisser emporter par les émotions lors d'un conflit, mais une approche rationnelle sera bénéfique à long terme.
• Prêtez attention à la communication verbale et non verbale. Ce que vous dites importe tout autant que ce que vous ne dites pas. On dit que plus de la moitié de la communication perçue se fait de manière non verbale par le biais du langage corporel.
• Employez un langage et un ton neutres. L'intonation de votre voix peut être tout aussi importante que les mots que vous prononcez. Rester neutre peut vous aider à faire passer votre message sans froisser davantage.
• Évitez les menaces et les accusations. Avec les menaces et les accusations, la situation va généralement dans le sens inverse de ce vous souhaitez. Plutôt que d'aggraver le conflit, respirez profondément et écoutez ce que l'autre personne a à dire. Comprendre sa version des faits vous aidera à voir les choses de son point de vue.
• Soyez généreux. Rappelez-vous que la résolution du conflit est plus importante pour la relation de travail - et la réussite ultime de votre équipe - que le fait de « gagner ». Persuadez les personnes impliquées dans le conflit d'abandonner leur rancune, de pardonner et d'oublier.

Comment améliorer la collaboration au travail ?

Même si une collaboration efficace dépend en définitive de la bonne volonté de votre équipe de projet, vous pouvez utiliser ces astuces et techniques pour l'encourager :

Créez un environnement de travail collaboratif. Organisez un espace de travail ouvert, loin des espaces de travail personnels, où les membres de l'équipe peuvent se rencontrer et travailler ensemble pendant toute la durée du projet.

Encouragez une collaboration à distance efficace. Mettez en place un système de visioconférence disponible en permanence pour que les membres de l'équipe distants puissent être joints à tout moment durant leur journée de travail.

Utilisez des outils de partage. La collaboration efficace nécessite des outils et technologies adaptés. Vous aurez besoin au minimum d'un outil de chat en temps réel, d'un outil de gestion de projet/gestion des tâches, d'un outil de base de connaissances et d'un outil de partage de fichiers. L'idéal est un outil capable de faire tout ce qui précède.

Encouragez l'engagement à tout niveau. Disposez des tableaux blancs dans le couloir et les salles de réunion et encouragez les membres de l'équipe à concevoir des plans et à suggérer des idées sur ces tableaux. Récompensez ceux qui participent.

Astuces pour la collaboration à distance et pour les réunions virtuelles

La collaboration à distance est de plus en plus répandue, voire la norme. Les travailleurs et les lieux de travail modernes doivent s'adapter pour accueillir les télétravailleurs et encourager la collaboration, quel que soit l'endroit ou le fuseau horaire dans lequel ils se trouvent.

Conseils pour l'utilisation d'un logiciel de collaboration

Lors de la gestion d'une équipe répartie sur plusieurs sites, un logiciel de collaboration (ou outil de gestion de projet) est un moyen efficace de maintenir la cohésion de l'équipe et de regrouper toutes les informations relatives au projet en un seul endroit. Cependant, disposer d'un outil n'est pas en soi une solution magique. Voici 10 meilleures pratiques pour l'utilisation d'un logiciel de collaboration :

• Partagez de façon proactive. Affectez aux membres de l'équipe les tâches dont ils doivent être conscients et @mentionnez-les dans les commentaires afin qu'ils reçoivent des alertes lorsque la balle est dans leur camp.
• Placez chaque projet dans votre outil de collaboration/gestion de projet. Utilisez votre outil comme source unique de documents et de notes liés au projet afin d'en faciliter la recherche pour tous, et ce quelle que soit la date à laquelle ils ont rejoint le projet.
• Créez des canaux permettant de nouer des liens. La création au sein de vos outils de communication de canaux au travers desquels les membres de l'équipe peuvent discuter de sujets non liés au travail leur permet d'apprendre à se connaître et de nouer des liens, même de loin.
• Célébrez les petites victoires. Les outils de collaboration sont un excellent moyen d'annoncer et de partager les victoires, qu'elles soient grandes ou petites. Un message, aussi court soit-il, peut avoir un effet important.
• Équilibrez la charge. Vous ne pouvez pas bien collaborer si vous êtes surchargé de travail. Utilisez les fonctions de visibilité et de gestion des ressources de l'outil de collaboration pour vous assurer que les tâches du projet sont équilibrées entre les membres de votre équipe.

Astuces pour une meilleure communication lors des réunions virtuelles

Il est toujours plus difficile de communiquer à distance avec les membres de l'équipe. Toutefois, les nouvelles technologies facilitent les réunions virtuelles. N'oubliez pas ces meilleures pratiques pour vos réunions virtuelles :

• Sachez à qui vous vous adressez. Pour éviter de vous répéter, indiquez le nom de la personne avant de lui poser une question.
• Veillez à toujours vous présenter. Ne présumez jamais que tout le monde sait à quoi vous ressemblez ou reconnaît votre voix. Dites toujours aux gens qui vous êtes et, avec un peu de chance, les autres feront de même.
• Assurez-vous d'avoir une technologie de secours sur laquelle vous replier. Évitez à tout prix de vous dépêcher pour obtenir une autre ligne de conférence téléphonique ou de demander à chacun de télécharger un nouveau logiciel vidéo. Soyez sûr de disposer d'une solution de secours au cas où votre premier choix ne fonctionnerait pas.
• Mettez en place des règles appropriées. Cela renforcera l'efficacité de vos appels ou réunions vidéo. Demandez aux participants de désactiver leur micro lorsqu'ils ne parlent pas.

Il ne fait aucun doute que la collaboration est importante, non seulement pour la réussite de vos projets, mais aussi pour la croissance continue de votre organisation. C'est un ingrédient essentiel pour le travail quotidien sur les projets, mais c'est surtout le facteur indispensable qui définit la culture de votre organisation et qui attire les meilleurs talents dans votre entreprise.