Comment préparer et animer les réunions à distance

Comment les réunions virtuelles fonctionnent-elles ?

Les réunions virtuelles utilisent une technologie permettant aux individus de se connecter et de collaborer via des fonctions vidéo et audio, à l'aide d'une connexion Internet. Une interaction en temps réel est donc établie entre les collaborateurs situés à distance, en vue d'accomplir un objectif ou un plan partagé.

Notons ici que les réunions virtuelles sont relativement plus faciles à planifier et à organiser que les réunions en présentiel. Il suffit en effet de disposer d'un portable et de configurer une application de réunion à distance permettant à tout un chacun de se connecter. 

Allumez la caméra et le micro pour que tout le monde puisse vous voir et vous entendre, et le tour est joué ! Munissez-vous également d'un casque ou d'une paire d'écouteurs, afin de pouvoir écouter sans déranger les personnes qui vous entourent.

Quels sont les avantages des réunions à distance ?

Les réunions d'équipe virtuelles offrent d'innombrables opportunités aux petites et grandes entreprises. 

Qu'il s'agisse d'engagement, de communication entre sites et services ou d'autres interactions potentielles, les réunions à distance sont évolutives et constituent une option rentable. Voici les avantages les plus courants des réunions à distance : 

Réduction des coûts
Soyons honnêtes — les coûts d'exploitation et les frais de déplacement peuvent rapidement constituer un poids important pour les entreprises. Les réunions virtuelles peuvent réduire considérablement les frais généraux. D'un simple clic, vous pouvez communiquer facilement avec votre équipe et vos collègues, et ce en un rien de temps.

En outre, vous pouvez communiquer en interne et en externe et entretenir des relations saines sans les tracas des déplacements. Quant aux frais de fonctionnement, tels que les fournitures de bureau, les locaux et le matériel, ils diminuent également grâce à la tenue de réunions en ligne, occasionnant ainsi un gain de temps et d'argent.

Avec les réunions à distance, il est facile de se connecter à n'importe qui et en tout lieu. Ces dernières affichent en outre les informations sur les participants, la durée, la discussion, etc. Elles rationalisent également les conférences grâce à des annotations, des transcriptions et des traductions automatiques, le cas échant, contrairement aux réunions en présentiel qui nécessitent de prendre des notes pour garder une trace des points importants. 

Amélioration des communications internes et externes
Les réunions d'équipe virtuelles favorisent la communication explicite et améliorent les interactions. Par l'intermédiaire d'un écran, les collaborateurs apprennent en effet rapidement à communiquer et à entrer directement en contact avec la personne dont ils ont besoin, sans même devoir sortir de leur bureau. 

En outre, ce type de réunion promeut un cadre de travail sain au sein d'un environnement virtuel. Les collaborateurs se connectent et apprennent à se connaître par le biais d'options de discussion et de messagerie. Ainsi, le télétravail assure une communication prospère et stimule la collaboration.

Dans la mesure où le modérateur garde le contrôle de la situation en évitant les perturbations et en empêchant les participants de parler tous en même temps, il est possible de réaliser bien des avancées en une seule séance.

Les réunions à distance abolissent les distances et permettent de contacter la clientèle dans divers sites, tout en développant des relations virtuelles saines et durables. 

Gain de temps
Les réunions à distance permettent indéniablement aux collaborateurs et aux employeurs de gagner beaucoup de temps. Fini les soucis de places de parking et de station service. Les déplacements deviennent inutiles et permettent d'utiliser plus efficacement le temps gagné. 

Productivité accrue 
La productivité est essentielle à la croissance d'une entreprise. Une réunion virtuelle rapide menée dans le confort du domicile peut en effet conduire à plus d'efficacité et de rendement. Le collaborateur est ainsi plus productif et aide son entreprise à générer plus de profits.

De même, les réunions instantanées en ligne sont bien plus efficaces que les sessions en présentiel, durant lesquelles les participants perdent parfois du temps et prolongent la session inutilement.

Globalement, les collaborateurs travaillent plus vite et plus efficacement. Les plans sont définis, le temps planifié et géré en conséquence, et la productivité est ainsi améliorée. Les collaborateurs peuvent également organiser leur environnent en supprimant les éléments qui constituent une distraction.

Amélioration de la collaboration inter-équipes
Les réunions à distance consolidées peuvent améliorer la collaboration inter-équipes et globale. Inutile de passer par un tiers pour se connecter à la personne à qui parler dans l'entreprise : la collaboration est ainsi plus efficace.

En outre, les équipes étant gérées de manière centralisée, chaque membre peut rechercher, partager, visualiser et échanger des fichiers avec la personne concernée. La communication est ainsi transparente, sécurisée et rapide. Les plates-formes en ligne sont dotées de plusieurs fonctionnalités qui facilitent la collaboration virtuelle entre les équipes inter-fonctionnelles.

Le personnel à distance privilégie l'agilité, la mobilité et des méthodes de communication transparentes qui lui permettent de collaborer facilement en temps réel tout en travaillant à distance. Et bien que les réunions virtuelles ne puissent pas remplacer entièrement les interactions humaines, l'adoption de meilleures pratiques peut favoriser une communication et une collaboration saines et équilibrées entre les collaborateurs.

Internationalisation du pool de talents   
Les réunions à distance constituent un moyen efficace d'établir des liens avec des personnes du monde entier, ce qui ne serait pas possible autrement. Elles permettent en effet de trouver des contacts, de nouer des liens et de tisser rapidement des relations avec d'autres personnes géographiquement éloignées. 

De plus, elles offrent aux entreprises un choix plus large en matière de recrutement. Les nouvelles recrues n'ont ainsi plus besoin de se trouver à proximité et peuvent résider n'importe où dans le monde. L'entreprise a ainsi l'occasion de trouver et d'embaucher des ressources talentueuses aux compétences spécifiques.

Grâce aux réunions virtuelles, les barrières géographiques ne les empêchent plus d'accéder à un pool de talents mondial et aux ressources optimales pour leur entreprise.  

Les meilleures pratiques des réunions virtuelles

Les réunions virtuelles ne vous sont sans doute pas étrangères. Vous avez sûrement assisté à des sessions et ateliers en ligne et savez comment cela se passe.

C'est toujours la même chose.

Vous trouvez une salle (de préférence calme) dotée d'une bonne connexion Internet. Vous lancez votre appli de réunion virtuelle et découvrez immanquablement que la moitié seulement des participants est en ligne. Le micro de l'intervenant se coupe par intermittence et vous ne comprenez rien à ce qu'il dit. Et puis, qui fait ce bruit agaçant ?

Soyons francs, les réunions virtuelles sont rarement pratiques. Les gens sont distraits, personne ne veut activer sa vidéo et les présentations sont toujours plus longues que nécessaire.

Selon notre enquête sur les réunions virtuelles, seulement 30 % des personnes interrogées déclarent que la plupart ou la totalité (80 à 100 %) de leurs réunions en ligne sont productives. Mais elles ne vont pas disparaître pour autant.

Alors si vous êtes en plein marasme de la collaboration virtuelle, il est grand temps pour vous de suivre un cours de mise à niveau, afin que votre équipe ne se sente jamais déconnectée.

Réunions virtuelles ou réunions en présentiel ?

Réunions virtuelles ou réunions en présentiel ?

Il n'y a aucun débat sur la méthode la plus efficace : les réunions en présentiel sont clairement gagnantes, avec 68 % des participants à l'enquête déclarant les préférer aux réunions virtuelles. Cependant, il est important de comprendre quand il convient de planifier des réunions virtuelles plutôt que des réunions en présentiel.

En présentiel, vous avez l'attention ininterrompue de la personne et pouvez voir son langage corporel. Les interactions en face à face sont mieux adaptées aux réunions avec des clients potentiels ou actuels, ainsi qu'aux entretiens d'embauche.

Toutefois, lorsque les équipes ne sont pas sur place et qu'il n'y a pas d'autre option, des réunions virtuelles permettent de prendre des décisions importantes et de faire avancer l'entreprise.

Voici quelques conseils pour organiser des réunions à distance efficace de la part de  professionnels sur la façon dont ils rendent leurs réunions plus productives et plus attrayantes.

Présentez-vous

Aussi évident que cela puisse paraître, il faut parfois rappeler aux personnes que tout le monde n'a pas l'habitude des appels virtuels.

Avec les équipes à distance notamment, nous vous recommandons de commencer une réunion virtuelle en demandant à chacun de se présenter et de partager ce qu'il fait (et non pas ce sur quoi il travaille, ce qui pourra faire l'objet de mises à jour de statut).

Outre les présentations, donnez un ton positif à la réunion en demandant aux participants de partager une réalisation ou un événement positif qui s'est déroulé depuis la dernière réunion. Il peut s'agir du lancement d'une campagne d'envergure, d'une réunion avec un client potentiel, ou tout simplement de l'accomplissement d'une tâche.

Vous constaterez que les personnes ne sont généralement pas à même d'accomplir la plupart des réalisations au sein d'une entreprise. Le fait de partager l'ensemble de ces accomplissements permet de "booster" le moral des troupes et de commencer la réunion du bon pied.

Ayez de bonnes manières

Si les participants n'ont pas tous le même créneau horaire, les réunions virtuelles peuvent avoir lieu au petit matin ou tard le soir. L'étiquette et les bonnes manières sont alors mises à mal, et tout espoir de productivité tombe à l'eau, quelle que soit la quantité de café déversée pour sauver la réunion.

N'oubliez pas de bien respecter vous-même ces bonnes pratiques, afin de rester engagé et attentif. Vous montrerez ainsi du respect et de la considération pour les personnes présentes. Ce faisant, vous constaterez que les autres vous accordent le même respect quand c'est à votre tour de parler. Quelques bonnes manières à respecter :

• S'habiller de manière appropriée
• Se connecter à l'avance ou du moins à l'heure
• Fermer tous les onglets ou navigateurs non pertinents
• Ne pas consulter son téléphone ou sa messagerie
• Mettre le micro en sourdine pendant que les autres parlent
• Ne jamais tenir de conversations annexes
• Garder les questions pour la fin de la présentation
• Remercier les participants d'avoir consacré du temps à la réunion

Impliquer les participants

Il est facile de se connecter, de désactiver la vidéo et de "décrocher" d'une réunion virtuelle. Si vous désactivez la vidéo, vous aurez tendance à vous distraire et à disperser vos tâches, ce qui ne va pas en votre faveur.

Et même les jours les plus chargés, faire plusieurs choses à la fois au cours d'une réunion virtuelle ne vous apportera jamais aucun bénéfice. Vous êtes moins attentif à la réunion et vous mettez jusqu'à 40 % plus de temps à terminer vos tâches si vous les gérez toutes ensemble plutôt que de les traiter séparément. Il n'y a donc pas de gagnant.

L'activation de la vidéo favorise l'attention : puisque tout le monde se voit, les participants sont dissuadés de consulter leur téléphone ou rédiger un e-mail.

Donna Dennis, Présidente de Leadership Solutions Consulting, créatrice et animatrice du séminaire de trois jours de l'American Management Association, "Diriger des équipes virtuelles et à distance," recommande que chacun partage son rôle dans la réunion avant de lancer une discussion. "Tout ce que vous pouvez simuler d'une réunion en présentiel est une bonne chose.", déclare-t-elle.

Encouragez la résolution de problèmes et les idées opposées. Ecouter présentations après présentations peut nuire à la réflexion et au partage d'idées, et éventuellement conduire à une pensée unique. Encouragez le partage des questions et des idées (quelle que soit leur pertinence) et montrez-vous prêt à avoir une discussion ouverte sur les grandes décisions, tout en évitant de juger.

Rester concentré

Plus le nombre de participants est important, plus il est facile de perdre le fil et de faire dérailler la réunion entière. La réunion s'éternise, les participants se désintéressent et aucun des objectifs n'est rempli.

Alors comment éviter de digresser et rester sur la bonne voie ? Roger Schwarz, auteur de "Smart Leaders, Smarter Teams: How You and Your Team Get Unstuck to Get Results," a écrit un article dans le Harvard Business Review expliquant comment éviter ce "déraillement" lors des réunions :

• Se mettre d'accord sur les sujets avant de les aborder. Faire en sorte que tout le monde soit d'accord sur l'objet et les objectifs de la réunion avant de commencer.
• Couvrir l'ensemble d'un sujet avant de passer à un autre. Au lieu de dire "OK, continuons," proposez par exemple, "Je pense que nous avons abordé l'ensemble du sujet A. Est-ce que tout le monde est prêt à passer au sujet B ?"
• Tester l'hypothèse selon laquelle la réunion déraille. Si quelqu'un choisit d'aborder un sujet hors contexte, interrogez-le sur la relation entre les deux questions en disant par exemple "Mike, je ne vois pas comment votre point de vue sur X est lié au sujet B. Pouvez-vous m'expliquer quel est le lien ?"

Une fois que vous avez couvert tous les objectifs de la réunion, clôturez-la ! Ne vous croyez pas obligé de prendre toute l'heure que vous avez bloquée sur le calendrier. Célébrez le travail bien fait en terminant votre réunion tôt, afin que tout le monde puisse récupérer quelques minutes pour prendre un café ou prendre connaissance de l'avancement de certaines tâches.

Passer en revue les prochaines étapes

N'oubliez pas que, lors d'une réunion virtuelle , vous devez préparer l'avenir. Une réunion productive se consacre à aller de l'avant plutôt qu'à regarder en arrière.

En présentiel, vous pouvez toujours terminer une réunion par l'intervention d'un interlocuteur charismatique et motivant, afin d'attirer l'attention de tous pendant les minutes restantes. Cependant, il est plus difficile de transmettre le même message en ligne. Quand une réunion touche à sa fin, la plupart des participants sont rivés sur le bouton "Terminer la réunion".

Afin d'éviter le discours émouvant ou la fameuse question "Y-a-t-il autre chose que nous devrions aborder?", terminez en passant en revue tout ce que vous avez accompli et les étapes à venir. Résumez les décisions importantes et citez nommément les personnes chargées de prendre des mesures, afin de vous assurer qu'elles ont bien pris la mesure de ce qui doit être fait. Convenez des dates d'échéance et bloquez-les en créant puis traitant les tâches dans votre outil de gestion du travail. Gardez les discours pour les entretiens en face à face.

Si vous terminez une réunion virtuelle en faisant en sorte que tout le monde soit d'accord sur les étapes à venir, vous constaterez que vos sessions sont plus productives et plus efficaces.

Comment rendre vos réunions virtuelles conviviales

Qu'il s'agisse d'un appel rapide, d'une session de collaboration, d'une réunion avec le client ou de tout autre chose, les discussions ont pour but de répondre aux besoins essentiels de l'entreprise. 

Cependant, les réunions virtuelles peuvent parfois être ennuyeuses du fait du manque de connexion humaine et s'y astreindre peut devenir difficile, notamment pour les nouvelles recrues. Parfois, la timidité empêche les collaborateurs de se lier avec les autres membres de l'équipe.

Au bout du compte, cela vient à entraver l'efficacité de la collaboration et de la prise de décision. C'est pourquoi nous devons réfléchir à des approches uniques qui permettent aux membres de l'équipe distante de bien s'entendre les uns avec les autres. Quelques efforts suffisent pour développer une base de confiance et d'appartenance.

En dehors des pratiques standard, il est impératif d'engager et d'inclure tout le monde dans les réunions à distance, afin de dynamiser les participants et de conserver leur implication. 

Voici quelques façons d'améliorer les réunions virtuelles et de les rendre plus productives et inclusives :

• l'une des façons les plus utiles pour rendre vos réunions plus interactives et plus attrayantes est de commencer par une session ou une activité d'icebreaking. L'ensemble des participants se sentiront inclus et resteront ainsi engagés tout au long de la conférence.
• Vous pouvez incorporer des jeux simples avec des questions fermées ou un nombre limité d'options.
• Le jeu "deux vérités et un mensonge" peut également animer l'environnement de la réunion et prépare l'équipe à participer.
• Testez la compréhension intellectuelle de votre équipe avec des associations de mots. Il s'agit d'un excellent moyen d'amener les gens à sortir des sentiers battus en créant des phrases jusqu'à ce que plus personne ne puisse rajouter de mots à la chaîne.
• Les animaux apportent toujours une note de gaîté. Faites participer vos animaux familiers aux réunions en les présentant à vos collaborateurs. Laissez l'animal de compagnie de chaque participant à l'écran pendant les cinq premières minutes.
• Affichez votre côté artistique en chargeant un fond visuel attrayant lors de votre prochaine réunion à distance. 
• Organisez une happy hour virtuelle : c'est une belle façon de connecter les employés en leur permettant de faire une pause après des heures de travail stressantes.

Quelles informations partager dans l'invitation à une réunion virtuelle ?

Héberger une réunion nécessite de respecter une certaine étiquette, notamment dans l'envoi de l'invitation aux participants. Pour commencer, assurez-vous que vos invitations ont l'air formelles et professionnelles.

Les invitations aux réunions virtuelles ne ressemblent pas à celles des réunions ordinaires. Il est souvent tentant d'envoyer rapidement les invitations pour s'assurer que les invités ne planifient pas ou n'acceptent pas une autre invitation à la même heure. 

Pour tout savoir sur la façon de rédiger une invitation à une réunion , consultez ce guide complet. 

Ligne d'objet concise
Commencez votre invitation par une ligne d'objet. Cette dernière doit être courte, simple et facile à comprendre. Elle doit également contenir la date, le nom de la réunion, ainsi qu'un indice sur le type d'invitation envoyé. 

Ainsi, les invités savent à quelle heure vous souhaitez planifier la réunion et ont une idée de l'ordre du jour sans lire l'e-mail entier.

Introduction personnelle
Si la réunion doit se dérouler avec un groupe de personnes différent de l'accoutumée, rédigez une brève note personnelle en haut de l'e-mail d'invitation afin que les invités sachent qui propose la réunion.

Ecrivez par exemple, "Bonjour à tous ! J'ai hâte de vous rencontrer pour le démarrage du projet !" ou "Voici un e-mail d'invitation pour notre prochaine présentation." Ces notes aideront les invités à se rappeler qui a envoyé l'e-mail et dans quel but.

Conditions de préparation
Si les participants doivent préparer un rapport, passer en revue des éléments ou réunir des informations sur un sujet à l'avance, assurez-vous de fournir des instructions claires sur ce que vous attendez pour que les invités aient bien connaissance de vos informations.

Date et heure de la réunion
Il est impératif de mentionner la date et l'heure dans le contenu de l'e-mail de votre invitation à la réunion. Ecrivez plutôt le mois en toutes lettres, afin que les invités ne confondent pas le jour et la date en fonction du format britannique/américain utilisé. Incluez également le fuseau horaire et indiquez les horaires corrects pour les invités.

Emplacement/moyen : en présentiel ou en ligne
S'il s'agit d'une réunion en présentiel, vous devez mentionner le lieu physique où la réunion aura lieu, comme par exemple une salle de conférence. 

Pour les réunions virtuelles, le lien pour rejoindre la discussion doit indiquer l'emplacement, les directives audio et la configuration requise. Vous pouvez également ajouter un numéro de téléphone pour les réunions virtuelles, afin de faciliter la tâche aux personnes qui se joignent à la réunion lorsqu'elles sont en déplacement, à partir de leur téléphone mobile.

Objectif de la réunion
Il s'agit du motif de la réunion et de son objectif. Vous pouvez inclure l'objectif de la réunion dans une brève ligne de l'invitation par e-mail, afin d'expliquer quel est son but. 

Ordre du jour
Incluez l'ordre du jour afin que les participants puissent connaître les sujets de discussion et les instructions qu'ils doivent suivre. 

En outre, si votre réunion porte sur la révision de documents, de rapports, de devis ou de certains résultats de recherche, nous vous conseillons de joindre ces derniers à l'e-mail d'invitation. Joignez également un lien vers ces documents si les participants ne peuvent pas y accéder ou les consulter par e-mail. 

Comment prendre des notes utiles ?

L'objectif des réunions est de recueillir les informations principales que vous partagez avec d'autres afin de vous y référer à l'avenir. Si vous ne prenez pas de notes durant vos réunions virtuelles, nous ne pourrez pas en déduire les résultats. 

La première étape permettant de prendre des notes efficaces consiste à réaliser que les réunions sont cruciales et qu'elles vous permettent d'obtenir des informations précieuses sur la façon de procéder. Voici quelques questions qui vous aideront à prendre les notes adéquates.

• Commencez par les basesCommencez par les informations nécessaires, à inscrire en haut, comme le lieu, l'heure et la date. Notez également l'objet de la réunion et les questions abordées. Bien que ces informations soient évidentes, il est essentiel de les indiquer clairement par écrit lors de la réunion.
• Transcription du verbatimL'une des techniques les plus utiles consiste à transcrire les mots exacts de l'orateur et de consigner son nom. Un tel degré de précision dans les transcriptions nécessite toutefois une oreille attentive. Consignez les informations qui pourront vous être utiles à l'avenir. En outre, s'il s'agit d'une réunion très importante, vous devez savoir accorder plus d'attention aux détails, afin de ne pas manquer d'informations importantes.
• Filtrez les points clésGardez à l'esprit les futurs lecteurs et les personnes qui n'ont pas participé à la réunion, mais qui doivent en comprendre les détails essentiels. Synthétisez vos notes et faites une section de points essentiels afin d'aider les absents à comprendre le compte-rendu de la réunion. Honnêtement, les longues transcriptions qui manquent d'orientation n'attirent pas les lecteurs. Vos notes doivent être facilement lisibles pour que les personnes puissent prendre connaissance des principaux sujets abordés lors de la réunion et des mesures à prendre.

Vous avez besoin d'un peu d'aide pour prendre vos notes de réunion ? Notre modèle de notes de réunion exploitable vous y aidera.

Les outils de réunion en ligne incontournables

Naturellement, il est impossible de tenir des réunions virtuelles réussies sans les bons outils essentiels. Les outils de réunion en ligne vous permettent de configurer un rendez-vous virtuel et de vous connecter en un rien de temps avec des personnes via Internet. 

Vous devez toutefois choisir les bons outils correspondant aux besoins spécifiques de votre entreprise et pouvant vous aider à communiquer avec votre équipe de façon virtuelle.

Pour vous aider à démarrer, voici quelques outils de réunion en ligne utiles qui peuvent optimiser vos réunions à distance.

• ZoomZoom est une plate-forme de visioconférence. Cette dernière offre un grand nombre de fonctionnalités et est évolutive pour répondre aux besoins de l'entreprise. Conviviale, elle s'adapte aux grandes entreprises comme aux petites. De plus, elle est compatible avec plusieurs appareils, comme les ordinateurs de bureau et les smartphones. Elle offre un service de qualité et est hautement fiable. 
• GoToMeetingGoToMeeting est un outil de réunion en ligne pratique permettant aux utilisateurs de mener des sessions vidéo et offrant de nombreuses fonctionnalités. Il permet de modifier la vidéo et l'audio, de partager votre écran, de créer un lien personnel vers une salle de réunion virtuelle, le tout avec une interface conviviale.De plus, vous pouvez facilement envoyer le lien d'invitation à la réunion aux participants, qui se connectent facilement en cliquant sur l'URL et sans avoir besoin d'ID ni de mot de passe.
• Google MeetGoogle Meet est un autre outil de réunion en ligne. En tant qu'hôte et contrairement aux participants, vous devez posséder un compte G Suite pour planifier une réunion sur Google Meet. Google Meet est une plate-forme conviviale offrant diverses fonctionnalités et options à ses utilisateurs.

Soyez agile avec Wrike

Les réunions à distance sont sans nul doute essentielles à la réussite des entreprises. Cependant, elles peuvent ne pas être productives si vos employés ne sont pas en phase avec les autres membres de l'équipe. 

Pour que votre équipe soit sur la même longueur d'onde, vous devez impérativement déployer un logiciel de gestion du travail tel que Wrike, qui permet à votre équipe de collaborer et d'interagir de n'importe où et à tout moment. 

Vous devez pouvoir créer votre espace de travail virtuel, personnaliser vos flux de travail, accéder aux rapports et aux mises à jour en temps réel, tout en obtenant des informations précieuses. Wrike vous aidera dans toutes ces tâches.