8 ressources incontournables pour les équipes de services professionnels
Stimulez une croissance rentable, obtenez de meilleurs résultats et offrez plus de satisfaction à vos clients que jamais grâce à huit ressources essentielles pour les équipes de services professionnels modernes.
Intelco améliore son efficacité opérationnelle grâce à Wrike
Voici une histoire qui vous plaira sûrement, car c'est une histoire à laquelle vous pouvez probablement vous identifier ou qui fait revivre des souvenirs du passé. Intelco est un éditeur de logiciels qui fournit des services aux grands groupes industriels tels que les autoroutes, les aéroports, l'ingénierie, le commerce de détail, le textile et bien d'autres. Basés à Gussago, en Italie, ils constituent un véritable partenaire stratégique pour les entreprises qui externalisent l'administration du personnel. L'entreprise propose une large gamme de services grâce à la personnalisation « sur mesure » du logiciel IRIS, une plateforme détenue par Intelco composée d'environ 42 modules visant à optimiser, rationaliser et numériser les processus de gestion des ressources humaines. En 2019, l'entreprise a été confrontée à un scénario bien trop courant. Leurs équipes travaillaient avec des systèmes disparates, avaient besoin d'une meilleure visibilité et ne pouvaient pas suivre le travail efficacement, voir le travail en cours ou consulter l'historique des projets achevés. Ils étaient déterminés à trouver des moyens d'optimiser leurs processus et de travailler plus intelligemment. La gestion du changement était nécessaire. Même si le changement semblait intimidant, ils savaient qu'il fallait le faire pour atteindre leur objectif final : améliorer la collaboration et rationaliser les processus. Nous avons discuté avec Mattia Ronchi et Paolo Baiamonte, chefs de projet chez Intelco, pour en savoir plus sur leurs flux de travail, leurs principaux problèmes et les raisons qui les ont poussés à choisir Wrike. Comment Intelco gérait-elle et suivait-elle son travail auparavant ? MR & PB : nous avions l'habitude de gérer tout notre travail à l'aide de tableurs et de notes manuscrites. Notre équipe de service, en particulier, s'appuyait sur les e-mails et les appels téléphoniques, car les clients ne pouvaient pas initier de nouvelles demandes sans d'abord envoyer un e-mail ou appeler l'équipe de service. Ainsi, chaque fois qu'un bug devait être corrigé ou qu'une demande de modification était envoyée, l'équipe de service était inondée de demandes entrantes. Ce n'était pas l'idéal, et nous savions qu'il devait y avoir une meilleure solution. Qu'est-ce qui a motivé votre équipe à rechercher une meilleure solution ? MR & PB : tout a commencé par la mise à niveau de notre système de billetterie et le traitement de nouvelles demandes. Le problème flagrant était lié à la multiplicité des canaux d'acceptation des demandes. Il fallait disposer d'un système consolidé et facile à suivre pour tout gérer. Mais nous voulions également rationaliser les processus, permettre à davantage d'équipes d'avoir une visibilité sur le travail effectué par tous les services et de collaborer. Et voici l'essentiel : nous voulions tout réaliser en un seul endroit. Quel a été votre processus d'évaluation et qu'est-ce qui vous a convaincu sur Wrike ? MR & PB : La mise en œuvre du changement organisationnel n'est pas facile, mais nous savions que la gestion du changement s'imposait. Nous avons donc cherché une solution de gestion du travail. Nous avons examiné plusieurs démonstrations de produits afin de déterminer la solution qui répondait le mieux à nos besoins. Après toutes les démos, nous n'avons pas été impressionnés parce que chaque fournisseur était trop spécialisé, parce que le logiciel était trop maladroit ou parce qu'il n'était pas personnalisable selon nos besoins. Lorsque nous avons découvert Wrike, nous avons compris à quel point la plateforme était robuste et comment nous pouvions l'adapter à nos préférences de travail. Les autres plateformes n'étaient pas aussi flexibles que Wrike, ce qui a fait toute la différence. Par exemple, le formulaire de demande répond à nos attentes et plus encore, car il simplifie le processus et attribue automatiquement le bon coéquipier instantanément. Nos formulaires de demande nous aident à hiérarchiser le travail afin que chaque matin, lorsque nos équipes arrivent, elles puissent facilement voir une liste de tâches prioritaires dans Wrike indiquant ce qu'elles doivent faire, afin de ne pas deviner ce qui doit être fait. Quelles équipes d'Intelco utilisent Wrike pour gérer leur travail et collaborer ? MR & PB : outre l'équipe de service, notre équipe de gestion de projet a été la première à intégrer Wrike, car j'ai contribué à piloter le processus de gestion du changement. Une fois que nous avons connu un succès immédiat, la nouvelle s'est rapidement répandue dans d'autres départements tels que le marketing, le juridique, les finances et l'informatique. Aujourd'hui encore, l'ensemble de l'entreprise travaille au sein de Wrike. C'est un autre aspect formidable du produit : chaque département d'Intelco possède son propre espace dédié dans lequel nous mettons en place des projets et pouvons suivre les activités. C'est formidable car tous nos travaux peuvent être conservés séparément tout en restant hébergés dans Wrike. Quelles fonctionnalités de Wrike recommandez-vous le plus ? MR & PB : avec les formulaires de demande, nous pouvons les relier à Blueprints et lancer des projets complets en quelques clics, donc c'est génial ! Et avant d'utiliser Wrike, nous ne faisions pas le suivi du temps passé au travail, mais maintenant nous le faisons avec des feuilles de temps. Nous ne pourrions pas vivre sans elles ! Nous pouvons surveiller le temps passé par tâche en temps réel. Nous pouvons mieux planifier et prévoir plus facilement grâce à une meilleure visibilité et à un enregistrement du temps passé. En parlant de visibilité, d'autres fonctionnalités que nous aimons incluent la possibilité de créer des tableaux de bord personnalisés via Wrike Analyze. Tout le monde, y compris les responsables, peut voir quels projets sont publiés et leurs statuts respectifs. Plus besoin de fouiller dans les e-mails, les tableurs ou les notes manuscrites, car tout est disponible dans Wrike. Non seulement tout notre travail et notre collaboration se font sur la plateforme, mais ces fonctionnalités nous ont notamment aidés à comprendre rapidement quelles équipes sont les plus performantes par rapport aux autres et ce que nous devons améliorer. Quelle est la prochaine étape pour Intelco avec Wrike ? MR & PB : chaque nouvel employé intègre Wrike dès le premier jour, et nous prévoyons d'utiliser Wrike Integrate pour synchroniser notre compte Salesforce et les autres comptes de notre infrastructure technologique. Consultez l'étude de cas complète Pour en savoir plus sur l'histoire d'Intelco, vous pouvez obtenir tous les détails ici. Vous verrez comment, grâce à Wrike, ils traitent 90 % d'e-mails en moins, peuvent corriger les bugs 50 % plus rapidement et gagner 30 % de temps lors des réunions de progression. Lisez l'étude de cas complète ici.
Quelles leçons tirons-nous de 2021 pour une gestion du travail collaboratif réussie ?
L’année dernière, la plateforme Wrike s’est concentrée sur les technologies favorisant l’optimisation numérique afin de soutenir les équipes hybrides ou en télétravail. Pour découvrir les leçons que nous tirons de 2021, cliquez ici.
Outils de gestion du travail : pourquoi les équipes en ont-elles besoin ?
Savez-vous combien de temps vous et votre équipe perdez chaque jour ? Je ne parle pas de ces moments où on se demande comment on a encore atterri sur Facebook, je parle du manque d’efficacité, du temps gaspillé parce que: On fouille dans ses e-mails à la recherche de documents. On a utilisé par erreur des informations caduques et tout le travail est à reprendre. On attend que quelqu’un nous envoie les informations voulues. On est interrompu par des collègues qui ont une « petite » question. On estime qu’un employé gaspille en moyenne 25 % de sa journée de travail à des tâches inefficaces. C’est énorme. Dans une journée de 8 heures, ce sont 2 heures de perdues chaque jour... 10 heures par semaine... 520 heures par an. Faites le calcul: un employé type est payé plus de trois mois par an (65 jours!) pour collecter des informations. C’est valable pour chaque employé de votre entreprise. Ça vous choque? Consultez l’infographie ci-dessous pour en savoir plus sur les défis auxquels les équipes et les responsables font face au travail de nos jours: Les nouveaux outils de gestion du travail aident les équipes à éliminer ces inefficacités, pour qu’elles cessent de perdre autant de temps à la collecte d’informations et en passent davantage au travail lui-même. Que vous soyez responsable ou membre d’une équipe, il est temps d’aider votre entreprise à accroître ses performances. Essayez gratuitement notre outil de gestion du travail pendant les deux prochaines semaines et lancez un défi à votre équipe: accomplir plus au quotidien. Lancez dès maintenant votre essai gratuit de Wrike de 2 semaines avec votre équipe Vous pouvez partager cette infographie sur votre blogue. Copiez-collez ce code incorporé: Infographie conçue par Wrike
Pourquoi votre CWM doit disposer d’outils intégrés de rapports de veille stratégique et de gestion de la charge de travail
Cette série d’articles de blog nous a permis de couvrir nombre d’aspects importants de la vie de l’entreprise, et notamment : Comment tirer parti d’une méthode de gestion de projets organisée, plutôt que s’appuyer sur des feuilles de calcul Comment améliorer la collaboration d’équipe et accélérer l’approbation de la conception de produits Comment automatiser les tâches répétitives et accélérer le flux de travail Comment renforcer la transparence de la communication client, en partageant et en suivant la progression d’un projet Ce dernier article porte sur l’établissement de rapports liés au marketing numérique, la gestion des ressources d’équipe et la garantie de la sécurisation de votre travail. La compilation des données de campagne numérique : un processus laborieux Les spécialistes du marketing numérique disposent de plus de données qu’ils ne peuvent en gérer, et comme les dépenses publicitaires continuent d’augmenter, la nécessité d’optimiser les campagnes se fait de plus en plus sentir. L’augmentation des dépenses de publicité numérique ne fait que s’ajouter à la montagne de données que les responsables marketing accumulent au sein des plateformes d’automatisation et d’analyse. Parallèlement, les responsables et directeurs marketing ont identifié deux obstacles à l’utilisation efficace des statistiques : Prouver la valeur des statistiques dans les initiatives marketing. Démontrer l’impact global que l’investissement en exploitation des données aura sur leur entreprise. La collecte de toutes les données disponibles est un défi car l’ensemble du personnel, y compris le personnel non technique, doit pouvoir les visualiser, les interpréter et agir en temps réel sans faire appel à des ressources externes. Bien sûr, de nombreux outils de création de rapports de veille stratégique peuvent exploiter les canaux de marketing numérique. Cependant, il est souvent nécessaire qu’un analyste interprète les données pour les membres de l’équipe marketing. Même lorsque les données sont extraites à l’aide de ces outils, elles ne sont pas standardisées dans une vue uniforme. YouTube et LinkedIn, par exemple, ont respectivement des « abonnés » et des « followers ». Si chacun d’entre eux représente la même unité de mesure, ils sont habituellement analysés séparément. Après avoir normalisé les données, les présenter de manière exploitable reste une tâche complexe. Le marketing numérique évolue trop rapidement pour que les équipes perdent du temps à tenter d’interpréter les résultats afin de pouvoir les exploiter en temps réel. Pensez aux enchères publicitaires où il faut, au maximum, 300 millisecondes pour réaliser une enchère : des milliards sont brassés chaque heure. Un examen des données et un ajustement de la stratégie qui durent des semaines ou des mois ne sont pas acceptables. Les responsables marketing doivent disposer d’une visibilité totale et d’un moyen aisé pour automatiser la collecte de données afin de pouvoir les exploiter en temps réel et optimiser les résultats. Le partage de la charge de travail entre les équipes : un problème récurrent Si vous avez recours à des intervenants indépendants, une agence ou une équipe de prestataires de services, vous savez que la gestion de la charge de travail des équipes est indispensable pour garantir la rentabilité. En cas de surcharge de travail, les tâches en attente s’accumuleront sans que vous puissiez les traiter. De même, si la charge de travail est trop faible, vous pourriez avoir des difficultés à faire travailler l’ensemble du personnel à pleine capacité. Dans les deux cas, vous avez besoin d’un outil de gestion de la charge de travail qui vous permette de redéfinir les priorités et de réassigner les tâches en un clin d’œil. Se pose ensuite la question du travail facturable et non facturable. Ne pas maximiser les heures facturables favorise une multiplication des activités non facturables qui ne contribueront pas au résultat net. Lorsque vous ne disposez que d’une visibilité partielle de la capacité de chacun et des tâches à venir, comment espérer équilibrer la charge de travail et maintenir la rentabilité ? C’est un casse-tête permanent qui peut être évité si vous disposez d’une solution CWM, avec des capacités intégrées de suivi du temps et de gestion des ressources. Vos données ne sont pas protégées À l’échelle de l’entreprise, les équipes fonctionnent avec diverses informations sensibles ; documents financiers et juridiques, dossiers des membres du personnel, communications liées aux futurs produits ; qui nécessitent une protection supplémentaire. Si l’on ajoute à cela l’ère de la transformation numérique et le passage mondial au cloud computing, la sécurisation des données devient encore plus problématique. Du point de vue de l’entreprise, le cloud présente deux avantages essentiels : des économies considérables et la possibilité d’accéder facilement aux ressources et aux données sans avoir à gérer les serveurs qui les stockent. Parallèlement, ces mêmes entreprises souhaitent également profiter des avantages de la technologie du travail collaboratif, en particulier les secteurs hautement réglementés comme les soins de santé et les services financiers. Ces secteurs doivent se conformer à des règles encore plus strictes, si bien qu’ils renoncent souvent à utiliser des applications cloud. Tous veulent s’assurer que leur travail ne sera accessible qu’aux personnes autorisées et ne tombera pas entre de mauvaises mains. Sans ce niveau de sécurité appliqué à leurs données, les entreprises courent un risque de non-conformité réglementaire, mais aussi de perte de confiance de leurs clients. Mais qui contrôle les données et qui peut y accéder ? Si vous n’avez pas la réponse ou n’êtes pas satisfait de celle-ci, recherchez un CWM qui propose un logiciel de sécurisation des données d’entreprise avec des codes de cryptage et une trace électronique répertoriant l’utilisateur et le moment où celui-ci a accédé aux données. Comment Wrike résout chaque difficulté Wrike Insights Les services de rapports avancés et de veille stratégique de Wrike assurent la synchronisation avec plus de 50 applications pour vous proposer d’obtenir des données en temps réel sur les performances des campagnes numériques, notamment sur Google, Amazon, Facebook, LinkedIn, AdRoll, Microsoft Advertising, Yahoo, TikTok, etc. Grâce à cette fonctionnalité d’analyse à travers divers canaux, les utilisateurs bénéficient d’une visibilité à 360 degrés sur les performances de leurs campagnes et savent où cibler leurs efforts pour obtenir les meilleurs résultats, sans devoir recourir à des outils de rapports de veille stratégique ou à des analystes de données. L’affichage des données et les tableaux de bord analytiques intégrés aideront votre équipe à savoir avec plus de certitude où agir pour maximiser le retour sur investissement. Gestion des ressources avec Wrike Resource À mesure que la charge de travail augmente et que votre équipe se développe, la solution de gestion des ressources de Wrike permet d'avoir une vue complète sur la disponibilité de l’équipe avec des tâches, des dossiers et des projets partagés, afin que les responsables puissent redéfinir les priorités ou réaffecter les missions si nécessaire, et optimiser les performances. Il s’agit d’un outil de gestion de la charge de travail unique et collaboratif accessible en tout lieu par l’ensemble des intervenants, y compris par les parties prenantes externes. Il vous permet de planifier, de programmer et d’allouer des ressources pour définir des priorités et répartir le travail. La fonctionnalité de suivi du temps intégrée et les feuilles de temps détaillées vous permettent de mesurer la progression et d’analyser la durée nécessaire à la réalisation des projets. Parallèlement, la vue Charge de travail vous permet de stimuler les performances et de prévenir l’épuisement professionnel en réaffectant et en redéfinissant les priorités des tâches en fonction de la capacité de l’équipe. Grâce à cette transparence supplémentaire, les responsables d’équipe peuvent gérer les dépendances à l’aide de diagrammes de Gantt et prévenir les goulets d’étranglement grâce à la vue Tableau. L’ensemble offre une véritable visibilité de bout en bout, du devis à la trésorerie, qui vous aide à mieux répartir les charges de travail des équipes et à garantir la rentabilité. Wrike Lock Aujourd’hui, la sécurisation des données exige bien plus que des identifiants et des mots de passe. La sécurité des données d’entreprise de Wrike fournit aux utilisateurs des clés de chiffrement gérées par le client ainsi qu’une couche supplémentaire de chiffrement avec le verrouillage des clés de leurs données. Cela revient à disposer d’un nom de code secret pour accéder au mot de passe d’un coffre-fort, avant de pouvoir consulter son contenu. De plus, Wrike ne stocke pas votre clé de cryptage principale, vous êtes donc l'unique bénéficiaire de cet accès. Avis clients sur Wrike Derick Dahl, directeur des produits chez Sonance, parle des avantages dont bénéficie son équipe marketing depuis qu’elle utilise Wrike Resource pour gérer la charge de travail des équipes : « Wrike Resource nous a aidé à maîtriser la surcharge de travail de notre équipe marketing en nous permettant d’identifier et de corriger les charges de travail importantes des collaborateurs, faisant passer de 12 à trois le nombre moyen de projets actifs par employé. » Torsten Mühlhoff, Marketing Controlling & Corporate Projects chez ABUS, évoque la valeur des fonctionnalités de sécurité de Wrike : « On peut facilement supposer qu’une solution sur site offrirait plus de sécurité que le cloud. Pourtant, notre prestataire et ses partenaires sont bien mieux équipés pour garantir la sécurité dont nous avons besoin. Nous avons également réduit la charge administrative tout en simplifiant la vie de notre propre service informatique... Wrike est l’une des plates-formes de gestion du travail collaboratif les plus sûres qui existent, et nous avons vraiment le sentiment d’être entre de bonnes mains. » Choisir la meilleure solution CWM pour votre équipe Cette série d’articles ne constitue pas une liste exhaustive des difficultés rencontrées par les équipes d’entreprises en hypercroissance et de la façon dont une solution CWM peut vous aider. Lorsque vous évaluez les offres des prestataires de services, comparer les fonctionnalités les unes aux autres et lire les commentaires peut être éreintant. Obtenez votre exemplaire gratuit de notre nouvel e-Book, Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them (Autonomiser les équipes avec une solution de gestion du travail collaboratif : les 13 difficultés les plus fréquemment rencontrées et comment les résoudre), qui décrit les 16 fonctionnalités CWM les plus importantes pour résoudre les problèmes les plus courants. Essayez Wrike dès aujourd'hui et découvrez pourquoi plus de 20 000 clients font confiance à notre plateforme de gestion du travail collaboratif pour rationaliser leurs flux de travail, accomplir les tâches plus rapidement et se développer.
Outils de collaboration d'équipe : pourquoi les fonctionnalités de Wrike sont essentielles à la réussite d'une équipe
Le fait que les équipes soient plus dispersées suite à la pandémie ne signifie pas pour autant que le travail ait ralenti. Au contraire, pour de nombreuses entreprises, le rythme de travail est resté inchangé, et s'est même parfois accéléré. Plus de travail implique plus de ressources, et ces dernières ne sont pas toujours disponibles en interne. Les travailleurs indépendants et les agences doivent être considérés comme des membres d'équipe à part entière car ils contribuent eux aussi à la réalisation des tâches. Coordonner les personnes travaillant au sein ou en dehors de votre entreprise devient plus difficile à mesure que la charge de travail augmente et que de plus en plus de membres intègrent vos flux de travail. Cet article est l'occasion d'aborder les problèmes que cela occasionne. Problème : la visibilité des tâches est trop limitée Les équipes doivent avoir une vue d'ensemble de chaque projet et pouvoir partager des vues sur les tâches avec des intervenants externes en toute sécurité. Lorsque certaines parties prenantes ne sont pas en mesure de voir l'avancement des projets en un coup d'œil, elles risquent de passer à côté de mises à jour et d'échéances. À mesure que les échéances changent, toutes les dépendances doivent être modifiées de manière dynamique. Il serait dommage de devoir actualiser chaque tâche une par une simplement parce qu'un élément a changé. Surtout qu'une technologie a été spécialement développée pour cela. Les outils de collaboration d'équipe sont en effet indispensables pour aider les membres de votre équipe à améliorer la visibilité des tâches. Un calendrier offrant une vue d'ensemble sur toutes les tâches de votre équipe est nécessaire pour surveiller l'avancement de chaque projet. Toutefois, cela ne suffit pas toujours, car les tâches et les projets doivent également pouvoir être surveillés dans les détails, notamment lorsque plusieurs services sont censés suivre les projets via leurs propres flux de travail et rapports. Voilà pourquoi un système permettant d'attribuer des étiquettes aux tâches pour plusieurs équipes pourrait éviter les doublons et satisfaire tout le monde. Problème : les rapports restent complexes et exigent une certaine expertise Vos outils de collaboration d'équipe permettent-ils de déterminer en quelques clics combien il y a de projets nouveaux, en cours, en cours de révision, terminés, en retard et annulés ? Êtes-vous en mesure d'identifier les goulots d'étranglement et de résoudre les problèmes de sorte que la plupart des tâches de votre équipe ne subissent aucun retard ? Si vous avez répondu « non » à l'une de ces deux questions, il est temps de réévaluer votre processus de génération de rapports. Vous avez besoin d'une meilleure visibilité et d'un aperçu plus détaillé pour que les membres de votre équipe puissent travailler à leur plein potentiel. Mais les rapports ne fournissent pas toujours les informations adéquates. De plus, tout le monde n'a pas accès à des outils de BI, ce qui peut poser un gros problème. Peut-être comptez-vous vous appuyer sur un analyste commercial pour extraire et analyser les résultats. Quoi qu'il en soit, la collecte et l'interprétation des données sur une base hebdomadaire ou mensuelle demeurent un frein. Non seulement votre processus de génération de rapports doit fournir les informations nécessaires, mais les rapports en question doivent être visuels et présenter des éléments comme des tableaux croisés dynamiques, des calendriers sous forme de cartes de densité, des diagrammes circulaires et des graphiques à barres pour que vous puissiez comprendre les résultats. De plus, les tableaux de bord de reporting doivent être interactifs, mis à jour de manière dynamique et personnalisables en fonction du mode de travail de sorte que vous puissiez consacrer plus de temps aux résultats. Wrike a la solution pour chaque problème Les calendriers d'équipe partagés de Wrike permettent à chacun de visualiser les priorités. Lorsque le travail se synchronise automatiquement avec un calendrier partagé, il est plus facile de voir les échéances et les tâches à venir. Les calendriers dans l'outil de collaboration en ligne de Wrike peuvent être personnalisés (par ex., le début de votre exercice fiscal) en fonction des besoins de l'équipe ou vous pouvez les consulter chaque jour, semaine, trimestre ou année pour obtenir un aperçu détaillé de la progression de votre équipe. Développez ou réduisez les couches sélectionnées pour obtenir une vue d'ensemble des charges de travail des différents services, équipes et employés tout en décelant les éventuels goulots d'étranglement et en ajustant les échéances selon les besoins. À un niveau plus détaillé, les étiquettes croisées de Wrike améliorent la transparence entre les différentes équipes ainsi que la visibilité de vos tâches de sorte que toutes les personnes impliquées puissent suivre la progression. Et d'ailleurs, cela ne se limite pas aux tâches. Les sous-tâches, les dossiers, les jalons, les phases et des projets entiers peuvent être catégorisés en plusieurs flux de travail. Par exemple, pour attribuer une étiquette croisée à un dossier, il faut accéder à l'Espace dans lequel le dossier à étiqueter se trouve, puis procéder comme suit : Dans la vue Liste, cliquez sur l'icône de dossier en haut à droite pour ouvrir le panneau d'informations. Les étiquettes du dossier sont listées sous le titre. Cliquez sur + pour ajouter une étiquette puis recherchez le dossier à étiqueter dans la liste déroulante. Pour supprimer une étiquette, cliquez sur le bouton « x » à côté de l'étiquette que vous souhaitez supprimer. Les étiquettes croisées peuvent se révéler utiles pour un grand nombre d'équipes et d'employés. Que vous soyez membre d'une équipe marketing cherchant à améliorer la visibilité pour vos collaborateurs, teniez des réunions debout quotidiennes pour faire le point sur les tâches en cours ou soyez un chef de projet dans un BGP qui veille à ce que le travail soit délivré dans les temps, l'étiquetage des tâches peut rendre ces dernières plus accessibles à ceux qui en ont besoin. Cette fonctionnalité a changé la donne pour bon nombre de clients. Nos concurrents proposent également des fonctionnalités de marquage croisé, mais elles sont généralement limitées aux tâches. Pour suivre l'avancement d'un projet, Wrike Analyze offre à votre équipe une visibilité et une aide à la décision sans qu'elle ait besoin de travailler sur un outil de BI distinct. Grâce à notre outil de collaboration en ligne, vous pouvez créer des rapports personnalisables en fonction de vos cas d'utilisation et vous appuyer sur toute une série d'éléments graphiques pour transmettre les résultats. Les tableaux de bord que vous créez sont mis à jour de manière dynamique afin que vous puissiez obtenir un aperçu des performances de votre équipe et identifier les éventuels goulots d'étranglement. Topgolf utilise les calendriers et les rapports de Wrike Meredith Selden, chef de projet marketing senior chez Topgolf, donne son avis sur les calendriers et rapports de Wrike : « Wrike est idéal pour les projets transversaux complexes dans lesquels des calendriers, des tableaux de bord et des rapports personnalisables sont nécessaires pour synthétiser automatiquement les projets et résultats en données.... Cette plateforme peut être utilisée par n'importe quel service et combine à la fois la méthode Agile et l'approche en cascade. » Alex Bacon, directeur adjoint de la communication chez Moneytree a découvert les avantages des étiquettes croisées dans Wrike : « ...Grâce à la plateforme Wrike, nous avons pu créer et déployer une nouvelle rubrique sur notre blog en 2,5 jours, contenu compris. Wrike nous a permis de tout bien organiser et de rendre les choses bien plus transparentes. Il est désormais très facile de voir le statut des différents éléments et grâce aux étiquettes, nous avons pu avancer très rapidement... » Améliorez la transparence et partagez les tâches en toute sécurité L'augmentation des charges de travail ne doit pas reléguer le suivi et la transparence au second plan. Un outil de collaboration d'équipe doit pouvoir évoluer selon le rythme et la charge de travail de votre équipe. Si ce n'est pas le cas, vous n'obtiendrez pas de résultats satisfaisants. Téléchargez notre nouvel e-book intitulé « Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them » (autonomiser les équipes avec une solution de gestion du travail collaboratif : les 13 difficultés les plus fréquemment rencontrées et comment les résoudre) et découvrez les 16 fonctionnalités CWM les plus importantes. Essayez ensuite l'outil de collaboration en ligne de Wrike et découvrez pourquoi 20 000 clients utilisent notre plateforme pour travailler plus rapidement, partager leurs tâches en toute sécurité et tenir les membres de l'équipe informés de l'avancement des projets.
Les atouts de la haute direction : comment Wrike aide les cadres à atteindre les objectifs de l'entreprise
Organiser le travail, collaborer de façon efficace et respecter les délais sont essentiels pour mener à bien le travail. Voilà comment Wrike sera votre arme secrète pour conquérir le marché.
Comment gagner encore plus de temps grâce à un logiciel d'automatisation des flux de travail
Dans la première partie de notre série consacrée à la « sélection des meilleures solutions de gestion du travail collaboratif », nous avons vu à quel point il est indispensable d'adopter une méthode de réception des projets centralisée et de gérer toutes les tâches de l'équipe via un système d'archivage afin de pouvoir travailler efficacement. Sans cela, vous auriez probablement du mal à suivre les tâches, gérant les projets dans plusieurs programmes et courant après les différentes parties prenantes pour obtenir des informations détaillées sur le projet. Dans la deuxième partie, nous avons identifié les problèmes que posent les processus d'approbation d'actifs trop lents et les équipes fonctionnant en silos. Aujourd'hui, nous allons nous pencher sur les avantages de l'automatisation des flux de travail et voir comment travailler intelligemment. Problème : vous ne pouvez pas automatiser les tâches répétitives Avant d'être terminés, la plupart des tâches et projets passent par des étapes prévisibles, ce qui se traduit toujours par un travail répétitif, à savoir attribuer les tâches à la bonne personne, les faire passer à l'étape suivante, les terminer et les archiver. Les tâches administratives sont synonymes de perte de temps car elles empiètent sur des activités plus productives, comme les entretiens avec des clients pour des études de cas ou la rédaction d'un article de blog annonçant un nouveau produit. Pourquoi ne pas utiliser un logiciel d'automatisation des flux de travail pour attribuer automatiquement les tâches et avertir la bonne personne lorsque tout est prêt à être validé ? Les journées ne sont pas extensibles et les équipes ne devraient pas perdre une seconde dans des tâches administratives qui peuvent être automatisées. Problème : vous mettez trop de temps à vous adapter La croissance des entreprises peut aussi bien être une bénédiction qu'une malédiction. C'est une bénédiction car les recettes augmentent et les équipes se développent, mais c'est également une malédiction car à mesure que la croissance s'installe, les projets et les charges de travail augmentent, ce qui peut peser sur la disponibilité des ressources. À mesure que le travail s'intensifie, les équipes n'ont plus vraiment le temps de se perdre dans des piles de données pour chercher des informations nécessaires à la prise de décision. La collaboration devient donc plus difficile et les limites entre travail et temps personnel se font plus floues. Avec l'augmentation des charges de travail, les responsables de projet connaissent des difficultés à suivre et analyser manuellement la progression des initiatives de haut niveau et des tâches granulaires. Il devient également difficile d'évaluer les risques, et déterminer les niveaux de risque en se basant sur l'intuition et l'expérience est moins efficace et presque impossible à grande échelle. Les responsables de projet ont besoin d'un moyen efficace pour identifier d'un seul coup d'œil les initiatives en danger et les prioriser, sans devoir faire le point manuellement avec les membres de l'équipe et effectuer des recherches à de nombreux niveaux de projet. Lorsqu'un risque potentiel est identifié, ils ont besoin d'informations pour en déterminer précisément la cause et définir les étapes suivantes : avertir les parties prenantes, réduire les goulots d'étranglement, ajuster les ressources ou mettre à jour les calendriers. L'apprentissage automatique et l'IA continuent de s'immiscer dans nos activités et routines quotidiennes. Les appareils intelligents font office d'assistants personnels en aidant à gérer les calendriers et en définissant des rappels. Les robots des centres d'aide sont de plus en plus fréquemment utilisés et assurent un excellent service client. Les applications les plus utilisées, comme Gmail, LinkedIn, ainsi qu'un grand nombre d'applications de messagerie sur téléphone, permettent de générer des réponses automatiques. Cette technologie à portée de main nous permet de gagner en efficacité, de mieux collaborer et d'être plus productifs. Alors, pourquoi ne pas en profiter ? Grâce aux outils d'automatisation des flux de travail, les équipes peuvent dégager du temps pour travailler à leur plein potentiel. À mesure que la charge de travail et la collaboration augmentent, les membres de l'équipe peuvent parfois être submergés de notifications nécessitant des réponses rapides. La plupart des communications et réponses professionnelles sont courtes et exigent des décisions simples, mais répondre manuellement demande beaucoup trop de temps et d'efforts. De plus, il existe une pression pour répondre rapidement tout en jonglant avec plus de responsabilités. Avec l'accumulation de notifications, difficile de répondre sans un moyen rapide. Le logiciel d'automatisation des flux de travail est la solution toute trouvée car il vous permet d'agir rapidement pour faire avancer les projets avec un minimum d'interventions manuelles. Même à l'ère de la transformation numérique, certaines tâches restent non virtuelles. Un collègue vous a remis un document imprimé ou une note manuscrite à l'attention du reste de l'équipe ? Même si vous pouviez numériser le fichier et l'importer, le processus de modification serait laborieux. Le partage de documents physiques, la modification et la collaboration ne peuvent pas être envisagés entre des entreprises et des équipes dispersées car certains membres de l'équipe n'ont tout simplement pas accès aux technologies de bureau traditionnelles pour numériser les éléments imprimés. À chaque problème, Wrike a une solution Wrike Integrate, notre fonctionnalité d'automatisation des flux de travail/processus pour tous les flux complexes et multi-applications, s'appuie désormais sur notre nouveau moteur d'automatisation pour automatiser les processus reproductibles au sein de Wrike. Le moteur d'automatisation peut automatiser vos flux de travail les plus utilisés pour réduire la charge de travail opérationnelle. En s'appuyant sur la logique « si/alors », les administrateurs de compte peuvent créer des règles d'automatisation à l'aide de déclencheurs et d'actions afin de générer des rappels et notifications personnalisés, déplacer et organiser les tâches, mettre à jour le statut du travail et les missions, initier les flux d'approbation et agir en fonction des niveaux de risque du projet . Aucune expérience en codage n'est nécessaire pour créer les règles d'automatisation. L'automatisation des flux de travail présente de nombreux avantages. En supprimant les tâches répétitives de la charge de travail d'une équipe, vous pouvez réduire le nombre d'erreurs commises, rationaliser les processus et permettre aux différents membres de gagner des centaines d'heures par an. En somme, il s'agit d'un autre moyen d'améliorer la productivité. Prédiction des risques des projets L'outil intégré Work Intelligence de Wrike inclut des fonctionnalités de prédiction des risques des projets reposant sur la technologie d'apprentissage automatique pour prédire assez tôt les retards éventuels et alerter les responsables de projets et d'équipes, en leur précisant les causes possibles, ce qui leur permet d'agir rapidement afin de réduire ou d'éviter ces retards. Notre logiciel d'automatisation des flux de travail utilise des signaux comme des dates de début et de fin, des tâches qui s'étendent au-delà des délais de projets et des résultats issus de projets similaires pour évaluer les risques modérés et élevés, et envoie des synthèses d'e-mails pour alerter les utilisateurs. Les prédictions peuvent être utilisées comme des entrées au moteur d'automatisation pour déclencher des actions afin d'automatiser l'activation de différents scénarios basés sur le risque des projets. Réponses intelligentes Afin d'apporter des réponses brèves et rapides, les réponses intelligentes de Wrike permettent aux utilisateurs d'agir rapidement pour faire avancer les tâches en répondant aux notifications et à l'activité avec des réponses automatisées générées par apprentissage automatique. Chaque réponse est basée sur le contexte du fil de conversation et propose aux utilisateurs de choisir jusqu'à trois réponses pour chaque @mention reçue dans leur boîte de réception Wrike. Traitement des documents Vos collègues pourront désormais partager facilement des documents physiques avec les autres membres de l'équipe. En effet, la nouvelle fonctionnalité de traitement des documents de Wrike, une technologie de reconnaissance optique des caractères, numérise et convertit les documents imprimés et les notes manuscrites en fichiers texte modifiables. Il suffit donc d'utiliser l'appareil photo d'un appareil mobile comme scanner, d'enregistrer le fichier en tant que pièce jointe et de l'importer dans Wrike. House of Design automatise ses flux de travail Ryan Okelberry, Chef des opérations / Directeur de House of Design décrit comment la fonctionnalité d'automatisation de Wrike accélère le flux de travail de son équipe et produit des résultats : « ... [Wrike] est suffisamment simple d'utilisation pour que nous puissions rapidement rédiger des formules sans pour autant être un expert en programmation. Ce sont souvent les petites tâches que nous pouvons automatiser et intégrer dans les formules qui apportent une vraie plus-value à la plateforme de Wrike. » Travaillez plus intelligemment grâce à l'automatisation Automatisez vos flux de travail, identifiez les tâches à risque, répondez plus rapidement et collaborez sur des documents physiques. Tout cela est désormais possible avec l'outil Work Intelligence et le moteur d'automatisation de Wrike. Laissez-vous guider par Wrike en profitant de votre essai gratuit dès aujourd'hui. Et pendant que vous y êtes, téléchargez notre nouvel e-book intitulé « Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them » (autonomiser les équipes avec une solution de gestion du travail collaboratif : les 13 difficultés les plus fréquemment rencontrées et comment les résoudre) et découvrez les quatre principaux points dont il faut tenir compte lors du choix d'une solution de gestion du travail collaboratif ainsi que les 16 fonctionnalités CWM les plus importantes pour les équipes travaillant dans des entreprises en hypercroissance.
Collaboration améliorée et approbation accélérée des actifs : 2 qualités indispensables pour toute solution de gestion du travail collaboratif
Pour que les équipes puissent travailler plus rapidement et produire des résultats positifs, deux conditions essentielles doivent être remplies. Premièrement, les équipes doivent pouvoir communiquer de manière asynchrone. Lorsqu'aucune méthode de communication conviviale n'est imposée, la capacité de l'équipe s'en trouve altérée (l'un des obstacles à la productivité les plus dommageables est le temps passé à rechercher les dernières mises à jour dans Slack, dans les e-mails et autres logiciels). Deuxièmement, tout le monde doit utiliser la même plateforme de gestion du travail collaboratif pour fournir un retour et soumettre les approbations nécessaires à l'avancement des tâches. Tant que ces deux conditions ne sont pas remplies, la progression sera ralentie, les équipes resteront cloisonnées et la productivité sera moindre. Dans la première partie de notre série consacrée à la « sélection de la meilleure solution de gestion du travail collaboratif », nous avons identifié les quatre grandes difficultés auxquelles les entreprises modernes en hypercroissance sont confrontées : L'absence de processus rend l'acceptation et l'attribution des demandes de travail difficiles. La gestion des tâches d'une équipe dans des tableurs s'avère chronophage et inefficace. L'absence de suivi (visibilité sur l'avancement du projet) signifie que les équipes fonctionnent en silos. L'utilisation de plusieurs outils empêche les équipes d'être sur la même longueur d'onde. Dans la deuxième partie, nous nous pencherons sur la collaboration entre les différents membres d'une équipe et l'accélération des approbations. Problème : il est inutile de multiplier les outils Dans la plupart des entreprises, certaines solutions et technologies comme Slack, Zoom, Microsoft Teams et autres messageries électroniques sont utilisées par tous. Ensuite, il y a les logiciels spécialisés qui sont uniquement utilisés par certains membres habilités. Par exemple, les équipes produit travailleront sur Atlassian et Miro. Les équipes créatives collaboreront sur Adobe et Figma. Quant aux équipes en charge de la réussite client, elles utiliseront Totango, Accelo ou ChurnZero pour garder un œil sur les comptes, surveiller le taux d'attrition et rechercher des opportunités de vente incitative. Avec tous ces outils déconnectés les uns des autres et à l'accès limité, comment offrir une visibilité aux membres de ces équipes pour qu'ils puissent partager des fichiers, des tâches et des rapports et s'informer de l'avancement des projets ? Sans solution unique permettant d'être au fait des mises à jour du projet, d'approuver et de gérer les actifs et de partager des calendriers, difficile d'y voir clair. Bien sûr, les @mentions améliorent la visibilité en attirant l'attention et en amorçant une conversation. Les outils de gestion du travail collaboratif doivent inclure les @mentions par défaut. Ces dernières ne sont que la première pierre d'une collaboration réussie entre collègues et parties prenantes. Le partage de fichiers et les commentaires sur du contenu HTML et des créations sont également des fonctionnalités importantes car elles permettent à chacun de collaborer via une même interface. Si l'une de ces deux fonctionnalités manque à l'appel, il vous faudra travailler sur plusieurs plateformes, au risque de perdre des retours importants en cours de route. Problème : l'approbation des créations met trop de temps Une campagne marketing ne saurait être lancée tant que tous les actifs n'ont pas été finalisés. En effet, il suffit d'un élément non approuvé pour retarder toute une campagne. Lorsque les actifs sont stockés dans plusieurs emplacements, il peut devenir difficile de s'y retrouver. Et lorsque plusieurs parties prenantes doivent apporter leur signature alors que tout le monde n'a pas accès à vos outils, le processus d'approbation peut prendre du temps. Les approbateurs doivent pouvoir accéder au même logiciel et communiquer en temps réel. Si chacun a la possibilité de comparer les versions pour voir ce qui a changé, c'est encore mieux. Les commentaires sur les créations permettent de désigner précisément les zones où des modifications ont été apportées, ce qui est très pratique car il n'est plus nécessaire de tout reproduire sur une capture d'écran. Votre solution de gestion du travail collaboratif doit également présenter des flux de travail bien établis dans lesquels les actifs (et les projets) peuvent être transférés automatiquement à la personne suivante et passer à l'étape de production. La collaboration est inscrite dans l'ADN de Wrike Les @mentions sont un moyen simple d'attirer l'attention d'une personne sur une conversation ou un message prioritaire. Alors que certains outils de gestion du travail collaboratif permettent aux utilisateurs de @mentionner des collègues uniquement dans des domaines restreints, d'autres ne prennent tout simplement pas en charge la collaboration au niveau du projet ou du dossier. Les équipes travaillant dans des entreprises en hypercroissance ont besoin de bien plus. Bien sûr, Wrike propose les @mentions, mais ce qui est fort pratique, c'est que les conversations sont rationalisées au niveau des dossiers, des projets, des tâches et des sous-tâches. Les descriptions sont organisées au-dessus des fils de conversation et peuvent être modifiées en temps réel par plusieurs utilisateurs. En plus des conversations, les équipes peuvent avoir stocké des fichiers dans plusieurs endroits distincts alors que d'autres parties prenantes sont censées collaborer sur les projets. Les fonctionnalités de partage et de chargement de fichiers de Wrike prennent en charge les fichiers de votre ordinateur, Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft One Drive, SharePoint, YouTube et les liens de sites Web, ainsi que les logiciels de gestion d'actifs numériques MediaValet et Bynder. Wrike peut charger des fichiers de n'importe quelle source (ou presque). Lancez vos campagnes dans les temps avec l'approbation accélérée des actifs Maintenant que vous avez chargé votre fichier, les membres de votre équipe doivent collaborer pour finaliser l'actif. Les fonctionnalités de révision de Wrike boostent la productivité de l'équipe et la production créative, car elles permettent de comparer et de placer des repères visuels sur des images, des vidéos, des PDF, des documents Word, des PowerPoint et du contenu Web HTML pour faciliter les modifications et accélérer les approbations Surlignez les textes, cliquez sur des images ou sélectionnez des marqueurs de temps pour laisser des commentaires clairs et contextuels. Répondez aux commentaires en ligne, discutez-en et apportez des réponses au fur et à mesure des modifications. Vous pouvez accéder en prime aux fonctionnalités des applications Adobe Creative Cloud® pour afficher les commentaires et effectuer des modifications sans avoir à changer d'onglet ou d'outil. Vous pouvez également inviter des réviseurs externes s'ils ne font pas partie de votre entreprise, car tout est sécurisé avec une protection par mot de passe : Aerotek accélère l'approbation de ses actifs avec Wrike Aerotek a réussi à dégager des semaines dans son planning grâce à Wrike, et Matt Andrews, responsable de campagne marketing, apprécie tout particulièrement les fonctionnalités de révision : « Le fait de pouvoir critiquer un travail, de le marquer dans l'outil et de le renvoyer directement à l'équipe concernée nous fait gagner beaucoup de temps… Les messageries électroniques ne proposent aucune fonctionnalité de marquage. Nous allons pouvoir supprimer certaines réunions car nous sommes désormais en mesure de nous coordonner en nous basant sur l'historique de tous les commentaires et révisions. » Wrike fait toute la différence Pour évaluer un logiciel de gestion du travail collaboratif, il ne suffit pas de lire les avis des clients et de comparer les fonctionnalités sur un comparateur de prix. Ce n'est pas une décision à prendre à la légère — votre équipe a besoin d'une solution lui permettant de travailler comme elle l'entend. Téléchargez notre nouvel e-book intitulé « Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them » (autonomiser les équipes avec une solution de gestion du travail collaboratif : les 13 difficultés les plus fréquemment rencontrées et comment les résoudre) et découvrez les 16 fonctionnalités CWM les plus importantes pour les équipes travaillant dans des entreprises en hypercroissance. Que les membres de votre équipe aient opté pour le télétravail, le mode de travail hybride ou le présentiel à plein temps, vous pourrez toujours compter sur une collaboration améliorée et une approbation des tâches accélérée. Laissez-vous guider par Wrike en profitant de votre essai gratuit dès aujourd'hui.
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5 bonnes pratiques pour la gestion des demandes de travail entrantes
Traiter, prioriser et suivre les demandes de travail entrantes requiert beaucoup d'efforts, surtout si ces demandes vous parviennent par de nombreuses voies : e-mails, réunions, messagerie instantanée, conversation informelle et plus encore. Gérer ce déluge de demandes, ça prend du temps, c'est pesant et ça peut être difficile à effectuer si votre société se développe. Ces bonnes pratiques vous aideront à mettre de l'ordre dans le chaos du travail entrant, pour que vous puissiez passer plus de temps sur les projets importants, et moins de temps à essayer de décider ce sur quoi travailler. Les bonnes pratiques des processus d'absorption du travail 1. Toutes les demandes de travail doivent être soumises formellement. Définissez précisément la marche à suivre : que le nouveau projet ait été formellement discuté lors d'une réunion, mentionné de façon informelle, dans un couloir ou demandé par e-mail, aucun travail n'est effectué s'il n'est pas envoyé par le biais d'une demande. Déterminez les types de demandes que votre équipe reçoit et toutes les informations nécessaires pour réaliser les tâches, puis assurez-vous que tous ceux qui travaillent avec votre équipe comprennent le nouveau processus et sachent où trouver les formulaires de demande appropriés. En exigeant un clair processus d'absorption du travail, vous obtenez toutes les informations en amont, ce qui réduit la proportion du travail à revoir (ou encore de devoir deviner ce qu'il faut faire). De plus, vous saurez exactement à qui poser des questions ou demander des précisions. Modèles gratuits de 10 formulaires de demandes de travail courantes 2. Stockez toutes vos demandes de travail entrantes dans un seul emplacement. Les nouvelles demandes de travail doivent automatiquement être acheminées vers un emplacement central (par exemple, Wrike) où elles peuvent être organisées en dossiers, priorisées et suivies. Quand toutes vos demandes se trouvent en un seul emplacement, plutôt que d'être éparpillées dans des e-mails, Post-it, demandes formulées oralement ou des tableurs, impossible d'oublier ou de perdre quoi que ce soit. Vous connaissez le statut de chaque demande et la personne qui en est responsable, et tout doublon est facilement identifié et supprimé de la liste. 3. Organisez les demandes de travail dès leur arrivée. Au lieu de revenir sur toutes les demandes non traitées lorsque vous finissez votre travail et que vous êtes prêt à commencer un nouveau projet, gardez les projets entrants organisés en leur attribuant un niveau de priorité au moment où ils arrivent. Cela maintient le flux du travail et permet à votre équipe de travailler plus vite, car les membres voient exactement sur quelles tâches ils doivent se concentrer au lieu de le deviner, ou de se tourner les pouces en attendant que les décisions soient prises ou les instructions données. 4. Ayez un gardien responsable de la priorisation du travail entrant. Qu'il s'agisse d'un chef d'équipe, de projet ou de service, avoir une personne qui contrôle les demandes entrantes et qui établisse leurs priorités est essentiel pour que votre équipe soit sur en phase, et reste concentrée sur le travail le plus important, sans confusion ni conflit. 5. Attribuez les demandes entrantes aux objectifs stratégiques. Tenez des réunions périodiques (mensuelles ou trimestrielles) pour revoir vos objectifs, planifier le travail à venir, et vous assurer que les demandes que vous avez priorisées et pour lesquelles vous déployez des ressources, vous aident réellement à atteindre vos objectifs de service ou de société les plus importants. Gérez vos demandes de travail dans Wrike Comment gérez-vous les demandes entrantes ? Faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous. Si vous n'avez pas encore de système en place, essayez les Demandes Wrike, pour des demandes entrantes bien organisées et plus de fluidité dans le travail de votre équipe. Sources : GrooveHQ.com/blog, churchmarketingsucks.com
