Comment l’utilisation de logiciels de gestion de projets contribue à la réussite des entreprises manufacturières
Les logiciels de gestion de projets sont aujourd’hui un élément vital pour les entreprises. Ils permettent de respecter les délais et les budgets en améliorant l’efficacité de la communication, de la collaboration et de la gestion des ressources. Examinons plus attentivement comment l’utilisation de logiciels de gestion de projets contribue à la réussite des entreprises manufacturières. Nous expliquons ici l’importance de la gestion de projets dans le secteur manufacturier, de quelle manière identifier et mettre en œuvre les meilleurs logiciels de gestion de projets, et comment les exploiter au maximum une fois la mise en œuvre réalisée. Essayez Wrike gratuitement De l’importance de la gestion de projets pour les entreprises du secteur manufacturier Une gestion de projets efficace est un moteur clé de la réussite pour les entreprises manufacturières. L’un des principaux avantages est qu’elle permet aux professionnels de respecter les dates butoir et de livrer les projets dans les délais. Ce point est d’autant plus important dans un secteur où la rapidité prime et où les retards peuvent avoir des conséquences désastreuses. La division des projets en plus petites tâches et l’attribution de dates d’échéance spécifiques permet aux chefs de projets de s’assurer que chaque membre de l’équipe a connaissance de ses propres responsabilités. Un autre aspect important d’une bonne gestion de projets dans le secteur manufacturier est qu’elle permet de respecter les budgets. C’est un secteur où les projets peuvent être très coûteux, il est donc essentiel de surveiller les dépenses pour éviter les dépassements budgétaires. Le rôle de la gestion de projets pour réussir dans le secteur manufacturier La gestion de projets consiste à planifier, organiser et contrôler les ressources pour réaliser des objectifs spécifiques. Le contrôle qualité est un élément essentiel de la fabrication, et la gestion de projets permet de s’assurer que la qualité du produit ne sera pas sacrifiée pour atteindre les objectifs du projet. En outre, un logiciel de gestion de projets peut offrir une visibilité en temps réel sur l’avancement, ce qui permet d’identifier rapidement les problèmes potentiels et de mettre en place des mesures correctives. Cela peut contribuer à éviter des retards coûteux et à livrer les projets dans les délais et sans dépassements budgétaires. Les principaux défis rencontrés par les entreprises du secteur manufacturier Les entreprises du secteur manufacturier sont confrontées à de nombreux défis, de la gestion de chaînes logistiques complexes au respect des réglementations de sécurité. La gestion efficace des ressources est un défi courant, car les projets requièrent la participation de plusieurs équipes ou services. Les entreprises manufacturières doivent également suivre les dernières technologies et tendances du secteur pour assurer la réussite et la compétitivité de leurs projets. Cela peut représenter un défi de taille dans un secteur en constante évolution. Identifier les meilleurs logiciels de gestion de projets pour le secteur manufacturier Face à la pléthore de solutions logicielles disponibles sur le marché, il est important d’étudier soigneusement chaque option afin d’identifier celle qui sera la mieux adaptée à votre entreprise. Les fonctionnalités essentielles à rechercher pour identifier les meilleurs logiciels comprennent : La planification et l’attribution des ressources Le suivi des projets et les rapports d’avancement La personnalisation/facilité de personnalisation des flux de travail L’intégration aux systèmes et processus existants L’accessibilité et le degré de convivialité Personnaliser le logiciel pour répondre aux besoins de fabrication spécifiques Une gestion de projets efficace dépend largement du degré de personnalisation pour répondre aux besoins spécifiques du fabricant. L’objectif consiste à rationaliser les flux de travail afin de gagner en efficacité et de réduire les erreurs, étant donné que les projets sont souvent complexes et que les processus varient d’une entreprise à une autre. La personnalisation peut aller de la création de flux de travail sur mesure à l’intégration du logiciel aux systèmes et processus existants. Une entreprise du secteur manufacturier peut, par exemple, nécessiter d’intégrer son logiciel de gestion de projets à son système ERP afin de pouvoir assurer une planification et une allocation précises des ressources. Mettre en œuvre un logiciel de gestion de projets dans le secteur manufacturier Pour réussir, la mise en œuvre d’un tel logiciel exige une approche structurée. Cette dernière comprend : La définition des objectifs de chaque projet Définissez les objectifs de vos projets en identifiant les points névralgiques et les défis auxquels le logiciel devra s’attaquer, ainsi que les résultats recherchés. Le choix d’une solution logicielle appropriée Une fois les objectifs de vos projets définis, choisissez la solution la mieux adaptée aux besoins de votre entreprise. Pensez à évaluer chaque produit sur divers critères, comme la facilité d’utilisation, l’évolutivité et le rapport qualité-prix. L’accueil et la formation des collaborateurs Un accueil et une formation appropriés des employés permettent de vous assurer qu’ils savent utiliser le logiciel et en connaissent les avantages. Bien que cet exercice soit plutôt chronophage, il portera ses fruits à long terme. Les collaborateurs peuvent se tenir informés des nouvelles mises à jour et fournir un feedback pour améliorer les fonctionnalités ainsi que la convivialité du logiciel, ce qui permet à terme de booster la productivité et les résultats. L’intégration aux systèmes et processus existants L’intégration du logiciel de gestion de projets aux systèmes et processus existants peut s’avérer un défi de taille, mais elle est essentielle pour pouvoir l’exploiter au maximum. Vous devrez peut-être adapter les flux de travail et les processus pour les aligner sur la solution logicielle. Les données seront ainsi partagées par tous les systèmes concernés et les intégrations ainsi que les API seront implémentées. Pensez à impliquer le personnel du service informatique dans le processus d’intégration pour vous assurer de satisfaire toutes les exigences techniques. Essayez Wrike gratuitement Tirer pleinement parti des avantages offerts par un logiciel de gestion de projets Les logiciels de gestion de projets sont de plus en plus appréciés des entreprises du secteur manufacturier, et ce pour de bonnes raisons. Ils peuvent en effet aider les entreprises à rationaliser leurs opérations, à réduire les coûts et à améliorer l’efficacité globale. Dans cette section, nous allons nous pencher sur trois avantages clés. Simplification de la communication et de la collaboration Une communication et une collaboration efficaces sont essentielles à la réussite d’un projet. Les logiciels de gestion de projets peuvent contribuer à simplifier la communication et la collaboration en fournissant une plateforme centralisée dédiée aux données du projet et en permettant d’avoir des rapports d’avancement en temps réel. La collaboration est ainsi plus efficace entre les différentes parties prenantes et le risque de confusion est minimisé. Les collaborateurs forment une équipe plus cohésive, tous services et emplacements géographiques confondus. Les logiciels de gestion de projets contribuent à faciliter la communication entre différents intervenants et services. Par exemple, si un projet implique plusieurs services, le logiciel de gestion dédié peut leur fournir une plateforme sur laquelle communiquer et collaborer. Amélioration de l’attribution et de la planification des ressources L’amélioration de l’attribution et de la planification des ressources est un autre avantage des logiciels de gestion de projets pour les entreprises du secteur manufacturier. En identifiant les contraintes de ressources et en optimisant leur attribution, les équipes de projets gagnent en efficacité et réduisent le temps d’immobilisation. Elles sont en mesure de rationaliser les plannings afin de s’assurer de travailler sur les bons projets, avec un matériel adéquat et au moment opportun. Les logiciels de gestion de projets peuvent également aider à identifier les conflits de plannings et les goulets d’étranglement potentiels. Les équipes de projets peuvent ainsi prendre des mesures pour s’attaquer à ces problèmes avant qu’ils ne prennent de l’ampleur. Renforcement de la gestion et de l’atténuation des risques La gestion des risques est un aspect essentiel de la gestion de projets. Les logiciels de gestion de projets peuvent contribuer à réduire les risques et à en améliorer la gestion dans les entreprises du secteur manufacturier. En identifiant les risques en amont et en prenant des mesures pour les réduire, les équipes de projets sont en mesure d’éviter les retards coûteux, voire l’échec même du projet. Les logiciels de gestion de projets peuvent fournir une plus grande visibilité sur les différentes tâches, dates d’échéance et dépendances d’un projet. Tous les intervenants sont ainsi conscients des risques et peuvent prendre les mesures nécessaires pour les atténuer. Conclusion Les logiciels de gestion de projets aident les entreprises du secteur manufacturier à relever les défis auxquels elles sont confrontées et à atteindre leurs objectifs. La bonne compréhension de l’importance de la gestion de projets, l’identification ainsi que la mise en œuvre de solutions logicielles adéquates et l’optimisation de leurs avantages permettent d’améliorer la communication, de rationaliser les flux de travail, d’optimiser l’attribution des ressources et de réduire les risques. En définitive, les logiciels de gestion de projets peuvent aider les entreprises du secteur manufacturier à gérer efficacement des projets complexes et à assurer leur réussite dans un secteur en constante évolution. Transformez vos processus de fabrication grâce à la solution sophistiquée de gestion de projets signée Wrike. Commencez votre essai gratuit dès aujourd’hui et améliorez votre planning de production, l’attribution de vos ressources et votre efficacité globale. Remarque : cet article a été créé à l’aide d’un moteur d’intelligence artificielle. Il a été revu et corrigé par notre équipe de spécialistes pour assurer la qualité et l’exactitude du contenu.
Outils de gestion du travail : pourquoi les équipes en ont-elles besoin ?
Savez-vous combien de temps vous et votre équipe perdez chaque jour ? Je ne parle pas de ces moments où on se demande comment on a encore atterri sur Facebook, je parle du manque d’efficacité, du temps gaspillé parce que: On fouille dans ses e-mails à la recherche de documents. On a utilisé par erreur des informations caduques et tout le travail est à reprendre. On attend que quelqu’un nous envoie les informations voulues. On est interrompu par des collègues qui ont une « petite » question. On estime qu’un employé gaspille en moyenne 25 % de sa journée de travail à des tâches inefficaces. C’est énorme. Dans une journée de 8 heures, ce sont 2 heures de perdues chaque jour... 10 heures par semaine... 520 heures par an. Faites le calcul: un employé type est payé plus de trois mois par an (65 jours!) pour collecter des informations. C’est valable pour chaque employé de votre entreprise. Ça vous choque? Consultez l’infographie ci-dessous pour en savoir plus sur les défis auxquels les équipes et les responsables font face au travail de nos jours: Les nouveaux outils de gestion du travail aident les équipes à éliminer ces inefficacités, pour qu’elles cessent de perdre autant de temps à la collecte d’informations et en passent davantage au travail lui-même. Que vous soyez responsable ou membre d’une équipe, il est temps d’aider votre entreprise à accroître ses performances. Essayez gratuitement notre outil de gestion du travail pendant les deux prochaines semaines et lancez un défi à votre équipe: accomplir plus au quotidien. Lancez dès maintenant votre essai gratuit de Wrike de 2 semaines avec votre équipe Vous pouvez partager cette infographie sur votre blogue. Copiez-collez ce code incorporé: Infographie conçue par Wrike
9 façons de développer vos compétences en leadership
La perspective de progresser vers le haut de son domaine est ce qui permet à de nombreuses personnes de continuer à trimer dans leur travail, de perfectionner leurs compétences, et de démarrer de nouveaux projets. Mais après un certain point, le développement de carrière dépend de plus de compétences techniques et d'une volonté de travailler dur. Vous avez également besoin de quelques compétences non techniques, et non des moindres, de la capacité à assumer un rôle de leadership. Certaines personnes sont des leaders naturels, mais tout le monde peut développer l'ensemble des compétences nécessaires avec une certaine pratique. Si vous voulez amener votre carrière aussi loin qu'elle peut aller, alors vous devez être prêt à vous mettre au travail. Voici 9 stratégies pour vous aider à développer vos compétences en leadership et à continuer à faire avancer votre carrière. Découvrez ici votre style de leadership idéal en fonction de votre personnalité : Lequel de ces styles de leadership est bon pour vous ? (Arbre de décision) Discipline de pratique Un bon leader a besoin de discipline. Développer la discipline dans votre vie professionnelle (et personnelle) est un must pour être un leader efficace, et inspirer les autres à s être également disciplinés. Les gens vont juger de votre capacité à diriger par le volume de discipline que vous affichez au travail. Démontrer la discipline au travail dans des délais toujours satisfaisants, se rendre aux rendez-vous, et terminer les réunions à l'heure. Si vous êtes naturellement désorganisé, alors vous pouvez faire diviser votre travail, mais vous pouvez toujours commencer petit : essayez de mettre en œuvre de bonnes habitudes à la maison, comme se réveiller tôt et faire de l'exercice tous les jours, et travaillez votre chemin à partir de là. Prendre plus de projets Une excellente façon de développer vos compétences en leadership est de prendre plus de responsabilités. Vous ne devez pas prendre plus que vous ne pouvez gérer, mais vous avez besoin de faire plus simplement que ce qui est couvert dans votre description de poste si vous souhaitez croître. Sortir de votre zone de confort est la seule façon par laquelle vous allez apprendre quelque chose de nouveau, et faire ainsi vous permet de vous faire remarquer par la direction comme quelqu'un qui prend l'initiative. Apprendre à suivre Un vrai leader n'a pas de problème pour céder le contrôle à une autre personne, le cas échéant. Vous ne devriez pas vous sentir menacé quand quelqu'un est en désaccord avec vous, interroge votre pensée, ou met en avant ses propres idées. Gardez l'esprit ouvert et donnez du mérite quand le mérite est dû. Ce ne sera pas toujours facile, mais si vous apprenez à apprécier et à respecter les autres membres de votre équipe, ils seront plus susceptibles de prendre votre relais. Développer la conscience situationnelle Une marque d'un bon leader est quelqu'un qui peut voir plus loin que le bout de son nez, et anticiper les problèmes avant qu'ils ne se produisent. Ceci est une compétence utile d'avoir lors de la gestion de projets complexes avec des délais serrés. La capacité de prévoir et de fournir des suggestions pour éviter des problèmes potentiels est inestimable pour un chef de file. Cette capacité vous permet également de reconnaître les possibilités que les autres négligent, ce qui va certainement vous faire gagner de la reconnaissance. Inspirer les autres Être un leader signifie que vous faites partie d'une équipe, et en tant que leader, vous devriez être en mesure de motiver et d'inspirer ceux avec qui vous travaillez afin de collaborer le mieux possible. Quand un membre de l'équipe a besoin d'encouragements ou de conseils, offrez-les. Parfois, tout ce dont une personne a besoin est quelqu'un pour l'écouter et lui apporter de la sympathie. Continuer d'apprendre Le meilleur chemin pour devenir un bon leader est de toujours continuer à apprendre de nouvelles choses. Cela maintient votre esprit vif, et vos compétences claires. Cela vous permet d'amorcer de nouveaux défis qui peuvent venir à votre encontre, ce qui est toujours une bonne chose pour un chef de file. Responsabiliser vos coéquipiers Personne est le meilleur partout, et plus vous vous en rendez compte de bonne heure, plus vite vous pouvez apprendre à être un bon leader. Déléguer des tâches à d'autres, non seulement vous libère des choses que vous faites bien, mais permet également de responsabiliser d'autres personnes dans votre équipe. Résoudre les conflits Tout le monde ne se débrouille pas tout le temps. Au lieu d'ignorer les conflits interpersonnels, en espérant qu'ils vont disparaître, abordez-les en parlant à ceux qui sont impliqués en privé. De même, soyez ouvert à la réaffectation de membres de l'équipe si le conflit ne peut être résolu. Soyez un auditeur averti Devenir un chef de file ne signifie pas que vous devez toujours être à l'honneur. Un trait important d'un bon leader est quelqu'un qui écoute les suggestions, les idées et les commentaires des autres personnes, et construit par dessus. Les bons auditeurs savent que la communication se fait non seulement sur les mots, mais aussi en collectant les signaux non verbaux, tels que le contact visuel et le langage du corps. De bonnes compétences en leadership sont essentielles pour faire avancer votre carrière, mais comme vous pouvez le voir, le leadership est bien plus qu'une simple responsabilité. Comme l'a dit le politicien américain John Quincy Adams, "Si vos actions inspirent les autres à rêver plus, apprendre plus, faire plus et devenir plus, vous êtes un leader." BIO DE L'AUTEUR Stacey Marone est diplômé en sciences sociales et écrivain indépendant pour Essay Scholar Advisor et aussi bénévole pour les enfants. Elle aime explorer de nouvelles cultures et langues, et aime la peinture, la lecture, et le chant. Vous pouvez la suivre sur Twitter.
Gestion du changement : comment améliorer vos processus en équipe ?
Nous avons identifié les 7 types de personnalités les plus courants que vous rencontrerez dans votre organisation. Lorsque vous passerez à Wrike ou à tout autre outil, des bonnes pratiques existent pour les guider avec succès vers le changement.
5 conseils pour éviter à votre équipe des erreurs de communication
Le mélange des différents points de vue et personnalités, que chaque personne apporte dans un groupe, contribue à rendre une équipe excellente. Mais ces différences signifient aussi que des incompréhensions et des malentendus peuvent surgir à tout moment. Et lorsque cela se produit, une certaine tension peut naître au sein de votre équipe, risquant ainsi de compromettre le succès de votre projet, voire même, de votre organisation. Lorsque la communication au sein de votre équipe commence à se détériorer, que faites-vous ? Et comment faites-vous pour réduire le nombre d’incidents en chemin ? Chez Wrike, un des principaux objectifs est de simplifier la communication des équipes pour travailler ensemble. D’autant plus que nous sommes une équipe dispersée et que nous avons connu notre lot d’erreurs de communication. Voici les solutions et les stratégies de communication que nous avons tirées de notre expérience au cours de ces dernières années. Définissez préalablement les objectifs et les attentes La collaboration se passe bien mieux si tout le monde est sur la même longueur d’onde. Ne quittez donc pas les réunions ou les sessions de remue-méninge en pensant que chacun connaît bien les rôles, les actions à mener, les délais et les objectifs. Vous pourriez finir par entendre « n’était-ce pas à Jeff de s’occuper de ça ? » ou « je croyais que c’était à terminer pour la semaine prochaine. » Reportez par écrit les actions à mener, les tâches et les délais lors des réunions. À la fin de chaque réunion, rappelez brièvement les responsabilités et délais de chacun et envoyez une note de suivi pour que tout le monde soit totalement sûr des étapes à suivre. Encore mieux, assignez des tâches avec votre logiciel de gestion du travail. Grâce à Wrike, le Monterey Bay Aquarium (Aquarium de la baie de Monterey) peut définir les priorités au début de chaque projet pour que les membres de l’équipe puissent avoir accès aux références et savoir exactement ce qu’ils doivent faire. Katy Scott, responsable de l’apprentissage numérique au Monterey Bay Aquarium a déclaré : « Savoir clairement quel est l’objectif pour ensuite travailler dessus fait partie intégrante d’une progression continue. » Arrêtez d’envoyer des e-mails... Trop de messages, trop de pièces jointes, trop de commentaires imprécis sans contexte clairement défini... L’e-mail favorise les erreurs de communication. De plus, tout ce désordre numérique provoque un stress qui n’est pas nécessaire ! Transférez les communications de votre équipe vers votre outil de gestion du travail, qui vous permet de discuter du travail et de joindre des fichiers associés directement à la tâche. Ou optez pour des applis de messagerie instantanée destinées aux équipes telles que Slack ou HipChat qui vous permettent de créer des fils de discussion professionnels propres à un service ou à un projet. « Sans Wrike, vous êtes noyés sous les e-mails. Avec Wrike, vous disposez d’un emplacement centralisé accessible par toutes les parties prenantes et les créateurs de contenus pour communiquer : définissez un calendrier, un contenu, un design ou regroupez des problèmes. » - Brian Lam, coordinateur des opérations marketing chez Hootsuite ...ou augmentez votre productivité grâce aux e-mails Pour certaines équipes, réduire le nombre de communications par e-mails est simplement irréaliste. Mais de petits ajustements sur l’utilisation des e-mails peuvent grandement améliorer la communication au sein de votre équipe. Tout d’abord, l’objet du message doit être clair et concis. Si une personne ne lit que l’objet du message, sait-elle exactement ce que vous attendez d’elle ? Cela permet à tout le monde de parcourir sa boîte de réception et de définir efficacement quelles sont les priorités, sans avoir à ouvrir chaque message, et cela facilite les futures recherches de message. Autre astuce : si vous répondez à un long fil d’e-mails ou que vous ajoutez un nouveau participant, résumez les éléments clés au début de l’e-mail sous forme de liste à puce ou de liste numérotée. Une personne peut alors facilement intégrer une conversation et comprendre rapidement et précisément ce qui est attendu d’elle. Découvrez le type de communication préféré de votre équipe Certains membres de votre équipe voudront régler la situation à l’oral ou proposer des idées sans en parler au groupe entier. D’autres préféreront écouter et réfléchir sur ce que les autres ont à dire, pour ensuite noter leurs idées sur une feuille. Découvrez les préférences de communication de chaque membre de votre équipe et essayez de vous y plier dès que c’est possible. En faisant cela, vous leur permettrez de partager leurs opinions plus efficacement pour que leurs collègues entendent réellement ce qu’ils ont à dire. Créez une base de connaissances Vous ajoutez peut-être un nouveau membre à l’équipe qui doit assimiler rapidement les techniques à utiliser. Ou peut-être que vous souhaitez enregistrer les enseignements reçus pour améliorer la façon dont votre équipe travaille. Ou vous souhaitez juste éviter les malentendus en donnant à votre équipe des informations professionnelles précises. Quelle que soit la raison, faciliter l’enregistrement et le partage de connaissances pour votre équipe est un réel moyen d’améliorer la communication. Chez Wrike, nous utilisons une base de connaissances interne qui permet à tout le monde d’accéder facilement aux informations actualisées, à des instructions précises et à des modèles qui permettent de gagner du temps. Voici comment fonctionne notre base de connaissances interne : Chaque fragment d’information ou d’enseignement reçu est stocké dans une tâche et enregistré dans le dossier de la base de connaissances, qui est partagé avec l’ensemble de l’entreprise. Ces tâches ne sont pas attribuées et restent en attente (aucune date d’échéance ne leur est associée). Elles sont donc toujours accessibles en tant que référence. Chaque élément est inclus dans des sous-dossiers relatifs aux services ou aux projets. Puisque les tâches peuvent être modifiées dans plusieurs dossiers en même temps, nous n’avons pas besoin de chercher dans chaque dossier pour trouver l’élément qui nous intéresse ou risquer de passer à côté d’une information utile cachée dans le dossier d’une autre équipe. Pour simplifier un référencement, les fichiers associés sont directement joints aux tâches, avec un affichage clair des versions, ce qui permet d’avoir en tout temps des informations et des instructions à jour. Techniques + Outils = Meilleure communication au sein de l’équipe Nul besoin d’être voyant pour avoir une bonne communication avec votre équipe (même si cela aiderait sûrement). L’application de ces stratégies simples, en compléments de bons outils de communication et de collaboration, favorise les relations au sein de votre équipe, encourage le partage de nouvelles idées et de bonnes pratiques et améliore le processus (et les résultats !) de collaboration au sein de l’équipe. Sources : Inc.com, FastCompany.com
Logiciel BPM – un outil de gestion des processus métier
Qu'est-ce que la gestion des processus métiers (BPM, Business Process Management) ? Sur le point de souscrire à un logiciel BPM, que devriez-vous rechercher ? Comment se décider et adopter ? La réponse dans cet article !
Diriger à distance : agrandir avec succès une équipe à plus de 5O employés
Nic Bryson est le directeur principal du service clientèle de Wrike. Depuis qu'il a rejoint l'entreprise en 2009, il a développé le service clientèle, passant d'une seule personne à une équipe à distance de plus de 5O membres répartis sur toute la planète. Au cours des 10 dernières années, le travail à distance a augmenté de 103 % rien qu'aux USA. Alimenté par une satisfaction croissante des salariés, une plus grande productivité, et une économie moyenne des coûts de plus de 11 000 $ par salarié chaque année, la tendance croissante du travail à distance ne montre aucun signe de ralentissement. La capacité à diriger efficacement une équipe à distance est à présent une compétence obligatoire, plus particulièrement pour les petites entreprises et les équipes de startups qui ont besoin de tirer parti de la réserve mondiale de talents et de la main d'oeuvre indépendante afin de trouver des travailleurs ayant les compétences dont ils ont besoin, selon les termes qu'ils peuvent se permettre. Bien que les avantages du travail d'équipe à distance soient convaincants, ils ne sont pas sans difficultés, plus particulièrement pour les managers et les dirigeants de projets. La communication, le suivi des progrès et des priorités, et la gestion des ressources sont rendus plus difficiles à distance, en plus d'éléments logistiques tels que les fuseaux horaires et les barrières linguistiques ou culturelles. Même aves les bons outils et processus en place pour faciliter le travail quotidien avec les équipes à distance, un défi plus important s'impose : celui d'agrandir votre équipe afin de suivre la croissance de votre entreprise. Comment formez-vous avec succès de nouveaux membres d'équipe et comment cultivez-vous une culture d'équipe prospère ? Et comment offrez-vous à votre équipe un développement et des possibilités de croissance professionnels, alors que vous vous rencontrerez en personne probablement quelques fois par an ? Chez Wrike, nous avons affronté ces questions de front avec notre propre équipe de service clientèle, dirigée par Nic Bryson. Au cours des 8 dernières années, il a développé l'équipe, passant de simplement lui-même à un groupe de plus de 5O personnes, réparti sur l'Amérique du Nord & du Sud et en Europe. De l'accueil de nouveaux membres au développement et à la promotion de nouveaux dirigeants de l'équipe service clientèle, Nic a une expérience directe des épreuves croissantes du développement d'une équipe à distance, et partage certaines des leçons vitales qu'il a apprises en cours de route. Conseils essentiels pour embaucher des travailleurs à distance Tout le monde n'a pas un tempérament adapté au travail à distance. De nombreux télétravailleurs sont confrontés à l'isolation, à la pression d'être toujours disponibles, et à l'établissement d'un équilibre sain entre le travail et la vie privée. C'est pour cela qu'il est si important d'aller au-delà des compétences et connaissances techniques et de se demander si la personnalité d'un candidat est compatible avec le travail à distance. Lorsque vous évaluez une nouvelle embauche potentielle, quelles qualités devriez-vous rechercher ? Selon Nic Bryson, Directeur principale du service clientèle de Wrike, la clé est de trouver quelqu'un de proactif : qui cherchera à la fois les réponses à ses questions techniques, et fera un effort supplémentaire pour entrer en contact avec les membres de son équipe. Dans le domaine de l'assistance, cela signifie quelqu'un qui n'attend pas simplement qu'un nouveau ticket apparaisse, mais qui cherche des solutions pour améliorer les processus et les projets. En tant que manager, cela demande de regarder plus loin que le simple nombre de tickets pris en charge ou de tâches complétées, et de se pencher sur la qualité du travail et la volonté de faire un effort supplémentaire. Qui ne se contente pas de répondre à la question du client, mais leur fournira également des ressources liées, ou prendra le temps de faire un suivi quelques jours plus tard ? Qui se soucie de savoir comment est effectué le travail, et recherche des façons de rendre les choses plus efficientes ou efficaces ? L'autre question importante à prendre en considération est : le candidat est-il une personne sociable ? Il peu sembler contre-intuitif que des personnes extraverties soient intéressées par une position à distance, où ils n'auront probablement pas d'interactions directes avec d'autres personnes, mais Bryson affirme que la volonté d'être en contact avec les autres est essentielle. Ce sont ce genre de personnes qui feront tout leur possible pour interagir avec leurs collègues, que ce soit par applis chat ou par appels vidéo, et contribueront à une culture d'équipe réussie. Des stratégies intégrées pour impliquer les travailleurs à distance dès le départ Les membres d'équipe à distance ne peuvent pas simplement s'arrêter à votre bureau ou se pencher vers un collègue dans le box d'à côté pour poser une question rapide, les possibilités de voir comment les autres travaillent et d'apprendre par l'observation sont donc limitées. Les discussions de bureau spontanées ou les conversations au cours du déjeuner avec des collègues d'autres services ne se produisent pas naturellement comme c'est le cas dans un environnement de bureau, ce qui peut limiter la compréhension du fonctionnement de l'entreprise dans son ensemble pour un nouveau membre d'équipe. C'est pour cela qu'une formation approfondie est nécessaire lorsque vous accueillez de nouveaux membres d'équipe. Les managers à distance doivent fournir un effort supplémentaire pour être disponible pour leurs équipes, répondre aux questions, proposer une assistance permanente, et fournir les ressources et le contexte de formation qui permet une collaboration entre les services. Bryson explique, « Il est également important que les personnes sachent ce qu'elles ne savent pas... et qu'elles comprennent que l'on n'attend pas d'elles qu'elles sachent tout. Il n'existe pas de mauvaises questions, et les personnes devraient toujours être à l'aise lorsqu'il s'agit de demander de l'aide. Elles doivent être capables de se servir par elle-même, ou de savoir quelle est la meilleure personne pour répondre à leur question. » Assurez-vous que votre équipe à distance ait accès à une formation continue et est en permanence encouragée à poser des questions, quelle que soit la durée depuis laquelle les membres sont dans l'entreprise. Le « leadership serviteur » et la construction d'une culture forte d'équipe à distance Établir une culture d'entreprise dynamique est déjà difficile lorsque votre équipe partage un bureau. Lorsque vous communiquez par ordinateur, il est d'autant plus difficile de cultiver des relations de travail étroites et une atmosphère collaborative. Et lorsque votre équipe grandit, cette difficulté grandit avec elle. Lorsque l'équipe de service clientèle de Wrike ne comprenait qu'une poignée de personnes, les nouveaux membres passaient suffisamment de temps à se former de façon individuelle avec leurs collègues, de sorte que les relations s'établissaient naturellement. Cependant, lorsque l'équipe à commencé à se développer, Bryson dit qu'il a tenu à établir une mentalité de leadership serviteur. Les individus étaient promus à des positions de management pas seulement sur la base de leur performance professionnelle, mais également d'après leur volonté de soutenir leurs collègues. A présent, l'équipe dirigeante est composée de personnes qui cherchent des possibilités pour aider leurs rapports directs et leurs fournir les ressources et l'encadrement dont ils ont besoins pour exceller dans leurs rôles et développer leurs carrières. Des outils comme Slack permettent à l'équipe d'être en contact constant tout au long de la journée, et de discuter de tout, des problématiques liées au travail aux nouvelles personnelles en passant par la culture populaire. Les individus sont encouragés à être ouverts à propos de toutes difficultés qu'ils pourraient rencontrer et à poser des questions. Bryson affirme que cette ouverture les aide à résoudre des problèmes de processus, qui sont plus difficiles à découvrir et diagnostiquer en tant qu'équipe à distance où la visibilité est limitée, et où les personnes peuvent être plus hésitantes à admettre qu'elles sont en difficulté avec un aspect de leur travail. L'équipe s'appuie également sur Zoom pour les réunions d'équipe, qui permet d'utiliser jusqu'à 25 webcams. Bryson constate que le fait que chacun allume sa webcam au cours des réunions crée une grosse différence, en permettant à l'équipe de se voir en personne autant que possible. « Si quelqu'un n'a pas allumé sa webcam, leurs collègues veilleront bien à lui dire, 'Hé, on veut te voir !' ce n'est pas simplement à moi de parler face à un écran noir, dit-il. » Il est important de se rappeler qu'il ne s'agit pas seulement de la fréquence de la communication, mais aussi de la qualité. Lorsque votre équipe lit vos messages par e-mail, par chat, ou la section de commentaires de votre logiciel de gestion du travail, les signaux importants tels que le ton de votre voix et vos expressions physiques sont perdus. Et lorsque vous ajoutez à cela les différences linguistiques et culturelles, ces nuances sont encore plus difficiles à traduire. Même des expressions courantes qui sont une seconde nature pour vous peuvent être facilement mal interprétées par des collègues à distance qui ne perçoivent pas le message sous le même angle culturel. Bryson se rappelle, « au tout début, il y a eu une communication entre un client et un représentant de l'équipe service clientèle, et à un moment le client dit, 'les gars, vous êtes des tueurs !' et la personne du service clientèle lui a répondu quelque chose comme, 'Oh, je suis vraiment désolé d'entendre ça'... elle pensait avoir mal fait son travail. Et c'est juste un exemple où l'on réalise que les expressions et le contexte culturel entrent rapidement en jeu. Vous devez vous assurer que votre équipe comprend ce que signifient ces expressions familières, avec lesquelles ils ne sont peut-être pas familiers. » Alors que les espaces de travail deviennent de plus en plus informels, l'utilisation d'emojis et de gifs peut aider à compenser le manque d'indices contextuels, et faciliter la communication avec votre équipe à distance (et la rendre plus sympa !) Relever le défi du leadership & du développement de carrière avec une équipe à distance Alors qu'apporter des conseils et une orientation à votre équipe peut être délicat lorsque vous passez peu de temps en tête-à-tête, proposer des opportunités de carrière est essentiel pour garder sous votre aile les membres d'équipes talentueux sur le long terme. Si vous voulez que les employés à distance grandissent avec votre entreprise, soutenir le développement de carrière est une obligation. Pour Bryson, c'est pour cela que les discussions hebdomadaires en tête-à-tête sont si importantes. Dans une culture de communication constante, les tête-à-tête peuvent parfois paraître superflus. Étant donné que les managers de l'équipe service clientèle sont toujours disponibles sur Slack, ils répondent aux questions immédiatement et les conversations sont permanentes. Comme Bryson l'explique, « parfois on a le sentiment que l'on parle déjà tout le temps, alors dans quel objectif aurait-on un tête-à-tête séparé ? Cela se résume à une distinction entre la formation et le développement. » La formation, c'est ce qu'une personne a besoin de savoir pour faire son travail. C'est ce qui est proposé au cours des conversations sur Slack et des réunions d'équipe. C'est là où les managers communiquent les détails de « voici ce que vous devez faire et comment le faire. » Les tête-à-tête sont les moments où le membre de l'équipe peut dire, « voici ce que je veux faire. » Le tête-à-tête hebdomadaire fait du développement de carrière une priorité, en donnant aux membres de l'équipe du temps consacré à la discussion sur leurs propres objectifs et croissance professionnelle. En plus, cela donne aux managers l'opportunité de déléguer des responsabilités et de fournir à leurs membres d'équipe des possibilités pour bâtir de nouvelles compétences. Comment travaillent les équipes à distance qui réussissent le mieux Alors que plus d'organisations embrassent de nouvelles façons de travailler, les managers devront se débarrasser de l'idée reçue selon laquelle les équipes à distance ne fonctionnent que lorsqu'elles restent petites. Les équipes qui embrassent la structure, la transparence, et une culture de partage des connaissances peuvent s'agrandir aussi efficacement que les équipes rassemblées, et c'est d'ailleurs ce qu'elles font !